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Jakob Rechsteiner DOWAR GmbH Produkt: Consolidate Informationsverwaltungssoftware

Jakob Rechsteiner DOWAR GmbH Produkt: Consolidate Informationsverwaltungssoftware. Inhaltsübersicht. Projektbeschreibung Registraturplan Kreditorenprozess Einbürgerungsprozess Metadaten Dossier Berechtigungsystem Suisse ID Schnittstelle Aussage Kunde. Projektbeschreibung. Teilnehmer

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Jakob Rechsteiner DOWAR GmbH Produkt: Consolidate Informationsverwaltungssoftware

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Presentation Transcript

  1. Jakob Rechsteiner DOWAR GmbH Produkt: Consolidate Informationsverwaltungssoftware

  2. Inhaltsübersicht Projektbeschreibung Registraturplan Kreditorenprozess Einbürgerungsprozess Metadaten Dossier Berechtigungsystem Suisse ID Schnittstelle Aussage Kunde

  3. Projektbeschreibung • Teilnehmer • Gemeinde Oberlunkhofen Kunde E.Eichenberger • DOWAR GmbH Lieferant, PL J.Rechsteiner • Hürlimann Informatik AG Gemeindelösung HiSoft B.Steffen • Consolidate GmbH Hersteller Consolidate C. Bickel • Projektumsetzung • Vertragsunterzeichnung  schrittweise Umsetzung auf Test DB • z.B. Verknüpfung HiSoft mit Consolidate, Abbildung Workflow, • Konzept Einbindung Suisse ID, etc • Aufwand • Ca 10 - 12 Manntage

  4. Registraturplan Anforderung Abbildung eines (freigewählten) zweckdienlichen Registraturplanes im digitalen RMS. Lösungsansatz Der bestehende Registraturplan einer Gemeinde, Stadt wird ins Protokollsystem eingelesen. Die Projektstruktur, resp Vorgaben für das Geschäftsfallmanagement wird analog aufgebaut.

  5. Registraturplan Eintrag

  6. Kreditorenprozess • Anforderung • Kreditorenrechnungen sollen elektronisch erfasst (gescannt) werden und die Zahlungsfreigabe mit Workflow kontrolliert werden • Lösungsansatz ( frühes oder spätes Archivieren) • Prozessstart: Kreditorenrechnung ist eingegangenProzessende: Zahlung ausgelöst • Die Kreditorenrechnung kann sowohl im RMS, als auch über die EWK aufgerufen werden(Adresse, Einwohner, Rechnungsnummer)

  7. Kreditorenprozess Workflow

  8. Einbürgerungsprozess • Prozessstart: Einbürgerungsgesuch ist eingegangen • Prozessende: Entscheid ist kommuniziert

  9. Einbürgerungsprozess Prozessvorgaben Verlinkung

  10. Metadaten Dossier • Anforderung • Abbildung der relevanten Informationen und Metadaten in Dossiers mit den relevanten Deskriptoren für alle geschäftsrelevanten digitalen Informationen • (z.B. Autor, Version, Erstellungsdatum, Klassierung, Klassifizierung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Ablieferungspflicht an Archiv etc.)

  11. Metadaten Dossier Lösung

  12. Berechtigungssystem • Anforderung • Abbildung eines stufen-, aufgaben- und kompetenzgerechten Berechtigungssystems des Zugriffs auf alle im RMS gespeicherten Informationen für das Management. • Lösungsansatz • Vertraulichkeitstufen • Zugriffsteuerung • Aktivitätensecurity • Dossiersecurity

  13. Berechtigungssystem Zugriffslogik

  14. Digitale Signatur • Anforderung • Digitale Signatur zur Sicherstellung der Beweis und Revisionstauglichkeit aller im RMS gespeicherten geschäftsrelevanten Informationen. • Nachweis für den Einsatz der Suisse-ID für die Authentisierung am Eingangsportal zu erbringen. • Lösungsansatz • Unterzeichnung der Dokumenteim System mittels Suisse ID • Login von intern oder extern mit dem Zusatz von Suisse ID

  15. Schnittstellen

  16. Aussage Kunde Gemeinde Oberlunkhofen • Unsere Gemeindeverwaltung setzt seit April 2007 das Informationssystem"Consolidate", welches von der Firma Dowar unterstützt wird, mit grossem Erfolg ein. Das System erleichtert die tätliche Kommunikations- und Verwaltungsarbeit mit Projektmanagement massiv. Zudem stehen die vorhandenen Informationen entsprechend der vordefinierten Sicherheitseinstellungen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stufengerecht zur Verfügung. • Sämtliche Adresseinformationen der Einwohnerinnen und Einwohner werden regelmässig ins Consolidate importiert. Sie werden für Korrespondenzen, Serienbriefe, Lieferscheine und Auswertungen genutzt. Auch ist es möglich, die Personendaten mit den entsprechenden Projekt- oder Geschäftsinformationen zu verknüpfen. Unsere tägliche Arbeit wurde damit effizienter, die Informationen umfassender und die Daten entsprechend durchgängiger. • Erwin Eichenberger, Gemeindeschreiber

  17. Vielen Dank Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Nichts auf der Welt ist so mächtig, wie eine Idee, deren Zeit gekommen ist!(Victor Hugo)

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