2013. 02

1. 그룹웨어 시스템 사용자 교육 http://gw.bufs.ac.kr 2013. 02

2. Contents Groupware 조직 사이의 의사소통을 원활하게 하고 업무 효율을 높일 수 있도록 만든 컴퓨터 프로그램

3. Contents 그룹웨어 접속 전자결재 메일 일정/업무/주소록/게시판 메신저 커뮤니티/시설물관리 환경설정 및 검색

4. Contents 그룹웨어 접속 • 그룹웨어 시스템 접속 5P~6P • 사용 조건 7P~8P

5. 1. 그룹웨어 접속 그룹웨어 시스템 접속 : http://gw.bufs.ac.kr ※ ID(교직원번호)/PASSWORD는 홈페이지 접속 패스워드와 동일합니다. ※ 서비스 오픈 시 홈페이지의 그룹웨어 링크를 클릭하여 접속하게 되며 3월 중 통합 로그인 페이지를 통해 접속하게 될 예정입니다. 1-1 그룹웨어 시스템 접속 1 2 ※ 그룹웨어가 정상적으로 로그인이 되지않을 경우 IE환경설정 실행

6. 1. 그룹웨어 접속 접속 후 초기화면에는 그룹웨어시스템의 주요 기능에 대한 요약 정보를 조회하거나 바로가기를 통해서 메일 작성/기안작성/일정 작성 등의 작업을 할 수 있습니다. 통합검색:게시물,결재문서 요약정보 게시판/메일/전자결재 요약 웹파트 1-2 그룹웨어시스템 접속 - 초기화면 설명 기간계바로가기 바로가기 서비스 간단설문조사

7. 1. 그룹웨어 접속 전자결재를 사용하기 위해서는 PC에 한글이 설치되어있어야 합니다. 전자결재는 한글2010에 최적화 되어있음으로 정식오픈 전 이전 버전의 한글을 반드시 제거 후 설치하여야 합니다. ※ 한글2007 이전 버전은 지원하지 않으며, 기존에 사용 중인 버전(ex 한글 2007, 2005 등)이 PC상에 동시에 존재할 경우 새로 설치할 2010버전과 충돌로 인해 오류가 발생될 수 있음. • 기존 한글 버전 삭제방법 : 시작 →설정 →제어판 →프로그램추가/제거 →해당 한글 버전 →삭제 2-1. 사용 조건 – 한글2010

8. 1. 그룹웨어시스템 접속 그룹웨어시스템은 Internet Explorer7 이상에서 서비스됨으로 PC에 설치된 브라우저 버전을 확인하여 최신 브라우저로 업데이트 해주시기 바랍니다. ※ 인터넷 익스플로러 버전 확인 • 인터넷 창 열기 → URL 기재란 하단에 있는 도움말(H) →인터넷 익스플로러 정보(A) → 확인 2-2. 사용 조건 – IE7 이상으로 업데이트

9. Contents 전자결재 • 철 생성 10p • 기안하기 11p ~ 16p • 결재하기17p • 문서접수처리하기 18p ~ 23p • 대외기관으로 문서발송 24p ~ 31p • 공람 발송 32p ~ 34p • 기록물관리책임자 35p ~ 41p • 겸직 42p

10. 2. 전자결재 전자결재를 최초로 사용하기 위해서는 해당부서에 지정된 기록물관리책임자 및 업무담당자가 단위업무를 참고하여 부서에 결재문서를 보관하기 위한 철을 생성하여야 합니다. 기록물철은 전자결재 기안 시 생성하거나 기록물등록대장( 버튼)에서 생성할 수 있습니다. 1-1 철 생성 1 철 제목 입력 4 3 2 보존기간 선택 5 6

11. 2. 전자결재 그룹웨어 시스템 전자결재 기안 버튼 클릭 : 양식선택화면이 나타나며 기안할 양식을 선택하여 양식을 로드합니다. ※ 시행문(대외), 시행문(대내)서식은 기안부서의 결재완료 후 기안자가 기록물등록대장에서 해당 문서를 선택하여 발송의뢰를 하여야 심사자를 지정 발송하여야 됩니다. 업무서식함의 양식 및 수신문은 수신처 지정 후 기안부서에서 결재완료 후 자동으로 해당 부서로 발송됩니다. 2-1. 기안하기 - 양식선택 1 3 4 2 5

12. 2. 전자결재 결재문서 본문 작성 - 결재선 지정 – 수신자지정 – 기록물철 지정 – 결재 올림의 과정을 거쳐 기안상신을 합니다. ※ 중요 : 제목 및 본문 작성 시 특수문자 및 일반적으로 사용하지 않은 폰트 그리고 이미지 삽입 등은 지양해주시기 바랍니다.(대외기관으로 문서 발송 시 해당 기관에서 문서를 접수하여 변환할 경우 정상적으로 변환이 되지 않을 수 있습니다.) 5 2 3 4 2-2. 기안하기 특수문자 1 폰트

13. 2. 전자결재 결재선 지정 메뉴를 클릭하여 조직도를 통해 사용자를 선택 후 추가하여 결재선을 지정하고 결재순서 및 결재 방법을 지정 후 확인 버튼을 클릭합니다. ※ 결재방법 지정 - 최종 결재자는 결재/전결/대결만 지정 가능 - 주요 결재 방법 설명 검토: 일반적인 결재방법 협조: 결재선 리스트에 협조를 여러 명 지정할 경 우 순차적으로 결재가 이루어짐 개인병렬합의: 결재선 리스트에 병렬합의를 여러 명 지정할 경우 동시에 지정된 사용자가 합의처리 대결: 특정사용자를 대리 결재자로 지정 (문서에 대리결재자로 표시) 2-3. 기안하기 – 결재선 지정 1 2 3 4

14. 2. 전자결재 수신자 지정 메뉴를 눌러 조직도를 통해 수신할 부서를 선택 추가합니다. ※ 추가한 수신자의 수신자명을 더블클릭하면 수신자명을 변경할 수 있습니다. 예)교육지원팀  교육지원팀장 2-3. 기안하기 – 수신자 지정 2 1 3

15. 2. 전자결재 기록물철 메뉴를 눌러 분류정보를 선택 후 기록물관리 책임자가 생성한 기록물철을 선택하여 지정합니다. ※ 기안부서 최종 결재가 완료되면 해당 결재 문서를 기록물등록대장에서 조회할 수 있습 니다. 2-4. 기안하기 – 기록물철 지정 1 2 3 4 5

16. 2. 전자결재 결재올림 메뉴를 눌러 요약전 및 문서 정보창에서 발신명의등 정보값을 입력하고 확인 버튼을 클릭하고 암호 입력창에 암호(그룹웨어시스템 접속 암호)를 입력하면 기안상신이 완료되며 해당 문서는 다음 결재자에게 전달됩니다. ※ 문서 정보 창 설명 • 요약전: 문서에 대한 간단한 설명 입력 • 발신명의: 필수 입력값으로 문서하단에 표시 됩니다. • 보안등급/공개 여부/공개등급/공개제한부분 쪽수 : 문서에 속성을 지정합니다. • 긴급결재: 체크 시 다음 결재자 결재할 문서 목록에 적색으로 표시 2-5. 기안하기 – 결재올림 1 2

17. 2. 전자결재 전자결재  결재할 문서  문서를 더블 클릭하거나 결재 메뉴를 선택합니다. 결재할 문서가 오픈 되면 문서내용을 검토하고 결재/반송/보류 중 선택 후 암호를 입력하여 결재문서를 처리합니다. 3 3-1. 결재하기 – 결재할 문서 2 1 2 4 5 ※ 처리방법 • 결재: 문서를 결재 처리 • 반송: 기안자에게 반송 처리 • 보류: 대기상태로 유지

18. 2. 전자결재 기안부서에서 결재가 최종 완료되면 수신처가 지정된 문서는 수신부서로 문서가 전송됩니다. 전자결재  부서수신함 접수할 문서를 더블 클릭하거나 접수 메뉴를 선택합니다. ※ 접수부서 내에 문서접수 담당자가 지정되어 있어야 부서수신함에서 문서를 접수할 수 있습니다. 4-1. 문서접수처리 하기 – 부서수신함 2 2 1

19. 2. 전자결재 결재선 지정 메뉴를 선택하여 결재선을 지정 후 확인 버튼을 클릭합니다. 결재올림 메뉴를 선택 하면 접수할 문서를 보관할 기록물 철 선택화면이 나타나며 철을 선택한 후 확인 버튼을 클릭합니다. 암호를 입력 후 접수처리를 완료합니다.(※수신부서에서 결재가 모두 완료되면 해당부서의 기록물등록대장에 문서가 보관됩니다.) 4-2. 문서접수처리 하기 – 결재선 지정/결재올림 4 1 5 2 3 6

20. 2. 전자결재 접수자 전결 메뉴를 클릭하면 기록물철 선택화면이 나타나며 분류정보에서 기록물 철을 선택 후 확인 버튼을 클릭합니다. 암호를 입력 후 확인 버튼을 클릭합니다. ※ 접수담당자가 접수자 전결처리를 하면 해당부서의 기록물등록대장에 문서가 바로 보관됩니다. 4-3 문서접수처리 하기 – 접수자 전결 1 3 2

21. 2. 전자결재 시행문(대내) 문서의경우 접수담당자가 편철 메뉴를 클릭하면 기록물철 선택화면이 나타나며 분류정보에서 기록물 철을 선택 후 확인 버튼을 클릭합니다. 암호를 입력 후 확인 버튼을 클릭합니다. ※ 편철완료를 하게 되면 해당부서의 기록물등록대장에 문서가 바로 보관됩니다. 4-4 문서접수처리 하기 – 편철(시행문) 1 3 2

22. 2. 전자결재 접수대상문서가 접수부서에서 처리를 해서는 안될 경우 지정/배부/회송 행위를 할 수 있습니다. ※ 처리 방법 1. 지정: 조직도를 통해 부서내에 다른 사용자가 접수 처리 하도록 지정 2. 배부: 접수대상이 아닌 문서를 타 부서로 배부 (※ 배부 시에는 배부대장에서 문서 목록 조회가능) 3. 회송: 기안부서로 문서를 회송 (※ 기안부서의 부서수신함에 도착되며 삭제처리 가능) 4-5 문서접수처리 하기 – 지정/배부/회송 지정 회송의견 입력 배부

23. 2. 전자결재 기안부서(발신부서)에서는 수신부서로 발송한 문서에 대해 처리여부를 확인할 수 있습니다. 기록물등록대장으로 이동합니다. 등록구분에서 ‘일반문서 생산/발송’한 문서를 선택합니다. 수신자 탭을 클릭합니다. 수신처 중 확인할 부서를 선택 후 더블 클릭합니다. 4-6 문서접수처리 하기 – 기안부서에서 접수처리현황 확인 2 1 3 4

24. 2. 전자결재 그룹웨어 시스템 전자결재 기안 버튼 클릭 : 양식선택화면이 나타나면 양식함에서 시행문(대외)문서를 선택합니다. 1 5-1. 대외기관으로 문서 발송 –시행문(대외)선택 2 3 4 5

25. 2. 전자결재 결재선 지정 메뉴를 클릭하여 조직도를 통해 결재순서 및 결재 방법을 지정 후 확인 버튼을 클릭합니다. ※ 결재방법 지정 - 최종 결재자는 결재/전결/대결만 지정 가능 - 주요 결재 방법 설명 검토: 일반적인 결재방법 협조: 결재선 리스트에 협조를 여러 명 지정할 경 우 순차적으로 결재가 이루어짐 개인병렬합의: 결재선 리스트에 병렬합의를 여러 명 지정할 경우 동시에 지정된 사용자가 합의처리 대결: 특정사용자를 대리 결재자로지정 (문서에 대리결재자로 표시) 5-2. 대외기관으로 문서 발송 – 결재선 지정 1 2 3 4

26. 2. 전자결재 수신자 지정 메뉴를 선택한 후 외부 탭을 선택합니다. 외부기관 수신처를 선택 후 수신자 리스트에 추가한 후 확인 버튼을 클릭합니다. (※ 회색으로 표시된 기관에는 전자문서를 발송하여도 해당기관에서 접수처리를 할 수 없습니다.) ※ 민원인 주소 입력 시에는 최종 결재완료 후 총무팀 문서 직인 의뢰함에 문서가 표시되며 심사자가 직인 처리를 하면 기안부서에서 문서 를 인쇄하여 우편으로 문서를 발송할 수 있습니다. 5-3. 대외기관으로 문서 발송 – 수신자 지정 1 3 2 4

27. 2. 전자결재 기록물철 메뉴를 눌러 분류정보를 선택 후 기록물관리 책임자가 생성한 기록물철을 선택하여 지정합니다. ※ 기안부서 최종 결재가 완료되면 해당 결재 문서를 기록물등록대장에서 조회할 수 있습 니다. 5-4. 대외기관으로 문서 발송 – 기록물철 지정 1 2 3 4 5

28. 2. 전자결재 결재올림 메뉴를 눌러 요약전 및 문서 정보창에서 발신명의등 정보값을 입력하고 확인 버튼을 클릭하고 암호 입력창에 암호(그룹웨어시스템 접속 암호)를 입력하면 기안상신이 완료되며 해당 문서는 다음 결재자에게 전달됩니다. ※ 발신명의에는 반드시 ‘부산외국어대학교 총장＇을 입력합니다.(대외문서발송 시 총무팀에서 총장직인처리를 하게 됩니다.) ※ 문서 정보 창 설명 • 요약전: 문서에 대한 간단한 설명 입력 • 발신명의: 필수 입력값으로 문서하단에 표시 됩니다. • 보안등급/공개 여부/공개등급/공개제한부분 쪽수 : 문서에 속성을 지정합니다. • 긴급결재: 체크 시 다음 결재자 결재할 문서 목록에 적색으로 표시 5-5. 대외기관으로 문서 발송 – 결재올림 1 2

29. 2. 전자결재 시행문(대외) 문서는 기안부서의 최종 결재자가 완료처리를 하면 기안자는 기록물 등록대장에서 기관으로 발송할 문서를 선택 후 발송의뢰 버튼을 클릭합니다. 발송의뢰 담당자(총무팀 심사자)가 자동 표시되며 선택 후 확인 버튼을 클릭하면 문서가 발송됩니다. ※ 발송의뢰 이후 처리 프로세스 • 발송의뢰 문서는 총무팀의 심사자가 문서를 검토 후 기안부서로 반송하거나 직인처리가 끝나 면 해당외부기관으로 자동 발송됩니다. • 총무팀 심사자가 반송한 문서는 해당 부서의 기안자의 발송의뢰문서 목록에서 삭제 가능합니다. 5-6. 대외기관으로 문서 발송 – 발송의뢰 1 2

30. 2. 전자결재 시행문(대내) 문서는 기안부서의 최종 결재자가 완료처리를 하면 기안자는 기록물 등록대장에서 타부서로 발송할 문서를 선택 후 발송의뢰 버튼을 클릭합니다. 발송의뢰 담당자(심사자)가 표시되며 선택 후 확인 버튼을 클릭하면 문서가 발송됩니다. ※ 발송의뢰 이후 처리 프로세스 • 발송의뢰문서는 지정된 심사자가 문서를 검토 후 기안부서로 반송하거나 직인처리가 끝나 면 해당부서로 자동 발송됩니다. • 심사자가 반송한 문서는 해당 부서의 기안자의 발송의뢰문서 목록에서 삭제 가능합니다. 참고 5-7. 대내부서로 문서 발송 – 발송의뢰 1 2 3

31. 2. 전자결재 발송의뢰된 시행문(대내) 문서는 지정된 발송담당자(심사자)가 ‘발송의뢰문서’ 메뉴를 통해 문서내용을 검토 후 직인 처리를 하여야 해당 부서로 문서가 발송됩니다. 심사자는 ‘발송의뢰문서’ 메뉴를 선택합니다. 문서를 선택 후 발송 버튼을 클릭합니다. 내용을 검토 후 관인을 선택합니다. 목록에 나타난 관인 중 해당 발신명의의 관인을 선택 후 확인 버튼을 클릭하고 발송버튼을 클릭합니다. 암호를 입력한 후 확인 버튼을 클릭합니다. 참고 5-8. 대내부서로 발송의뢰 심사(직인처리) 3 5 2 1 4

32. 2. 전자결재 부서수신함에서 접수 후 결재 완료된 문서에 대해서는 공람자를 지정하여 공람 발송을 할 수 있습니다. 기록물등록대장으로 이동합니다. 목록에서 접수한 문서(일반문서 접수)를 선택 후 공람발송 메뉴를 클릭합니다. 조직도에서 공람자를 지정한 후 확인 버튼을 클릭합니다. 6-1. 공람발송 3 1 2 4 5

33. 2. 전자결재 공람발송한 문서에 대해서는 기록물 등록대장에서 공람여부를 확인 할 수 있습니다. 기록물등록대장으로 이동합니다. 목록에서 접수한 문서 중 공람 발송한 문서를 선택 후 공람정보 메뉴를 클릭하면 공람자 목록에서 공람 완료 및 시간이 표시됩니다. 6-2. 공람발송 – 공람여부 확인 3 1 2

34. 2. 전자결재 공람발송한 문서에 대해서는 공람자는 공람한 문서에서 문서를 검토하고 공람승인 처리를 할 수 있습니다. 공람문서로 이동합니다. 하위목록에서 공람할 문서로 이동합니다. 문서를 선택 및 내용확인 후 공람승인 버튼을 클릭합니다. 6-3. 공람발송 – 공람승인 3 4 1 2

35. 2. 전자결재 기록물 관리책임자는 회기년도 변경시점(매년3월)에 기록물철을 정리 및 편철 확정하여야 합니다. 기록물 관리책임자는 부서폐지 및 통합과 같이 인사이동이 발생할 기록물철을 신규 생성부서로 인수 인계하여야 합니다. 7-1. 기록물관리책임자의 역할 1 2

36. 2. 전자결재 기록물 관리책임자는 회기년도 변경시점(매년3월)에 정리대상목록에서 대상 기록물철을 선택 후 편철확인을 합니다. 정리대상목록으로 이동합니다. 정리할 철을 선택 후 편철확인 메뉴를 클릭 후 확인 버튼을 클릭합니다. 7-2. 기록물관리책임자 – 편철확인 2 1 3

37. 2. 전자결재 기록물 관리책임자는 정리대상목록에서 편철확인한 철에 대해 편철확정을 하여야 합니다. 관리자-편철확정 메뉴로 이동합니다. 확정대상기록물철에 대해 편철확정 메뉴를 선택합니다. ※ 해당부서에 결재할 문서 및 부서수신함에 처리해야 할 문서가 존재할 경우 편철확정을 할 수 없으므로 해당 부서에서는 진행 중인문서에 대해 회송/접수 전결 /결재 완료처리를 하여야 합니다. 7-3. 기록물관리책임자 – 편철확정 2 3 ※ 미정리문서가 존재할 경우메시지 1

38. 2. 전자결재 기록물 관리책임자는 당해년도 기록물철을 종료연기신청 및 종료연기를 통해 다음년도에도 철을 계속 사용하게 할 수 있습니다. 종료연기 메뉴로 이동합니다. 연기 신청할 철을 선택 후 종료연기신청 버튼을 클릭합니다. 7-4. 기록물관리책임자 – 종료연기신청 2 1

39. 2. 전자결재 종료연기 신청한 기록물철을 종료연기하기 위해 관리자-종료연기 메뉴로 이동합니다. 철을 선택 후 종료연기 버튼을 클릭합니다. 확인 창에서 예 버튼을 클릭합니다. 7-5. 기록물관리책임자 – 종료연기 2 3 1

40. 2. 전자결재 부서통폐합 및 부서 분할/ 해당업무 이관등 조직개편이 이루어질 경우 기록물 관리책임자는 해당부서의 기록물철을 지정된 부서로 인계하여야 합니다. 기록물철을 인계 하기 위해 관리자-기록물철 인계 메뉴로 이동합니다. 단위업무코드 선택 메뉴를 클릭하여 단위업무를 선택합니다. 7-5. 기록물관리책임자 – 기록물철 인계 2 3 1

41. 2. 전자결재 인수부서 및 인수부서의 단위업무를 선택하고 좌측의 인수인계 기록물철을 선택 후 우측으로 이동 시킨 후 인계 버튼을 클릭합니다. ※ 해당부서에 결재할 문서 및 부서수신함에 처리해야 할 문서가 존재할 경우 해당 문서를 모두 처리하여야 인수인계를 완료할 수 있습니다. 7-6. 기록물관리책임자 – 기록물철 인계 1 5 2 3 4

42. 2. 전자결재 겸직자의 경우 겸직 변경을 통해 겸직부서로 기안하거나 겸직부서의 문서를 접수할 수 있습니다. 전자결재로 이동 후 목록에서 겸직 버튼을 클릭합니다. 겸직부서를 선택 후 확인 버튼을 클릭합니다. ※ 겸직 변경 후 해당 부서의 기록물 등록대장 및 결재한 문서, 부서수신함에 도착한 문서를 처리 할 수 있습니다. 8-1. 겸직 – 부서변경 1 2 3

43. Contents 메일 • 메일 44p ~ 46p

44. 3. 메일 접속 후 홈메뉴에서 메일을 클릭하면 메일 서비스를 사용할 수 있습니다. ※메일 사용량은 사용자별로 500MB제한되어있으므로 용량초과 시 메일 발수신이 되지 않으므로 관리에 주의해주시기 바랍니다. 1-1 메일 - 화면 구성 메일쓰기 편지함 생성 및 삭제 PC로 메일 백업 PC에 저장된 메일 가져오기 EML파일 미리보기

45. 3. 메일 메일쓰기 메뉴를 클릭하면 메일 작성창이 나타나며 조직도을 통해서 수신자를 지정하거나 직접입력을 통해 수신자를 지정할 수 있습니다. 파일첨부 시 3MB이상은 대용량(800MB까지 가능)으로 자동 첨부되어 발송됩니다. 1-2 메일 - 작성 조직도를 통한 수신자 지정 언어 인코딩 서명삽입 공용배포그룹을 통한 수신자 지정

46. 3. 메일 보낸 편지함에서는 수신확인 및 읽지 않은 메일에 대해 회수가 가능합니다. ※메일 회수는내부로 발송한 메일에 한에서 가능합니다. ※ 메일 수신확인은 외부로 발송시에도 가능하나 외부 메일서버에 따라 확인이 되지 않을수도 있습니다. 1-3 메일 - 보낸 편지함의수신확인 및 회수 수신확인 메일 선택 후 메일 읽기창에서 회수 버튼 클릭

47. Contents 일정/업무/주소록/게시판 • 일정관리 48p ~ 49p • 업무관리 50p ~ 52p • 주소록 53p • 게시판 54p ~ 55p

48. 4. 일정/업무/주소록/게시판 홈화면에서 일정/업무 메뉴를 클릭하면 일정관리 화면으로 이동합니다. 일정관리에서는 개인/부서/학교 일정을 작성 및 조회할 수 있습니다. 1-1 일정관리 - 화면 이동

49. 4. 일정/업무/주소록/게시판 일정작성 시 참석자 초대를 통해 다른 사용자와 일정을 공유 할 수 있습니다. 지정된 참석자는 본인의 일정관리에서초대된 일정이 팝업으로 나타나며 공유일정을 확인 후 수락/거부를 할 수 있습니다. (수락시 본인의 일정에 등록됩니다.) 1-2 일정관리 - 일정작성 일정참석자 초대 개인/부서/학교 구분 작성

50. 4. 일정/업무/주소록/게시판 업무관리 기능은 개인 업무진행 단계 및 진행율을 등록하고 조회 및 공유 관리 할 수 있는 기능입니다. 홈화면에서 일정/업무배너를 클릭하거나 업무관리 웹파트의 더보기 버튼을 클릭합니다. 2-1 업무관리 - 화면이동