PERSONNALISATION & REPRISES DES DONNEES

1. PERSONNALISATION & REPRISESDES DONNEES 17 Novembre 2009

2. PERSONNALISATION

3. Objectifs • Un Sifac paramétré conformément à vos choix fonctionnels : • certains paramètres modifiables ultérieurement par vous-mêmes, • d’autres paramètres modifiables par le Centre de Compétences uniquement (marqués par le logo dans la suite du document). • Un Sifac contenant vos données de base : • structures (financières, budgétaires, analytiques), • plans de comptes, • nomenclature achat, • …

4. Les outils • Choix fonctionnels • fichier d’instanciation • Données de base • fichier d’intégration (obligatoire) • fichier des données de base « manuel » (facultatif) • Une note d’explication sur la personnalisation

5. Les outils • Chaque fichier d’intégration et/ou de données de base est à remettre par personne morale. • Rappels : • 1 Etablissement = 1 personne morale • 1 Université + 1 école rattachée = 2 personnes morales

6. Périmètre La personnalisation porte sur des choix: • organisationnels • budgétaires • au niveau des dépenses • au niveau des recettes • au niveau des conventions • comptables • analytiques

7. Choix organisationnels • Informations générales : Etablissement, contacts … • fichier instanciation / intégration • Logo (factures recette, bons de commande, OM) • fichier instanciation • Sociétés FI (Etablissement, SIE, Fondations …) • fichier intégration • Flux dépenses et recettes • fichier instanciation (PF-001, PF-007, éventuellement PF-002 et PF-008) • A remettre au plus tard fin novembre à sifac.deploiement@amue.fr • Secteurs mixtes • fichier d’intégration

8. Choix organisationnels • Régime TVA collectée (option sur les débits ?) • Fichier instanciation, choix PF-009 • Workflow et seuil de validation • Fichier d’instanciation, choix PF-004-00 et PF-004-01 • Interfaces (pour information) • Fichier d’instanciation, choix, PF-025 à PF-027 • Domaines de personnel • Fichier d’intégration • Niveaux de besoin • Fichier d’intégration

9. Choix budgétaires • Périmètre financier (un par personne morale) • Organisation budgétaire (centres financiers) • Adaptation des comptes généraux (créations / subdivisions de comptes) • Adaptation des comptes budgétaires (créations / subdivisions de comptes) • Domaines fonctionnels • Origine des fonds • Via le fichier d’intégration

10. Choix relatifs au flux dépenses • Organisation d’achat • fichier d’intégration • Divisions • fichier d’intégration • Tolérance applicable lors de l’enregistrement de la facture et gestion des coûts indirects • fichier d’instanciation, choix PF-003 • Workflow et seuil de validation • fichier d’instanciation, choix PF-004-00 et PF-004-01 • Edition du bon de commande • fichier d’instanciation, choix PF-005

11. Choix relatifs au flux dépenses • Blocage automatique des factures fournisseurs avant mise en paiement (visa) • fichier d’instanciation, choix PF-002 • Nomenclature des achats • fichier d’intégration • Missions • fichier d’instanciation, choix PF-024 et onglet spécifique • Adresse dans la commande (CF ou CC) • fichier d’instanciation, choix PF-006

12. Choix relatifs aux recettes • Organisation commerciale • fichier d’intégration • Agence commerciale • fichier d’intégration • Blocage automatique des factures client avant prise en charge comptable (visa recettes) • fichier d’instanciation, choix PF-008

13. Choix relatifs aux recettes • Edition de la facture client • fichier d’instanciation, choix PF-011 • Articles génériques (pour information) • fichier d’intégration

14. Choix relatifs aux conventions • Codification des eOTP (liaison implicite entre eOTP et PFI) • fichier d’instanciation, choix PF-020 • Workflow sur les jalons d’eOTP • fichier d’instanciation, choix PF-019-00 et PF-019-01

15. Choix comptables • Tolérance lors du paiement fournisseur ou lors de l’encaissement client • fichier d’instanciation, choix PF-012 • Différences de change • fichier d’instanciation, choix PF-010 • Comptes bancaires de l’Etablissement • fichier d’instanciation, onglet dédié

16. Choix comptables • Comptes pour opérations inter-sociétés • fichier d’instanciation, onglet dédié • Frais et commissions bancaires • fichier d’instanciation, choix PF-013 • Relances (domaines , niveau, montants) • fichier d’instanciation, choix PF-014 à PF-018

17. Choix relatifs aux immobilisations • Achats immobilisés en service fait non valorisé ? • fichier d’instanciation, choix PF-021 • Durées d’amortissement par défaut • fichier d’instanciation, choix PF-022 • Calcul d’amortissement décalé d’un an après la date de mise en service du bien ? • fichier d’instanciation, choix PF-023

18. Choix analytiques • Périmètre analytique • Centres de coûts • Centres de profit • Natures comptables secondaires • Via le fichier d’intégration

19. Données complémentaires • Groupes de centres financiers • Groupes de comptes budgétaires • Groupes de domaines fonctionnels • Groupes de fonds • Hiérarchie alternative des centres de coûts • Hiérarchie alternative des centres de profit • Via le fichier d’intégration des données « manuelles » • Fichier facultatif

20. Processus de validation des fichiers • Processus itératif • Etab > Amue :Envoi des fichiers à sifac.deploiement@amue.fr • Amue / Gpt : Contrôles de format, cohérence … • Amue > Etab : Retours éventuels de commentaires • Etab : correction des fichiers • Validation quand il n’y a plus d’erreur • Assez chronophage

21. Calendrier • Semaines 47 à 50 • Formation transverse à Montpellier • Une journée dédiée aux choix de personnalisation • Fin janvier au plus tard : votre fichier d’instanciation validé • Fin février au plus tard :votre fichier d’intégration validé • Eventuellement également votre fichier des données « manuelles » validé

22. REPRISES

23. Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion

24. Périmètre de la reprise • Reprise à partir de NABuCo / IMMOs • Reprise en début d’exercice seulement • Pas d’historique, pas de pièces ordonnateur • Reprise des Tiers : fournisseurs, clients, agents • Reprise comptable : soldes et postes non soldés (PNS) • Fiches immobilisations

25. Objets repris et modes de reprise

26. Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion

27. Les différentes étapes • Définition de la stratégie de reprise • Définition du paramétrage (périmètre, correspondances) • Audit de la base Tiers * • Mise en qualité * • Injection dans Sifac ** * étapes itératives ** étape définitive

28. La stratégie de reprise • Reprise des fournisseurs hors agents • en fonction de l’activité ? • en fonction de l’encours ? • manuelle ? • Reprise des clients • idem fournisseurs • Reprise agents • idem fournisseurs • à partir de NABuCo ? Harpège ?

29. Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion

30. Les outils de reprise • Disponibles sur l’Espace Sifac • https://espace-sifac.amue.fr/ • Partage de fichiers • Documentation_Sifac /03 Déploiement/01 reprise de données

31. Les outils de reprise • Contenu de chaque kit (fournisseurs, clients, agents, soldes et PNS, immobilisations) : • documentation (Modes OPératoires d’extraction et d’injection + Manuel UTilisateur), • fichiers de raccordement, • outils : • paramétrage (XLS) • procédures et scripts SQL • fichiers modèles

32. Les étapes de la reprise outillée Mise en qualité Phase amont  Extraction vers Excel Alimentation via Excel BD NABuCo BD Tables temporaires Extraction et Contrôle Complétion et Contrôle  Contrôle non OK Anomalies Contrôle OK Anomalies Création fichiers de raccordement  Phase aval Fichiers de raccordement (fichiers plats) BD SIFAC Injection et contrôles  SIFAC

33. Les différentes phases •  Extraction de NABuCo dans des tables de travail et contrôle • en fonction du paramétrage défini • peut être effectué en plusieurs phases •  Mise en qualité des données extraites • dans les tables de travail via import/export vers Excel • ou dans NABuCo suivie d’extraction • complétion des données (détermination de valeurs Sifac à partir des données NABuCo) et contrôle •  Génération des fichiers de raccordement •  Dans Sifac : chargement final des fichiers de raccordement

34. Avantages de la solution • Principe itératif à 95% hors Sifac • Détection des erreurs en amont du chargement • Mise en qualité peut être faite par des non techniciens grâce à Excel

35. Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion

36. Reprise des tiers • Dans Sifac, 3 familles de tiers : fournisseurs hors agents, clients et agents • 3 flux de reprises : • Fournisseurs non agents • Clients • Agents • Fournisseurs et clients sont catégorisés par groupes de comptes : ensembles de règles de gestion, de caractéristiques de données, d’écran et critère d’unicité

37. Reprise des tiers : les groupes de comptes • Les fournisseurs :

38. Reprise des tiers : les groupes de comptes • Les clients :

39. Reprise des tiers : les limites • Tiers non repris automatiquement : • Tiers occasionnels (Z006) : «enveloppes» à créer manuellement dans Sifac (Ex : Etudiants boursiers) • Prestations internes (Z007) : sont à créer dans Sifac en se basant sur la structure de l’Etablissement. Ils font l’objet d’un chargement à part. • Fournisseurs agents (Z005, Z009) : créés automatiquement suite à la reprise des agents • Organismes sociaux (Z010) : à créer manuellement dans Sifac

40. Reprise des tiers : phase préalable • Renseignement du paramétrage • Paramétrage d’extraction • exercices • établissements • catégories de fournisseurs ou clients • Paramétrage de correspondance • notions NABuCo => notions Sifac Exemple : (titre civilité, catégorie fournisseur, pays) => groupe de comptes

41. Reprise des tiers : Paramétrage d’extraction • Etablissement • pour les bases NABuCo multi-établissements • Exercices • pour limiter le périmètre • Catégories et types de pays • pour limiter le périmètre • éventuellement découper les traitements

42. Reprise des tiers : Paramètres d’extraction • Fichier SIFAC-RDD-TRANSCO-FOURN.xls • Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_ETAB : • une ligne par code Etablissement NABuCo à extraire • Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_EXE : • une ligne par exercice à prendre en compte • Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_FOUR : • une ligne par catégorie fournisseur NABuCo à extraire • Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_PAYS : • une ligne par type pays NABuCo à extraire

43. Reprise des tiers : Paramètres d’extraction

44. Reprise des tiers : Paramétrage de correspondance • Objectif : valoriser automatiquement certaines données à partir des informations de NABuCo, de façon à assurer la complétude des données. • Contraintes : NABuCo est personnalisable. Il n’est donc pas possible de généraliser des correspondances générales. Exemple : catégories de fournisseurs, types de pays … • Solution : Des tables permettent donc d’associer une valeur ou plusieurs valeurs NABuCo (ou combinaisons) à une et une seule valeur Sifac.

45. Reprise des tiers : Paramètres de correspondance • Fichier SIFAC-RDD-TRANSCO-FOURN.xls • onglet W_CORRES_TITRE_CIVILITE_FOUR • Civilité NABuCo  Civilité Sifac • onglet W_CORRES_GROUPE_CPTE : • (titre civilité, catégorie fournisseur, type pays)  groupe de compte Sifac • onglet W_CORRES_MOD_REGL : • Mode de règlement NABuCo  Mode de réglement Sifac

46. Reprise des tiers : Paramètres de correspondance

47. Reprise des tiers : La mise en qualité des données • Phase itérative • Contrôles suite à l’extraction : • présence de données obligatoires • format de données (Siret, Insee …) • Les corrections peuvent se faire : • dans les tables de travail • sous NABuCo (nécessite extraction après correction) • Travail de collecte des données auprès des fournisseurs

48. Reprise des tiers : la transcodification • Objectif : traduire des données NABuCo en données Sifac • Utilisation du paramétrage de correspondance • Une notion importante : le groupe de comptes • déduit à partir du paramètre • conditionne les contrôles suivants • Autres données : titre de civilité, mode de règlement

49. Reprise des tiers : complétude des données • Objectif : renseigner des données obligatoires pour Sifac qui n’existent pas dans NABuCo ou qui ne sont pas valorisées dans NABuCo • Une notion importante : la fonction partenaire à renseigner au niveau des adresses • Pour les clients : renseigner le groupe de comptes. • contrairement aux fournisseurs, il ne peut pas être déduit de NABuCo car pas de notion de pays

50. Reprise des tiers : focus sur les rôles partenaires • Pour gérer le multi adresses d’un même tiers (même identifiant). • Principe : • les gestionnaires doivent typer les différentes adresses des tiers. L’adresse principale (FO) sera reprise dans le tiers • les autres adresses donneront lieu à la création d’autant de tiers partenaires Z008 qu’il y a d’adresses, avec des rôles dédiés (auteur de la facture, destinataire du bon de commande …). • les tiers partenaires sont alors reliés au tiers principal Adresse 1 FO Tiers Adresse 1 AC Tiers Adresse 2 AC Tiers Z008 / 1 Adresse 2 AF Adresse 3 AF Tiers Z008 / 2 Adresse 3