قواعد البيانات ( (Access 2007

1. قواعد البيانات ((Access 2007 مقدمة عن قواعد البيانات: قواعد البيانات هي أساس المعاملات التجارية وتبادل المعارف ، بدون قواعد البيانات ما كان هناك شيئ إسمه ويب ولا تبادل البيانات بين مستخدمي الانترنت في جميع أنحاء العالم. وما إستطاع شخص أن يتعامل ببطاقة اللإتمان ولا أن يسحب نقوده من ماكينات الصرف الآلي المنتشرة في جميع أنحاء العالم ولا كانت هناك خدمات متطورة في المؤسسات الضخمة مثل شركات الطيران حيث يقوم نظام الحجز الآلي المباشر علي قاعدة البيانات.

2. البيانات (Data): هي الأرقام أو الحروف أو الرموز أو الكلمات القابلة للمعالجة بواسطة الحاسب مثل الرقم 65 أو كلمة بيانات. المعلومات (Information): هي بيانات تم تنظيمها أو معالجتها لتقيق أقصي إستفادة منها. مثل الرقم 6 والرقم 5 إذا استخدما في عملية الضرب حصلنا علي معلومة مفيدة.

3. قاعدة البيانات (:(Database هي تجميع لكمية كبيرة من العلومات أو البيانات وعرضها بطريقة أو بأكثر من طريقة تسهل الإستفادة منها ، فمثلا دليل الهاتف الذي يشتمل علي أسماء وعناوين وأرقام هواتف سكان مدينة القاهرة يمكن أن نعتبره قاعدة بيانات ، وتتحقق الإستفادة من قاعدة البيانات هذه بإدخال رقم المشترك والحصول علي إسمه وعنوانة أو إدخال إسم المشترك والحصول علي رقم هاتفه وعنوانة ....وهكذا.

4. نظم إدارة قواعد البيانات(Database Management Systems) لما كانت قاعدة البيانات تساعد في تحقيق مجموعة من الأهداف المؤثرة علي الأنشطة الرئيسية في مجالات تطبيقات التجهيز الآلي للبيانات ، فإنه يلزم وجود نظم معينة لتنظيم وإدارة البيانات المخزنة ، وهو مايطلق عليه عبارة ” نظم إدارة قواعد البيانات ” أو Database Management Systems ( DBMS) ، وعلي ذلك يمكن تعريف نظم إدارة قواعد البيانات علي النحو التالي:- هي مجموعة من البرامج الجاهزة التي تقوم بتنفيذ جميع الوظائف المطلوبة من قاعدة البيانات ، فمثلا بعد إضافة عملاء جدد لدليل الهاتف في مدينة القاهرة فإنك قد تحتاج لإعادة ترتيب أسماء المشتركين أبجديا أو لترتيب عناوينهم ، مثل هذا العمل يطلق عليه إدارة قاعدة البيانات.

5. وظائف قواعد البيانات : تشترك نظم إدارة قواعد البيانات في مجموعة من الوظائف يمكن تلخيصها فيما يلي:- إضافة معلومة أو بيان جديد إلي الملف. حذف البيانات القديمة والتي لم تعد هناك حاجة لها. تغيير بيانات موجودة تبعا لمعلومات إستحدثت. البحث والإستعلام عن معلومة أو معلومات محددة. ترتيب وتنظيم البيانات داخل الملفات. عرض البيانات في شكل تقارير أو نماذج منظمة. حساب المجموع النهائي أو المجموع الفرعي أو المتوسط الحسابي لبيانات مطلوبة.

6. فكرة عامة عن قاعدة البيانات ِAccess: قاعدة البيانات Microsoft Access واحدة من أشهر وأقوي قواعد البيانات التي تعمل علي الحاسب الشخصي والتي تستخدم في ترتيب قواعد البيانات واستخراج النتائج منها وعمل الإستفسارات الازمة. تم تطوير قاعدة البيانات Access عام 1994 وطورت الشركة منها عدة إصدارات آخرها Access 2007 تنتمي قاعدة البيانات Microsoft Access 2007 إلي قواعد البيانات التي تسمي Relational Database Management System وتختصر إلي RDBMS. ومعناها ” نظم إدارة قواعد البيانات العلائقية“.

7. قاعدة البيانات Microsoft Access عبارة عن برنامج رسومي يعمل تحت بيئة Windows الرسومية ، ولذلك فهو يستفيد من جميع الإمكانيات والقدرات التي يوفرها Windows لمستخدميه ، ويسمح بالوصول المرئي إلي البيانات بأقل جهد ويوفر طرقا بسيطة ومباشرة لعرض البيانات والتعامل معها.

8. وظائف قاعدة البيانات Access: بالإضافة إلي إدارة قواعد البيانات التي شرحناها من قبل في بداية هذا الفصل تشتممل قاعدة البيانات Access علي إمكانيات ومزايا جديدة لتناسب بيئة Windows نوجزها فيما يلي :- إنشاء تطبيقات عربية بالكامل وذلك لأنها تعرض واجهات إستخدام ثنائية اللغة ، كما تشتمل علي جداول واستعلامات ونماذج وتقارير تشتمل علي قوائم ومربعات حوار وعناصر تحكم تعتمد الكتابة من اليمين إلي اليسار وإدخال البيانات باللغتين العربية والإنجليزية. إمكانية التعامل مع البيانات المكتوبة بقواعد البيانات الأخري. مشاركة البيانات تلقائيا ، إذ يمكنك إرسال بيانات تلقائيا إلي Microsoft Word لتحليلها أو تضمينها في تقرير أو دمجها في المراسلات.

9. 4- إمكانية تطوير تطبيقات كاملة بدون حاجة لكتابة البرامج التي كانت تتطلب دراية بالبرمجة وحفظ الأوامر وشكلها العام. إذ تمكنك الأدوات سهلة الآستخدام من إ عداد التطبيقات وعرض معلوماتك من خلال الرسوم والجداول. 5- إمكانية إنشاء الجداول والإستعلامات والنماذج والتقارير باستخدام المعالجات Wizards . 6- تحسين طريقة البحث في الملفات. 7- تسهيل عملية تحليل البيانات والإطلاع عليها. 8- مصمم للتقارير يستخدم طريقة التصميم المرئي لاستخراج التقارير من الملفات ويسمح بإضافة الرسومات والشعارات داخل التقارير. 9- معالج لعناصر التحكم يقوم بتنفيذ مهام معقدة مثل إنشاء مربعات الكتابة والسرد ، ومجموعات الأوامر ومربعات الخيار. 10- البحث عن أكثر البيانات أهمية. 11- إستخدام Access داخل شبكة إتصالات.

10. تنظيم البيانات داخل Access : تستخدم Access النظام العلائقي Relational Database لربط ملفاتها وتنظمها. ولتقريب مفهوم قواعد البيانات التي تستخدم الملفات ذات العلاقة المشتركة نوضح مايلي :- تخزن المعلومات الطلوبة لقاعدة البيانات داخل ملفات ، وتوضع هذه الملفات علي أحد وسائط التخزين المساعدة. ويشتمل الملف ليس فقط علي البيانات ، وإنما يشتمل أيضا علي كل شيئ تنشئه أو تحتاجه في قاعدة البيانات مثل النماذج والتقارير والإستعلامات ... إلخ. وإذا أردت تطوير نظامين أو أكثر ، فإنك تنشئ قاعدة بيانات مستقلة لكل نظام. ويعتبر الجدول العمود الفقري لأي قاعدة بيانات ، حيث يشتمل علي البيانات الأساسية التي تحتاجها للتعامل مع بقية كائنات قاعدة البيانات. ويشبه الجدول ورقة العمل worksheet في برنامج

11. الجداول الحسابية. كل جدول عبارة عن مجموعة من الصفوف والأعمدة ، ويشتمل كل جدول علي مجموعة من السجلات تسمي Records ، ويحتل كل سجل صف داخل الجدول ويقسم كل سجل إلي عدد من الحقول تسمي Fields . التخطيط لقاعدة البيانات: لاشك أن التخطيط الجيد لقاعدة البيانات يسهل عليك الحصول علي البيانات التي تحتاجها دون تكرار أو فقد منها. فيما يلي بعض الإرشادات التي يمكنك الأخذ بها عند تخطيط تصميم قاعدة البيانات هذه:

12. الهدف من قاعدة البيانات. عدد الجداول ونوع البيانات التي سيحتويها كل جدول. الحقول التي ستضعها في كل جدول. كيفية إدخال البيانات إلي الجداول. نوع البيانات التي تريد إسترجاعها من قاعدة البيانات. أنواع التقارير التي تريد الحصول عليها.