Tirons nous parti des possibilit s d approvisionnement strat gique
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Tirons-nous parti des possibilités d’approvisionnement stratégique?. Marché éducationnel collaboratif de l’Ontario (MECO) - Stephen Whittaker Regroupement des gestionnaires d’approvisionnement des universités québécoises (RGAUQ) - Denys Bussières Interuniversity Services Inc.- Julie Nielsen.

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Presentation Transcript


Tirons nous parti des possibilit s d approvisionnement strat gique

Tirons-nous parti des possibilités d’approvisionnement stratégique?

  • Marché éducationnel collaboratif de l’Ontario (MECO) - Stephen Whittaker

  • Regroupement des gestionnaires d’approvisionnement des universités québécoises (RGAUQ) - Denys Bussières

  • Interuniversity Services Inc.- Julie Nielsen


Tirons nous parti des possibilit s d approvisionnement strat gique

Association canadienne du personnel administratif universitaire 17 juin 2008Stephen Whittaker, chef de l’exploitation


Tat actuel de l approvisionnement ou sour age strat gique

État actuel de l’approvisionnement, ou sourçage, stratégique

  • Au sein des établissements

    • Contrôle réparti vs. centralisé

    • Liberté universitaire

      • Stratégique vs. non stratégique?

      • Application « sans nuance »?

  • Entre établissements

    • Nombreux exemples de réussite :

      • Universités : OUPMA, UPG, ++

      • Collèges : plus de 10 groupes d’achats régionaux en Ontario

      • Commissions scolaires : Catholic School Board Services Association

        • Services publics, avantages sociaux des employés, TI, services financiers, ++ pour près de 50 commissions scolaires


Que faut il

Que faut-il…

  • Poursuivre l’excellent travail de collaboration qui se fait à l’heure actuelle

    • Plus de catégories de dépenses

    • Plus de participants

  • Tirer parti de l’expertise dans diverses catégories pour augmenter la valeur offerte

  • Faciliter l’accès aux contrats par les utilisateurs

  • Mesurer le rendement – démontrer la valeur auprès de tous les groupes visés, favoriser les appuis et stimuler la participation


Avantages possibles

Avantages possibles…

  • Meilleures offres visant davantage de produits et services

  • Qualité supérieure, meilleur service

  • Plus d’économies concrètes puisque plus de personnes utilisent les contrats

  • Bassin de fournisseurs restreint – moins grande prolifération de fournisseurs

  • Approvisionnement électronique – automatisation des processus, de l’approvisionnement jusqu’au paiement

  • Rapports granulaires – qui consacre des dépenses à quoi, auprès de qui?


Tirons nous parti des possibilit s d approvisionnement strat gique

Analyse des dépenses – 9 des 116 établissements ontariens(représentent environ 25 % des 4,4 milliards de dollars consacrés à ce secteur)

Dépenses totales en achats

Dépenses intouchables1

Total des dépenses d’achats offrant une marge de manoeuvre

Dépenses offrant un certain potentiel

Catégories

de dépenses

offrant le plus

de potentiel

Dépenses annuelles en achats

Année financière 2005

Millions de dollars

  • 7 catégories, p. ex. construction de bâtiments, etc.

  • 53 autres catégories propices au sourçage

1 443 $

375 $

  • 12 catégories à fort potentiel :

    • Achat par tous les établissements

    • Fort potentiel d’économies

    • Sources communes d’approvisionnement

    • Relativement facile de réaliser des économies

1 068 $

675 $

393 $

1Inclut les catégories Construction de bâtiments, Services d’ingénierie et d’architecture, Installations – rénovation, améliorations, Installations – espace, Installations – Services publics, Équipement et fournitures générales du secteur public, et Autres dépenses personnelles

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Tirons nous parti des possibilit s d approvisionnement strat gique

Dépenses normalisées excluant les dépenses non récurrentes Résultat : possibilités de dépenses de base de l’ordre de 351 M$…

Dépenses de base ajustées et estimation des économies

...et des économies possibles de l’ordre de 35 à 56 M$

Note : Les économies projetées peuvent varier d’un établissement à l’autre; les économies sont estimées pour la période de mise en œuvre du MECO, soit 5 ans, lorsque tous les contrats suggérés auront été normalisés.

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Extrapolation

Extrapolation…

  • Estimation plus modeste des économies, de 4 à 12 % pour :

    • 65 catégories de dépenses

    • 116 établissements en Ontario

  • Économies annuelles possibles = de 132 à 396 millions de dollars par année

  • Cible du MECO = 375 millions de dollars sur 5 ans


Tirons nous parti des possibilit s d approvisionnement strat gique

Économies associées au sourçage stratégique dans le secteur universitaire*toutes les données sont en millions de dollars

À titre indicatif

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Mission du meco en mati re de sour age strat gique

Mission du MECO en matière de sourçage stratégique

  • Générer une valeur commerciale mesurable par la création d’une organisation accessible offrant des services professionnels centralisés, qui optimise les avantages financiers et non financiers de relations avec des tiers

  • Établir des liens de « conseiller de confiance » avec les établissements, axés sur la transparence et un travail de collaboration constant dans le but de donner des résultats mesurables

  • 3. Fournir soutien, formation et assistance aux établissements qui cherchent à parfaire les compétences du personnel responsable du sourçage et de l’approvisionnement

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Gammes de services propositions de valeur exceptionnelle

Gammes de services Propositions de valeur exceptionnelle

Accès à une veille stratégique pour les achats non disponible auparavant, qui s’appuie sur des faits et mesure les coûts directs… s’adresse aux établissements dans leur ensemble, à un sous-secteur, à un groupe d’établissements et à des établissements ciblés… afin d’appuyer les décisions de gestion et les négociations avec les fournisseurs; les économies d’échelle et notre pouvoir d’achat nous permettent de recourir à des services d’analyse qu’aucun établissement ne pourrait s’offrir individuellement

Veille stratégique

Offre sans frais annuels, sans frais d’utilisation, sans frais d’entretien – accès inégalé à de nombreux fournisseurs, fonctions haut de gamme, mécanismes d’achat, de réception et de paiement, prix réduits (grâce à l’efficacité accrue, chez les fournisseurs, et à une plus forte concurrence)

Marché électronique

Ensemble d’offres de services propres au secteur, conçues pour le secteur et régies par le secteur, qui placent incontestablement les intérêts des établissements et du milieu de l’enseignement supérieur au premier plan

Sourçage stratégique

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Mise en uvre des gammes de services

Mise en œuvre des gammes de services

Stratégie de mise en oeuvre des gammes de services du MECO

Veille stratégique

Recueillir

Planifier

Recueillir et tirer parti

Sourçage stratégique A 

Démarrer

Activités de sourçage menées par les établ.

Sourçage stratégique B 

Démarrer

Activités de sourçage menées par le MECO

Transition vers autofinancement

Marché électronique

Déployer

Déployer

Construire

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D ploiement du sour age strat gique

Déploiement du sourçage stratégique

En mai 2008, l’équipe de sourçage stratégique du MECO a commencé à créer des contrats communs pour le marché électronique et à coordonner des projets propres à un secteur ou visant plusieurs établissements.

On a recours à un processus décisionnel axé sur la collaboration pour sélectionner les fournisseurs afin d’augmenter la qualité des biens et des services tout en optimisant les ressources.

Au cours des cinq premières années, l’équipe de sourçage stratégique travaillera avec des professionnels de l’approvisionnement du milieu afin de préparer 100 contrats communs.

Les établissements et MECO se partageront les économies tirées de l’impartition stratégique; 75 % des économies iront aux établissements, 25 % iront au MECO.

Les fournisseurs récupéreront la portion des économies du MECO par l’application d’une prime sur les prix consentis aux établissements et le versement sous forme de rabais.


D fis

Défis…

  • Définir des balises pour mesurer les avantages économiques

  • Ressources humaines

  • Gestion du changement

    • Résistance dans les commissions scolaires, collèges et universités (CCU)

      • Capacité limitée d’influencer l’adoption par les utilisateurs

      • Voir au-delà du gain à court terme

    • Fournisseurs

      • Fragmentation leur était peut-être profitable

      • Crainte de perdre de gros joueurs

      • Besoin de rassurer :

        • Choix des fournisseurs demeure une décision locale

        • Possibilités de croissance du marché au-delà des CCU

        • Processus d’appels d’offres électroniques conduiront à un nombre accru de possibilités d’appels d’offres

        • Transparence accrue dans l’attribution des contrats

        • Dans d’autres contextes, les PME ont clairement bénéficié de ce type de système – les bénéfices dépassent les coûts


Prochaines tapes

Prochaines étapes

  • Sourçage stratégique :

    • Mise au point de la charte de projet

    • Consultations en cours auprès des CCU et d’autres intervenants

    • Démarrage du projet pilote d’ici le mois d’août

    • Prochains services « sur la piste de décollage » pour septembre

    • Recrutement en cours

  • Marché électronique :

    • Début des préparatifs en juillet 2008

    • Déploiement et lancement

      • Bureau modèle d’ici janvier 2009

      • 10 CCU d’ici juin 2009

      • 32 CCU d’ici juin 2010

      • Prendre un temps d’arrêt, comptabiliser, procéder au déploiement dans le reste du secteur


Conseil d administration du meco

Conseil d’administration du MECO

Indépendants :

  • Georgina Steinsky-Schwartz (présidente et chef de la direction, Imagine Canada)

  • Lawrence Loop (VP, approvisionnement mondial, Financière Manuvie)

    Ministères ontariens :

  • Nancy Naylor (sous-ministre adjointe, ministère de l’Éducation)

  • Janet Mason (sous-ministre adjointe, ministère de la Formation et des Collèges et Universités)

  • Dan Wright (sous-ministre adjoint, AchatsOntario, secrétariat, ministère des Finances)

    Universités :

  • Gary Brewer (vice-recteur, finances et administration, York U)

  • Victor Simon (vice-recteur, ressources, U d’Ottawa)

    Commissions scolaires :

  • John Sabo (directeur adjoint, Services aux entreprises, et trésorier, York Catholic District School Board)

  • Carol McAulay (surintendante, Services commerciaux et TI, Simcoe County District School Board)

    Collèges :

  • Rani Dhaliwal (vice-rectrice, finances et services administratifs, Humber College)

  • Brandon Lander (vice-recteur, administration, Georgian College)


Tirons nous parti des possibilit s d approvisionnement strat gique

Merci!

Stephen Whittaker

[email protected]

www.oecm.ca


Regroupement des gestionnaires d approvisionnement des universit s qu b coises

Regroupement des gestionnaires d’approvisionnement des universités québécoises

(RGAUQ)

Denys Bussières


Rgauq 2006 2007

RGAUQ(2006-2007)


Rgauq

RGAUQ

Créé en 1978

Représente 20 établissements du milieu de l’enseignement supérieur au Québec

Rencontres trimestrielles

Colloques réunissant tout le personnel du secteur de l’approvisionnement aux deux ans


Raison d tre

Raison d’être

Profiter d’un pouvoir d’achat collectif

Partager des pratiques d’approvisionnement et voir, dans la mesure du possible, à les uniformiser

Représenter la fonction approvisionnement des établissements universitaires québécois auprès des acteurs économiques de la province et du pays


Moyens d action

Moyens d’action

Rencontres régulières des responsables de l’approvisionnement

Mise en place de groupements d’achats pour des produits et services divers

Mise à jour d’une banque de devis, d’appels d’offres et de contrats

Rencontres sur des sujets spécifiques

Organisation occasionnelle de colloques où les acheteurs de l’ensembles des établissements sont conviés

Rédaction d’un rapport annuel des activités du RGAUQ

Participation à des regroupements d’achats, p. ex., ACPAU, OUPMA, etc.)


Moyens d action suite

Moyens d’action (suite)

Représentation du RGAUQ auprès d’organismes gouvernementaux

Établissement de processus d’approvisionnement uniformes pour les achats de groupe

Maintien de conditions contractuelles communes applicables à l’ensemble des établissements et discussion autour d’autres processus pouvant être normalisés


Quelques chiffres au sujet du rgauq

Quelques chiffres au sujet du RGAUQ

24 contrats

Volume de transactions :17 millions de dollars

Estimation des économies : 3,3 millions de dollars

Pourcentage d’économies : 19 %


D fi pour l avenir

Défi pour l’avenir

  • Travail fait par des bénévoles

    • Coupures budgétaires

    • Rotation du personnel

  • Régionalisation des groupes d’achats


  • Questions

    Questions


    Interuniversity services inc

    Interuniversity Services Inc.


    Www interuniversity ns ca

    www.interuniversity.ns.ca

    • ISI a été institué en 1984, par quatre universités de Halifax.

    • Il y a maintenant 19 établissements membres, tous situés dans les provinces de l’Atlantique.

    • Le directeur général d’ISI relève d’un conseil d’administration.

    • Le conseil d’administration comprend un représentant de chaque établissement membre, habituellement un haut dirigeant du secteur de l’administration.


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    www.interuniversity.ns.ca

    Vision

    Être un modèle de coopération universitaire.


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    Mission

    Cerner et promouvoir des occasions pour les membres de se procurer des biens et des services à valeur ajoutée et à moindre coût.


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    Activité fondamentale

    L’activité fondamentale d’ISI est la gestion de l’approvisionnement et des services, ce qui englobe la passation de contrats, la consultation, la gestion du risque et la facilitation.


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    • Services de gestion de contrats et de projets

    • Gestion du risque

    • Services techniques

    • Formation

    • Facilitation

    • Administration


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    Services de gestion de contrats et de projets

    • Coordonner les contrats de produits et de services

    • Administrateurs de contrats pour +50 ententes

    • Coordonner les activités du comité de gestion des approvisionnements

    • Participer, à titre de membre, au Comité national des approvisionnements de l’ACPAU

    • Présider le groupe de travail spécial de l’ACPAU sur les douanes

    • Services d’administration des contrats de déménagement et de relogement de l’ACPAU

    • Consultation


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    Gestion du risque

    • Atelier annuel sur la gestion du risque

    • Liaison avec CURIE

    • Logiciel de gestion du risque de la société BishopPhillips

    • Membre de divers groupes et associations s’intéressant à la gestion du risque


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    Services techniques

    • Fournir à temps plein un service professionnel de réparation et d’entretien de l’équipement scientifique

    • Clientèle regroupe les établissements membres, des hôpitaux, le Conseil national de recherches, des clients privés et des entreprises


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    www.interuniversity.ns.ca

    Formation et facilitation

    • Gestion de l’approvisionnement

    • Gestion du risque

    • Colloques sur les HR

    • Certificat de perfectionnement des compétences en gestion pour les professionnels des universités et des collèges

    • Formation de directeurs de département


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    Services administratifs

    • Groupes Listserv pour l’approvisionnement, les RH, la gestion du risque, la gestion des installations

    • Organisation de réunions, de conférences, de congrès

    • Tenue de dossiers financiers, analyse, rapports


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    Services de gestion de contrats et de projets

    Principales activités :

    • Rédaction de documents : demandes de prix, demandes d’information, demandes de proposition, demandes d’expression d’intérêt, soumissions

    • Négociation de contrats, d’ententes de niveau de service, de protocoles d’entente

    • Consultation au sujet de politiques, évaluation de processus, comptes rendus

    • Recherche

    • En réseau avec d’autres établissements au Canada


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    Utilisateurs fréquents

    • Personnel responsable de la gestion de l’approvisionnement

      • Comité de gestion de l’approvisionnement

    • Installations

      • Groupe des utilisateurs de carburant

    • Bibliothèques

      • Council of Atlantic University Libraries (CAUL)

      • Novanet


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    Comité national des approvisionnements

    • Contrats nationaux de l’ACPAU – Location de voitures, messagerie, dédouanement, hôtels, déménagement, bavards magnétiques

    • Congrès de l’ACPAU

    • Contribution à la revue Gestion universitaire

    • Groupe de travail spécial sur les douanes travaillant à la rédaction d’un guide de la douane en collaboration avec KPMG

    • Consultation auprès de la FCI au sujet des politiques relatives aux subventions


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    Universitaires et chercheurs

    • Possibilité d’achat de volume

    • Modèles de documents et obtention de documents à jour auprès d’autres établissements

    • Consultation au sujet de l’évaluation et comptes rendus


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    Installations, exploitation, administration

    • Contrats existants

    • Modèles de documents et obtention de documents auprès d’autres établissements

    • Présentations données par les fournisseurs

    • Consultation


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    Approvisionnement :

    • Comité de gestion de l’approvisionnement

    • Comité national des approvisionnements de l’ACPAU

    • Partenariats – Douanes

    • Contrats – Achats de volume

    • Politiques

    • Modèles de documents

    • Consultation


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    Interuniversity Services Inc.

    La coopération,

    ça fonctionne!


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