T.C. KAFKAS ÜNİVERSİTESİ Personel Daire Başkanlığı

1. T.C. KAFKAS ÜNİVERSİTESİ Personel Daire Başkanlığı RESMİ YAZIŞMA KURALLARI HAZIRLAYAN: Hayrettin BAYRAKÇI Personel Daire Başkanı Şubat- 2010, KARS

2. NİÇİN RESMİ YAZI ÖNEMLİDİR? Çünkü resmi yazı; kurumun kalitesini yansıtır.

3. RESMİ YAZIŞMADAYANAĞI • Kamu kurum ve kuruluşlarında Resmi Yazışmalar Başbakanlıkça hazırlanan 02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” esaslarına göre yürütülmektedir

4. TANIMLAR • Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, • Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, • Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

5. Resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. • Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. • Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.

6. RESMİ YAZIŞMA BÖLÜMLERİ • Başlık: Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. • Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. • İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. (Örnek:1)

7. T.C.BAŞBAKANLIKDevlet Personel BaşkanlığıT.C.ÇEVRE ve ORMAN BAKANLIĞIOrman Genel Müdürlüğü Amasya Orman Bölge MüdürlüğüT.C. KAFKAS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜPersonel Daire Başkanlığı Örnek:1- Başlık

8. Sayı ve evrak kayıt numarası • Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağısına ve yazı alanının en soluna "Sayı:" olarak yazılır. • Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. • Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır. (Örnek: 2)

9. Yazışmalarda Kod Dağılımı Örnek:2 Sayı: B.30.2.KAÜ.0.71.01.310.659/540 Kurum Genel Evrak Kayıt Numarası (10) Birim içi Kayıt numarası (9) Dosya numarası (8) Akademik Personel Şubesi (7) Personel Daire Başkanlığı (6) Birim dağılım kodu (5) Birim kodu (4) Kurum dağılım kodu (3) Kurum kodu (2) Yasama,Yürütme,Yargı kodu (1)

11. Resmi Yazışma Kuralları: Tarih • Tarih; yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği bölüm olup, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. • Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır. (Örnek:3)

12. Örnek:3- Tarih • Doğru Yanlış 11/03/2010 09,11,2008 veya 09.11.2008

13. Resmi Yazışma Kuralları:Konu • Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

14. ÖRNEK-1 KONU T.C. KAFKAS ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Personel Daire Başkanlığı Sayı : B.30.2.KAÜ.0.71.05.334/659 11/03/2010 Konu : Hizmetiçi Eğitim Programı

15. Resmi Yazışma Kuralları: Gönderilen makam • Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. • Konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. • Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. • Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır. (Örnek: 4)

16. Örnek:4- Gönderilen Makam ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE (İşletme ve Pazarlama Dairesi Başkanlığı) AMASYA ORMAN BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNE Sayın Prof Dr. Şahin ASLAN Kafkas Üniversitesi Veteriner Fakültesi Dekanı

17. Resmi Yazışma Kuralları:İlgi • İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. • “İLGİ” , gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna “küçük” harflerle yazılır. • İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi" sözçüğünün altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. • İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ) konularak kullanılır. • İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. (Örnek:5)

18. Örnek:5-İLGİ Yanlış İLGİ:26.03.2008 tarih ve ….sayılı yazımız. İLGİ:Sinop Or.Böl.Müd.nün 09.10.2008 tarih ve …………sayılı yazısı. Doğrusu İlgi: a) 08/10/2008 tarihli ve ….sayılı yazı. b) 30/10/2008 tarihli ve … sayılı yazı. • İlgi: a) Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğünün 03/01/1992 tarih ve B: 02.0.PPG.0.12-383-02084 sayılı genelgesi b) 14/07/1965 tarih ve 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi • c) Başbakanlığın 05/01/1994 tarih ve 0204 referans No’lu faksı • d) Kültür Bakanlığının B.16.OKBB 160 GSN 03/01/1997 gün ve 1055 sayılı yazısı Metin içerisinde ilgi (a), (b) şeklinde yazılmalıdır.

19. Resmi Yazışma Kuralları:Metin • Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır. • Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. • Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır. • Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. (Örnek: 5- B) • Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. • Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33) kullanılır.

21. Resmi Yazışma Kuralları:Metin • Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.Örnek: KPS (Köylü Pazar Satışı) • Alt makama yazılan yazılar"Rica ederim.",üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar"Arzederim.",üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar"Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

22. Resmi Yazışma Kuralları:Metin • Rica;sosyal yaşamda “dilemek”, yönetsel alanda ise “emretmek” anlamına gelir. • Makam sahibi, alt/ast bir kuruluşa gönderdiği bir yazıda “rica ederim” diyerek imza atıyorsa, makam sahibi “adına” imza atan kişi “rica ederim” diye imzalar. • Çift imzalı yazılarda “arz ederiz” veya “rica ederiz” ibaresi kullanılır. • Makama sunulan onayların sonunda kullanılan fiiller 3. çoğul şahıs olmalıdır. • Örnek: “Gereğini Olurlarınıza arz ederim.”

23. “Kamusal yaşamda; üstlerin ricası emir, astların arzı taleptir.”

24. Resmi Yazışma Kuralları:Metin • cevaplanması istenen ve tarih üzerinde 18puntoluk kırmızı renkli “GÜNLÜDÜR” veya “SÜRELİDİR” damgası bulunan yazılarda cevaplaması gereken tarih belirtilir. .../../2010 günü mesai bitimine kadar gibi. • “İvedi” ve “Sürelidir” yazıları belirtilen tarih içinde cevaplanmadığı takdirde “Tekit” edilir. • Üst makam ve kuruluşlara gönderilen yazılar tekit edilmez!!!!!!!

25. Gizlilik dereceli yazılar • Normal yazıya göre ayrı ve özel işleme bağlı, özel dikkat gerektiren yazılardır.Bunlar;Kişiye Özel,Hizmete Özel,Gizli ve Çok Gizli yazılardır. • KişiyeÖzel: Yazının gittiği kurumda en üst âmirin bilmesi ve işlem yapması gereken yazılardır. Bu tür yazılar “Kişiye Özel” olarak işaretlenir. • Hizmete Özel: İçerdiği bilgiler itibariyle hizmeti yürütenlerin dışında başka kişi ve kurumlarca bilinmesine gerek olmayan yazılardır.

26. Gizlilik dereceli yazılar • Gizli Yazılar: İzinsiz açıklandığı takdirde kurumun saygınlığına ve çıkarlarına zarar verecek nitelikte bilgiler içeren ve yetkisiz kişilerce bilinmesi sakıncalı görülen yazılar ile ulusal, ekonomik, diplomatik, güvenlik, istihbarî,idari konularda gizlilik taşıyan yazılardır. • Çok Gizli Yazılar: Devlet ve ulusal güvenlik açısından son derece önemli bilgiler içeren, izinsiz açıklandığı takdirde devlete ve ulusal güvenliğe zarar verecek olan, belirli ve sınırlı sayıda yetkili tarafından bilinmesi gereken ve evrak senediyle birlikte gönderilen yazılardır.

27. Gizli ve Çok Gizli Yazılarda Dikkat Edilmesi Gereken Konular: • “Gizli” ve “Çok Gizli” yazılar çift zarf içine konulur ve evrak senediyle gönderilir. • “Çok Gizli” yazılar posta ile gönderilmez, kurye veya kripto ile gönderilir. • “Çok Gizli” işaretli zarfı ancak kurum üst yetkilisi tarafından evrak senedi imzalanarak alınır ve senedin bir nüshası yazıyı gönderen kuruma zarf içinde geri gönderilir. • “Çok Gizli” işaretli zarfı ancak kurum amiri açar ve gereğini yapar. • Gizlilik derecesi “Çok Gizli olan yazıların fotokopisi çekilemez, sureti çıkarılamaz, Yetkisiz kimselere gösterilmez ve verilmez.

30. Resmi Yazışma Kuralları: imza • Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. • İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. (Örnek:6) • Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.

31. Örnek:6- İmza Yanlış • ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… imza Nihat AYDIN Şube Müdürü Doğrusu • ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ( 2-4 satır aralığı) imza Nihat AYDIN Şube Müdürü

32. Resmi YazışmaKuralları: İmza • Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.(Örnek:7)

33. Örnek:7- İmza • ………………………………………………………………………………………… imza Prof.Dr.Salih OTLU Rektör Yardımcısı

34. Resmi Yazışma Kuralları: İmza • Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.(Örnek:8)

35. Örnek:8- İmza • ……………………………………………………… • imza Prof.Dr.Nurhayat GÜLMEZ Rektör a. Rektör Yardımcısı

36. Resmi Yazışma Kuralları:İmza • Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", “Genel Müdür V." ve “Daire Başkan V." biçiminde ikinci satıra yazılır. (Örnek: 9)

37. Örnek:9- İmza • ……………………………………………………………… imzaProf.Dr.Arif BAYSAL Rektör V.

38. Resmi Yazışma Kuralları:İmza • Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda,diğeri ise solda olur. (Örnek: 10)

39. Örnek:10-İmza İmza İmza Tenzile ÖZBA Hayrettin BAYRAKÇI Şube Müdürü Personel Daire Başkanı

40. Resmi Yazışma Kuralları:İmza • Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. (Örnek: 11)

41. Örnek:11-İmza • İmza imza imza Osman KAHVECİ Mehmet Ali YILMAZ Erdem KAPLAN Genel Müdür Genel Müdür Yardımcısı Daire Başkanı “

42. Resmi Yazışma Kuralları: Onay • Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. • Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır. • Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. • Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır. (Örnek: 12)

43. Örnek:12- Onay REKTÖRLÜK MAKAMINA …………………………………………………………………………………………………………………………………………. imza Hayrettin BAYRAKÇI Personel Daire Başkanı Uygun görüşle arz ederim. 11/03/2010 imza Zülfükar GÜRBOĞA Genel Sekreter OLUR 11/03/2010 imza Prof.Dr.Abamüslüm GÜVEN Rektör

44. Resmi Yazışma Kuralları: Ekler • Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır. • Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. • Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" , bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek Konuldu" ifadesi yazılır. (Örnek: 13)

45. Örnek:13-Ekler Doğrusu Yanlış • EK: Eki:2 adet cetvel İlgi (a) yazısı (1 sayfa) • EKLER: 1- Yazı örneği (2 sayfa) 2-Yönetmelik (3 sayfa) 3- Cd (1 adet) • DAĞITIM: Başbakanlığa (Ek konulmadı)

46. Resmi Yazışma Kuralları:Dağıtım • Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır. • Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.(Örnek:14)

47. Örnek:14- Dağıtım DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Yükseköğretim Kurulu Hukuk Müşavirliğine Başkanlığına

48. Resmi Yazışma Kuralları:Dağıtım • "DAĞITIM“da "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır. Örneğin • DAĞITIM: • Devlet Personel Başkanlığına

49. Resmi Yazışma Kuralları:Paraf • Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. • Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır. • Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları ast’tan üst’e doğru ve gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. (Örnek: 15)

50. Örnek:15-Paraf …./10/2009 Memur : M.GÜLMÜŞ (Paraf) …./10/2009 Şef : Z.KILIÇ (Paraf) …./10/2009 Şube Müdürü : T.ÖZBA (Paraf) …./10/2009 Daire Başkanı : H.BAYRAKCI (Paraf) …./10/2009 Gen.Sekreter. : Z.GÜRBOĞA (Paraf) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------