Hantering av inresande utbytesstudenter, Ladok3 och NyA

1. Hantering av inresande utbytesstudenter, Ladok3 och NyA Nuak 27 september 2012

2. Ladok3 - remiss • PM Införande av Ladok3 • -Remitterat till samtliga konsortiemedlemmar och övriga utpekade mottagare. Sista svarsdag 3 oktober.

3. Fyra införandesteg Steg tre Examen + Resultat + Studiedeltagande rör större delen av användarna och påverkar arbetet med antagning i Ladok och NyA.

4. Tidplan för införande, enligt förslag • Lärosätenas produktionssättningar kommer att serieläggas och exakt tidpunkt planeras i samråd med respektive lärosäte, med start enligt tabell ovan.

5. Hantera ansökan och anta student i Ladok3 Systemstöd tillhandahålls (enligt Övergripande kravspecifikation del 2) för att i Ladok3: • hantera uppgifter om studiefinansiering • hantera uppgifter om handledare • hantera information om studieavgift • skapa underlag för ansökan och antagning på alla nivåer och alla typer av utbildningstillfällen, t.ex. tillhandahålla meriter, ansökan till senare del av program, utbytesstudier • ta emot antagningsresultat

6. Ansökan/antagning i Ladok3 • Det gemensamma målet för • Ladok3- projektet och VHS är att all ansökan/antagning ska • hanteras i ett och samma system. Dubbelfunktionalitet ska undvikas.

7. Antagning i Ladok Nouveau Dagens Ladok har funktionalitet för etablering och antagning och används av de flesta lärosäten för t.ex. • Hantering av in/utresande avtalsstudenter • Antagning till uppdragsutbildning • Antagning till Forskarutbildning • Antagning till senare del av program • Uppflyttning av programstudenter • Ytterligare delar av antagningsprocessen som inte stöds av antagningssystemet?

8. Dagsläget Samarbete och gemensamma projekt mellan Ladok och NyA har påbörjats: • Gemensamma projekt • Onlineöverföringar (uppstart) Exempel på andra initiativ: • Linnéuniversitetets hantering av inresande utbytesstudenter

9. Antagning av utbytesstudenter i NyA

10. Grundprinciper Antagningsomgång för utbytesstudenter VT13: USV13 Deltagande lärosäten: KAU, HH och LNU Takstrykning: 30 hp Urvalsprincip: Löpande antagning (urval tidigt, sedan efterplacering) Efterplacering två ggr i veckan (tisdag och torsdag kväll)

11. Flödesbeskrivning för LNU 1. Nominering: Avdelningen för internationella relationer, IR, tar emot nominerade studenter från utbyteslärosäte och skickar instruktioner angående anmälan till studenter 2. Anmälan: Studenterna gör anmälan via webbanmälan (Interbas). Merithandlingar laddas upp med anmälan. Söktillfällen finns på lnu.se (genereras via utbildningsdatabas (Kursinfo)) 3. Studievägledning: Löpande kommunikation och studievägledning med studenten under sökprocessen 4.Anmälan till antagningen: IR skickar anmälan (som bifogad pdf) till antagningen på speciell funktionsmail

12. 5. Inhämtning och koppling: kurstillfällen (anmälningskoder: Uxxxx) hämtas till NyA från utbildningsdatabas av antagningen. Genomgång av kurstillfällen • 6. Antagningstal: antagningen efterfrågar efterantagningstal från institutionerna. Institutionerna matar in efterantagningstal direkt in i NyA • 7. Etablering i NyA: antagningen etablerar studenterna i NyA och lägger in sökta utbildningar i NyA • 8. Ansökan till Strömsund: antagningen skickar ansökan och samtliga dokument till Strömsund • 9. Granskning och antagning: antagningen granskar och antar löpande studenter i NyA (efterantagning/efterplaceringar)

13. 10.Etablering i Ladok: antagningen etablerar studenterna samt utbytet i Ladok baserat på excellista från Interbas (SA05) • 11.Överföring från NyA till Ladok: överföring sker löpande (e-post till institutionerna med antagna och reservplacerade) • 12. Besked angående inställda kurser: Utskick till institutionerna efter sista anmälningsdag (15 april och 15 okt) angående besked om vilka kurstillfällen som ställs in • 13.Utskick av antagningsbesked: till studenterna efter att antagningen löpande skickat listor med vilka som är antagna till heltidsstudier. Övriga studievägleds igen

14. Fördelar • Högre rättssäkerhet med en begriplig antagningsprocess • Process när det gäller ansökan, antagning, reservkallning, stäng för sen anmälan osv. för utbytesstudenter blir mer lik motsvarande process för övriga grupper studenter • Möjligt att ha reservlistor i Ladok för utbytesstudenter • Institutionspersonal får större möjlighet att löpande följa statistik samt studentärenden via NyA (expertklient/institutionswebben) för utbytesstudenter • Enklare att ha fler personer inblandade i granskningsprocessen – minskad sårbarhet • Utvecklad funktionalitet i NyA och Ladok möjliggörs på sikt!

15. Problemområden • Manuell inmatning av anmälningar, tidskrävande (självvalt) • Viss dubbelhantering, etablering både i Ladok och NyA • Vid reservantagning i Ladok på kurstillfällen för utbytesstudenter läggs villkor om studieavgiftsskyldighet vilket förhindrar registrering. Innebär manuell hantering med att lägga avgiftsbefriad. • För kurstillfällen där man valt ej grundläggande behörighet följer ej undantag med vid överföring till Ladok • Tekniskt strul – efterplaceringsbatchar som ej rullar

16. Övriga önskemål om utvecklig Exchangestudent.se? Nationell webbplats där utbytesstudenterna kan göra anmälningar Etablering av utbytesstudier i NyA Gemensamma lärosäteskoder nödvändigt?)

17. Vill ni vara med?

18. Onlineöverföringar • Gemensamt projekt mellan Ladok och Nya • Med målsättning att ersätta batcharna från NyA till Ladok • Snabbare och regelbunden överföring av • Katalogdata (anmälningsalternativ etc) • Urvalsresultat • Enklare för Produktionsansvarig på lärosätet: EN publicering per antagningsomgång