Simulación del manejo de la Triple Limitación en la ejecución del proyecto

1. Simulación del manejo de la Triple Limitación en la ejecución del proyecto José D. Esterkin, PMP IAAP, Director General

2. Objetivos de esta simulación • Simular cómo se manejan los desvíos en el alcance del proyecto manteniendo lo acordado en la triple limitación. • Hacer conocer los detalles de la problemática de la ejecución de un proyecto. • Mostrar qué estrategias de negociación utilizar para cumplir lo pactado con los patrocinadores del proyecto.

3. Dinámica de esta simulación • Descripción del proyecto “Arte y Luz San Pablo 2008”. • División por grupos, uno de los grupos será el grupo de patrocinadores del proyecto. El resto de los grupos competirán entre ellos. • Se presentarán las métricas de satisfacción del cliente. Cinco métricas serán publicadas, cinco métricas estarán ocultas. • Surgirán issues en la ejecución del proyecto. • Los grupos deberán solucionarlos y negociar con los patrocinadores. • Se asignará un puntaje a cada solución de acuerdo a las métricas de satisfacción. • Se analizarán conclusiones y lecciones aprendidas.

4. “Arte y Luz San Pablo 2008” Resumen del proyecto: • “Arte y Luz San Pablo 2008” es una exposición de obras de artistas plásticos brasileños, abierta al público en general. Las obras describen escenas cotidianas de la Ciudad de San Pablo. • Fecha de comienzo del proyecto: lunes 22 de septiembre de 2008. Duración: 12 semanas. • Fechas del evento: 11-12-13-14 de diciembre de 2008. • Patrocinadores: • Diferentes funcionarios de la Prefeitura de San Pablo. • Ministerio de Educación de Brasil. • Gobernador de la Ciudad de San Pablo. • Jefe de Policía. • Jefe de Seguridad de la ciudad.

5. “Arte y Luz San Pablo 2008” Objetivos del proyecto: • Promover el arte y la cultura brasileños en la Ciudad de San Pablo. • Fortalecer la imagen cosmopolita y atractiva para el mundo de la Ciudad de San Pablo. • Dar un regalo cultural a todos los habitantes de la ciudad, sin costo y en forma cómoda y accesible.

6. “Arte y Luz San Pablo 2008” Entregables del proyecto: • Salón de la exposición apto para la muestra de arte. • Obras de arte seleccionadas y en condiciones. • Presencia de la comunidad artística de San Pablo. • Presencia de la comunidad diplomática internacional residente en San Pablo. • Presencia de alumnos de colegios primarios y secundarios de la ciudad. • Cobertura periodística de la exposición.

7. La Triple Limitación Tiempo $ ! Presupuesto Calidad

8. Problemas típicos en la ejecución • “El alcance de los proyectos que implementamos crece desmesuradamente”. • “No usamos una lista o bitácora de issues del proyecto”. • “Las reuniones de estado del proyecto duran horas y no sirven para nada”. • “El Plan del Proyecto está bien hecho, pero a medida que avanza el proyecto se torna obsoleto y no se usa”.

9. ¿Cómo se ve nuestro proyecto? Cambios al Alcance A A’ Alcance Original Alcance Final

10. La administración del alcance Tareas del Cronograma P1 P2 Excepciones T0 T1 Final del Proyecto Desvíos ......... Período de Control Correcciones al Cronograma

11. “Arte y Luz San Pablo 2008” Presentación de las métricas (5) de satisfacción del cliente: • TIEMPO: el proyecto debe ser terminado un día antes de la exposición. Esto no es negociable ya que la exposición no se podrá postergar. • PRESUPUESTO: la Prefeitura de SP no quiere pasarse del presupuesto asignado, 0% de desvío es considerado excelente, 1% - 5% muy bueno, 6% - 15% regular, 16%+ malo.

12. “Arte y Luz San Pablo 2008” Presentación de las métricas de satisfacción del cliente (cont.): • CALIDAD: el nivel de calidad del evento debe ser más alto que los eventos estándar de la Prefeitura. Habrá bebida y comida gratis en el evento, pero esto no es considerado como un factor importante por los patrocinadores. Factores de calidad a ser tenidos en cuenta: contenidos explicativos de las obras, participación de los artistas interactuando con el público, limpieza del salón de la exposición, iluminación, aire acondicionado, limpieza y calidad de los baños.

13. “Arte y Luz San Pablo 2008” Presentación de las métricas de satisfacción del cliente (cont.): SEGURIDAD: deben ser cumplidos los patrones de seguridad para eventos públicos que son estándar en la Prefeitura de SP. CONTRATACIONES: todas las personas involucradas en el evento deben estar contratadas según lo que dicta la ley y remuneradas correspondientemente a sus funciones.

14. ¿Qué es la negociación? Es un proceso en donde: • Existen dos posiciones diferentes sobre un mismo asunto. • Existen diferentes intereses. • Las dos partes quieren llegar a un acuerdo, se comunican. • Para ello se intercambian ofertas y concesiones.

15. ¿Qué es un juego de suma cero? • Hay un pozo común, cada participante busca ganar lo máximo posible del pozo. • Lo que gana uno, no lo ganan los demás. Lo que ganás, se lo estás sacando a otro. • Ejemplos de juegos de suma cero: • Poker, Lotería. • Tirar una moneda y apostar. • Ingreso a Universidad X con 100 vacantes para 500 aspirantes. • ¿El examen PMP es un juego de suma cero?

16. Resultado de una negociación • 0 = cero satisfacción. • 5 = satisfacción máxima. • Juego de suma cero: pozo fijo a dividir. No existe Ganar-Ganar. • Objetivo: creatividad para entrar al terreno Ganar-Ganar. • Negociación Competitiva: sólo Perder-Perder o Suma Cero. • Negociación Colaborativa: todo el cuadrado. Ganar - Ganar 0 1 2 3 4 5 Juego de Suma Cero La satisfacción de la contraparte Perder-Perder 0 1 2 3 4 5 Tu satisfacción con los resultados

17. Las dos direcciones VENDEDOR Punto de Comienzo $170.000 Punto de Abandono $90.000 Meta $150.000 Zona de Acuerdo Punto de Comienzo $100.000 Meta $140.000 Punto de Abandono $180.000 COMPRADOR • El Vendedor quiere vender una casa por $150.000, comienza pidiendo $170.000 y abandona la negociación en $90.000. • El Comprador quiere comprarla por $140.000, comienza ofreciendo $100.000 y abandona la negociación en $180.000.

18. No hay zona de acuerdo VENDEDOR Punto de Abandono $150.000 Meta $180.000 Punto de Comienzo $200.000 Punto de Comienzo $90.000 Meta $110.000 Punto de Abandono $120.000 COMPRADOR • El Vendedor quiere vender una casa por $180.000, comienza pidiendo $200.000 y abandona la negociación en $150.000. • El Comprador quiere comprarla por $110.000, comienza ofreciendo $90.000 y abandona la negociación en $120.000.

19. “Arte y Luz San Pablo 2008” • Los grupos analizan nuevamente el Acta de Proyecto. • Los grupos analizan las métricas de satisfacción del cliente. • Los grupos deciden cómo van a solucionar futuros issues y cómo van a negociar con los patrocinadores. • Ante cada issue, los grupos tienen derecho a hacer tres preguntas a los patrocinadores para averiguar las métricas ocultas. • Los patrocinadores deciden cómo van a hacer un ranking de cada solución propuesta según las métricas de satisfacción del cliente.

20. “Arte y Luz San Pablo 2008” Para cada issue (6) se especifica: • Fecha de alta del issue. • Descripción del issue (lo que pasó). • Solución propuesta por el equipo para minimizar el impacto en la Triple Limitación. • Cuáles son las ventajas de la solución. • Cuáles son las desventajas de la solución. • Cómo impacta la solución sobre la Triple Limitación: cómo hace cambiar el tiempo, el presupuesto y/o la calidad. • Observaciones sobre la solución propuesta.

21. “Arte y Luz San Pablo 2008” Issue 1: • Fecha de alta: 2-OCT-2008. • Una semana después de firmar el contrato de alquiler del salón de la exposición, descubrimos que al lado hay una fábrica de juguetes cuyas máquinas producen un ruido audible y constante. Este ruido sin duda se escuchará en la exposición.

22. “Arte y Luz San Pablo 2008” Issue 2: • Fecha de alta: 9-OCT-2008. • El evento dura 4 días, el tercer día se jugará en SP un partido de fútbol de la Copa Santander Libertadores (Sao Paulo vs. Boca Juniors). Estimamos que ese día disminuirá la afluencia de público en un 25%.

23. “Arte y Luz San Pablo 2008” Issue 3: • Fecha de alta: 9-OCT-2008. • La participación de los niños en edad escolar es coordinada por el Ministerio de Educación y la red de directores de cada escuela de la ciudad. Nuestro contacto en el Ministerio de Educación no tiene el poder de influencia necesario para convencer a los directores de escuelas para que manden a sus alumnos por un día completo.

24. “Arte y Luz San Pablo 2008” Issue 4: • Fecha de alta: 11-NOV-2008. • Durante el último mes hubo cortes de electricidad en los alrededores del predio de la exposición debidos a un mal funcionamiento de un transformador. Hablamos al Depto. de Operaciones de la compañía de electricidad y nos dicen que tratarán de arreglar el desperfecto para antes del evento.

25. “Arte y Luz San Pablo 2008” Issue 5: • Fecha de alta: 4-DIC-2008. • Una semana antes del evento el proveedor seleccionado para entregar la comida y bebida gratis al público nos avisa que no podrá entregar sus servicios ese día debido a una huelga de su personal.

26. “Arte y Luz San Pablo 2008” Issue 6: • Fecha de alta: 10-DIC-2008. • Doce horas antes de la apertura del evento se rompe una de las máquinas de aire acondicionado para todo el salón de la exposición. Hay dos máquinas de aire acondicionado. Los expertos en refrigeración opinan que no será suficiente una sola máquina para mantener el salón fresco.

27. Extracción y conclusiones Primero discutiremos dentro de cada grupo y luego en conjunto: • Dificultades para entender y hacerte entender con los participantes de tu equipo. • Dificultades para comprender las métricas de satisfacción del cliente del proyecto. • Dificultades para negociar y comunicarse con los patrocinadores. • Dificultades para calcular el impacto de cada solución en la triple limitación. • ¿Qué sintieron los patrocinadores?

28. Información de contacto José D. Esterkin, PMP IAAP www.iaapglobal.com blog.iaapglobal.com Argentina (5411) 6632 2095 Chile (562) 581 4820 México (5255) 4624 0244 info@iaapglobal.com