Bedre elektroniske pasientjournaler i primærhelsetjenesten

1. Bedre elektroniske pasientjournaler i primærhelsetjenesten En undersøkelse av bruk, behov og barrierer NTNU, 25.04.01

2. Eksperter i Team • Første gang våren 2001 • Ønske fra næringslivet • Tverrfaglige prosjekter for siv.ing. 4. årskurs • Gruppeprosessen i fokus • 2,5 vekttall • Organisert i ”landsbyer”

3. Elektroniske pasientjournaler - EPJ • I starten • Papirjournal på elektronisk form • Videre • Muligheter i teknologien bedre • Lite samråd med legene • I dag • Uoverensstemmelse mellom legenes behov og EPJ-systemene?

4. Elektroniske pasientjournaler - EPJ • Dagens EPJ-systemer • Profdoc DOS • Profdoc Vision • WinMed • Infodoc DOS • Infodoc Windows • Fremtiden krever godt samarbeid mellom IT og medisin

5. Elektroniske pasientjournaler - EPJ • Digimed • Innovasjonssenter for utvikling av IT tilknyttet helsevesenet • HJELP • Prosjektsamarbeid mellom IDI og Det Medisinske Fakultet ved NTNU • Problemorientert EPJ

6. Landsbyoppgaven • Oppdragsgivere • Anders Grimsmo, ISM • Øystein Nytrø, IDI • Veiledere • Reidar Conradi, IDI • Elisabeth Bayegan, IDI / ISM • Utføre undersøkelse blant primærleger • Besvare 3 gitte hypoteser: • Bruksmønster • Informasjonsbehov • Teknologisyn • Pionerarbeid på dette området

7. Hypotese I – Bruksmønster • Legers faktiske bruk av informasjon i dagens journalsystem er begrenset og preget av dagens løsninger

8. Hypotese II - Informasjonsbehov • Legers behov for journalsystemet som informasjonskilde og arbeidsstøtteredskap er • med utgangspunkt i dagens journalsystemløsninger, redusert til pasientspesifikk informasjon • med utgangspunkt i fremtidens journalsystemløsninger, stort og nødvendig for å kunne gi en helhetlig og mer kvalitetssikret behandling av pasienter

9. Hypotese III - Teknologisyn • Teknologi og legers syn på teknologi, utvikling og fremtid er en flaskehals for effektiv bruk av elektroniske journalsystemer

10. Landsbyen • 19 studenter, 5 grupper • Forhåndsutdelte oppgaver og oppdeling • Presentasjon (4 studenter) • Koordinering (3) • Telefonintervju (4) • Skjemaundersøkelse (4) • Metode og analyse(4)

11. Arbeidet i landsbyen • Felles prosjekt, delte arbeidsoppgaver • Ukentlige fellesmøter • 12 timer per student per uke (= 2,5 vekttall) • Studentassistenter • Kurs • Informasjonssøk • Rapportskriving • Felles rapport

12. Videre agenda for dagen • Undersøkelsen • Telefonintervju • Skjemaundersøkelse • Verdensvev-portal • Pause • Resultater fra undersøkelsen • Pause, enkel bevertning • Spørsmål og debatt

13. Telefonintervju Valgte metode (telefonintervju) Utformet en intervjuguide Intervjuet 21 primærleger

14. Metode

15. Bruk av åpne spørsmål • Fange opp mening og opplevelse • Analyse av slike spørsmål er vanskelig

16. Telefonintervju Fordeler: • Lite tid- og kostnadskrevende • Geografisk plassering betyr lite • Ingen reising Ulemper: • Problematisk å stille spørsmål som krever visuelle hjelpemidler • Ikke for mange spørsmål (maks lengde 40 min)

17. Utforming av intervjuguide Innhold: • Felles bakgrunnsinformasjon • 3 deler som dekker hver sin hypotese (Se rapport, Tillegg F, side 112) Kvalitetssikring av intervjuguide: • Møte og korrespondanse med Siri Forsmo fra Institutt for samfunnsmedisinske fag • Pilotintervju 1, Edda Legesenter • Pilotintervju 2, Gløshaugen legesenter (Utført som besøksintervju)

18. Eksempel fra intervjuguide Tenk deg at du skal designe et helt nytt journalsystem. Hva ville du ha lagt vekt på? Respondenten får muligheten til å beskrive nye ideer og egenskaper for et nytt journalsystem. Eller hun kan vektlegge egenskaper som hun er fornøyd med. Spørsmålet er knyttet til hypotese 3 ( se rapport , bakgrunn side 4)

19. Gjennomføring Avtale om tidspunkt for intervju: • Liste over alle legesentre i Midt-Norge (ca 80 stk) • Avtale med leger som er bekjente av deltakerne i prosjektgruppen ( 4 stk ) • E-postlisten Eyr (ca 600 registrerte ) (aktiviteten tok tre uker, estimert til 1)

20. Utfordringer Forberedelser: • Lage gode åpne spørsmål som kan analyseres • Få en avtale om intervju med en lege Utførelse av intervju: • Fremlegge spørsmålet • Notere det respondenten svarer

21. Skjemaundersøkelse • Bakgrunnsdel • Hoveddel: • Tradisjonell del • Avdekke holdninger. • Conjoint analyse del • Avdekke ønsker og behov.

22. Undersøkelsesformer

23. Metoder • Tradisjonelle spørsmål • Best egnet til å avdekke holdninger og meninger. • Conjoint analyse • Best egnet til å finne frem til brukeres ønsker for et produkt. • Kan være en del av en produktutvikling.

24. Tradisjonelle spørsmål • Utsagn relatert til hypotesene. • Respondentene graderer enighet på en skala fra 1 til 5. • 1 svarer til ”Helt uenig”. • 5 svarer til ”Helt enig”.

25. Utsagn fra tradisjonell del • Svar angis ved å merke av passende alternativ.

26. Conjoint analyse • Antagelse: • Produkter kan karakteriseres ved attributt. • Attributtene har forskjellige verdier. • Attributtverdiene er gjensidig utelukkende. • Et tenkt produkt karakteriseres som en bunt av attributtverdier.

27. Undersøkelsen • Respondenten blir tilbudt tenkte produkter i form av profiler. • Buntene vurderes isolert. (For eksempel på en skala fra 1 - 8.) • Graderingen viser i hvilken grad kunden ville valgt produktet.

28. Analysen • Attributtverdiene vurderes ved: • Nytteverdi (Utility) • Grad av verdsettelse for et verdi-nivå. • Høy nytteverdi.  Respondentene ønsker verdien. • Attributtene vurderes ved: • Relativ viktighet (Importance) • Differansen mellom høyeste og laveste nytteverdi. • Angir viktigheten av attributtet.

29. Fordeler og ulemper • Fordeler: • Metoden ligger nær en virkelig valgsituasjon ved anskaffelse av produkt. • Kan finne den kombinasjonen av attributtverdier som kundene ønsker. • Ulemper: • Kompleks metode. Krevende å utforme. • Kan være krevende å svare på.

30. Attributter i undersøkelsen • Krav til tidsbruk • Meget tidkrevende • Noe tidkrevende • Lite tidkrevende • Journalens oppbygning • Videreføring av papirjournal • Problemorientert

31. Attributter i undersøkelsen • Registrering av informasjon • Tastatur og mus • Talegjenkjenning • Digital notisblokk • Kunnskapssystem • Inneholder kunnskapssystem • Inneholder ikke kunnskapssystem

32. Profil fra undersøkelsen

33. Gjennomføring • Brukte mye tid på å lage gode spørsmål. • Gode innspill fra Gløshaugen legesenter underveis. • Sendt ut i 309 eksemplarer. • Elektronisk versjon på Verdensveven • Publisert via landsbyportalen • Valgfritt å svar på papir eller elektronisk.

34. Utfordringer • Lage gode forståelige spørsmål. • Utforme en forståelig og overkommelig conjoint analyse. • Få god nok svarprosent og representativt utvalg. • Etter påminnelse: 85 svar  115 svar

35. Bakgrunnsinformasjon • 21 telefonintervju, hvorav 17 menn og 4 kvinner • Aldersfordeling: - 4 stykker under 36 år - 5 stykker i alderen 36-45 år - 11 stykker i alderen 46-55 år - 1 over 56 år

36. Bruksmønster Hva er du fornøyd med i den elektroniske pasientjournalen som du benytter? • De administrative rutinene • Journalsystemet er oversiktlig • Tidsbesparende

37. Bruksmønster Hva er du ikke fornøyd med i den journalen du benytter? • Strukturen til journalen • Vanskelig regnskapsmodul • Uoversiktlig

38. Bruksmønster Er det noen oppgaver som var enklere å utføre med papirbasert journal? • Bedre oversikt • Bla fra epikrise til epikrise

39. Bruksmønster Føler du at strukturen til journalsystemet påvirker den måten du arbeider på? Variasjon mellom de forskjellige systemene: • Profdoc: Fleste svarte ja. • Infodoc: Påvirket i positiv retning. • WinMed: Delte meninger.

40. Bruksmønster Synes du det er høy brukerterskel på ditt elektroniske journalsystem? Alle svarte nei. Begrunnelse: Enkelt å komme i gang med de grunnleggende funksjoner. Men det er vanskelig å beherske systemet fullt ut.

41. Informasjonsbehov Er det noe du savner å ha elektronisk tilgjengelig? • Internett på samme maskin som journalen • Felleskatalogen integrert i reseptsystemet • Oversikt over ledige plasser på sykehus

42. Informasjonsbehov Er det funksjoner/muligheter du kunne ha tenkt deg å ha i journalsystemet som du ikke har i dag? • Kommunikasjon med sykehus og andre samarbeidspartnere • Kvalitetssikring av data

43. Barrierer Påstand: Det blir ikke bedre behandling av pasienter selv om journalsystemet forbedres. 18 var uenig og 3 var enige. Begrunnelse for de som var uenig: - Bedre tid, oversikt og kvalitet gir bedre behandling.

44. Fremtid Tenk deg at du skulle designe et helt nytt journalsystem. Hva ville du lagt vekt på? • Erstatte mus • Sentralt journalregister • Problemorientert journal • Forbedret kommunikasjon med laboratorier, sykehus, apotek og andre journalsystemer.

45. Resultater 51 stk. støttende undersøkelse via verdensvev 115 stk. skjemaundersøkelse av 309 utsendte invitasjoner 111 per post, 4 per verdensvev

46. Skjemaundersøkelse del 1 Legeforeningens database: Kjønnsfordeling: 32,6% kvinner, 67,4% menn Gjennomsnittsalder: 44,8 år Bakgrunnsspørsmål Gjennomsnittsalder, skjemaundersøkelse: 43,3 år

47. Del 1 2. Dersom jeg klarer å utnytte den elektroniske pasient journalen bedre, kan jeg gi pasientene et bedre behandlingstilbud. 1. Jeg mestrer bruk av dagens elektroniske journalsystem fullt ut 3. Jeg føler meg hemmet av å måtte bruke en datamaskin og et elektronisk journalsystem når jeg behandler pasienter. 4. Jeg bruker den elektroniske pasientjournalen mer når jeg møter en pasient med et komplisert problem

48. Del 1 5. Jeg benytter meg av den elektroniske pasientjournalen mer når pasienter kommer tilbake gjentatte ganger med samme problem. 6. Jeg har ingen motforestillinger mot å lære meg å ta i bruk et nytt journalsystem. 8. Leger i primærhelsetjenesten har en tendens til å vegre seg mot å ta i bruk nye teknologiske hjelpemidler 7. Leger generelt trenger mer opplæring i bruk av pc og elektroniske pasientjournaler

49. Del 1 9. Jeg tror et nytt og forbedret/skreddersydd journalsystem vil øke effektiviteten og bedre behandlingen av pasienter

50. Del 1 Brukerne av forskjellige journalsystem satt opp mot svarene i utsagn 1 ”Jeg mestrer bruk av dagens elektroniske journalsystem” Profdoc dos Profdoc Vision WinMed Infodoc win Infodoc dos