Leistungsbezogene Kostenrechnung als Instrument des Hochschulcontrolling

1. HOCHSCHULKURS 2003 Leistungsbezogene Kostenrechnung als Instrument des Hochschulcontrolling Grundzüge einer Hochschulkostenrechnung Dr. Rainer Ambrosy Kanzler

2. Themen des Workshops Grundzüge einer Hochschulkostenrechnung • Kostenrechnung an deutschen Hochschulen • Ziele der Hochschulkostenrechnung • Grundstrukturen der Hochschulkostenrechnung • Auswertungen aus der Kostenrechnung • externe versus interne Sichtweise der Kosten-rechnung • künftige Ansprüche an die Hochschulkosten-rechnung

3. Aufzeigen von Chancen und Risiken für die Hochschule durch Abweichungs-analysen und Aufzeigen von Veränderungs-notwendigkeiten Qualitätssicherung und Effizienzerhöhung für alle Bereiche der Hochschule Impulse zur gemeinsamen Setzung von Zielen; Erzeugung von Handlungs- und Entscheidungs-druck Controlling to control: steuern, regeln Unterstützung von Entscheidungsprozessender Hochschulleitung, der Fachbereiche, der Verwaltungseinheiten durch zielgerichtete verdichtete Informationen und Berichterstattung

4. Kosten- und Leistungsrechnung - Kostenartenrechnung - Kostenstellenrechnung - Kostenträgerrechnung Berichtswesen - input - output - Effizienz Wesentliche Instrumente eines Controlling Budgetierung und Kontraktmanagement - Stärkung der “Vor-Ort- Kompetenzen” Planung und Berichts- wesen mit Kennzahlen - Lehre - Forschung - Verwaltung Kostenrechnung als Controlling-Instrument WesentlicheInstrumente des Controllings

5. „Kostenrechnungsprojekte“ an deutschen Hochschulen • ab Anfang der 70er verschiedene (gescheiterte) Kostenrechnungsprojekte einzelner Hochschulen • Pilotstudien des Wissenschaftsrates (1993 und 1997) • seit 1993 mehrere Ausstattungs- und Leistungsvergleiche der HIS • ab Mitte der 90er verschiedene (erfolgreiche) „lokale“ Kostenrechnungsrechungsprojekte • Greifswalder Erklärung der Universitätskanzler zum Hochschulrechnungswesen (1999) • HIS-AKL 2000: erster länderübergreifender Ausstattungs-, Kosten- und Leistungsvergleich

6. Informationsgewinn der Kostenrechnung für Steuerungszwecke Höhe der Kosten für einzelne Kostenarten Wie hoch waren die Kosten für Hardware? Struktur der Kosten Welchen Anteil haben die Personalkosten? Kostenverantwortung Wie hoch waren die Kosten der Kostenstelle X?

7. Informationsgewinn der Kostenrechnung für Steuerungszwecke Kostenplanung Wie hoch werden (dürfen) die Kosten einer Kostenstelle X bzw. eines Produktes Y sein? (Planungskompetenz !) Kostenkontrolle Wie stark weichen die Ist-Kosten von den Plan-Kosten ab? Gegensteuerung oder Plananpassung ? (Steuerungskompetenz !) Produktpreise Was kostet ein Produkt ? Könnte es wirtschaftlicher produziert oder bezogen werden ? Wieviel Budget ist erforderlich ? (Produktkompetenz !)

8. Grundzüge einer Hochschulkostenrechnung Das Kostenrechnungsprojekt der FH Bochum

9. Daten zur Fachhochschule Bochum(Hochschule für Technik und Wirtschaft) • ca. 4.800 Studierende • Haushaltsvolumen ca. 24 Mio. € • 6 Fachbereiche • 25 Studiengänge • fokussiert auf technische Bereiche und Wirtschaft • internationale Studiengänge FB Wirtschaft • hoher Konkurrenzdruck im Ruhrgebiet(allein in Bochum 4 Hochschulen)

10. Projektphasen • Januar bis Juni ‘95: Ausarbeitung eines Konzeptes in Zusammenarbeit mit CHE und FH Dortmund • Juli ‘95 bis Januar ‘96: Formulierung von Softwareanforderungen zur Entwicklung eines Kostenrechnungssystems mit der HIS GmbH • Februar bis Juli ’96: Ausschreibung des Vorhabens und schließlich Kooperation mit der Fa. MACH • August bis Dezember ‘96: Implementierung, Schulung und “Reifung” des Systems • Januar ‘97: Aufnahme des "vorläufigen" Echtbetriebs • Sommer '98: positive Prüfung durch den LRH NRW • Januar ‘99: Aufnahme des “endgültigen” Echtbetriebs

11. Ziele der Kostenrechnung FH BO • Stärkung des Kostenbewußtseins • Schaffung leistungsbezogener Kostentransparenz • Unterstützung langfristiger und strategischer Aussagen zum Mitteleinsatz • Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen an das Hochschulmanagement ! Reflexion der Kosten politischer bzw. rechtlicher Vorgaben

12. Anforderungen an Finanzsystem: Haushalt Zusätzliche Funktionalitäten: • Mittelüberwachung in Abhängigkeit von Mittelherkunft (Normalhaushalt, HSP, Drittmittel, Schöpfungsmittel) • Nachhalten des Mittelverbleibs nach Mittelherkunft (Stichwort: Schöpfungshaushalt) • vollständige Recherche der Buchungsinformationen bis auf die Ebene des Einzelbelegs • Option auf Doppik • automatischer Report für die Hochschulfinanzstatistik • automatischer Report für die Forschungsstatistik

13. Anforderungen Finanzmanagementsystem: Anlagenbuchhaltung • Inventarisierung mindestens wie bisher • Nutzungsdauer und Abschreibungsfristen • Import von der Buchhaltung (Übernahme Inventarisierungsdaten, Nutzungsdauer) • Export zur Kostenrechnung (Abschreibungsbeträge, Sonderabschreibungen)

14. Anforderungen Finanzmanagementsystem: Leistungsverrechnung • Option auf automatische Verteilungsschlüssel nach Bezugsgrößen (z.B. flächenbezogene Verteilung der Bewirtschaftungskosten). • flexible Verteilschlüssel auf der Ebene der Kosten-rechnungssichten (z.B. Reisekostenanträge). • flexibel differenzierte prozentuale Verteilung der glei-chen Kostenarten. (z.B. Heizung und Miete als Raum-kosten können kontenabhängig unterschiedlich verteilt werden.) • unterschiedlich zusammengesetzte Verteilungsschlüs-sel (z.B. Nebenkosten Heizung 70% nach Verbrauch, 30% nach Quadratmetern).

15. Zielerfüllung: Stärkung des Kostenbewußtseins • Erfassung der Kosteninformationen dezentral “vor Ort” (bei Professor, Laboringenieur, Verwaltungsmitarbeiter usw.) und die Abfrage des Kostenträgers setzt die Reflexion der Anschaffungsnotwendigkeit im Hinblick auf die damit zu erstellende Leistung voraus. • Die Verantwortung für die Validität der erhobenen Kosten-daten liegt in den Händen der Betroffenen. • Die Verteilung der Personalkostenanteile auf die verschie-denen Dienstleistungen ermöglicht einen reflektierteren Umgang mit der Arbeitskraft.

16. Zielerfüllung: Leistungsbezogene Kostentransparenz • Parallele Zuordnung der Kosten auf Organisationsein-heiten und Leistungen (Kostenstellen und Kostenträger) macht beide Kostensichten verfügbar. • Die Einzelkontierungen sind bis auf die Ebene des Belegs am System rekonstruierbar. • Eine differenzierte interne Leistungsverrechnung macht die Zuordnung der Gemeinkosten (Verwaltung, Werkstät-ten usw.) transparent. • Investitionsfolgekosten werden über die Anlagenbuch-haltung offengelegt. • Das Potential von Haushaltsreformen (z.B. Schöpfungs-haushalt) wird über differenzierte Nachweise auslotbar (Nachweis der Mittelherkunft und -verwendung).

17. Zielerfüllung: Unterstützung langfristiger und strate-gischer Aussagen zum Mitteleinsatz • Unter- und mehrjährige Auswertungen lassen längerfristige Interpretationen und Planungen zu. • Die Bugetierung und damit Beplanung von Organisations-einheiten und von “Produkten” (Dienstleistungen) wird unterstützt. (Die kamerale Haushaltsüberwachung wird davon nicht tangiert!) • Daher wird Kontraktmanagement (NSM) auf Fachbereichs- bzw. Fachgebietsebene bezogen auf den Mitteleinsatz ermöglicht. • Investitionsentscheidungen werden durch Informationen aus der Anlagenbuchhaltung unterstützt.

18. Zielerfüllung: Vorbereitung auf zukünftige Anforde-rungen an das Hochschulmanagement • Aufgrund der dualen Buchführung (Kameralistik und Doppik) wird der kurzfristige Umstieg auf reine Doppik (Stichwort: Landesbetrieb) vom System ad hoc unterstützt. • Unter der Voraussetzung einer Bewertung des bestehenden Anlagevermögens ist die Erstellung einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung problemlos möglich. • Das Ausdifferenzierungspotential auf der Ebene der Kostenträger geht bis zur Preiskalkulation auf der Ebene einzelner Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Verwaltungs-tätigkeiten usw.

19. Aufbau der Kostenrechnung Kostenart Welche Kosten sind angefallen? Kostenstelle Wo wurden Kosten verursacht? Für welche Leistungen wurden die Kosten verursacht? Kostenträger

20. Ausgaben nicht betriebs-zweckbezogen betriebszweckbezogen außer-ordentlich „Normal“ perioden-fremd periodisiert ausgabengleiche Kosten kalkulatorische Kosten Kosten Unterschiede einer Ausgabenrechnung (Kameralistik) und einer Kostenrechnung

21. Kostenträger-rechnung Kostenarten-rechnung A B C Einzelkosten Kostenstellenrechnung Vorkostenstellen Endkostenstellen 1 2 3 I II III Gemeinkosten å å å Produktkosten Traditionelle Kostenrechnung „Wofür ?“ „Was ?“ „Wo ?“

22. Kosten- und Leistungsrechnung Kostenarten "Welche Kosten?" Personal- Sach- etc. Kosten HV Kostenstellen Fachbereiche Gremien "Wo entstanden?" Dez. 1 Dez. 2 . . . Dez. X FB 1 FB 2 . . . FB X Kostenträger "Wofür?" Leistungen z.B. Verwaltungsprodukte als der Verwaltung Leistungen

23. Haushaltsdaten Kostenrechnungsdaten

24. Zentrale Fachbereiche Management Einrichtungen Professuren Rektorat Betriebsdienst Labore/MiLF/LBA Senat Bibliothek Dekanat Verwaltung Datenverarbeitung Prüfungsamt Personalvertretung Druckerei Fachbereichsräume Medienzentrum Wirtschaftsdienst Kostenstellenhierarchie an der FH Bochum

25. Kostenträgerhierarchie der FH Bochum andere Lehre Forschung Management Dienstleistungen Architektur Forschungsprojekt 1 Dienstl. an Dritte Hochschulleitung Bauingenieurwesen Forschungsprojekt 2 Interne Dienstl. Fachbereichsgremien ... ... Verwaltungstätigkeiten Wirtschaftsing. Forschungsprojekt N Beauftragtentätigkeiten Verbundaufgabe Lehre Verbundauf. Forschung

26. Berichtswesen: Mittelherkunft/-verwendung Prof. X • Gibt als laufender Bericht ständig Auskunft über die noch zur Verfügung stehenen Mittel. • Zeigt die Herkunft der Mittel. • Zeigt die Verwendung der Mittel.

27. Berichtswesen Kostenstellenbericht für den einzelnen Professor bzw. Kostenstellenver-antwortlichen Hier werden auch Kosten ausge-wiesen die zentral z.B. durch den Dekan finanziert werden.

28. Berichtswesen: Fachbereichs-Budget-Bericht für den Dekan

29. Berichtswesen:Aufstellung der Kostenstellen für den Dekan

30. Berichtswesen:Auszug aus dem Bericht an das Rektorat

31. Berichtswesen: Finanzplanungsbogen

32. Kennzahlen als Ergänzung monetärer Daten in dem Kurzbericht BoCon

33. KLR-Berichtsblatt des MWF

34. Kostenträger im internen Vergleich Kosten pro Student nach Studiengängen € Umlage/Student dir Kosten/Student Architektur Mechatronik Maschinenbau Elektrotechnik Betriebswirtschaft KIA - Mechatronik Bauingenieurwesen Vermessungswesen BW-Business .i.Europe BW-Commerce Internat. Berufsintegrierter Ing. Stud. Wirtschaftsingennieurwesen Technische Betriebswirtschaft

35. Aktuelle Diskussion bei der Einführung von Kostenrechnungssystemen • Die Kostenrechnungsperspektive • Land / Hochschule: Wer steuert was? • Die Leistungserfassung in Hochschulen • Forschung und Lehre als Kostenträger • Verteilung der Personalkosten auf Kostenträger

36. Die Kostenrechnungsperspektive- Welche Kosten sind relevant? -

37. Fazit: • Kostenrechnung muss da ansetzen, wo die Kosten beeinflussbar sind! in der Hochschule! • Das legitime Informationsbedürfnis des Landes ist durch andere Instrumente zu bedienen. • Vorschlag: Einbindung der Kostenrechnung in ein integriertes Rechnungswesen. • möglichst eng an dem privatwirtschaftlichen Rechnungswesen • Rechnungslegung gegenüber dem Land erfolgt mit Jahres-abschluss und Lagebericht • Kostenrechnung (Aufbau, Ansatz- u. Bewertungsmaßstäbe und Verrechnungslogiken) bleibt der Hochschule vorbehalten