Ufftur tips !

1. Ufftur tips! Ufftur 2012 FJA

2. Grov tidsplan (kritisk linje) • Å finne helg og flytider er kritisk linje. Det er viktig å starte med dette tidlig. • For å komme i gang: • August/September finne alternative helger (3 overnattinger): spørre forsamlingen, be om 1. innbetaling (flybillett~2500), • September/Oktober: Booke flybillett (Norwegian legger ut billetter sydover på høsten, følge med hver dag). Sjekke også Ryanair, SAS, og Finn.no. Airberlin, Swissair er også alternativ samtidig som ving.no (rutefly delen) kan ha noe. Vær obs på lange mellomlandinger. • Oktober (etter flybooking): Finne sted å bo (se senere slide).

3. Organisering - oppgaveinndeling Tursjef Informasjon Økonomi Sted og Stor transport Transport i Oslo Transport på stedet Noe å gjøre Bo Mat

4. Sted og Stor-Transport (fly) • Når: • Start i september (finne tid), fly booket før midten av oktober • Hvordan • Være beredt på når Norwegian legger ut sydoverbilletter. Spør om når det skjer. • Se etter flyruter (torsdag/søndag eller fredag/mandag) • Se etter tidspunkter (hvem kan? Hva med brylluper og konfirmasjoner)? • Hva kan gå galt • Flyet går tidlig om morgenen hjem (puh) • Flyet går til riktig by, men til en kokosflyplass (10 mil unna). • Får ikke sitte vedsidenav hverandre på flyet • Gebyrer for kredittkort betaling, seteplass, bagasje + + • Flyet endrer rutetider (har hendt to ganger tidligere). • Lure knep: • Når går flyene på døgnet, sjekk tidspunkter. • Dersom det er mulig å bestille bagasje/flysete senere, kan dette være lurt å vente med og vil gi sparing dersom noen trekker seg. • Kan være hyggelig med plassbilletter på nedoverturen • NOEN flyselskaper skal ha fødselsdato ved bestilling. • Noen flyselskap tar max imot 9 bestillinger i slengen. Husk å bestille 9 først og deretter de siste 2 (ikke omvendt). Pris kan endre seg fra første til andre bookingsomgang. • Betale med kredittkort. • Norwegian har også gruppereiser men disse er noe dyrere, men har til gjengjeld mulighet for avbestillinger/tilleggsbestillinger.

5. Transport i Oslo • Når: • To måneder før tur • Hvordan • Flytoget er dyrt (170 per vei i 2011). Privatbiler er billigst dersom man klarer seg å fylle opp biler. UFF har hatt som vane å ta en av veiene på UFF budsjettet eventuelt billigparkering (500) + 200 i bensin. • Hva kan gå galt • Noen parkerer på de dyrest plassene på flyplassen (spør John) • For tidlig om morgenen er det lenger mellom hver avgang/buss. • Ingen orker å kjøre egen bil. Mye henting rundtomkring i Oslo. • Lure knep • Sjekk med venner, kjente og barn, kanskje noen vil kjøre for 4-500 kroner, eller en kartong sigaretter? • Vurdere å la folk ordne seg selv (easy way out) • Flybuss booket på nettet er billigst.

6. Transport på Stedet • Når • Begynne å undersøke så snart flybillett er booket • Hvordan • Sjekk om man kan bestille og hva det koster å kansellere. Hvis Kr 0, book med en gang. • Hvis kort vei, er taxi det billigste. • Hva kan gå galt • Flyforsinkelser, transportør møter ikke opp • Bruk av offentlig transport kan medføre at noen i UFF blir borte (6 timers reise (så langt) tærer på stedsansen og det skal jo røykes, noen må på do, noen må kjøpe en øl og noen litt å spise.....når vi har landet). • Ingen har cash til taxien når vi lander • Forhåndsbetaling • Rushtid • Lure knep • På flyplassens hjemmesider står ofte alternative transportmidler og hva de koster. • Ta med telefonnummer til transportør i fall han ikke dukker opp. • Oppgi flightnummer til transportør og gjør det klart at du forventer at de sjekker evt. Forsinkelser. Beregne ½ time fra landing til alle er klare for transport • Sjekk med hotellet om de har transport arrangement. • Sørge for at ALLE vet hvilket hotell de skal på før man skal transporteres. • Ta med cash dersom taxi blir transportmiddelet.

7. Noe å gjøre • Når • Etter stedet er valgt kan man begynne å undersøke • Hvordan • Sjekk med hotellet, sjekk i reiseguider, “whats on in Berlin” er typisk nettsted, andre byer har tilsvarende sider. Barrunde kan arrangeres ved at hotellet peker ut stripa og du får tips til hvilke barer de synes vi skal besøke. Finnes det noen strender, områder som bør/må besøkes. Hva med butikker? • Hva kan gå galt • Fomling med når og hvor man skal • Lure knep • FOR mye demokrati ved en barrunde, besøk på en strand el.l. LA EN BESTEMME • Lag program, med klokkeslett

8. Bo • Når: • Etter at sted er valgt • Hvordan • Finn ut hvor “trykket” er i den byen vi skal til/se kart (skal vi bo utenfor sentrum (Taxi er nødvendig)) kan vi like gjerne bo lenger unna og spare litt penger på å bo og heller gi ut litt taxipenger. • Bruk finn.no, booking.com (også via finn.no) og sjekk priser. Sjekk hva avbestilling koster. • Tenke igjennom: Bo sentralt, fint, billig, rent, i flyplass retningen (kortere veil til/fra flyplass) osv. • Spør folk som har vært der før, bruk nettsteder for å se hva folk mener om hotellene. • Ring/emaile gjerne med hotellet og spørre om de har et bedre tilbud enn booking.com (så slipper dere booking.com gebyret). • Hva kan gå galt • Vi blir et odde tall (ikke et helt dobbeltrom) • Uønsket romfordeling går ikke opp (jeg vil ikke bo sammen med Thomas  ) • Ekstra for frokost • Stor konferanse i byen denne helgen (alt opptatt). • Lure knep • Sjekk om noen vil ha enkeltrom mot pristillegg dersom det blir aktuelt (Formannen kan gjerne ta et slikt) • Bruk et tidligere romfordelingsopplegg. • Sjekke med den som skal ordne med mat/lokal transport/restauranter om du/dere skal samarbeide : Hotellet kan gi nyttige tips og dere bør samkjøre dere på henvendelse til hotellet (så det ikke bli så mange som spør). • Booke rom tidlig (gjerne med avbestillings mulighet) så kan man bruke resten av tiden til å undersøke smartere/bedre hotell.

9. Mat • Når • Undersøke når sted er valgt • Booke i Januar/februar • Hvordan • Sjekke med kjente, nettsteder, hør med hotellet om de anbefaler ( OBS kan være at du da blir anbefalt en fetters pølsebod) • Hva kan gå galt • Dårlig mat • Ikke sitte sammen • Klarer ikke å få forsamlingen til restauranten tids nok • Deling av regning, tips • For mye lyd i UFF gjengen i forhold til ”hvite duker stedet” • Lure knep • Sjekke tripadvisor.com (anbefalinger) • Budsjetter med en typisk rett. Ha stigning i programmet (enkel restauranten første kveld, da er det party). • Legg inn 30 min slakk på bordbestilling (ta en pils i nærheten dersom dere er for tidlig ute).. • Ha med telefonnummer til restaurant. La resepsjonen på hotellet re-booke i fall man må utsette ankomst. • Følg med på bruk av penger, Kan hende valutakursen gjør at kassa kan spandere en øl siste kvelden?

10. Økonomi • Når • I august/september • Hvordan • Reise til/fra Norge utgjør ca 50% av turen • Hva kan gå galt • Flyturen blir bestilt for sent, blir dyrere (+500/snute kroner dersom man ikke er i første pulje som bestiller hos Norwegian) • Ekstraregninger som frokost, bagasje på flyet, plassbestilling er ikke i budsjettet. • Noen avbestiller UFF tur og kostnader blir ikke dekket av det som er betalt inn, færre til å dekke de faste kostnadene • Valutasvingninger • Lure knep • Sikre første betaling tidlig (si at alle får penger tilbake dersom det blir en helg de ikke kan). Vær sikker på at alle har fått uttale seg om mulige helger • Bestill tidlig • Se i tidligere UFF bøker (budsjett). • Ha slakk i budsjettet (for valuta og for variable kostnader), eventuelt ha ting på programmet (antall påspanderte øl) som kan avlyses • Si fra at det kan tilkomme + 10% på beregnet pris • Ha et buffer på maten (spis enklere i fall flyet blir dyrere) • Lage egen oversikt over hva som skal betales på forhånd, hva som betales med kredittkort på stedet, hva som må tas med i cash. Forsøke å ha vekslepenger og spare på regninger. Tips må ofte tas i cash i tillegg til kredittkort trans. • I UFF er vi en kameratgjeng og det har aldri vært kluss med betaling bortsett fra en gang. De gangene noen har måttet trekke seg har det aldri vært spørsmål om urimelige tilbakebetalinger. Grovbudsjett inkl. slakk

11. Administrasjon- reiseledelse • Når: • Fra nå • Hvordan • Reisesjefen bør ta ansvar for informasjon og flybestillng selv, men gjerne sette bort reseach jobben. Sett bort de andre jobbene. Sette opp telefonmøter med de andre som skal være med i reiseteamet. Be om at man bestiller dersom man kan avbestille samtidig som alternativer legges frem for gruppa • Hva kan gå galt • Glemme, Misforståelser omkring noe andre skal gjøre. Noen bruker for lang tid. • Lure knep • Lage en katalog på PC’en som heter “ta med på tur”. Lag underkataloger tilsvarende arbeidsoppgavene. I disse legges alle viktige “papir” slik som billetter, bekreftelser, mail korrespondanse med restauranter. Husk å ta med utskrift av alt. Da kan man bare se i disse katalogene på hva som er ferdig. • Dersom flere jobber med UFFturen, bruk felles sted å legge dokumenter: Dropbox.com. Spør Finnsen om Dropbox.

12. Informasjon • Når: • Fra nå • Hvordan • Bruk en internettside (Blogg). • Hva kan gå galt • Noen kan være kilne med hva turen inkluderer. • Lure knep • Vær tydelig på dette med budsjett og faktisk kostnad. Vær sikre på at alle forstår at dersom de trekker seg taper de pengene (eller har reiseforsikring som dekker dette). • Lage en betalingsplan: 1 avdrag: 1 oktober (50% av budsjett), 2 avdrag Desember (25% av budsjett), 3 avdrag (resten) 1,5 måneder før avreise. • Siste uka før avreise: Send oppfriskningsmail til resturant, hotell, transport for å sikre at det ikke er noen misforståelser • Bestem hva som skal skje med de som ikke betaler tidsnok. • Kopiere info/tekster fra tidligere turer: http://herreklubbenuff.bloggnorge.com/ eller http://finn-ja.home.online.no/ufftur2009.html • Siste uka før avreise: • Send oppfriskningsmail til restaurant, hotel, transport for å sikre at det ikke er noen misforståelser • Tydelig beskjeder omkring avreisedag (tid/sted/transport) • Hva skal vi ha med liste • Utskrifter av alt (og telefonnummer for avtalte aktiviteter), ta med UFF effekt,er hva med pass?

13. Lykke til! Formannen Litt flere nyttige dokument her