Vabatahtlike kaasamine ja juhtimine

1. Anna Gramberg Tartu Vabatahtlike Keskus II Vabatahtlike Foorum, 1.aprill 2005 Vabatahtlike kaasamine ja juhtimine

2. Koolituse eesmärk • Tutvustada vabatahtlike kaasamise ja juhtimise põhimõtteid • Aidata organisatsioonidel läbi mõelda ja ette valmistada vabatahtlike kaasamist

3. Koolituse kava • Sissejuhatus teemasse: vabatahtlik töö, vabatahtlike kaasamise ettevalmistamine • Iseseisev töö: miks kaasata vabatahtlikke, vabatahtlike tegevuste kirjeldamine • Küsimused, arutelu • Iseseisev töö: milline on meie ideaalne vabatahtlik • Kohvipaus • Sissejuhatus teemasse: vabatahtlike juhtimine • Grupitöö: näidisjuhtumite lahendamine • Arutelu, küsimused, kokkuvõte

4. Vabatahtlik tegevus • Vabatahtlik tegevus on millegi tegemine või kellegi aitamine oma vabal tahtel ja tasuta. Vabatahtlikuks tegevuseks ei peeta oma lähemate sugulaste ja sõprade abistamist. • Vabatahtlik töö ei ole ühiskonnakasulik töö, tasuta töö, kogu mittetulundusühingutes tehtav töö, madalalt tasustatud töö ega koolipraktika. • Vabatahtlik töö seostub ennekõike aktiivseks kodanikuks olemisega ja kogukonnatööga.

5. Märge CV-s Õppida uusi asju Soov aidata teisi Avardada elukogemust Tutvuda uute inimestega Mis motiveerib vabatahtlikke • Eneseteostus • Uued kontaktid • Töökogemus • Olla kasulik • Kuuluvustunne • Vaba aja sisustamine

6. Mille peale tasuks mõelda • Millised on organisatsiooni vajadused ja võimalused vabatahtlike kaasamiseks (sh. inim-, aja- ja materiaalsed ressursid); • Millisena näete vabatahtlike panust; • Millistes valdkondades, tegevustes vabatahtlike abi kindlasti vaja oleks, mida vabatahtlikud veel teha saaksid; • Milliseid vabatahtlikke sooviksite.

7. NB! • Vabatahtlikud ei saa ega tohi asendada palgalist töötajat, vabatahtlikud on organisatsioonile ja töötajatele abiressurss; • Vabatahtlik töö peab olema mitmekesine ja paindlik, vabatahtlikule atraktiivne; • Kõik organisatsiooni töötajad peavad olema teadlikud vabatahtlikest ja nende panusest. • Kliendid peavad olema teadlikud vabatahtliku rollist

8. Vabatahtlikud ja palgalised töötajad Sarnasused: • oluline ühtne arusaam org.-i eesmärkidest ja tegevusest • selged tööülesanded, õigused ja kohustused, juhendaja • motiveerimine • isiklik areng Erinevused: • tasustamine vs. tänamine • vabatahtliku töö puhul rohkem arvestada VT huvidega • vabatahtlike järjepidev motiveerimine, toetamine ja tunnustamine

9. Vabatahtlike programm • Vabatahtliku töö kirjeldused; • Vabatahtlike värbamine; • Kes juhendab vabatahtlikke ja kuidas; • Ressursid vabatahtlike kaasamiseks ja juhtimiseks; • Vabatahtlike ja organisatsiooni õigused ja kohustused; • Tagasiside ja hindamine; • Vabatahtlike motiveerimine; • Vabatahtlike tänamine!

10. Vabatahtlike tegevuste määratlemine • Millistes organisatsiooni tegevustes vabatahtlike vajatakse (nt. toetajate otsimine) • Tegevuste kirjeldused, mida vaja teha (nt. sponsoritega ühendust võtmine, heategevusürituste korraldamine…) • Milliseid oskusi/teadmisi tööülesannete täitmiseks on vaja (head suhtlemisoskust, visadust, korrektsust, organiseerimisvõimet..) • Vabatahtliku töö kirjeldused

11. Vabatahtliku töö kirjeldus • Millised vabatahtliku tööülesanded, mis on vabatahtliku töö eesmärk; • Milliseid oskusi vabatahtlikult eeldatakse; • Milline vabatahtliku töö ajakulu; • Kuidas kaetakse tegevusega seotud kulud; • Mida organisatsioon pakub vabatahtlikule; • Kes juhendab vabatahtlikku?

12. Vabatahtlike värbamine • Keda eelkõige vabatahtlikuks ootate – sihtgruppide määratlemine; (seotud eeldatavate vabatahtlike oskuste ja võimetega) • Kuidas nende inimesteni jõuda – infokanalite valik, sobiv sõnum; (e-posti listid, kuulutused asutustes, avalikel kuulutustetahvlitel, vastavad meediakanalid) • Vajalike ressursside määratlemine • Hea alustada olemasolevatest kontaktidest, siis alles laiem otsing; (töötajate, liikmete, klientide sõbrad-tuttavad, piirkonna elanikud, koolid, vastava eriala tudengid jne.)

13. Kaudne lähenemine Eelised: sõnum korraga suurele hulgale inimestele, saab keskenduda vajalikule sihtrühmale, võimalus mitmeid teemasid käsitleda Puudused: sihtrühm ebamäärane, võib tulla liiga suur hulk vabatahtlikke Vabatahtlike värbamine • Isiklik lähenemine Eelised: kõige tõhusam meetod, sobilik väikestes kogukondades, vajadus piiratud arv VT järele. Puudused: isiklikule kutsele võib olla raske ära öelda, piiritleb VT ringi, ei pruugi olla kõige sobilikumad VT

14. Vabatahtlike kaasamise kulud • Värbamiskulud (aeg, materjalid, inimesed) • Ettevalmistuskulud (koolituskulud, töötajate/organisatsiooni ettevalmistamine) • Tegevusega seotud kulud (töövahendid, kulude kompenseerimine, hindamine) • Inimiressursid (vabatahtlike koordinaator)

15. Vabatahtlike koordinaator • Vabatahtlike tegevuse korraldamine, värbamine, vahendite tagamine; • Vabatahtlike tegevuse hindamine ja tagasiside andmine; • Vabatahtlike ja töötajate suhete vahendaja; • Vabatahtlike motivatsiooni jälgimine; • Vabatahtliku töö tunnustamine.

16. Vabatahtlike juhtimine Põhimõtted: • Vabatahtliku juhtimine on sisuliselt personalijuhtimine, kuid suurem tähelepanu vabatahtlike soovidel ja ootustel; • Vajalik vabatahtlike koordinaator, kes juhendab ja on vabatahtlikule toeks; • Tuleb meeles pidada, et vabatahtlikku ei saa “igaveseks” organisatsiooni juurde siduda, kuid edukas juhtimine ja motiveerimine soodustab vabatahtliku pikajaajalist tegutsemist.

17. Vabatahtlike juhtimine Vabatahtliku tulekul organisatsiooni: • Vabatahtlikule organisatsiooni tutvustamine ja töötajatele vabatahtliku tutvustamine; • Töökirjelduste tutvustamine, vabatahtliku huvide ja oskuste väljaselgitamine; • Mõlema poole õigused ja kohustused. Jooksvalt: • Pidevalt tegevuse tagamine; • Regulaarne tagasiside ja hindamine; • Vabatahtliku motivatsiooni jälgimine; • Vabatahtliku töö tunnustamine.

18. Vabatahtlike motiveerimine • Vabatahtliku tegevus – tegevuse mitmekesisus ja selle väärtustamine organisatsioonis; • Regulaarne tagasiside ja hindamine – vestlused vabatahtlikega; • Kompetentsi tõstmine – koolitused; • Kuuluvustunne ja kaasatus; • Tuleb lähtuda sellest, mis on inimese vabatahtlikuna tegutsemise motiiv ning kuidas seda organisatsioonis rakendada.

19. Vabatahtlike tunnustamine • Tehtud töö eest tänamine, avalik esiletõstmine organisatsioonis ja mitte ainult; • Aktiivsete vabatahtlikele tänukirjad, sümboolsed autasud; • Meelespidamine tähtpäevadel (sünnipäevakaart, väike jõulukink jmt.); • Tänuüritused – vabatahtlike kollektiivne tänamine (tänuõhtusöök, väike pidu jmt.); • Välja selgitada, mis vabatahtlikule oluline, mis teda huvitab ning sellest lähtuda!

20. Läbimõeldud, huvitavad ja paindlikud vabatahtliku töö võimalused motiveerivad vabatahtlikke teie (ehk teie ühise!) organisatsiooni eesmärkide saavutamise nimel tegutsema! • Organisatsiooni vajaduste ja võimaluste hindamine ühelt poolt ning vabatahtlike huvide ja oskuste arvestamine teiselt poolt vabatahtliku töö korraldamisel aitab tagada mõlema poole rahulolu tegevuse protsessi ja tulemuste osas!

21. Anna Gramberg Tartu Vabatahtlike Keskus anna@vabatahtlikud.ee www.vabatahtlikud.ee Jõudu vabatahtlike kaasamisel!