IIAS Autumn Archival School 2007

1. IIAS Autumn Archival School 2007 Post Graduate Training Course on Archival Science and Electronic Data Management

2. European and National LegislationTrieste 18 ottobre 2007 Monica Martignon Università Iuav di Venezia

3. Il contesto archivistico di riferimento L’unione Europea e i singoli stati che la compongono Scuole e tradizioni diverse (es. scuola tedesca vs scuola italiana) Monica Martignon

4. Il contesto normativo di riferimento Unione Europea e i singoli stati che la compongono La normativa italiana La normativa Inglese La normativa Francese La normativa Spagnola … Monica Martignon

5. Alcune date significative 1/5 In Europa: 1999 Direttiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 13 dicembre 1999 relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche 2007/320/CE: Decisione della Commissione, del 22 marzo 2007 , che istituisce un gruppo di esperti degli Stati membri sulla digitalizzazione e la conservazione digitale Monica Martignon

6. Alcune date significative 2/5 In Italia: 1993 riforma della pa 1997 leggi “Bassanini” 1997 DPR n. 513 Regolamento recante criteri e modalità per la formazione e la trasmissione con strumenti informatici e telematici, a norma dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 1998 protocollo informatico 2000 TUDA 2003 codice in materia di protezione dei dati personali 196/2003 2004 Codice dei beni culturali 42/2004 2005 Codice dell’amministrazione digitale 82/2005 Monica Martignon

7. Alcune date significative 3/5 In Gran Bretagna: 2000 Freedom of Information ACT (GB) 2003 Proposed National records and archives Legislation (entro 21 novembre 2003 suggerimenti, ma ad oggi si sta ancora valutando implicazioni e costi; ancora in vigore il Public records Act del 1958 sostanzialmente immodificato) Dalla pagina web dei National Archives http://www.nationalarchives.gov.uk/policy/other/default.htm “There is no official archival legislation that formalises arrangements for the provision of archive services at local and regional levels for records that have been created by an administrative body or for records which it has in its custody” Monica Martignon

8. Alcune date significative 4/5 In Spagna 2002 Ley 34 de servicios de la sociedad de la informacion y de comercio electronico Real decreto 1164/2002 “… regula la conservacion del patrimonio documental con valor historico, el control de la eliminacion…” Numerose leggi di autonomia delle regioni di adozione di provvedimenti in materia di archivi (1985-2002) Monica Martignon

9. Alcune date significative 5/5 In Francia: Code du patrimoine che include la legge 79-18 del 1979 sugli archivi Normativa generale sugli archivi http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/index.html Circolari e note 2004-2007 http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archives%20electroniques/index.htm Monica Martignon

10. Quali strumenti a disposizione dell’archivista? Oltre alla normativa, complessa e articolata, che generalmente non tiene conto dei risultati raggiunti dai gruppi archivistici in merito alla documentazione digitale è necessaria una solida preparazione archivistica e la conoscenza aggiornata dei risultati ottenuti nei gruppi di lavoro all’avanguardia in campo nazionale, europeo mondiale Monica Martignon

11. La norma ISO 15489 Norma ISO 15489 Information and documentation - Records management (1. General e 2. Guidelines) Si tratta della prima norma internazionale sulla gestione dei documenti, scritta da archivisti e, appunto, da informatici. Mutuata in larga misura dalla analoga norma degli Archivi Nazionali d’Australia; cfr. National Archives of Australia, Australian Standard for Records Management - AS ISO 15489. http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html Monica Martignon

12. Norma ISO 15489 Monica Martignon

13. Le pietre miliari MOREQ INTERPARES 1 e 2 Monica Martignon

14. GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Documentos de archivo en la Administración Electrónica: necesidad de un modelo de gestión integrada FESABID 2005 9as Jornadas Españolas de Documentación “Infogestión” | Madrid, 15 de abril de 2005

15. http://www.archiefschool.nl/onderzoek/projecten.htm Progetto ReMANO - 2004 Software specificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid 2004 Monica Martignon

16. Electronic records: a workbook for archivist ICA Study n. 16 - 2005 Monica Martignon

17. Diritto civile e diritto comune Le scelte di paesi come la Gran Bretagna sono necessariamente diverse da quelle dell’Italia in virtù del diverso regime giuridico Monica Martignon

18. Il documento La diplomatica del documento è fortemente influenzata dal diverso regime giuridico, va indagata la rilevanza giuridica e l’efficacia probatoria Monica Martignon

19. Il documento Vanno identificati e garantiti i caratteri di primarietà e originalità del documeto indipendentemente dal supporto Monica Martignon

20. Il documento I risultati di Interpares 1 e 2 Devono essere garantiti, per la conservazione a lungo termine del documento prodotto in un sistema di gestione documentale a fini amministrativi i caratteri di autenticità, affidabilità e integrità (Interpares 1); anche di documenti prodotti in ambienti digitali complessi: artistici, scientifici e di e-government (Interpares 2) Monica Martignon

21. Moreq MOdel REQuirements for the management of electronic records Requisiti per la registrazione, classificazione, fascicolazione. Requisiti per il governo dei flussi Requisiti il versamento per la selezione (scarto e conservazione) Requisiti per la ricerca (information retrieval) Controlli e sicurezza: accesso, audit trail, backup, autenticità Monica Martignon

22. Il documento Cartaceo / digitale / … Pregiudizi archivistici e obblighi normativi impraticabili Monica Martignon

23. Il documento Attenzione alla contrapposizione fra documento cartaceo e digitale e alla cesura fra archivi digitali e archivi cartacei Monica Martignon

24. Dove nasce la contrapposizione digitale/cartaceo Lo stimolo della riforma della pubblica amministrazione e la spinta delle trasformazioni della società degli anni Novanta ha suscitato un rinnovato interesse verso gli archivi correnti L’archivistica, troppo interessata al fatto storico, non sempre ha ben governato i processi subendo la componente tecnologica senza essere in grado di valutare e gestire l’evoluzione dei sistemi di produzione dei documenti Monica Martignon

25. Dove nasce la contrapposizione digitale/cartaceo Peraltro la normativa europea nasce per la gestione del commercio elettronico e si occupa prevalentemente di firma elettronica e non di documento Il recepimento della direttiva in Italia è farraginoso Monica Martignon

26. Funzione del documento archivistico • fornire prova di un atto o di un diritto: accezione giuridica • costituire supporto alla fase decisionale del soggetto produttore; momento volitivo • fornire testimonianza affidabile di atti e di eventi sia a fini pratici (amministrativo gestionali) che di memoria storica Monica Martignon

27. Il documento archivistico Ciò che qualifica il documento archivistico, non è tanto l’aspetto formale o le informazioni in esso contenute ma le interrelazioni tra i documenti anche di diversa natura quindi… Monica Martignon

28. Il documento archivistico • non vi deve essere antitesi o conflittualità tra documento cartaceo (tradizionale) e documento digitale (meglio che informatico) • per lungo tempo avremo sistemi ibridi • vanno indagate e comprese le caratteristiche delle diverse tipologie di documento per riservare loro il trattamento adeguato a preservarne nel tempo I caratteri di affidabilità, autenticità, veridicità e integrità Monica Martignon

29. Il caso italiano 1/8 • Nel tentativo di “modernizzare” la pubblica amministrazione il Codice delinea un sistema archivistico diviso a metà: da una parte I documenti cartacei dall’altra i documenti digitali • Non indaga la questione della gestione ibrida che per lungo tempo vedrà impegnate le amministrazioni • non propone una strategia di sistema integrato Monica Martignon

30. Il caso italiano 2/8 • Stimola la partecipazione democratica elettronica (artt. 9, 12 ) • promuove la formazione dei dipendenti pubblici per sostenere l’evoluzione digitale (art.13) • stimola le amministrazioni che ne hanno la capacità a creare i documenti digitalmente limitando la redazione di documenti cartacei • sottolinea il diritto dei cittadini e delle imprese a ricorrere alle tecnologie telematiche ma… Monica Martignon

31. Il caso italiano 3/8 ….introduce elementi di divisione molto forti: • divisione fra amministrazioni capaci di supportare l’evoluzione tecnologica e amministrazioni che non hanno risorse • differenziazione fra i cittadini in grado o meno di usufruire della tecnologia: il cosiddetto digital divide Monica Martignon

32. Il caso italiano 4/8 ….ancora attua una cesura: • fra documenti cartacei e digitali • archivi informatici e archivi cartacei Monica Martignon

33. Il caso italiano 5/8 Il tema della dematerializzazione • Le amministrazioni devono fare una valutazione tra costi e benefici per il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei predisponendo piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici (art. 42) ma… Monica Martignon

34. Il caso italiano 6/8 Il tema della dematerializzazione …. propone soluzioni paradossali come: la doppia conservazione cartacea a fini gestionali e digitale a fini conservativi (art. 43, co. 3) Monica Martignon

35. Il caso italiano 7/8 e tuttavia mantiene i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali che tramite la Direzione generale per gli archivi – Divisione III ha emanato la Circolare n. 8 dell’11 febbraio 2004 che impartisce alle competenti soprintendenze l’ordine di NON autorizzare alcuna distruzione di originali cartacei destinati alla conservazione permanente anche se riprodotti su supporto ottico sostitutivo rispettando le modalità indicate dalle apposite delibere dell’autorità competente (CNIPA) Monica Martignon

36. Il caso italiano 8/8 Altre incongruenze: Non viene affrontato il problema, introdotto dal d. lgsvo 513/97, il problema della efficacia (aspetto giuridico probatorio) e validità dei documenti sottoscritti digitalmente dopo la scadenza del certificato della chiave pubblica dell’autore Manca la parte sulla PEC Monica Martignon

37. La capacità di intervento degli archivisti nella produzione normativa Codici di deontologia (Italiano, Catalano , …) Comunità archivistica Partecipazione ai lavori di proposta legislativa Promozione delle attività best practices Monica Martignon

38. Il gruppo degli archivisti delle università italiane L’attività degli archivisti delle università italiane TitulusProgetto nazionale per la creazione di un sistema archivistico universitario nazionale Unipd: Regolamento per la gestione tenuta e tutela della documentazione amministrativa (1997) in GU n. 301 del 29/12/1997 Iuav: Regolamento per la gestione tenuta e tutela della documentazione amministrativa Titolario, Massimario, Manuale di gestione … Monica Martignon

39. I progetti - dettaglio Monica Martignon

40. Cartesio - dettaglio PROGETTO CARTESIO Monica Martignon

41. i miei recapiti Monica Martignon Università Iuav di Venezia tel. 041 2571748 e-mail monica.martignon@iuav.it Monica Martignon

42. Grazie per l’attenzione Monica Martignon