UNIVERSITATEA SPIRU HARET Facultatea de Management Financiar Contabil Constanţa

1. UNIVERSITATEA SPIRU HARET Facultatea de Management Financiar Contabil Constanţa Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional SectorialDezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013: Investeşte în oameni! Axa prioritară: 3 – Creşterea adaptabilităţii lucrătorilor şi a întreprinderilor Domeniul major de intervenţie: 3.1. – Promovarea culturii antreprenoriale Titlul proiectului: Fii manager pentru afacerea ta! ID PROIECT: POSDRU/92/3.1./S/ 49297 UNIVERSITATEA SPIRU HARET CF: 14871616 STR. UNIRII, NR. 32-34 CONSTANŢA Tel/Fax: 0241/541491 / 0241/541490 M6 MANAGEMENTUL ECHIPEI Formatori, Georgeta Achimescu Octav Negurita Sorin Purec Irina Raluca Tomescu Mihaela Turof 2012

2. 1. Caracterizarea echipei • componenţa echipei; • competenţe necesare membrilor echipei.

3. 2. Organizarea echipei • Documente organizatorice: • Organigrama; • Regulamentul de Organizare şi Funcţionare; • Descrierile de funcţii; • Fişa postului. • Etape în formarea unei echipe eficiente

4. 3. Monitorizarea şi evaluarea performanţelor echipei • Metode de evaluare a performanţelor

5. 4. Abordarea conflictelor în cadrul echipei • prezentarea surselor de conflict, • efectele existenţei conflictelor, • modalităţi şi strategii de abordare ale conflictelor.

6. Echipa • Grup de oameni care, sub conducerea unui şef, îndeplinesc în acelaşi timp o muncă sau o acţiune comună (DEX). • un grup restrâns de persoane cu abilităţi complementare, dedicate unui scop comun, aceloraşi standarde de performanţă şi unor metode comune pentru care se consideră reciproc responsabile (adaptare după Katzenbach şi Smith, 1993).

7. Membrii echipei depind în mare măsură unul de celălalt în privinţa performanţei; ei se percep ca fiind un grup, iar ceilalţi îi privesc ca atare. • Trebuie să lucreze uniţi, interdependent şi să se susţină reciproc pentru a atinge obiectivele echipei, având roluri bine definite şi unice. • Rareori sunt mai mult de 10. • Organizaţia din care fac parte îi vede ca pe o echipă.

8. Tipuri de echipe în organizaţii • Echipe de consiliere şi implicare, de exemplu, comitete de luare a deciziilor manageriale, cercuri de control al calităţii (CC), grupuri de implicare a personalului. • Echipe de servicii şi producţie, de exemplu, echipe de asamblare; echipe de întreţinere, construcţie, exploatare minieră şi transport aerian comercial; echipe departamentale; echipe de vînzare şi de îngrijire a sănătăţii. • Echipe de proiectare şi dezvoltare, de exemplu, echipe de cercetare, echipe de confecţionare a unor noi produse, echipe de softuri. • Echipe de intervenţie şi negociere, de exemplu, unităţi militare, echipe operatorii şi echipe sindicale de negociere.

9. Grupul de lucru • grup de lucru - colectivul de persoane implicate în organizaţii ce îndeplinesc sarcini în vederea realizării obiectivelor organizaţiei din care fac parte. • au aceleaşi obiective globale de lucru, • au autoritatea necesară, autonomia şi resursele cerute de scopurile propuse.

10. Echipa – grup de lucruElemente de diferenţiere • Obiective comune Membrii echipei trebuie să aibă obiective comune sau un motiv de lucru împreună. În cazul în care membrii grupului lucrează în cea mai mare parte separat cu familiile, supervizorul trebuie să identifice nişte proiecte în care aceştia să fie implicaţi împreună, altfel grupul neputând deveni echipă.

11. Interdependenţă Membrii grupului trebuie să depindă unii de alţii – ei trebuie să perceapă că au nevoie unii de experienţa, abilităţile şi angajarea celorlalţi pentru a atinge nişte obiective comune. O echipă nu se poate construi în lipsa încrederii, care nu se poate dobândi decât prin realizarea împreună a sarcinilor. Atunci “Eu ştiu că mă pot baza pe tine şi tu ştii că te poţi baza pe mine.”

12. Angajare Membrii grupului trebuie să fie devotaţi ideii că împreună se iau decizii mult mai eficiente decât izolat; ei trebuie să fie convinşi că “Două capete gândesc mai bine decât unul, trei mai bine decât două etc.”

13. Responsabilitate Pentru obţinerea unor rezultate semnificative pentru toţi membrii grupului, aceştia trebuie să fie responsabili unii faţă de alţii. Grupul însuşi trebuie să fie responsabil ca unitate funcţională în cadrul unui context organizaţional mai larg.

14. Transformarea unui grup în echipă înseamnă mai mult decât să te asiguri că există cele patru elemente - obiective comune, interdependenţă, angajare şi responsabilitate. • Când creăm o echipă, scopul nostru este să ajutăm un grup să se transforme într-o unitatecaracterizată de coeziune, ai cărei membri nu numai că împărtăşesc aceleaşi standarde înalte de realizare a sarcinilor de grup, dar au şi încredere unii în alţii, se sprijină reciproc şi îşi respectă unii altora trăsăturile individuale care îi caracterizează ca persoane.

15. Componenţa echipei Coordonatorul • este cel care îi conduce pe indivizi. • trebuie să fie încrezător, tolerant, autoritar şi dedicat scopurilor şi obiectivelor echipei. • Coordonatorul gîndeşte pozitiv, apreciind atingerea obiectivelor, lupta şi efortul celorlalţi. • Este o persoană „suficient de tolerantă ca să îi asculte pe membri, dar destul de fermă în respingerea sfaturilor acestora".

16. Componenţa echipei (2) Modelatorul • Modelatorul este cel responsabil de sarcina propusă, avînd o energie debordantă şi o motivaţie puternică de a avea succes, scopul său fiind victoria. • este dedicat realizării scopurilor, „modelându-i" pe ceilalţi în această direcţie. • Va provoca, susţine sau dezaproba, afişând agresivitate în urmărirea ţelului. • prezenţa în echipă a doi sau trei modelatori poate duce la conflicte, supărări şi dispute interne.

17. Componenţa echipei (3) Generatorul de idei • este specialistul în generarea ideilor cu un coeficient de inteligenţă foarte ridicat, o persoană introvertită, dar în acelaşi timp dominantă şi originală. • are o atitudine radicală faţă de funcţionarea corectă sau deficitară a echipei. • Se preocupă în special de chestiuni importante şi nu de detalii.

18. Componenţa echipei (4) Analistul resurselor • Este persoana care analizează şansele şi stabileşte contacte. • este un bun negociator care obţine informaţii prin sondaj, preia şi dezvoltă ideile altora. • Este sociabil, entuziast şi priceput la întemeierea legăturilor şi cercetarea resurselor din afara echipei. • este vorba de individul care nu stă niciodată în birou, decât cel mult atunci când vorbeşte la telefon.

19. Componenţa echipei (5) Cei care implementează • Aceştia sunt conştienţi de obligaţiile externe, se caracterizează prin disciplină, conştiinciozitate şi au o imagine pozitivă despre ei înşişi. • Sunt practici şi calculaţi, încrezători şi toleranţi, respectînd tradiţiile existente. • Implementatorii deţin de obicei responsabilitatea în organizaţiile mai extinse. Fac foarte bine ceea ce alţii nu vor să facă, de exemplu, disciplinarea angajaţilor.

20. Componenţa echipei (6) Evaluatorul care monitorizează • Contribuie mai ales la luarea deciziilor importante, pentru că este capabil să evalueze propunerile concurente. • Nu se lasă convins de argumente emoţionale, demonstrînd seriozitate, răbdare în luarea unei hotărâri şi mândria de a nu fi dat greş niciodată. • în acest tip se încadrează adesea persoanele care deţin posturi foarte importante.

21. Componenţa echipei (7) Animatorul echipei • intervine în mod util pentru a aplana divergenţele şi pentru a-i ajuta pe membrii mai dificili să-şi canalizeze efortul spre rezultate pozitive. • Ei ridică moralul grupului şi permit altor participanţi să contribuie eficient la realizarea proiectului. • Abilităţile lor diplomatice, împreună eu simţul umorului, sunt preţuite de restul echipei. • Sunt persoane receptive, capabile să lucreze cu indivizi mai dificili datorită sociabilităţii, sensibilităţii şi deschiderii către oameni care îi caracterizează.

22. Componenţa echipei (8) Finalizatorii • sunt cei care „pun punctul pe i„ • Acordă deplină atenţie detaliului şi terminării complete a sarcinii. • Depun un efort deosebit, muncesc consecvent şi nu sunt interesaţi de succese extraordinare.

23. Componenţa echipei (9) Specialistul • deţine cunoştinţele şi deprinderile care lipsesc în mare măsură restului echipei. • De regulă, sunt foarte introvertiţi şi neliniştiţi, începând munca pe cont propriu şi dedicându-se în totalitate acesteia.

24. Competenţe necesare membrilor echipei • Când formăm echipe trebuie să mergem dincolo de trăsăturile relativ stabile ale indivizilor, cum ar fi personalitatea, gândindu-ne la motivaţia, cunoştinţele şi deprinderilor cerute de lucrul în grup. • Aceasta include: • preferinţele pentru munca în echipă; • perspectiva individualistă sau colectivă în colaborarea cu ceilalţi; • deprinderi sociale de bază ca receptivitatea, comunicarea şi cooperarea; • capacitatea de a lucra în echipă, care presupune colaborare, interes pentru grup şi conştiinţă interpersonală.

25. Exerciţiul 1 • Care credeţi că sunt cele mai importante trăsături ale membrilor unei echipe funcţionale?

26. Deprinderi sociale • capacitatea de ascultare activă - receptivitatea la ce spun ceilalţi şi abilitatea de a pune întrebări; • comunicarea - planificarea modului eficient de comunicare, ţinând cont de receptor, mesaj şi mediu; • vigilenţa socială - conştientizarea reacţiilor celorlalţi şi înţelegerea felului în care se comportă; • autocontrolul - sensibilitatea faţă de efectele pe care le are comportamentul nostru asupra celorlalţi; • altruismul - efortul de a-i ajuta pe colegi; • căldura şi cooperarea; • răbdarea şi toleranţa - acceptarea criticilor şi rezolvarea calmă a frustrărilor. Asemenea deprinderi sunt deosebit de valoroase pentru performanţa echipei şi ar putea constitui criterii de selecţie a membrilor.

27. Caracteristici ideale ale unei echipe eficiente • Toţi membrii grupului urmăresc standarde înalte de calitate. • Atmosfera din grup este neformală, comfortabilă şi relaxată. Când apar critici, acestea sunt constructive şi nu creează disconfort; nu se fac atacuri la persoană. • Membrii discută mult şi toată lumea participă. Oamenii se ascultă unii pe alţii; toate punctele de vedere sunt ascultate; există o atmosferă suportivă. • Membrii au mare încredere reciprocă şi se bazează unii pe ceilalţi. • Membrii, inclusiv conducătorul, sunt loiali unii altora.

28. Membrii grupului înţeleg clar şi acceptă obiectivele generale şi specifice şi sarcinile echipei. • Deciziile se iau prin consens (este clar că există un acord general şi toată lumea e dispusă să-l respecte) iar dezacordurile se discută. • Când se trece la acţiune, se dau şi se acceptă sarcini clare. • Conducătorul nu domină echipa şi nici nu i se supune fără rost. • Se oferă liber ajutor reciproc

29. Factori care definesc o echipă unită

30. Exerciţiul 2 • Evaluarea propriilor cunoştinţe, deprinderi şi abilităţi cerute de lucrul în echipă.

31. ORGANIZAREA ECHIPEI

32. A face ca un grup social, o instituţie etc. să funcționeze sau să acționeze organic (repartizând însărcinările şi coordonându-le conform unui plan adecvat); - DEX • Organizarea din cadrul firmelor este realizată prin intermediul unor subsisteme independente, conectate între ele într-o structură ierarhică (fiecare subsistem este subordonat celui imediat superior) → ORGANIGRAMA FIRMEI

33. Organigrama •  Redare schematică (grafică) în toate detaliile a organizării, a subordonării și a legăturilor dintre compartimente din cadrul unei întreprinderi sau al unei instituții. • Structura funcţională poate fi reprezentată grafic prin organigramă,care evidenţiază modul de grupare a organismelor, posturilor de conducere,compartimentelor şi relaţiilor organizatorice dintre acestea, distribuite peniveluri ierarhice.

34. De reţinut! Organigrama: • reprezentare grafică sugestivă, sistematică şi sintetică a structurii organizatorice; • utilizându-se diferite forme geometrice, simboluri numerice, literale şi cromatice; • un element de informare şi de analiză (de studiu); • are ca obiectiv punerea în evidenţă a elementelor componente: funcţiile, compartimentele, nivelurile ierarhice, relaţiile organizaţionale; • prin dreptunghi sunt reprezentate compartimentele; • prin linii de diferite forme sunt reliefate relaţiile dintre compartimente.

35. Structura şi complexitatea organigramei sunt influenţate de o serie de factori: • mărimea întreprinderii, • dispersarea geografică a subunităţilor componente, • natura produselor, lucrărilor şi serviciilor, • tipul de producţie, • sistemul informaţional, • numărul şi calificarea personalului, • obiectivele strategice.

36. Din punct de vedere al sferei de cuprindere: • organigrame generale (care reprezintă structura pentru toată întreprinderea); • organigrame parţiale (care prezintă structura doar pentru unele părţi ale întreprinderii).

37. Din punct de vedere al modului de ordonare a compartimentelor şi al relaţiilor dintre ele: • organigrame rectangulare (verticale şi orizontale); • organigrame circulare.

38. Organigramele ordonate rectangular au scara ierarhică pe verticală, • posturile şi compartimentele sunt amplasate pe diferite niveluri ierarhice şipoartă denumirea de “rectangular verticală” sau “piramidală”. • sunt cele mai frecvente datorită uşurinţei în construcţie şiexpresivităţii lor.

42. Organigrame circulare. • La acestea scara ierarhică este radiară, • Elementelestructurale sunt distribuite pe cercuri concentrice având în origineconducătorul faţă de care se stabileşte scara ierarhică.

44. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (ROF) • Instrument de organizare folosit pentru descrierea detaliată a structurii organizatorice a unui sistem economico-social, în vederea cunoaşterii şi analizei sale aprofundate.  • Regulamentul de organizare şi funcţionare (R.O.F.) este documentul sintetic intern elaborat cu aportul tuturor compartimentelor, aprobat de conducere, care detaliază concepţia structurii de organizare a unităţii: configuraţia, atribuţiile şi competenţele compartimentelor, componenţa colectivă şi numerică a personalului necesar.

45. Partea I cuprinde: - informaţii privind baza legală a constituirii şi funcţionării sistemului respectiv; - o succintă prezentare a obiectului de activitate; - organigrama generală; - organigrame parţiale ale principalelor componente ale organizării structurale (daca este necesar); - prezentări detaliate ale principalelor caracteristici organizaţionale (obiective specifice sau individuale, sarcini, autoritate şi responsabilităţi ale conducerii colective şi individuale).

46. Partea a II-a cuprinde descrierea în detaliu a compartimentelor şi a funcţiilor încorporate, pentru primele prezentându-se obiectivele si atributiile acestora. • Descrierile organizatorice ale compartimentelor se efectuează potrivit succesiunii lor în organigramă, acestea grupându-se pe module corespunzator subordonării conducerii superioare a sistemului economico-social respectiv.

47. Fişa postului • Fişa postului reprezintă descrierea sarcinilor generale de muncă, pe care trebuie să le îndeplinească persoana care ocupă un post, standardelor de performanţă, limitei de autoritate şi relaţiilor dintre compartimente. • Scop: • ajută la definirea postului pentru noii titulari; • serveşte drept punct de pornire pentru întocmirea anunţurilor de recrutare; • este un instrument de evaluare a performantelor angajatilor.

48. Reguli pentru întocmirea fişei de post • stilul de comunicare clar şi concis; • se folosesc propoziţii scurte, se utilizează verbe pentru a exprima actiuni; • descrierea activităţilor: completă, concretă, exactă; • se va evita folosirea specifică pentru genul masculin, feminin; • se selectează cele mai importante funcţiuni ale postului; • se precizează standardele de performanţă; • se declară clar nivelul de subordonate, dar şi cel de reprezentare în relaţia cu exteriorul departamentului/organizaţiei.

49. Elementele fişei postului 1. Compartimentul de muncă • se va preciza compartimentul, biroul sau serviciul în care titularul postului îşi va desfăşura activitatea; 2. Număr persoane/post • se va preciza numărul de persoane pe post (1); 3. Rolul • se va preciza rolul titularului postului în realizarea obiectivelor întreprinderii;

50. Elementele fişei postului (2) 4. Formarea profesională • se va preciza educaţia minimă necesară; • ca nivel (nivelul minim de studii necesare – medii, superioare); • ca specialitate (care este calificarea sau specializarea obţinută prin educaţie necesară pentru ocuparea postului;