Quelques pistes pour rendre le plus efficace possible les temps de réunion

1. Quelques pistes pour rendre le plus efficace possible les temps de réunion Anne-France CHEYNET Circonscription Andrézieux Nord, février 2012

2. Quelques précisions à propos du diaporama • Cliquez sur les mots soulignés ,la plupart du temps il s’agit d’un lien • Cliquez sur les boites à outils, ce sont des liens qui renvoient à des éléments de mise en œuvre pratique

3. En amont Une réunion?  règle des « 3 P » • Pourquoi? • Pour quoi (faire)? • Pour Qui?

4. Pourquoi? En amont s’interroger sur: Qu’est-ce que Moi j’en attends? En quoi cette réunion est-elle utile? Qu’est-ce que le groupe en attend ? Retour

5. Pour quoi (faire)? Pour transmettre (réunion descendante) ou récolter(réunion ascendante) des informations • Pouréchanger : • trouver des idées des solutions,   • échanger des infos, des opinions, des questions Pour résoudre des problèmes: rechercher des solutions, décider, valider ensemble Retour

6. Pour Qui? A qui , au final, ce temps de travail doit –il bénéficier?

7. avant Cibler les participants: • : • Sont-ils membres de droit ? • Sont-ils compétents • par rapport au sujet? • Portent-ils une responsabilité • par rapport au sujet? • Sont-ils intéressés • par rapport au sujet? QUI ? Pour inviter/convoquer les concernés

8. avant Préparer la réunion : établir le « T.O.P »  Fixer le cadre et le Thème • Fixer l’Objectif:Quel but doit-on atteindre à la fin de la réunion?  Fixer le Plan  Fixer l’éventuelle contribution des participants en amont

9. avant Préparer la réunion : Communiquer le « T.O.P » aux participants MOTIVER C’est • En permettant aux participants de: • Connaître l’objectif de la réunion • Connaître leur rôle et leur contribution • Connaître le bénéfice et l’intérêt de leur participation

10. avant Préparer la salle : signifie « sous l’autorité de »; En Autobus: limite les échanges U,=, , signifie « Tous égaux»; En Rond ou en Carré: facilite les échanges Face à Face: signifie « disposition de négociation»; Prépare un affrontement possible En U: Combine place prépondérante de l’animateur et possibilité d’échanges

11. Pendant: Le Début Rappeler les « 3P » et en quoi ils sont communs à TOUS Comment?: Les règles de fonctionnement Qui? Présentation (si nécessaire) des participants: Qui on est , pourquoi on est là , ce que l’on attend de cette réunion

12. Pendant: En cours Fait respecter les règles du jeu en s’appuyant sur son acceptation initiale et sur l’objectif de la réunion Régule les échanges : -faire s’exprimer -Faire échanger -gérer les prises de parole -faire écouter -reformuler -gérer les conflits -faire des synthèses L’animateur

13. conclure Qui fait Quoi pour Quand ? • (Si nécessaire) Valoriser les acteurs et leur contribution • Un tour de table final où chaque participant rappelle oralement devant tous ce qu’il doit faire • (Si nécessaire) Etablir un échéancier pour les prochaines réunions ENGAGER LIER Pour

14. apres • Faire le compte-rendu et le diffuser • Agir en cohérence et conséquence

15. Ce diaporama constitue la synthèse de propositions émanant de 2 sites: • Site de l’ESEN (Ecole Supérieure de l’Education Nationale) http://www.esen.education.fr/fr/ressources-par-theme/management-et-pilotage/communication-professionnelle/m-laguigne-fait-sa-rentree/ • Site Animer une réunion http://www.animerunereunion.com

17. Les règles de fonctionnement • Fixer la durée et obtenir l’accord de TOUS • Prévoir et accepter les moments de purge : nécessaire au fonctionnement d’un groupe « vider son sac  » • Prévoir un « scripteur » et/ou un « secrétaire » • Clarifier et expliciter le rôle de chacun: quelle contribution on attend d’eux ENRÔLER C’est une façon d’ Retour

18. « On ne peut pas terminer la réunion avant d’avoir……., de s’être mis d’accord sur……. » Retour

19. faire s’exprimer Attention aux « petits parleurs ! (Chez les adultes aussi il y en a !! )….ce n’est pas parce que l’on ne s’exprime pas que l’on n’a rien à dire !!! Attention à l’effet pygmalion (se rallier à l’opinion du groupe) Attention aux effets de leadersheap (se rallier à l’opinion du leader) Retour

20. s’exprimer ……De l’usage des pronoms, et autres…… Vous A EVITER: -Trop flou -  « ON » c’est tout le monde et personne à la fois On Pour :ENTENDRE -prendre en compte la parole des autres - Focaliser sur les besoins et centres d’intérêt des autres Nous • Pour : ENRÔLER,ENGAGER • -Faire adhérer à un objectif commun • Entraîner à l’action • Aller ensemble vers un même but Votre Pour : MOTIVER -recentrer sur les motivations professionnelles et personnelles Retour

21. Dépasser les simples opinions: « qu’est-ce que tu en penses? » Quels indicateurs? A quoi on le voit? Pourquoi? Sur quoi t’appuies -tu? Retour

22. « Le double tour » Chacun prépare par écrit à propos de la question abordée pendant quelques minutes, sa vision, son point de vue. Une fois que tout le monde est prêt : 1 Le premier tour.Chacun s’exprime à tour de rôle et chacun écoute les autres. 2 Le deuxième tour.Chacun donne un écho à ce qu’il vient d’entendre. Il répond à une question du type : « Enrichi par les autres, quelle est ta nouvelle définition ? ». VARIANTE: On échange les propositions écrites pour éviter les effets Pygmalion et Leadership Retour

23. « L’ADRAV» Méthode ADRAV (Accord, Désaccord, Rien A Voir) Cette méthode comporte trois phases : • 1 A comme Accord faire la liste de l’ensemble des points d’accord existant entre les deux parties en conflit • 2 D comme Désaccordfaire la liste des points de désaccord : • 3 R comme Rien A Voirfaire la liste des points qui n’ont rien à voir avec les deux points précédents • Affichés sur un tableau, l’ensemble des points d’accord est souvent plus important que celui des divergences, la clarification de l’objet de la querelle permet de faire apparaître soit directement la solution soit les conditions pour y parvenir. • Conseil : Mettez noir sur blanc les points. Ecrire c’est réaliser l'étendue des convergences. Retour