İNSAN KAYNAKLARI TEMİNİ VE SEÇİMİ Hazırlayan: Yavuz ERYILMAZ

1. İNSAN KAYNAKLARI TEMİNİ VE SEÇİMİ Hazırlayan: Yavuz ERYILMAZ

2. İNSAN KAYNAKLARI TEMİNİ VE SEÇİMİ • Başarılı örgütler ancak yetenek ve kişiliklerine uygun işte çalışanlarla oluşturulabilir. Günümüzde kalite ancak doğru işte doğru personelle çalışarak yakalanabilmektedir. İşe uygun adaylarla çalışılınca; kişilerin iş yapma motivasyonları ve gösterilecekleri gayret yüksek olur,yaptığı işten zevk alır.

3. A.PERSONEL ORGANİZASYONU • İş nitelikleri olması gereken ve olması tercih edilen şeklinde iki kategoride ele alınır. Birinci kategori,o iş için gereken asgari nitelikleri belirler. Bu nitelikleri karşılamayan bir adayın o pozisyonda çalışma olanağı yoktur. İkinci kategori nitelikler ise,asgari koşulları sağlayan birden fazla aday arasında o pozisyon için en uygun olanın belirlenmesinde dikkate alınır

4. 1.Personel gereksinimin belirlenmesi • Firma iş analizi yaparak,organizasyonunda yer alacak pozisyonları belirler. Her bir pozisyonda çalışacak personel sayısı,iş yükü analizleri ile belirlenir. İş yükü analizi,belirli bir süre içinde belirli bir işin yapılması için gerekli personel sayısının belirlenmesini sağlar. Firmanın personel gereksinimi, firmanın personel faaliyetlerine bağlı olarak değişecektir. Örneğin bir üretim işletmesinde üretim miktarı arttıkça,ihtiyaç duyulan personel miktarı da artacaktır.

5. Firmanın mevcut iş yüküne göre ihtiyaç duyduğu personel sayısı “gerçek personel gereksinimi” dir. Ancak firma,hastalık, kaza, izin, vb. kişisel nedenlerle ortaya çıkacak kaçınılmaz devamsızlık durumları karşısında işin aksatılmadan yürütülmesi için daha fazla personele ihtiyaç duyar ki; buna ‘yedek personel gereksinimi’ denir. Devamsızlık durumlarındaki belirsizlik arttıkça, firmanın yedek personel gereksinimini de artar. Firmanın mevcut personel gereksinimini,gerçek ve yedek personel gereksinimlerinin toplamıdır.

6. 2. Personel planlamasının bireyler için önemi • Personel planlaması birey için iş ve kariyer olanakları olmak üzere iki açıdan önem taşır. Bireyin iş arama sürecinde personel planlamasının sonuçları, “iş fırsatı” olarak ortaya çıkar. Firmanın ek yada yeni personel gereksinimi, firma içinden karşılanamıyorsa, firma dışından karşılanacaktır.

7. 3. İnsan kaynakları temini ve seçimi • Firmalar (eksik) personel gereksinimleri, organizasyon içinden veya dışından karşılanabilir. Her iki kaynaktan personel sağlamanın kendine göre yararları ve sakıncaları vardır.

8. Personel gereksinimi iç kaynaklardan karşılanması, yükselme (terfi) yada iç transfer (nakil) yolu ile olur. Yükselmede personel, yetki, sorumluluk ve buna bağlı olarak ücret yönünden daha üst düzeydeki bir pozisyona atanır. İç transferde ise, yeni pozisyonun yetki, sorumluluk, ücret düzeyi vb. özellikleri değişmemiş, sadece yapılacak işin yeri ve niteliği değişmiştir.

9. Bir firma için dış kaynaklar, halen firmada çalışan kalan ve çalışma istek gücünde olan herkes ve bunların bulunabileceği yerlerdir. Firma dış kaynaklarından özellikle giriş düzeyindeki, yedeği olmayan daha üst düzeylerdeki ve yeni açılan, dolayısı ile firma içinde yerleştirilme olanağı bulunmayan pozisyonların doldurulmasında yararlanır. • Tipik olarak dış kaynaklar aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:

10. Her düzeyde ve alanda okullar • Rakipler ve diğer firmalar • İşsizler • Kendi hesabına çalışanlar • Emekliler • Ev kadınları ve öğrenciler • Taşeron firmalar • Diğer kaynaklar

11. 4. Aday sağlama yolları • Belirli bir pozisyon için adaylar, aşağıdaki yollardan biri veya birkaçı kullanılarak sağlanabilir: • A.iş duyuruları • Firma, doldurmayı planladığı pozisyon ile ilgili bir iş duyurusu yapabilir.

12. Bu duyuruda, firma ve pozisyon (iş profili) ile ilgili bilgiler, aranan elemanlarda bulunması gereken ve tercih edilen nitelikler, çalışma koşulları,başvuruların nereye, ne zaman ve ne şekilde yapılacağına ilişkin bilgiler yer alır. İş duyurusu, bir çok araçla yapılabilir. Başlıca araçlar aşağıda belirtilmiştir:

13. Gazete ve dergi ilanları, • Firmanın web sitesine konulan ilanlar, • İnsan kaynakları sitelerine verilen ilanlar, • İşyerine asılan ilanlar, • Okul, askeri birlikler, mesleki kuruluşlar vb. yerlere asılan ilanlar, • El ilanları, • Posta ile yapılan ilanlar, • Radyo ve televizyon ile yapılan ilanlar.

14. b. Kendiliğinden başvuru ve firma veri tabanı • Firmanın talep ve duyurusu olmadan, mektup, faks, e-mail ile yazılı olarak talepte bulunanlar (write-ins) veya şahsen firmaya gelerek iş başvurusundan bulunanlar (walk-ins) aday sağlamada önemli bir kaynaktır.

15. c. Personelin ve tanıdıklarının tavsiyeleri • Doldurulacak pozisyonlar için personel ve tanıdıkların tavsiyeleri, iyi bir kaynaktır. Eski ve mevcut çalışanlar, müşteriler ortaklar, satıcılar vb. aday tavsiyesinde bulunabilirler.

16. Aday sağlamada bu tür tavsiyelerin bir çok yararı vardır. Özellikle personel bulmanın güç olduğu işlerde, personelin benzer işlerde çalışanları tanıma ve önerme olasılığı yüksektir. Bu şekilde sağlanan adaylar, iş ve firma hakkında çok daha gerçekçi bilgiye sahip olduğundan seçilen adayın işte kalma süresini artırıcı bir etki yaratmaktadır. Tavsiye edilen kişi, hem işi bildiği hemde önerdiği adayı tanıdığı için işe uygun adayların bulunma olasılığı artmaktadır.

17. d.Türkiye iş kurumu • Ülkemizde resmi iş ve işçi bulma görevi, 1475 sayılı iş kanunun 83. maddesi gereğince “iş ve işçi bulma kurumu”na verilmiştir.bu kurum son yasal düzenleme ile “ Türkiye iş kurumu (TİK)” adını almıştır. Firmalar gereksinim duyduğu personeli, TİK’ dan, aradığı nitelikleri de belirterek talep edebilir. Ancak TİK aracılığı ile yeni adayların işe alınması zorunluluğu yoktur.

18. e. İnsan kaynakları firmaları • İnsan kaynakları firmaları aday havuzunu, eleman ihtiyacı olan firmanın bildirdiği iş profilini ve pozisyonun gerektirdiği nitelikleri göz önünde bulundurularak, özgeçmişler üzerinde yaptıkları ön inceleme ile oluştururlar.

19. f. İnsan kaynakları siteleri • Teknolojik gelişmelere paralel olarak,aday sağlama yollarında da büyük değişimler yaşanmaktadır. Bunun en somut örneği, bu amaçla faaliyet gösteren insan kaynakları web siteleridir. Aday sağlamada gelişmiş ülkelerde oldukça yaygın olan internet kullanımı ve insan kaynakları siteleri, günümüzde oldukça geniş kullanım alanı bulmaktadır. Firmalar bu sitelerden,istedikleri nitelikteki personeli oldukça düşük bir maliyetle bulabilmektedir.

20. g. Sendikalar ve mesleki kuruluşlar • Sendikalar ve mesleki kuruşlar, üyelerine iş bulmak amacı ile çeşitli faaliyetlerde bulunurlar. Genellikle iş arayan üyelerinin öz geçmişlerini bulunduran bu tür kuruluşlardan, pozisyonun niteliklerini karşılayabilecek potansiyel adayları temin etmek mümkün olabilir.

21. h. Okullar ve okul ziyaretleri • Firmaların özellikler başlangıç düzeyi pozisyonları için önemli bir başvuru kaynağı okullardır. Bu amaçla firmaların kullandığı yöntemlerden biri, daha önce deyinildiği gibi, iş duyurularını okul ve üniversitelere göndererek, öğrencilere duyurulmasını sağlamaktır. Bu tür duyurular genellikle öğrenci duyuru panolarına asılır.

22. i. Zorunlu hizmet uygulamaları • Zorunlu hizmet karşılığı eğitim olanağı sağlayan firmalar için eğitimli tamamlayan öğrenciler de bir personel kaynağıdır. Genellikle çok başarılı öğrencilere zorunlu hizmet karşılığı burs verme şeklinde gerçekleştirilen bu uygulama ile firmalar oldukça yetenekli gençleri bünyesini çekebilmektedir.

23. j. Staj uygulamaları • Staj yapan öğrenciler, bir yandan deneyim kazanırken, firmalar da bir anlamda geçici personel ihtiyaçlarını karşılar. Ancak firmalar açısından staj uygulamasında asıl önemli olan, stajyerler açısından sürekli olarak işe alınabilecek uygun nitelikte potansiyel adayların belirlenmesine olanak sağlamasıdır.

24. B.İŞE ALIM AŞAMALARI • 1. ön hazırlıklar • Kurumsallaşmasını belirli bir noktaya getirmiş firmalarda, işe alım (personel seçme ve yerleştirme) aşamaları belirli kurallara bağlanmıştır. Aşağıda, kurumsallaşmış bağımsız bir firmada yapılmış ön hazırlık ana hatları ile ele alınmıştır.

25. a. Personel istek formunun doldurulması • Personel istek formu ilgili bölüm yöneticisinin hangi pozisyona hangi niteliklerde, ne zaman ve ne gerekçeyle bir personel istediğini insan kaynakları bölümüne ilettiği bir forumdur. Personel isteğinin yazılı yapılmasını firma içinde sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları önlemesi bakımından yararlıdır.

26. b. İş profilinin çıkarılması • İş profilinin çıkarılması o dönem için işin çerçevesinin (genel görev ve sorumluklarının) ve iş gereklerinin (niteliklerinin) belirlenmesidir.

27. c. Personel alımının onaylanması • İnsan kaynakları bölümünün işe alım işlemlerine başlatabilmesi için personel istek formunun onaylanması gerekir. Bu formu onaylama yetkisi firmanın yapısına göre farklılık gösterebilir. Ancak en azından bütçe bölümü ile firma yönetiminin onay vermesi gerektiğini söyleyebiliriz.

28. d.Seçim yönteminin belirlenmesi Firmaların seçim yöntemini etkileyen kriterler aşağıda belirtilmiştir: • Personel ihtiyacının miktar, nitelik ve aciliyeti, • Yöntemin uygunluğu ve maliyeti, • Seçim için kullanılacak elemanların varlığı ve niteliği, • yöntemin geçerlilik ve güvenilirliği, • Adayların seçim yöntemi ile ilgili tutumları.

29. e.İş duyurusunun yapılması • Firmanın insan kaynakları bölümünün belirlediği seçim yöntemi, bir iş duyurusunu yapılması gerekiyorsa yapılacak alım uygun araçlarla potansiyel adaylara duyurulur. İş duyurusunun ne şekilde ve hani araçlarla yapılacağı, seçim yöntemi belirlenirken kararlaştırılmış olmalıdır.

30. 2.İşe alım aşamaları • A. Başvuruların kabulü ve aday araştırması firmanın insan kaynakları bölümü bir yandan iş duyurusuna gelen özgeçmişleri toparlarken, aday havuzunu genişletmek için önceki başvuruları içeren aday personel veri tabanını da tarar. Orada uygun olabilecek özgeçmişleri de, o pozisyon için açılan dosyaya ekler. Eğer o pozisyon için bir duyuru yapılmamışsa, firma veri tabanı aday araştırması için en önemli kaynak haline gelir. Gerekirse firma, iç duyuru yaparak,aday havuzunu genişletmeye çalışır.

31. b. Ön inceleme • Firma insan kaynakları bölümü, aday havuzunda toplanan tüm özgeçmiş ve iş başvurusu formlarını, personel istek formu ve iş profilindeki bilgiler ışığında bir ön incelemeye tabir tutar.

32. c. Ön görüşme • Literaturde ön görüşmenin, başvurunun kabulü sırasında yapıldığı, bu görüşmede uygun görülenlere iş başvuru formu doldurtulduğu evrak ve belgeler üzerinde incelemenin ise daha sonra yapıldığı yapıldığı belirtilmektedir. • Ön görüşmenin başlıca amaçları aşağıda belirtilmiştir:

33. Adaya firma ve iş hakkında kısa bir bilgi vermek • Öz geçmişte yazılan bilgileri teyit etmek • Özgeçmişte yazılan konular hakkında daha detaylı bilgiler almak • Özgeçmişte belirtilmeyen, ancak iş nitelikleri açısından noktaları aydınlatmak • Adayın genel görünüşü, tutum ve davranışları, kişilik özellikleri ve en önemlisi motivasyonu hakkında fikir sahibi olmak • Adayın işten beklentileri ve sorularını cevaplandırmak.

34. d. Sınav/test uygulaması • Sınav/test uygulaması adayların; bilgi, zeka, yetenek, kişilik özellikleri vb. hakkında objektik veriler sağlar

35. e. İşe alma görüşmesi • Bu aşama, gerek firma gerekse adaylar arasından son derece önemlidir. Pozisyonun niteliğine göre birden fazla aşamada gerçekleştirebilir. Ön görüşmede aday hakkında daha fazla bilgi almaya yönelik olduğu halde işe alma görüşmesi, pozisyon için en uygun adayı belirlemeye yöneliktir.

36. f.Aday geçmişinin ve referanslarının incelenmesi • Bu incelemenin başlıca iki amacı vardır. Birincisi önceki işlerindeki tutum ve davranışları, gösterdiği performans hakkında bilgi toplamaktır. • İkinci amaç, bazı görevler ve pozisyonlar için adayın “sakıncalı” bir durumunun olup olmadığını saptamaktır.

37. g. Sağlık muayenesi • Adayların fiziksel ve ruhsal bakımından sağlık durumlarını değerlendirmek amacı ile yapılır. h. Seçim kararı • Bu aşamaya gelindiğinde artık adaylarla ilgili olası tüm veriler toplanmıştır. Bu aşamanın amacı kimlere hangi sırada işe alma teklifinin yapılacağına kara vermektir.

38. i. İşe yerleştirme • Aday is teklifini kabul ettiğinde kendisine işe başlayacağı gün ve istenen belgeler bildirilir.

39. DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİM.