TECNICHE DI CONDUZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE E DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA

1. TECNICHE DI CONDUZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE E DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA

2. INTRODUZIONE Qualsiasi processo, attività o struttura organizzativa che si prefiggadi determinati obiettivi richiede dei riscontri per la verifica del raggiungmento dei risultati prefissati. Un Sistema di Gestione per la Qualità aziendale o di settore prevede l’attuazione di verifiche periodiche per prevenire o correggere possibili deviazioni od errori del Sistema stesso. Lo strumento per adempiere a tale regolazione è la Verifica Ispettiva della Qualità (Audit della Qualità). La serie delle norme UNI EN 9000:2000 mette in risalto l’importanza della verifica Ispettiva come strumento aziendale efficace per il conseguimento degli obiettivi del miglioramento continuo (UNI EN 19011)

3. ASSICURAZIONE DI QUALITÀ’/ GARANZIA DI QUALITÀ’ TUTTE LE ATTIVITA’ PIANIFICATE E SITEMATICHE, IN UNA ORGANIZZAZIONE GESTITA CON UN SISTEMA QUALITÀ’ E DI CUI, PER QUANTO OCCORRE, VIENE DATA DIMOSTRAZIONE, MESSE IN ATTO PER ASSICURARE/GARANTIRE LA SODDISFAZIONE DEI REQUISITI DI QUALITÀ’ IMPLICITI O STABILITI E DICHIARATI AI PROPRI CLIENTI-UTENTI

4. DUE AMBITI DI QUALITA’Qualità managerialeDirezione generale - Strutture - Attrezzature - Informazione e comunicazione - Formazione - Valutazione e miglioramentoQualità tecnicaProcedure (per l’esecuzione di processi tecnici e di supporto) .

5. IN UN SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA’ E’ FONDAMENTALE: DESCRIVERE quello che si deve fare (in modo strutturato e con procedure semplici, precise e comprensibili) FAREquello che è scritto(usare i documenti aggiornati, senza improvvisare) VERIFICARE che si è fatto ciò che si è scritto (audit int./est. N.C./A.C.) CONSERVARE prove scritte (documenti di registrazione della Qualità: referti, carte di controllo, addestramento, riesami...) PENSARE COME MIGLIORARLO

6. IL SISTEMA DI GESTIONE DELLA QUALITA’ Il S.G.Q. è lo strumento di lavoro che permette di verificare continuamente l’organizzazione per modellarla e migliorarla in funzione delle ESIGENZE DEL CLIENTE LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA, LE RESPONSABILITA’, LE PROCEDURE, I PROCEDIMENTI E LE RISORSE MESSE IN ATTO PER LA CONDUZIONE AZIENDALE PER LA QUALITA’

7. OCCORRE FORNIRE AL CLIENTE/UTENTE ELEMENTI OGGETTIVI PER SCEGLIERE LE STRUTTURE PIU’ IDONEE A GARANTIRGLI LA SODDISFAZIONE DELLE SUE ASPETTATIVE LA GARANZIA DELLA QUALITA’ RICHIEDE UNA VALUTAZIONE DI CONFORMITA’ RISPETTO A REQUISITI (STANDARDS) STABILITI PER IL CONSEGUIMENTO DELLA QUALITA’ STESSA

8. IL SISTEMA di GESTIONE per la QUALITA’ SIGNIFICA TRASPARENZAorganizzativa FORMALIZZAZIONEdei processi DOCUMENTAZIONE accurata di tutte le operazioni eseguite 10

9. IL SISTEMA di GESTIONE per la QUALITA’ LE REGOLE DEL GIOCO • EVIDENZA oggettiva • PREVENZIONE • REVISIONE periodica del Sistema • VALUTAZIONE dell’efficacia del Sistema 11 3

10. RIESAME DELLA DIREZIONE IN SINTESI…. V.I.I. CLIENTE X PROCESSO X INDICATORI DI PROCESSO FORNITORE X CONDIVISIONE procedure feedback CLIENTE Y PROCESSO Y INDICATORI DI PROCESSO FORNITORE Y CONDIVISIONE procedure feedback CLIENTE K PROCESSO K INDICATORI DI PROCESSO FORNITORE K feedback

11. ITER CERTIFICAZIONE - ACCREDITAMENTO NORMA DI RIFERIMENTO AZIENDA ENTE CERTIFICATORE predisposizione del MANUALE DELLA QUALITA’ esame del MANUALE DELLA QUALITA’ visita valutativa predisposizione visita visite di sorveglianza RILASCIO CERTIFICAZIONE

12. APPROCCIO PDCA nello svolgimento delle VERIFICHE ISPETTIVE Fase 4:ACT agisci Fase 1:PLAN pianifica Fase 3: CHEK verifica Fase 2: DO esegui (Ciclo di Shewart, Ruota di Deming)

13. Fase 1: PLAN (pianifica) Pianificazione dell’audit attraverso la definizione degli obiettivi che si vogliono conseguire e l’assegnazione degli incarichi (scelta degli auditors) Fase 2: DO (esegui) Esecuzione dell’Audit nei tempi e con le modalità pianificate (verifica documentale e verifica di conformità) Fase 3: CHEK (verifica) Confronto critico di quanto osservato/rilevato nel corso dell’audit e di quanto disposto nella documentazione del S.Q. Fase 4: ACT (agisci) Analizza e valuta i risultati dell’audit al fine di identificare e attuare le azioni correttive da intraprendere a seguito delle discrepanze riscontrate(eliminazione delle N.C.) e relativo follow-up (verifica dell’efficacia delle A.C.), ovvero:conferma dell’adeguatezza/ conformità delle soluzioni attuate e delle condizioni che ne consentono il mantenimento/miglioramento

14. SCOPI DELLE VERIFICHE ISPETTIVE • DEFINIZIONE: “esame sistemico ed indipendente per determinare se le attività svolte per la qualità ed i risultati ottenuti sono in accordo con quanto pianificato e se quanto predisposto viene attuato efficacemente e risulta idoneo al conseguimento degli obiettivi” • 1) ESAME SISTEMICO • Significa che tale esame deve essere necessariamente effettuato: • - secondo un preciso programma annuale che prevede le V.I. • - in tutte le aree/funzioni della struttura • seguendo modalità operative standardizzate supportate da procedure • scritte utilizzando una medesima tipologia di risorse e da check lists • 2) ESAME INDIPENDENTE • Significa che le V.I. devono essere eseguite da personale indipendente da • chi ha diretta responsabilità nelle attività sottoposte a verifica ispettiva.

15. 3)Determinare se le attività svolte per la qualità ed i risultati • ottenuti sono in accordo con quanto pianificato • Significa che la V.I. deve determinare se tutte le attività sono realmente svolte dagli operatori come prescritto nelle procedure e/o nei piani della qualità e se i risultati conseguiti nei diversi processi risultano essere effettivamente in accordo con quanto richiesto e specificato nei relativi piani. • Per ciascuna attività devono esistere specifici piani nei quali sono • evidenziati: • la successione delle attività di lavorazione e controllo • gli operatori/funzioni responsabili delle attività identificate • le risorse meteriali utilizzate in ciqscuna attività • i documenti di supporto e di dettaglio; i documenti prodotti, • con particolare riferimento ai documentidi registrazione della qualità • l’eventuale indicazione dei tempi per l’espletamento delle singole • operazioni identificate, gli eventuali risultati attesi al termine di • ciascuna fase lavorativa • quant’altro ritenuto necess. per tenere sotto controllo l’attività • considerata

16. SCOPO DELLA VERIFICA ISPETTIVA E’ osservare che ogni attività che nell’azienda o servizio ha rilevanza ai fini dell’ottenimento di un prodotto o servizio di qualità sia svolta come previsto nei documenti del Sistema Qualità PER CIASCUNA ATTIVITA’ RICHIAMATA NEL M.Q. DEVE VERIFICARE CHE: -ogni singola attività sia stata presa in considerazione -ogni singola attività sia stata procedurizzata -ogni procedura elaborata per descrivere le attività comprese nel S.Q. sia “disponibile, conosciuta, applicabile, applicata”

17. 4)Determinare se quanto predisposto viene attuato efficacemente e risulta idoneo al conseguimento degli obiettivi La V.I. si prefigge di accertare che tutte le “soluzioni”attuate dal servizio / azienda, risultino “effettivamente efficaci”(in termini di produttività e conformità alle specifiche) e che tutto quanto predisposto dall’azienda per ottenere i “risultati prefissati”, risulti idoneo per il raggiungimento deglistessi. L’Assicurazione Qualità è un’attività che non si propone solo di garantire che le “cose”in azienda vengano fatte “come stabilito”, ma considera e ricerca continuamente la posibilità, proprio attraverso le V.I., del miglioramento continuo. La V.I. di un S.G.Q. è considerata uno dei mezzi più efficaci per “prevenire”le non conformità e fornire all’Azienda un quadro preciso dello “stato” del S.G.Q.aziendale

18. TIPOLOGIA DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Audit di prima parte: svolta da una organizzazione al proprio interno, allo scopo di autoverificarsi (auditors interni) Audit di seconda parte: svolta da un’organizzazione su un proprio fornitore (auditors appartenenti all’organizzazione del cliente o auditors esterni indipendenti) Audit di terza parte: svolta su un’organizzazione da auditors indipendenti per conto di un’ente di certificazione o per conto di una terza parte interessata Inoltre a seconda dei diversi aspetti qualitativi che si vogliono verificare si possono fare ulteriori classificazioni: Verifiche di prodotto Verifiche di processo Verifiche di programma Verifiche di sistema o dell’Organizzazione

19. DIFFERENZE TRA ISPEZIONE E AUDIT L’attività diISPEZIONEconsiste nel confrontare, su basi continue, il prodotto od il processo ai relativi disegni o specifiche, applicando le procedure indicate dai metodi della qualità. L’attività di ispezione è quindi considerata attività di accertamento dei requisiti di qualità prefissati allo scopo di indicare l’accettabilità o meno del prodotto considerato L’AUDIT viene considerata invece un’attività di prevenzione. consiste infatti nella verifica periodica degli elementi componenti il S.G.Q. per accertare la buona utilizzazione delle procedure scritte e stimolare la ricerca delle cause di eventuali mancati adempimenti. Tale attività consiste nell’accertamento periodico della corretta ed adeguata applicazione delle procedure / istruzioni di riferimento che descrivono le modalità operative relative all’attività sviluppata nelle diverse aree/funzioni, il soddisfacimento dei requisiti di A.Q. applicabili all’area e l’efficacia nel raggiungimento degli obiettivi di qualità per essa prefissati.

20. Le V.I.devono essere effettuate con l’obiettivo di fornire “risultati documentati” da portare a conoscenza dei responsabili delle aree interessate e del RAQ, perché possano adottare “tempestivamente le azioni correttive”relativamente alle “carenze evidenziate” Ciò significa, in un S.G.Q. perseguire costantemente:  l’ottimizzazione delle risorse  l’abbattimento degli sprechi  il miglioramento continuo dei processi e delle risorse  la continua prevenzione dell’insorgere delle Non Conformità L’attività di audit favorice la ricerca di opportunità di miglioramento del S.G.Q. ed evita l’insorgere di “deviazioni” nel Sistema stesso

21. AUDIT DI PRIMA PARTE - Verifiche Ispettive Interne Vengono normalmente condotte da auditors dell’azienda adeguatamente formati e coordinati, per tale attività, dal Responsabile Assicurazione Qualità Caratteristiche degli auditors: buon livello di “istruzione” addestramento tale da assicurare loro una competenza adeguata  esperienza pratica specifica (partecipazione a V.I.)  maturità, capacità di giudizio, abilità analitica, tenacia,  capacità di cogliere le situazioni complesse e di capire il ruolo delle singole unità all’interno dell’organizzazione generale  capacità gestionali  mantenimento della competenza

22. GESTIONE DEI PROGRAMMI DI V.I. - Programmazione annuale Le VI devono essere programmate in base allo stato e all’importanza dell’attività da tenere sotto osservazione Per elaborare un efficace programma annuale di V.I.è bene considerare:  I risultati delle V.I. ottenuti nel precedente anno  Il grado di criticità dei processi e dei prodotti/servizi  Il grado di complessità delle attività sviluppate  I reclami e gli eventuali ritornidal campo registrati precedentemente  I programmi di miglioramento approvati dalla Direzione L’analisi di questi aspetti del S.G.Q. potrà indurre il RAQ a stabilire nell’arco dello stesso anno una o più visite ispettive in un medesimo reparto/area/attività/funzione.

23. GESTIONE DEI PROGRAMMI DI V.I. • I risultati delle V.I.(verbali o rapporti delle V.I.), dovranno essere raccolti ed opportunamente analizzati dal RAQ per: • Tenere sotto controllo l’andamento qualitativo dell’organizzazione • Promuovere per tempo azioni di mantenimento e/o miglioramento • del livello qualitativo registrato nelle diverse attività del sistema • Proporre,ove opportuno, l’introduzione di modifiche organizzative • Intensificare l’addestramento e/o la sorveglianza inparticolari aree • critiche • Apportare modifiche alla documentaziopne del S.Q., ovvero non • adeguata • Presentare alla direzione, in sede di riesame, la relazione annuale • sullo stato del S.Q., corredata da da evidenze oggettive sui risultati • e l’andamento del sistema stesso.

24. GESTIONE DEI PROGRAMMI DI V.I. - Mezzi di supporto Per assicurare una corretta gestione dell’intero processo di V.I. è necessario che il gruppo degli auditors abbia a disposizione adeguati mezzi: Procedure ed istruzioni che descrivano le responsabilità e le modalità di attuazione di una V.I. Documentazione di supporto ( piani di dettaglio, check list, modelli) su cui registrare i risultati della V.I. Idoneo addestramento per la qualificazione del personale dedicato alle V.I.e la corretta conduzione delle stesse

25. GESTIONE DEI PROGRAMMI DI V.I. Procedure ed istruzioni predisposte per la V.I. Tutte le norme prese a riferimento per la costruzione di un S.G.Q. richiedono che le V.I e le azioni conseguenti siano condotte secondo procedure scritte. DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO Le V.I. devono essere condotte sulla base di check list opportunamente preparate dal Team di Valutazione prima dell’esecuzione delle V.I., in base alle aree da auditare ed agli obiettivi ed all’etenzione delle verifiche stesse (visita di sorveglianza, visita di verifica delle A.C., prima visita di verifica , visita di riscontro per N.C….) Alle check list devono aggiungersi altri documenti, quali: piani di dettaglio, moduli di registrazione delle eventuali N.C., moduli per la redazione del rapporto di V.I., moduli per la richiesta di A.C.

26. FASI DEL PROCESSO DI V.I. 1. Avvio della V.I. 2.Preparazione della V.I. 3. Esecuzione della V.I. 4. Documentazione/verbalizzazione della V.I. 5. Identificazione delle A.C. atte ad eliminare le N.C. 6. Conclusione della V.I.

27. CONDUZIONE DELL’AUDIT Estensione Frequenza Esame preliminare.del S.G.Q. Avvio della V.I. Preparazione della V.I. Piano della V.I. Assegnazionedegli incarichi Documenti di lavoro Riunione di apertura Conduzione della V.I. Riunione di chiusura Esecuzione della V.I. Rapporto di V.I. Contenuto Distribuzione del rapporto Conservazione dei documenti Documentazione della V.I.

28. 1- Avvio della Verifica Ispettiva • richiesta all’A.Q. copia procedure , istruzioni e organigramma delle aree da verificare per stabilire: • gli elementi del S.G.Q. che devono essere sottoposti a V.I • (estensione della V.I.) • l’approfondimento della V.I., relativamente agli elementi da • verificare ed alla loro criticità e/o importanza (in relazione alle • particolari esigenze dell’azienda, alle trasformazioni in atto, ai • risultati delle precedenti V.I., alle prescrizioni vincolanti) • le risorse da impegnare nella V.I. in relazione alla sua estensione • Nel corso dell’esame documentale occorre verificare che quanto disposto nelle procedure, in merito ai compiti, alle responsabilità e • alle autorità assegnate, corrisponda a quanto previsto nel M.Q. (organigramma, matrice di responsabilità e mansionario) ai fini della congruità.

29. 2.- Preparazione della Verifica Ispettiva La preparazione del piano di dettaglio (Pianificazione) Obiettivi/estensione identificazione documenti di riferimento identificazione del gruppo di V.I. lista di distribuzione del rapporto L’assegnazione degli incarichi nel gruppo di verifica Specifici elementi del S.Q. ai singoli valutatori specifici elementi di unità funzionali ai singoli valutatori La preparazione documenti di lavoro Liste di riscontro/controllo Moduli per registrare le osservazioni Moduli per documentare le evidenze e le conclusioni

30. 2.Preparazione della verifica ispettiva • Piano dettagliato della V.I. • Devono essere definite le aree da sottoporre a V.I. e quali requisiti • di A.Q.sono da queste soddisfatti. • Nel caso di effettuazione di V.I. interna su un intero S.G.Q. aziendale, • il G.V.I.deve considerare tutti gli elementi che fanno parte del S.G.Q. • e che come tali sono riportati in elenco nel M.Q. • Il piano di V.I. davrebbe essere comunicato al RAQ e al • responsabile dell’area da verificare • Esso dovrebbe essere dotato di una certa flessibilità in modo da • permettere variazioni nell’approfondimento dei singoli elementi del • S.G.Q.sulla base di quanto rilevato nel corso della V.I.) e da • consentire l’utilizzo efficace delle risorse disponibili • Se l’area da valutare al ricevimento del piano fa obiezioni ad uno • qualsiasi degli aspetti riportati, tali obiezioni dovrebbero essere • immediatamente portate a conoscenza del responsabile del GVI e • e dovrebbero essere risolte prima di dare inizio alla verifica ispettiva.

31. 2.Preparazione della verifica ispettiva • Assegnazione degli incarichi nel GVI • A ciascun valutatore posono essere assegnati “ specifici elementi • del S.G.Q. o unità funzionali” da verificare • Sia che la V.I. sia eseguita in gruppo, sia che sia eseguita da una • sola persona, dovrebbe essere formalmente nominato il • responsabile della stessa. • In funzione delle circostanze, il gruppo di VI può includere esperti • con preparazione specialistica, valutatori in addestramento ed • osservatori la cui esperienza sia accettata dalle parti interessate • I valutatori di S.G.Q. dovrebbero essere liberi da preconcetti e da • influenze che potrebbero riflettersi sulla loro obiettività • Tutte le persone e organizzazioni implicate in una verifica • ispettiva dovrebbero rispettare e salvaguardare l’indipendenza dei • valutatori

32. Caratteristiche personali • delle unità partecipanti al GVI • Onestà e tenacia • Capacità di analisi e di sintesi, di giudizio di osservazione e di • ascolto • Assenza di atteggiamenti polemici, ironici o addirittura sarcastici • La capacità di mantenere il controllo della conversazione, superando • le inevitabili divagazioni o le interruzioni • L’assenza di pregiudizi • Buona disponibilità ad accettare le ragioni degli altri ed a non • approfittare della propria posizione inevitabilmente di prevalenza • nei confronti degli interlocutori. • Capacità nel “non limitare” la durata e la profondità dell’indagine • a causa di carenza di tempo, atteggiamento non collaborativo del • valutando, timore di non riscuotere simpatie, mantenendo viva la • spinta ad indagare, a scoprire, a non ritenersi soddisfatti da • spiegazioni superficiali o poco attendibili. • E’necessario che i componenti del gruppo di VI abbiano avuto una • adeguata formazione professionale specifica per questa attività

33. 2.Preparazione della verifica ispettiva • Preparazione dei documenti di lavoro • Raccolta della Documentazione del valutando ( manuale, • procedure piani della qualità ….) • Piano di dettaglio • Liste di riscontro/controllo ( Check list, standard…) • Modelli per i rapporti di N.C.e le osservazioni • Modello per documentare le evidenze • Modello per il rapporto di chiusura della V.I. • Il piano di V.I. e le “check list” dovrebbero essere inviati al • valutando per consentirgli di predisporsi più agevolmente • alla V.I. ed assicurarne l’efficace svolgimento (le check list • conterranno unicamente l’elenco degli elementi assoggettati a V.I.)

34. ESECUZIONE DELLA V.I. FASI: 1.Riunione d’apertura  2.Conduzione della verifica 3. Riunione di chiusura RESPONSABILITA’ del valutatore  Attenersi alle prescrizioni applicabili alla V.I.  pianificare e svolgere gli incarichi assegnati con efficacia ed efficienza  documentare le osservazioni  verbalizzare i risultati della V.I.  verificare l’efficacia delle A.C. adottate a seguito della V.I. ( se richiesto dal committente)  conservare e salvaguardare la documentazione relativa alla V.I.  assistere e collaborare con il responsabile del G.V.I.

35. RESPONSABILITA’ del responsabile del G.V.I. il responsabile del G.V.I. è il responsabile ultimo per tutte le fasi della V.I. Egli dovrebbe possedere capacità ed esperienza gestionale e a lui dovrebbe essere assegnata l’autorità di prendere le decisioni finali in merito alla conduzione della V.I. ed a qualsiasi osservazione che ne scaturisca.  individuare le prescrizioni applicabili alla V.I. assegnatagli, comprese le qualifiche richieste per i valutatori e assistenza nella loro scelta  pianificare la V.I., predisporre i documenti di lavoro ed impartire istruzioni al G.V.I.  esaminare la documentazione relativa alle attività in essere del S.Q. per valutarne l’adeguatezza  presentare il G.V.I. ai responsabili dell’area oggetto di valutazione

36. RESPONSABILITA’ del responsabile del G.V.I.  comunicare immediatamente all’organizzazione valutata le non conformità critiche  registrare qualsiasi ostacolo rilevante incontrato nel corso della V.I.  verbalizzare i risultati della V.I.  presentare il rapporto di V.I. Il VALUTANDO : Tutte le persone e le organizzazioni implicate in una V.I. dovrebbero collaborare, rispettare e salvaguardare l’indipendenza e l’integrità dei valutatori

37. In definitiva ivalutatori di S.G.Q. dovrebbero: • rimanere entro i limiti previsti per la V.I. • raccogliere ed analizzare evidenze evidenze pertinenti e sufficienti • per raggiungere conclusioni relative al S.G.Q. valutato • agire con obiettività • porre attenzione a qualiasi indicazione di evidenze, che possono • influenzare i risultati della V.I., ed eventualmente chiedere una • verifica più estesa • essere in grado di valutare se: • le procedure ed i documenti che descrivono e supportano i requisiti • del S.G.Q.sono conosciuti, disponibili, compresi ed utilizzati dal • personale dell’organizzazione oggetto di valutazione • i documenti e le altre informazioni usati per descrivere il S.G.Q. • sono tutti adeguati per conseguire gli obiettivi di qualità stabiliti • agire sempre secondo l’etica professionale

38. RIUNIONE DI APERTURA • ( Responsabili aree , G.V.I. e RAQ) • SCOPO: • fornire informazioni e chiarimenti relativi allo svolgimento della • V.I. in relazione agli obiettivi prefissati • presentare i membri della V.I. con le qualifiche e le competenze • spiegare come verrà condotta la verifica(illustrare il programma) • spiegare come verranno trattate, registrate e classificate le N.C. • garantire la riservatezza su quanto osservato e trattato (codice • etico) • chiedere la disponibilità di guide • chiedere chiarimenti sull’organigramma • ottenere accordi amministrativi/logistica (disponibilità di sale per • le riunioni, localizzazione dei servizi)

39. CONDUZIONE DELLA VERIFICA • la V.I. si conduce • riscontrando nella pratica le affermazioni e le risposte sia dei • rappresentanti delle aree valutate, sia del personale in linea • confrontando le risposte con quanto richiesto nelle check list • esaminando documentazione, registrazioni, apparecchiature e le • relative congruenze • osservando direttamente (se ritenuto utile) lo svolgimento di uno o • più processi per verificare la corrispondenza con quanto descritto • nelle relative procedure/istruzioni. • EVIDENZA OGGETTIVA • Sarà così possibile individuare situazioni, fatti, elementi che oggettivamente non sono conformi a quanto previsto e prescritto nelle norme

40. Il G.V.I. dovrà astenersi dall’emettere giudizi o dal criticare le persone o le organizzazioni: lo scopo delle domande dovrà essere solo quello di permettere agli auditors di capire, per poter valutare oggettivamente i fatti e giudicare sulla conformità e sull’adeguatezza degli stessi evitando possibili preconcetti ed errori di valutazione. I valutatori dovranno pertanto limitarsi a documentare compiutamente le osservazioni effettuate ed a portarle all’attenzione del R.V.I.nel corso delle riunioni di fine giornata e/o intermedie. Nel corso di tali riunioni verranno confrontate le rilevazioni effettuate da ciascun componente del GVI, per mettere a punto la strategia per il proseguimento della V.I. e valutare eventuali modifiche modifiche al piano già predisposto. Le Non Conformità riscontrate dovranno essere riportate o richiamate nel verbale della riunione finale della V.I.

41. TERMINOLOGIA OSSERVAZIONE: constatazione di un fatto rilevato durante la V.I. e supportata da evidenza oggettiva EVIDENZA OGGETTIVA: informazione, documentazione o constatazione (attinenti la qualità di un prodotto o servizio, ovvero l’esistenza e l’applicazione di un elemento del S.G.Q.) basato su osservazioni, misure o prove che possono essere verificate NON CONFORMITA’: non soddisfacimento di requisiti specificati; scostamento o assenza di una o più caratteristiche di qualità o di elementi del S.G.Q. rispetto ai requisiti specificati RACCOMANDAZIONI: informazioni fornite dai valutatori in merito a possibili miglioramenti perseguibili in determinati aspetti del S.G.Q. da loro osservati nel corso della V.I.

42. RIUNIONE DI CHIUSURA Le Verifiche Ispettive di IIa e IIIa parte devono sempre chiudersi con una riunione con l’Alta Direzione dell’organizzazione, il RAQ il il Responsabile e i componenti del GVI e i Responsabili delle aree verificate Le Verifiche Ispettive interne (o di IIIa parte) si concludono con il GVI, i Responsabili delle aree e il RAQ ( se non fa parte delle GVI) SCOPO:  fare un resoconto delle conclusioni della verifica  mettere in evidenza e discutere eventuali N.C. emerse  identificare gli aspetti positivi rilevati nelle diverse aree  definire i tempi per la eventuale rimozione delle N.C.  fornire un rapporto scritto della V.I.

43. DOCUMENTAZIONE/VERBALIZZAZIONE DELLA V.I. • Rapporto di Verifica Ispettiva • Redatto dal Responsabile del GVI il quale dovrebbe: • aver chiarito sufficientemente le N.C. con i Responsabili dell’area • classificare le N.C. secondo le categorie previste • ordinare le N.C.secondo l’ordine di importanza • raggruppare le N.C. per famiglie • essere in grado di discutere ove necessario i dettagli delle N.C. • Dovrebbe contenere: • Descrizioni specifiche e documentate delle N.C. o delle carenze • rilevate •  Eventuali proposte di Azioni Correttive • Valutazione dell’apllicazione ed efficia delle A.C. raccomandate in precedenti V.I.

44. Distribuzione del Rapporto di V.I. • Il Rapporto di V.I. deve essere trasmesso / consegnato al committente: • Assicurazione Qualità / Direzione / Capo Dipartimento…… • Nelle V.I. interne la documentazione relativa viene conservata dall’Assicurazione Qualità e/o comunque come previsto nella relativa procedura di sistema • AZIONI CORRETTIVE • Il Valutatore ha la sola responabilità di identificare le N.C. • Il Responsabile dell’area valutata ha la responsabilità di definire e • intraprendere le necessarie A.C. per correggere le N.C. e rimuoverne • le cause nei termini e nei modi previsti nelle relative procedure di • sistema • Le Azioni Correttive e la successiva verifica dovrebbero essere • completate entro un periodo di tempo concordato .