Tik-76.612 Ohjelmistoprojektien Hallinta

1. Tik-76.612Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 3 – Projektisuunnitelma

2. Luentokartta Projektin elinkaaren vaiheet synty suunnittelu käynnistys ohjaus päätös operointi Aika Luentoaihe Kurssin aloitus Ti 12.3. Projektin synty To 14.3. Projektisuunnitelma Ti 19.3. Projektin käynnistäminen To 21.3. Työmäärien arviointi Ti 26.3. Projektin ohjaus To 4.4 Projektihallinnan työkalut Ti 9.4. Projektien erilaisuudet To 11.4. Laadunohjaus Ti 16.4. Ohjelmistoliiketoiminta To 18.4. Projektin päättäminen Ti 23.4.

3. Projektisuunnitelma -osuuden tavoite Projektisuunnitelmaosassa kerrotaan projektisuunnitelman sisällöstä, sen merkityksestä työn ohjaajana sekä projektin laajuuden hallinnassa. Lisäksi kuvataan projektin elinkaaren päävaiheet sekä keskitytään organisaation muodostamiseen, henkilöstön motivointiin sekä tavoitteiden asettamisen tekniikoihin. Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Projekti Tuki ja / tai linja-organisaatio Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi ohjaus

4. Harjoitustyön aikataulu Kurssin aloitus Harjoitustyön läpikäynti Ti 12.3. Projektin synty To 14.3. Ryhmien muodostuminen • projektin tavoitteet • projektin mittarit • projektin elinkaari • projektin organisointi • osallistujien henkilökohtaiset tavoitteet • kommunikointisuunnitelma • projektin hallintamekanismit • olettamukset Projektisuunnitelma Ti 19.3. Projketin käynnistäminen Etappi I – Projektisuunnitelman esiversio To 21.3. Työmäärien arviointi Ti 26.3. Projektin ohjaus Etappi II – Projektisuunnitelman asiakasversio To 4.4 Projektihallinan työkalut Ti 9.4. Projektien erilaisuudet Etappi III - Edistymisraportti To 11.4. Laadunohjaus Ti 16.4. Ohjelmistoliiketoiminta Etappi IV – Edistymisraportti To 18.4. Projektin päättääminen Ti 23.4.

5. Sisällysluettelo • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet • Projektin elinkaari • Projektin osapuolet ja organisointimallit • Projektitiimien muodostaminen • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet • Kommunikaatiosuunnitelma

6. Projektisuunnitelma • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet • Projektin elinkaari • Projektin osapuolet ja organisointimallit • Projektitiimien muodostaminen • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet • Kommunikaatiosuunnitelma

7. Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Projektisuunnitelmassa kuvataan projektin toteuttamisen kannalta oleelliset rakenteet, toimintatavat ja tehtävät. Projektisuunnitelma rakentuu esimerkiksi seuraavista osista: • Projektin esittely; tausta ja suhde muihin projekteihin • Projektin sisältö; tavoitteet, laajuus, tehtävät, lopputuotteet, työmääräarviot, lähestymistavat, aikataulut ja budjetit • Projektin rakenne; organisaatio, henkilöt, roolit, tiimit, yhteistyön muodot, budjettijakauma, liittymäkohdat muihin järjestelmiin tai projekteihin • Projektin hallintamekanismit; raportointi, palaverit, mittarit ja projektin seurantavälineet, hyväksymismenettelyt • Projektin riskien kartoitus • Olettamukset, joihin projektin suunnittelu perustuu

8. Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne Esimerkki projektisuunnitelman rakenteesta: • 7 Ohjaus • 7.1 Kokoukset • 7.2 Raportointi • 7.3 Tulosten hyväksyminen • 7.5 Hankintojen hallinta • 7.6 Muutosten hallinta • 7.7 Riskien hallinta • 8 Toimintasuunnitelma • 8.1 Projektin rakenne • 8.2 Aikataulu • 8.3 Työsuunnitelma • 8.3.1 <Työpaketin 1 tunnus ja nimi> • 9 Laadunvarmistus • 9.1 Laatutavoitteet • 9.2 Laadunohjausmenettelyt • 10 Turvallisuus • 11 Tiedottaminen • 11.1 Projektin sisäinen tiedottaminen • 11.2 Projektin ulkoinen tiedottaminen • 12 Projektia koskevat asiakirjat • 13 Termit ja lyhenteet • 1 Projektin kuvaus • 1.1 Kohde • 1.2 Tarkoitus ja tausta • 2 Tavoitteet ja toteutusperiaatteet • 2.1 Tavoitteet • 2.2 Toteutusperiaatteet • 2.3 Rajaukset • 3 Tulokset • 4 Panokset • 4.1 Resurssit • 4.2 Budjetti • 5 Ympäristö • 5.1 Toimintaympäristö • 5.3 Tekninen ympäristö • 5.4 Menetelmäympäristö • 6 Organisaatio • 6.1 Organisaatiorakenne • 6.2 Vastuut • 6.3 Johtoryhmä • 6.4 Projektipäällikkö • 6.5 Projektiryhmä • 6.6 <Muut ryhmät>

9. Projektisuunnitelma • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne • Projektisuunnitelman tavoitteet • Projektin elinkaari • Projektin osapuolet ja organisointimallit • Projektitiimien muodostaminen • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet • Kommunikaatiosuunnitelma

10. Tavoitteet Projektisuunnitelman tavoitteena on toimia loogisena jatkona Business Caselle ja sopimukselle. Projektisuunnitelma tehdään ennen projektin käynnistämistä ja siihen kootaan edeltävissä vaiheissa tuotettu tieto. Projektisuunnitelma tarkentaa jo Business Casessa esitettyjä tietoja suunnitellusta investoinnista Projektisuunnitelma sitoo yhteen projektin perustekijät vastaten mm. seuraaviin kysymyksiin: • Mikä on projektin tarkoitus ja mihin se liittyy? • Mitä projektissa aiotaan tehdä, miten ja milloin? • Kuka projektin tekee? • Miten projektia hallitaan? • Mitkä ovat projektiin liittyvät riskit? • Minkä olettamusten varassa projektia suunnitellaan?

11. Tavoitteet Journey Program Project Management Management Management Leads Manages Aligns Objectives: • Gain commitment to achieve goals • Direct resources and manage risks • Manage capacity for change Context, content and course of action Complexity, Integration and releases Scope, quality, effort, risk and timeline To Deliver Business Results & Value Business Capability Deliverables Accenture: Business Integration Methodology

12. Tavoitteet Projektimanagerin tehtäväkenttä –kysely (mihin projektimanageri käyttää aikansa?): • Aikataulun valvonta ja toimenpiteet, 85% • Resurssien hallinta, 83% • Kommunikointi, 80% • Sitouttaminen, 74% • Rajapyykkien suunnittelu ja asettaminen, 70% • Muutosten hallinta, 60% • Projektisuunnitelman hallinta, 57% • Johdon tuen varmistaminen, 45% • Konfliktien hallinta, 42% • Alihankkijoiden hallinta, 38% Tehtäväkenttäkysely on esitetty kirjassa: Bob Hughes, Mike Cotterell, Software Project Management, s. 8

13. Tavoitteet Projektin hallintamalli Ohjaus Projektin suunnittelu Projektin valvonta Projektin asettaminen Projektin päättäminen Projektin ositus ja vaiheistus Edistymisen seuranta ja ennusteet Projektin valinta Tuloksen hyväksyntä Raportointi ja päätöksen- teko Tehtävien ja työmäärien arviointi Tavoite- asettelu Aika- ja resurssi- suunnittelu Projektin organisointi Muutosten hallinta Kustannus- suunnittelu Laadun varmistaminen Sopimusten hallinta Riskien arviointi

14. Tavoitteet TULOS • Projektin tavoitteena on menestyksekäs läpivienti. Projektin onnistumista voidaan tarkastella monesta näkökulmasta. • Menestyksekkään ohjelmistoprojektin piirteitä ovat esimerkiksi • aikataulun pitäminen • budjetin/työmäärien pitäminen • järjestelmä toimii odotetusti • järjestelmä on helppo ylläpitää • selkeät ja kommunikoidut tavoitteet jotka on saavutettu • projekti on siinä mukana olleiden yksilöiden näkökulmasta mielekäs LAAJUUS LAATU RAHA AIKA Failed 31% Failed 31% Delivered Late 53% Success 16% 100% 0% A study by the Standish Group International consisting of 8,000 software development programs/projects at 365 companies • TOP 5 REASONS FOR SUCCESS • User involvement • Realistic expectations • Clear statement of requirements • Proper planning and estimating • Executive management support • TOP 5 REASONS FOR FAILURE • Lack of user input • Incomplete requirements and specifications • Technological incompetence • Changing requirements and specifications • Lack of executive support Projektien hallinta sisältää esim. seuraavat tehtävät: • Suunnittelu, organisointi, resurssointi, ohjaus, seuranta, kontrolli, uudistaminen, yhteyden pitäminen sidosryhmiin

15. Projektisuunnitelma • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet • Projektin elinkaari • Projektin osapuolet ja organisointimallit • Projektitiimien muodostaminen • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet • Kommunikaatiosuunnitelma

16. Requirements analysis Specification Design Coding Verification & validation Implementation/ installation Maintenance & support Projektin elinkaari Projektin elinkaari muodostuu sarjasta tehtäviä, jotka ovat jokaiselle ohjelmistoprojektille tyypillisiä. Elinkaari on kuitenkin aina projektikohtainen ja vaihtelee toteutustavan ja käytettävien tekniikoiden mukaan. Esim. räätälöidyn ja pakettitoteutuksen elinkaari on erilainen, koska suunnittelun ja ohjelmoinnin määrä vaihtelee. Samoin toteutuksen lähestymistavasta riippuen voi olla mahdollista että vaiheet eivät ole selkeästi peräkkäisiä vaan esimerkiksi osin iteroivia. Projektisuunnitelmaa laadittaessa kuitenkin ymmärrettävä miten projekti etenee. Vaatimusten kartoitus, käyttäjien toiveiden dokumentointi, toiminnallisuus Yksityiskohtainen kuvaus siitä, mitä järjestelmä tulee tekemään Järjestelmän suunnittelu Järjestelmän rakentaminen Testaus Käyttöönotto Tyypillinen projektin elinkaari: Bob Hughes, Mike Cotterell, Software Project Management, s. 4 Järjestelmän ylläpito

17. Projektin elinkaari Jos tarkastellaan koko tapahtumaketjua projektin valmistelusta sen loppuun, voidaan elinkaari hahmottaa seuraavalla tavalla: Synty Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto Projektin päättäminen • Strateginen tarve, kehitysidea, prosessiuudistus • Projektin arviointi; balanced scorecard, taloudellinen näkökulma, riskien arviointi • Projektin suunnittelu: tavoitteet, laajuus, resurssit, aikataulut, budjetit • Kehitykseen liittyvä suunnittelu • Ohjelmointi • Testaus • Tiedon konvertointi • Ohjeistus, käyttäjäprose-duurit • Koulutus • Muutoshallinta • Tiedotus • Mittareiden analysointi • Projektin loppuraportti • Palkitseminen • Ylläpitoon siirtyminen

18. Projektisuunnitelma • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet • Projektin elinkaari • Projektin osapuolet ja organisointimallit • Projektitiimien muodostaminen • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet • Kommunikaatiosuunnitelma

19. Projektin osapuolet Projektin osapuolina tarkoitetaan tässä projektin toteuttamiseen liittyvää organisaatiota. Projektin sidosryhmät on laajempi käsite, jolla tarkoitetaan ulkoisia viiteryhmiä, jotka liittyvät projektin toteutukseen. Project team roles • Project manager • Design and implementation team leaders • Team members (desinger, implmentation team member, testing team member...) raportointivastuu

20. A Design Imple- mentation Testing Roll-out B C D Projektin osapuolet Vaihekohtainen organisointimalli. Erilliset tiimit ohjelmistoprojektin eri vaiheissa Management and leadership ‘visionaire’ Project Mgr. Stage planning and implementation - subprojects - mgmt and leadership Work Cells ‘lead by process owners’ P1 P2 P3 P4 P5 Individuals with work ownership and personal profile P1-P5=Processes to be implemented Esimerkki johtamisen tasoista ja organisoinnista. Esimerkkiorganisaatiotasot ja niiden mukaiset roolit löytyvät useista ohjelmistoprojekteista.

21. Projektin organisointimallit Toimintokohtainen organisointimalli. Erilliset tiimit. Osaprojektit. Budjetti/aikatauluvastuu PROGRAMME MANAGEMENT/PROGRAM OFFICE - Project management - Quality management - Cost /Schedule - Business case management performance control - Resource management - Status reporting - Change control - Risk management INFRASTRUCTURE - Development Environment - Functional Architect - Technical Architect - Development Environment - Functional Architect - Technical Architect - Data Architect - Database Administration - Standards and Procedures - Data Architect - Database Administration - Standards and Procedures APPLICATION System test and User design verification roll-out planning System test Business object Project execution class design organisation Project team training Construction and unit testing Technical and application architecture System roll-out design, construction and testing CHANGE MANAGEMENT Training: Human resource - Usability and assurance Training: Human resource - Usability and assurance - Training material creation - User procedure creation - Management commitment - Job desc.ription - Training material creation - User procedure creation - Management commitment - Job desc.ription - Leadership training - Change agent training - Communication - Measurement model - Leadership training - Change agent training - Communication - Measurement model

22. Rakennus Testaus Käyttöönotto Projektin organisointimallit Prosessiorganisaatio. Tässä mallissa toteutettavat liiketoimintaprosessit ymmärretään kokonaisuuksina siten, että toteutuksessa ei puhuta vain järjestelmän toteuttamisesta vaan myös kaikista muista tarvittavista osista, kuten manuaaliset prosessin osat, prosessiin liittyvä koulutus, manuaalit, käyttäjäproseduurit, prosessin mittarit jne. Tiimit toimivat itsenäisesti, mutta siirtyvät kunkin vaiheen vetäjän alaisuuteen elinkaaren mukaisesti. Budjetti/aikatauluvastuu Projektimanageri johtaa,visioi ja varmistaa menestystekijöiden olemassaolon. Projektin hallinta Osavaiheen vetäjät suunnittelevat ja toteuttavat vaiheen. Suunnittelu Prosessinomistajat varmistavat prosessin toimivuuden ja sisällön. Toteutettavat liiketoimintaprosessit Tiimit toteuttavat suunnitelmat tiimin vetäjän johdolla. Prosessi Raportti Testaus Online Host Rollout Yksilöt toimivat tiimeissä rooliensa ja henkilökohtaisten tavoitteidensa ohjaamina.

23. Projektin organisointimallit Prosessin toteuttaminen kokonaisuutena. Matriisiorganisaation edut – laadun omistaminen vaiheesta toiseen on tiimien vastuulla. Projektin vaiheet Rakennus Testaus Käyttöönotto Ylläpito Suunnittelu Prosessitiimi Budjetti- ja aikatauluvastuu Kirjanpitoprosessi Raporttitiimi Tiimit Järjestelmäkehitys Käyttäjäkoulutus Online-tiimi Helpit ja manuaalit Raportointi Host-tiimi Mittarit Help Desk Liittymät Laatuvastuu ja omistajuus Automaattinen prosessin osa Manuaalinen prosessin osa

24. Projektisuunnitelma • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet • Projektin elinkaari • Projektin osapuolet ja organisointimallit • Projektitiimien muodostaminen • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet • Kommunikaatiosuunnitelma

25. Teoriaa Projektinhallintaan liittyvää teoriaa – miten suunnittelet projektin ohjauksen? • Teoria X • Keskivertoihmisellä on synnynnäinen inho työtä kohtaan • Sen takia heitä täytyy pakottaa, määrätä ja kontrolloida • Ihmiset pyrkivät pakenemaan vastuuta • Teoria Y • Työ on yhtä luonnollista kuin lepo ja leikki • Pakottaminen ja kontrollointi eivät ole ainoita keinoja tehokkuuden saavuttamiseksi • Sitoutumiseen vaikuttaa palkinto, joka liittyy tehtävän suorittamiseen • Keskivertoihminen voi oppia kantamaan ja haluamaan lisää vastuuta • Monella ihmisellä on hyvä mielikuvitus ja luovuutta

26. Projektitiimien muodostaminen Projektitiimit ja niiden tehtävät kuvataan projektisuunnitelmassa. Projektitiimien muodostaminen on projektipäällikön tärkeä tehtävä, jossa pyritään löytämään paras mahdollinen miehitys tehtävän suorittamista varten. Tiimien rakenteeseen ja miehitykseen liittyviä kysymyksiä ovat mm.: • Mikä on kunkin tiimin jäsenen motivaatio? • Mikä on henkilöiden osaamisprofiili ja urakehityshistoria/tausta? • Haluaako henkilö kantaa vastuuta? • Mikä on kunkin henkilön sopivuus juuri suunniteltuun tiimiin? • Mitkä ovat ne tekijät ja ominaisuudet, jotka tekevät ko. tiimistä hyvän? • Miten arvioit tiimin jäsenten tulevan toimeen keskenään? Parhaassa tilanteessa jokaisen tiimin jokainen jäsen haluaa tehdä sitä työtä, mikä hänelle on projektissa suunniteltu – ”jokainen voittaa”.

27. Projektisuunnitelma • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet • Projektin elinkaari • Projektin osapuolet ja organisointimallit • Projektitiimien muodostaminen • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet • Kommunikaatiosuunnitelma

28. Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset • Henkilökohtaiset tavoitteet on johdettava projektille asetetuista odotuksista, koska tämä on ainut tapa varmistaa, että projektin jokaisen henkilön toiminta tukee yhteistä tavoitetta – projektin onnistumista. Projektin odotukset määrää yleensä projektin ohjausryhmä. Ohjausryhmän odotukset projektille voivat muodostua seuraavista osatekijöistä: • Työprosessin ja lopputuotteiden onnistuminen • Projektin lopputulos ja sen tuoma lisäarvo • Lopputuotteen tuki liiketoiminnalleja sen tulokselle Odotukset voidaan jakaa kahteen eri ulottuvuuteen: Ratkaisuun liittyvättekijät sekä tapaan liittyvät tekijät (miten ratkaisu saavutetaan). Tarkastelemalla molempia ulottuvuuksia saadaan parempi kuva kaikista odotuksista.

29. Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset Esimerkkinä henkilökohtaisten tavoitteiden luomisesta onoheinen malli, jota käytetään aluksi ohjausryhmän odotusten dokumentoinnissa. Tavoitteena on viedä ohjausryhmän odotukset jokaisen tiimin ja yksilön henkilökohtaisiin tavoitteisiin siten, että kaikki toiminta projektissa tähtää ohjausryhmän odotusten täyttämiseen. Määritä ja dokumentoi ohjausryhmän odotukset Määritä odotukset ja tavoitteet eri tiimeille Määritä odotukset ja tavoitteet yksilöille Pidä odotus/ tavoite keskustelut Tue yksiloitä, varmista menestys Pidä seuranta- keskustelut Jatkuva urakehitys- suunnittelu Accenture ExPECT –malli = Expectation, Planning, Execution, Checking and Tailoring

30. Projektisuunnitelma • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet • Projektin elinkaari • Projektin osapuolet ja organisointimallit • Projektitiimien muodostaminen • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet • Kommunikaatiosuunnitelma

31. Projekti XXX toteuttamisprojekti Henkilö Pia Norrila Vastuualue Vaiheesta vastaava projektipäällikkö Esimies/Ohjaaja Nora Vähävirta Päivämäärä 03.01.2002 Tarkistuspäivä-määrä 30.3.2002 (välitarkistus), 30.6. Global Assessment Tool Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - asettaminen Tavoitteiden asettaminen tehdään organisaatiossa ylhäältä alaspäin. Siinä jokainen esimiesasemassa oleva henkilö asettaa tavoitteet alaisilleen. Menestyksen luominen perustuu selkeään kommunikointiin.

32. HANKKEEN YLEISET TAVOITTEET JA PÄÄMÄÄRÄT: Parantaa yrityksen XX alueen liiketoiminnan kannattavuutta sekä kilpailukykyä: 1. ·Luomalla tehokkaammat ja laadukkaammat liiketoimintaprosessit 2. ·Parantamalla asiakaspalvelua laadukkaalla, visuaalisesti kehittyneellä sovellusratkaisulla ja käyttäjäympäristöllä, sekä korkealaatuisella käyttäjätuella 3. ·Parantamalla johdon informaation saamista 4. ·Lyhentämällä uusien tuotteiden ja niihin liittyvien toimintojen toteutusaikaa Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - ohjausryhmä Tavoitteiden asettaminen aloitetaan dokumentoimalla ohjausryhmän asettamat hankkeentavoitteet ja päämäärät. Nämä tavoitteet konkretisoidaan projektikohtaisesti tarkemmilla odotuksilla, jotka priorisoidaan (ks. seuraava sivu). Ohjausryhmä tulee muodostaa siten, että tärkeimmät sidosryhmät ovat edustettuina.

33. Odotus Paino Järjestelmän ja prosessien toimintavarmuus ja liiketoiminnan häiriötön jatkuvuus 5 Toiminnallisesti edistyksellinen, käyttäjäystävällinen ja tehokkaasti prosessia tukeva ratkaisu 5 Rakentamiskustannuksiltaan edullinen järjestelmäarkkitehtuuria hyödyntävä ratkaisu, johon ei toteuteta yhtään pakollista enempää muiden järjestelmien kanssa päällekkäisiä toimintoja 5 Aikataulun pitävyys (mutta ei lopputuloksen laadun ja toiminnallisuuden kustannuksella) 5 Hyvä tiimihenki ja työskentelyilmapiiri projektissa 4 Muutoksen hallinta ja business casen toteutuminen 4 Ulkopuolisten resurssien liiketoiminnallinen osaaminen 3 Ratkaisujen sopivuus tekniseen arkkitehtuurin 3 Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - odotukset

34. 1. Vaiheen testauksen toteuttaminen suunnitelman mukaisesti. Kaikkien testattavien osa-alueiden (liiketoiminta, liittymät) kattavan testauksen toteuttaminen siten, että tehdyt aikataulu- ja budjettitavoitteet saavutetaan. 2. Testauksen laatu. Testauksen toteuttaminen siten, että testatun järjestelmän, muiden vastaavien lopputuotteiden ja tukevien manuaalisten prosessien testauksen laatu on kiistatta erinomainen. 3. Projektiorganisaation, tukipalvelujen, linja-organisaation ja kaikkien liittymäosapuolten erinomainen työskentelyilmapiiri ja tehokas yhteistyö. Tavoitteena on varmistaa kaikkien sidosryhmien tietoisuus, hyväksyntä ja tuki tehdyille ratkaisuille koko projektin elinkaaren ajan. Case: Henkilökohtaiset tavoitteet - tiimit Projektille annetuista odotuksista johdetaan tavoitteet jokaiselle tiimille erikseen - tässä esimerkissä testaustiimille.

35. 4. Projektin kannustava ilmapiiri ja henkilöiden korkea motivaatio. Tavoitteena on ennen kaikkea varmistaa, että jokainen projektiin osallistuva henkilö on tehtävistään ja vastuistaan tietoinen ja motivoitunut tehtäväänsä. Jokaisen velvollisuus on osallistua ja kertoa omat ajatuksensa, huolensa ja mielipiteensä tehtävästä työstä ja kaikesta joka siihen liittyy – lähimmälle esimiehelle tai yhteisissä tilaisuuksissa. Kannustava ilmapiiri syntyy avoimuudesta, vastuuntunnosta ja rohkeudesta. 5. Avoimuus. Projektissa noudatetaan avointa kommunikaatiota kaikilla tasoilla. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tietoa jaetaan aktiivisesti ja sitä odotetaan kaikilta projektiin osallistuvilta. Kaikki projektiin osallistuvat tukevat omalla panoksellaan yhteistä päämäärää – menestystä. Erityisesti projektin johdon on työskenneltävä jatkuvasti avoimuuden puolesta kertomalla asioista positiivisessa hengessä, säilyttäen kosketus jokaiseen tiimin jäseneen. 6. Jatkuva kehittyminen – innovaatio. Menestys syntyy toiminnan jatkuvasta kehittämisestä. Jokaisen velvollisuutena on pyrkiä kehittämään omaa ja projektin toimintaa. Keskusteluun osallistuminen pitää perustua kehittämiskohteen tunnistamiseen, parannuksen vaikutuksen analysointiin ja ehdotuksen tekemiseen. Case: Henkilökohtaiset tavoitteet

36. 1. Vaiheen testauksen toteuttaminen aikataulussa ja budjetissa. Kaikkien testattavien osa-alueiden kattavan testauksen toteuttaminen siten, että: Tavoite 1: budjetin käytön tavoite on suunnitellun testauksen kontingenssin (10%) mukainen alitus. Tavoite 2: aikataulun osalta tavoitteena on valmistua kokonaisuudessaan testaussuunnitelman mukaisesti, mahdollisuuksien mukaan 2 viikkoa aikaisemmin kuin on suunniteltu. Tavoite 3: aikataulun hallintaan on kiinnitettävä erityistä huomioita. Aikarajat täytyy ennakoita ja huomioida suunnitelmissa ja ehdotettavissa toimenpiteissä. Tavoitteena on, että yhtään yllätystä ei synny, vaan mahdolliset myöhästymiset kyetään kertomaan etukäteen projektimanagerien kokouksissa. Case: Henkilökohtaiset tavoitteet – tiimin jäsenet Tiimille asetetut tavoitteet puretaan jokaiselle tiimin jäsenelle henkilökohtaisiksi tavoitteiksi – ensin tiimin vetäjälle, sitten tiimin vetäjän toimesta hänen suorille alaisilleen jne. Henkilökohtaiset tavoitteet koostuvat edelleen samoista osista kuin tiimin tavoitteet.

37. 2. Testauksen laatu. Testauksen toteuttaminen siten, että testatun järjestelmän, muiden lopputuotteiden ja tukevien manuaalisten prosessien testauksen laatu on kiistatta erinomainen. Tavoite 1: laatustandardien mukainen dokumentointi ja projektin läpivienti. Tavoite 2: ei merkittäviä huomautuksia laadunvarmistuksessa. Tavoite 3: testauksen laatu todetaan käyttäjien tekemässä “Business Capability Testissä” erinomaiseksi. Tavoite 4: järjestelmän käytettävyys, vasteajat ja luotettavuus tuotannossa on erinomainen. Sama todetaan tuotantoonoton jälkeisen ylläpidon hallittavuutena. Case: Henkilökohtaiset tavoitteet

38. 3. Projektiorganisaation, tukipalvelujen, linja-organisaation ja kaikkien liittymäosapuolten erinomainen yhteistyö. Tavoite 1: kaikki henkilöt ja sidosryhmät tietävät koko ajan mitä tapahtuu, kommunikointi osapuolille tehdään hyvissä ajoin etukäteen. Tavoite 2: jokaiselle liittymälle tehdään hyväksytty testaussuunnitelma ja –aikataulu jo suunnitteluvaiheessa. Tavoite 3: tavoitteena on saavuttaa kiistaton epäformaali ja formaali hyväksyntä testauksen kaikille lopputuotteille. Formaalia hyväksyntää varten tehdään sitä tukeva dokumentaatio ja proseduuri. 4. Projektissa työskentevien motivaation varmistaminen. Tavoite 1: varmista jatkuvasti, että jokainen projektiin osallistuva henkilö on tehtävistään ja vastuistaan tietoinen ja motivoitunut tehtäväänsä. Tavoite 2: kuuntele alaisiasi ja heidän viestejään. Tunne kaikki alaisesi henkilökohtaisesti. Tavoite 3: kerro havaintosi johtotyöryhmälle ja osallistu aktiivisesti motivaation kehittämiseen projektissa. Tavoite 4: henkilökohtaiset tavoitteet on dokumentoitava ja keskusteltava tiimin jäsenten kanssa määräpäivään mennessä. Case: Henkilökohtaiset tavoitteet

39. 5. Avoimuus. Tavoite 1: dokumentoi ja jaa kaikki tieto. Kukaan ei saa olla korvaamaton jakamattoman tiedon ansiosta. Tavoite 2: työskentele jatkuvasti avoimuuden puolesta kertomalla asioista positiivisessa hengessä, säilyttäen kosketus jokaiseen tiimin jäseneen. Tavoite 3: tee itsesi tunnetuksi alaistesi keskuudessa. Pane itsesi likoon! 6. Jatkuva kehittyminen. Tavoite 1: tunnista kehityskohteita, innovoi ja esitä analyysi ehdotuksista perusteluineen. Tavoite 2: kannusta ja ohjaa alaisiasi jatkuvaan toiminnan kehittämiseen. Case: Henkilökohtaiset tavoitteet Lyhyen tähtäimen tärkeät asiat: 1) Nopea prosessityöryhmien työn käynnistäminen ja koko projektitiimin saaminen työskentelemään yhteisen tavoitteen hyväksi 2) Tue kaikkia johtotyöryhmän nuorempia jäseniä toiminnan käynnistämisessä 3) Ole edelleen aktiivinen, ehdota toimenpiteitä ja parannuksia 4) Jatka ilmapiirin kohottamista ja menestyksen perustan luomista

40. Projektisuunnitelma • Projektisuunnitelman sisältö ja rakenne • Projektisuunnitelman lähtökohdat ja tavoitteet • Projektin elinkaari • Projektin osapuolet ja organisointimallit • Projektitiimien muodostaminen • Henkilökohtaiset tavoitteet ja odotukset • CASE: Henkilökohtaiset tavoitteet • Kommunikaatiosuunnitelma

41. Kommunikaatiosuunnitelma Kommunikaatio muodostaa suuren osan projektipäällikön työstä. Se on myös yksittäisistä tehtävistä tärkeimpiä, koska sen avulla projekti sekä toimii suunnitelman mukaisesti (sisäisesti) että liittyy ympäristöönsä. Kommunikaation epäonnistumisella voidaan vaarantaa hyvänkin hankkeen tulevaisuus. Kommunikaation vaatimus syntyy esim. seuraavista syistä: • Projektin tilaaja haluaa tietää projektista • Projektin sidosryhmät haluavat tietää projektista • Monitoimittajaprojektien koordinointi • Liittymäjärjestelmien työn koordinointi • Projektissa toimiva henkilöstö haluaa tietää missä mennään ja mitä on tulossa • Avoin kommunikaatio johtamiskulttuurin osana

42. Kommunikaatiosuunnitelma Projektin johto voi kommunikoinnin avulla: • Vahvistaa projektin vision ja tavoitteiden ymmärtämistä • Tukea projektin hyväksyntää ja omistajuutta tilaajaorganisaation piirissä – johdon ja henkilöstön • Parantaa moraalia erityisesti liittyen projektissa tapahtuviin muutoksiin luomalla yhteistyön ilmapiiri avoimella kommunikaatiolla • Varmistaa informaation oikeellisuus ja oikea-aikaisuus koskien projektiin liittyvää tiedottamista Hyötyjen saavuttamiseksi kommunikaatiosuunnitelman pitää: • Sisältää selkeä tavoitemäärittely • Tunnistaa eri ryhmät ja analysoida niiden tarpeet • Määrittää lähetettävät sanomat • Arvioida ja määrittää tehokkain kanava kullekin viestille ja yleisölle • Arvioida kustannukset ja hyödyt liittyen viesteihin ja kommunikaatioon

43. Projektisuunnitelma osuus – kertaus • Opiskelijalla tulisi olla hyvä kuva siitä • mitä projektisuunnitelma sisältää - rakenne • mitä projektin perustamiseen liittyy – erityisesti henkilöstö Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Projekti Tuki ja / tai linja-organisaatio Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi ohjaus