D. MISE EN OEUVRE DU PROJET

1. D. MISE EN OEUVRE DU PROJET 1 1

2. Quels rôles & responsabilités du FIDA dans les achats des projets? Quelles tâches nécessaires à la supervision des achats? Comment est menée une supervision des achats? Mise en œuvre du : Passations des marchés Objectifs d’apprentissage B 2 2

3. Des achats inefficients et inefficaces peuvent avoir de sérieuses répercussions: Les résultats et impacts attendus du projet peuvent ne pas être obtenus; Des retards dans la mise en œuvre du projet; Des coûts élevés de la mise en œuvre. Les achats constituent une activité sensible: pouvant entrainer la corruption et la fraude La complexité de certains actes d’achat. Utilisation à la fois des règlements et directives du pays et de ceux du FIDA. Mise en œuvre : Passations des marchés Objectifs d’apprentissage L’achat de biens, services et travaux constitue un élément crucial dans la mise en œuvre d’un projet. . . B 3 3

4. Différentes méthodes (de l’appel d’offres international à l’entente directe (dans des cas limités et spécifiques)) sont utilisées pour les différentes catégories d’achats en fonction de la nature, du montant et d’autres critères - le principe directeur étant l’économie et l’efficience. ACI ACN Méthodes de passation des marchés Consultation nationale Consultation internationale Entente directe Mise en œuvre : Passation des marchés Méthodes B 4 4

5. Mise en œuvre : Passation des marchés Méthodes & 5 5

6. ACI ACN Méthodes de passation des marchés Consultation nationale Consultation internationale Entente directe Mise en œuvre : Passation des marchés Méthodes courantes – 1 • Appel d’offres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays du Bénéficiaire (2) • Publication dans les journaux locaux (Remarque: des fournisseurs étrangers peuvent soumettre des offres) • Même chose • Même chose • Appel d’offres au niveau international (AOI): pour des besoins à coût élevé. (1) • Publication dans des journaux à grand tirage, au niveau des représentants locaux, des ambassades, du Forum de développement de l’ONU • Pré-qualification • Dépouillement en public & 6

7. ACI ACN Méthodes de passation des marchés Consultation nationale Consultation internationale Entente directe Mise en œuvre : Passation des marchés Méthodes courantes – 1 ( suite) • Appel d’offres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays du Bénéficiaire (2) • Même chose • Appel d’offres au niveau international (AOI): pour des besoins à coût élevé. (1) • Evaluation des soumissions par la méthode de notation par des points(sur les plans technique + financier) & 7

8. Mise en œuvre : Passation des marchésMéthodes courantes – 2 Passation des marchés au niveau international (3): Dresser une liste restreinte de fournisseurs fiables dans au moins 2 pays membres du FIDA Transmettre l’appel d’offres aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte • Passation des marchés au niveau local (4): • Préparer les spécifications et la demande de prix • Dresser une liste restreinte d’au moins trois fournisseurs fiables • Transmettre la demande de prix (appel d’offres) aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte & 8 8

9. Mise en œuvre : Passation des marchésMéthodes courantes – 2 (suite) Passation des marchés au niveau international (3): Accepter les originaux des soumissions (pas de copies faxées) Evaluation des soumissions en fonction des coûts les moins élevés des soumissionnaires conformes Signer le contrat • Passation des marchés au niveau local (4): • Même chose • Même chose • Même chose & 9 9

10. Entente directe (5) (cas limités et spécifiques) Extension/addition à un contrat existant Normalisation des biens avec ceux du projets déjà existants Remarque: La compétition n’est pas requise. Mise en œuvre : Passation des marchésMéthodes courantes ACI ACN Méthodes de passation des marchés Consultation nationale Consultation internationale Entente directe & 10

11. Différence. . . Mise en œuvre : Passation des marchés Biens et travaux vs. services de consultants R 11 11

12. Les règles et procédures d’achat applicables dans un projet particulier proviennent de différentes sources: Les lois et règlements du pays en matière d’achat Les directives d’achat du FIDA Le rapport d’évaluation du projet L’accord de financement Les règles, méthodes et procédures applicables sont précisées dans la LAB, ainsi que les conditions de revue des achats du FIDA. Mise en œuvre : Passation des marchés Cadre règlementaire Se conformer. . . & 12 12

13. L’UGP et le Bénéficiaire exerce une responsabilité générale sur les achats Planification des acquisitions (en fonction des objectifs du projet & du PTBA); Préparation et publication des documents de l’appel d’offres et de l’invitation à soumissionner; Dépouillement et évaluation des offres; Planification Soumission Ouverture des plis et évaluation Négociation et adjudication Suivi Livraison Paiement Mise en œuvre : Passation des marchés Rôle du Bénéficiaire/UGP en matière de passation des marchés 13 B 13

14. L’UGP et le Bénéficiaire exerce une responsabilité générale sur les achats Négociation, octroi et signature du contrat; Suivi de l’exécution du contrat (technique et financier/administratif); Livraison des biens/travaux/services. Paiement. Planification Soumission Ouverture des plis et évaluation Négociation et adjudication Suivi Livraison Paiement Mise en œuvre : Passation des marchés Rôle du Bénéficiaire/UGP en matière de passation des marchés ( suite) 14 B 14

15. Responsabilité fiduciaire du FIDA: Utilisation rationnelle des fonds du financement: le FIDA doit s’assurer que les ressources du financement ne sont utilisées qu’à bon escient. Exigences d’économie et d’efficience dans la mise en œuvre du projet en général, et des achats en particulier: le FIDA doit s’assurer que l’octroi de contrat découle d’une compétition; Mise en œuvre : Passation des marchés Importance de la passation des marchés – directives du FIDA & 15 15

16. Responsabilité fiduciaire du FIDA: Le FIDA doit garantir l’équité, l’intégrité, la transparence et la bonne gouvernance dans le cadre des achats Le concept de « non objection » Mise en œuvre : Passation des marchés Importance de la passation des marchés – directives du FIDA & 16 16

17. Le CPM doit s’assurer de: La cohérence des actes d’achat avec les objectifs du projet, le PTBA, le plan d’achat et le moment choisi dans la période de mise en œuvre du projet. La disponibilité des ressources financières: le montant des achats ne doit pas dépasser celui des ressources financières allouées dans l’accord de financement et le budget annuel. La transparence et l’équité: les achats sont effectués conformément aux règles et procédures applicables. Des meilleurs prix proposés: les achats doivent découler d’une compétition. Le personnel du FIDA doit observer la neutralité et l’impartialité. La flexibilité doit être de rigueur – mais dans le respect des lois, règles et procédures. Mise en œuvre : Passation des marchés Rôle du FIDA B 17 17

18. Un manuel de procédures administratives et financières complet (mise en œuvre/manuel des opérations) Un atelier de démarrage bien préparé comprenant des sessions techniques intégrant des discussions sur l’importance des soumissions de qualité, des causes fréquentes de retard, des questions de calendrier … Un plan de passation de marchés résumant les méthodes d’achat, les règles applicables et les exigences de revue à priori telles que prévues dans l’accord de financement. Outils pour un PM de succès Manuel d’opérations Atelier dedémarrage “bien preparé” PPM Évaluation des capacités nationaleset du projet Formation de l’UCP et des partenaires nationales Expertise au niveau national et du projet Expertise au niveau du FIDA Mise en œuvre : Passation des marchés Outils majeurs pour des acquisitions réussies (1) & 18 18

19. Evaluation des capacités d’achat (niveau national & projet) Formation de l’UGP concernée et des partenaires au niveau national sur les aspects relatifs aux achats Expertise en achat au niveau national/du projet (complétée par un renforcement continu des capacités). Expertise en achat au niveau du FIDA (spécialiste en achat assistant le CPM dans le cadre de la supervision). Outils pour un PM de succès Manuel d’opérations Atelier dedémarrage ‘bien préparé PPM Évaluation des capacités nationaleset du projet Formation de l’UCP et des partenaires nationales Expertise au niveau national et du projet Expertise au niveau du FIDA Mise en œuvre : Passation des marchés Outils majeurs pour des acquisitions réussies (2) & 19 19