Leistungsbezogene Kostenrechnung als Instrument des Hochschulcontrolling

1. HOCHSCHULKURS 2003 Leistungsbezogene Kostenrechnung als Instrument des Hochschulcontrolling Wesentliche Teilaspekte einer Hochschulkostenrechnung Dr. Rainer Ambrosy Kanzler

2. Themen des Workshops Wesentliche Teilaspekte einer Hochschulkosten-rechnung • Wahl des Kostenrechnungssystems • Personalkostenerfassung • Kostenträgerproblematik: „Kuppelproduktion“ von lehre und Forschung (?)

3. Kostenrechnungssysteme Plankostenrechnung Normalkostenrechnung Ist-Kostenrechnung starr flexibel starre Plan - kostenrechnung Teilkosten Vollkosten Teilkosten Vollkosten IKR auf flex. PlanKR DB- Prozesskosten- Grenzplan- Relative Vollkosten- auf Vollkosten- Rechnung kostenrecnung rechnung Einzelkosten basis basis

4. Produkt-gruppe 1 Produkt-gruppe 2 ä A B C D Umsatzerlöse ./. variable Kosten = Deckungsbeitrag I ./. fixe Kosten = Deckungsbeitrag IIBetriebsergebnis Teilkostenrechnung: Einstufiges Direct-Costing Einstufige Deckungsbeitragsrechnungnach dem Teilkostenprinzip • Die gesamten Kosten werden in fixe und variable Bestandteile aufgespalten. • Die Produkterlöse werden um die variablen Kosten vermindert. • Die Differenz nennt man Deckungsbeitrag. • Die Fixkosten werden in einer Position zusammengefaßt und der Summe der einzelnen Deckungsbeiträge gegen-übergestellt. • Die Differenz ist der Periodenerfolg

5. Produkt-gruppe 1 Produkt-gruppe 2 ä A B C D Umsatzerlöse ./. variable Kosten = Deckungsbeitrag I ./. erzeugnisfixe Kosten = Deckungsbeitrag II ./. erzeugnisgruppen-fixe Kosten = Deckungsbeitrag III ./. unternehmensfixeKosten = Deckungsbeitrag IV Teilkostenrechnung: Fixkostendeckungsrechnung Korrekte Fixkostendeckungsrechnungnach dem Teilkostenprinzip • Das mehrstufige Direct Costing bzw. die Fixkostendeckungsrechnung unter-scheidet sich vom einstufigen Direct Costing in der Behandlung der Fixkosten in der Ergebnisrechnung. • Die Fixkosten werden zusätzlich im Hinblick auf ihre Zurechenbarkeit auf einzelne Kostenträger (Produkte bzw. Produktgruppen) analysiert.

6. Theorie II kostenstellen- spezifische Teilprozesse kostenstellenüber- greifende Hauptprozesse Einzel- aktivitäten Kostenstelle 1 Haupt- prozeß I Teilprozeß 11 Teilprozeß 12 Teilprozeß 13 Haupt- prozeß II Kostenstelle 2 Teilprozeß 21 Teilprozeß 22 Teilprozeß 23 Teilprozeß 24 Teilprozeß 25 Haupt- prozeß III Teilprozeß 26 Kostenstelle 3 Teilprozeß 31 Haupt- prozeß IV Teilprozeß 32 Teilprozeß 33 Teilprozeß 34

7. Theorie II ‘Kostenspaltung’ Studien-gang A Studien- gang B Studien- gang C Studien- gang N Kostenentflechtung Teilprozess- bündel Hauptprozesse der Lehre Aktivitäten einzelne LFE Management FG-Management Prüf.komm.-Vorsitz Mitglied HS-Senat Lehre LV 1 LV 2 LV 3 LV 4 LV 5 Prüfungen Forschung Forsch. proj. 1 Forsch. proj. 2 Doktoranden Habilitanden

8. Theorie II dezentrale Lehr- und Forschungseinheiten Kostenstellen kostenstellen- spezifische Teilprozesse kostenstellenüber- greifende Hauptprozesse LFE 1 Studien-gang I FB-Managem. Hochsch.-Man. LV 11 Studien- gang II LFE 2 LV 21 LV 22 LV 23 Prüfungen 2 Doktoranden 2 Studien- gang III Forsch. proj. 21 LFE N Hochsch.-Man. For- schungs- proj. I LV 31 LV 32 Forsch. proj. 31

9. Theorie II 1 Fachhochschule Bochum 2 Management sonstige Dienste Lehre Forschung 3 Verwaltungstätigkeiten Hochschul- leitung FB- Gremien Beauftragten- tätigkeiten Personal- vertretung 4 Organisation Finanzmanagement Personalmanagement Studierendenservive Akademische Angelegenheiten Leitungs- und Koordinationsaufgaben Personalplanung Einstellungen Personalbetreuung Personalcontrolling 5 Studentische Hilfskräfte 6 Erteilung von Lehraufträgen Professoren Tarifpersonal

10. Beispiel Prozeßkostenrechnung:Bibliothek FH Bochum Hauptprozesse (insgesamt 15) Tätigkeiten (ca. 80) Monographien elektron. Medien ... ... ... beschaffen beschaffen Literaturauswahl ... ... ... Vorakzession ... ... ... Bestellung ... ... ... Akzession ... ... ... Mahnungen ... ... ... techn. Buchbearbeitung ... ... ... Stastik ... ... ... ... ... Summe lmi-Kosten Prozessmenge Prozesskosten lmi Zuschlag für lmn-Kosten Prozesskostensatz

11. Erfassung der Personalkosten • größter Kostenblock, ca. 75% der Gesamtkosten an FH BO • Mit fortschreitender Autonomie der Hochschulen nimmt die Relevanz von Ist-Kosten zu. • Für Preiskalkulationen (z.B. Make-or-Buy Entscheidungen) sind Zeitaufschreibungen notwendig.Personalrat? • Das gilt im besonderen Maße bei Einsatz einer Prozess-kostenrechnung • Wissenschaftler müssen ihre Personalkosten auf Kostenträger aufteilen.

12. Theorie II Abfrage von Kosteninformationen "vor Ort" und ableitbare Informationen

13. PersonalkostenverteilungaufKostenträger • Forschung und Lehre werden häufig als Kuppelprodukt angesehen. Zumindest besteht eine enge Beziehung. • Die realistische Aufteilung Kosten auf Forschung und Lehre kann nur empirisch erfolgen: • Gefahr von „strategischem“ Verhalten • Bleibt die Aufteilung koeffizientenorientiert, sinkt der Nutzen als hochschulinternes Steuerungsinstrument

14. Erfassung der Forschungsanteile an den Personalkapazitäten • Modell I: Forschungsanteile als Fixum(FH Osnabrück) • Modell II: Forschungsanteile als Rest(UGH-Wuppertal, KMK-Berechnung) • Modell III: Forschungsanteile nach Projekten (KFA Jülich) • Modell IV: Forschungsanteile individuell abgefragt • Pragmatisches Modell der FH Bochum

15. Modell I: Forschungsanteile als Fixum (FH Osnabrück) Auf der Basis der Differenz zwischen dem Lehrdeputat eines Professors (18 WoSt.) und eines ausschließlich lehrenden Studienrates (20 WoSt.) werden jedem Professor 2 WoSt. bzw. ca. 10 % seiner Personalkapazität als Forschungsarbeit angerechnet. • Sehr leichte Berechnung • Mißbrauch zur Senkung der Lehrkosten ausgeschlossen • Bewertung der Forschungsleistung nicht nötig • realitätsfern • leistungsunabhängig • keine Zuordnung zu einzelnen Projekten möglich • kontraproduktiver "Forschungsanreiz" (gleichmachend)

16. Modell II: Forschungsanteile als Rest (KMK) Orientiert an den Curricularen Normwerten verschiedener Fächergruppen werden Lehranteile und Selbstverwaltungsanteile geschätzt und die Differenz zur Gesamtkapazität als Forschungsanteil gerechnet. • Relativ leichte Berechnung • Mißbrauch zur Senkung der Lehrkosten ausgeschlossen • Bewertung der Forschungsleistung nicht nötig • Realitätsbezug fraglich • leistungsunabhängig • keine Zuordnung zu einzelnen Projekten möglich • kontraproduktiver "Forschungsanreiz" (gleichmachend)

17. Modell III: Forschungsanteile nach Projekten (KFA Jülich) Die Personalkapazität wird projektweise erfaßt. Mit der Genehmigung von finanziell geförderten Forschungsprojekten wird der Arbeitsanteil des HLs bzw. der beteiligten HL als prozentuale Angabe erfaßt und geht entsprechend in die Kostenrechnung ein. Der mögliche Anteil wird pro Hochschullehrer aufgrund des derzeitigen Charakters der Hochschule z.B. auf 20 % begrenzt. • relativ hohe Realitätsnähe • Zuordnung zu Forschungsprojekten möglich • Bewertung der Forschungsleistung nicht nötig • Leistungsabhängigkeit durch Mittelgeber • eher positiver Forschungsanreiz • Mißbrauch zur Senkung der Lehrkosten weitgehend ausgeschlossen • Relativ hoher Erfassungsaufwand • Nur finanziell geförderte Projekt gelten als Forschung • kein Bezug zum Projektergebnis

18. Modell IV: Forschungsanteile individuell abgefragt Empirisch werden die Forschungsanteile aller HL an der Gesamtkapazität erfragt. Mindestbedingung sind die Angabe eines "Projektnamens" und der Projektdauer. Nach Abschluß des Projektes werden die Ergebnisse von Experten begutachtet und gegebenenfalls daraus Konsequenzen abgeleitet. • Höchste potentielle Realitätsnähe • relativ freizügige Definition von "Forschungsprojekt” • Zuordnung Kosten zu Forschungsprojekten möglich • höchster Erfassungsaufwand • hoher Evaluationsaufwand • provoziert Mißbrauch zur Senkung der Lehrkosten

19. Verteilung der Personalkosten auf Kostenträgeran der FH Bochum • “Individuelle” Informationen aus sog. Lehrerhebungsbögen am Ende des Semesters (in NRW gesetzlich vorgeschrieben) • Abfrage gehaltener Lehrveranstaltungen ergänzt um die Anfrage, für welchen Studiengang • ggf. Zusammensetzung des Auditoriums für Verteilung auf verschiedene Studiengänge • Forschungskosten vorerst nur bei Förderung als (Drittmittel-) Projekt entsprechend Deputatsermäßigung • (Selbst-) Verwaltungskosten vorerst nach Deputsermäßigung

21. Exkurs zur „Kuppelproduktion“von Lehre und Forschung

22. Thesen 1. Die Subsumtion der Einheit von Lehre und Forschung unter den Begriff Kuppelproduktion entspricht nicht der betriebswirtschaftlichen Definition und ist in diesem Sinne „falsch“. 2. Dieses Mißverständnis dient einer „Glaubenshaltung“, die für die deutschen Universitäten existenziell ist und die politische Gefahren abwehren hilft.

23. Gaugler 1977: „Viele Inputausgaben der Hochschulen, ..., fallen gemeinsam für die Erfüllung von Ausgaben in der Forschung, in der Lehre und in der Selbstverwaltung in einer so eng verbundenen Weise an, daß sie nicht einmal nach diesen drei globalen Bereichen der Kostenverursachung in wissenschaftlichen Hochschulen getrennt werden können. Die von der Betriebswirtschaftslehre für die Kalkulation wirtschaftlicher Kuppelprodukte entwickelten Methoden (...) versagen hier weitgehend.“ • Unikanzler „Greifswalder Erklärung“ 1999: „Die Kosten für Forschung und Lehre sind untrennbar miteinander verbunden („Kuppelproduktion“) und können für Auswertungsrechnungen allenfalls durch willkürliche Schätzungen aufgeteilt werden.“ Beschluß des Plenums

24. Definition Kuppelproduktion (Hummel/Männel 1990): „Aus einem Kuppelproduktionsprozess gehen technischzwangsläufig mehrere Produkte bzw. Produktarten in einem meiststarrenMengenverhältnis hervor. Hieraus resultieren spezifische Probleme der Kostenzurechnung.“ (Klassische Beispiele: Chemische oder physische Spaltprozesse: z.B. Raffinerien und Schlachtereien)

25. Forschung und Lehre keine Kuppelprodukte! Konsentierte Einheit von Forschung und Lehre, aber: • Individualisierung dieser Einheit ist eine Interpretation, die • weder durch „starre Mengenverhältnisse“ • noch „natürliche“ Gesetzmäßigkeiten • noch „technische“ Gesetze gekennzeichnet ist!

26. Forschung und Lehre keine Kuppelprodukte! • Wissenschaft unterliegt keinem „Materieerhaltungssatz“. • Idee der Einheit hat gerade das Ziel, daß die „Einzeltätigkeiten“ konstitutiv füreinander sind. • Wissenschaft konstituiert den eigenen Gegenstand wesentlich, bildet ihn nicht nur nach bzw. ab. • Die Evaluation von Forschung und Lehre erfolgt getrennt - bisher konsentiv. • Systemtheorie: Lehre und Forschung gehören zwei unterschiedlichen gesellschaftlichen Teilsystemen (Erziehung bzw. Wissenschaft) an.

27. Also:Im Gegensatz zu einem exzellenten Schlachter, vermehrt ein exzellenter Wissenschaftler mit seiner Arbeit die Filetstücke!

28. Wahres im ‚Falschen‘ oder: Wem oder wozu dient der Mythos „Das Rechenwerk stößt allerdings in einer wichtigen ‚Glaubensfrage‘ an Grenzen, die sich für die Universität aus der Einheit von Lehre und Forschung ergeben: In einem relativ breiten Bereich lassen sich die Kosten für Lehre und für Forschung deshalb nicht objektiv trennen, weil gerade die Einheit dieser Aufgaben dem entgegensteht (Kuppelproduktion). Die universitäre Lehre findet auf der Grundlage der Forschung statt, und umgekehrt beeinflußt die Lehre die Forschung. Anders als bei Fachhochschulen (dort grundsätzlich nur Lehre) und Forschungseinrichtungen wie die Max-Planck-Gesellschaft (dort grundsätzlich nur Forschung) steht das Wesen der Universität einer objektiven Trennung der Kosten von Lehre und Forschung im Kernbereich entgegen.“ (Schlußbericht des Arbeitskreises ‘Hochschulrechnungswesen’ der deutschen Universitätskanzler. München 1999: 7)