Arquivos Pernamentes

1. Arquivos Pernamentes Aula 10

2. Guias, Inventários e Catálogos Os guias • O Guia tem a missão específica de orientar, fazendo valorizações globais e destacando os elementos mais importantes. Não desce a uma particularização. • Pode: • Assinala características gerais; • Estabelece relações; • Aponta bibliografias; • Pontualiza a história dos órgãos produtores.

3. Vários objetivos podem atribuir-se aos Guias: • Proporcionar informações gerais sobre um Arquivo (instituição) e seus fundos/sistemas; • Proporcionar informações gerais sobre um conjunto de fundos/sistemas unidos por um laço comum ou características similares • Os Guias como instrumentos primários de informação situa os fundos/sistemas den-tro do conjunto de um arquivo, ou valora cada um dos arquivos dentro de uma rede mais ampla

4. Elaboração de Guias: Capítulos introdutórios; Descrição dos fundos; Apêndices. Na primeira parte descreve-se questões prévias como dados práticos de identificação geral, incluindo-se informações sobre a natureza jurídica dos fundos e uma bibliografia básica. A segunda parte constitui o nú-cleo fundamental do Guia. E a terceira parte o seu conteú-do pode ser bastante variável.

5. Inventários • É uma descrição global de cada uma das séries ou sub-séries documentais do fun-do/sistema, sem descer a particularização das peças ou unidades documentais. • Concebido o inventário com reflexo mate-rial da organização quebramos com a con-sideração tradicional de inventário como simples relação ou lista. • Inventariar é uma operação precisa e deli-mitada dentro da tarefa geral da descrição

6. Os elementos indispensáveis para a descri-ção de um inventário: • Datas-limites; • Tipologia documental; • Numeração sequencial; • Numeração do plano de classificação; • Localização da série no depósito.

7. Catálogos • É o instrumento que descreve ordenada-mente e de forma individualizada da peça documental (simples ou composta) de uma série ou sub-série e de um fundo. • Elementos essenciais da catalogação: • Dados internos; • Dados Externos; • Dados de localização

8. Dados Internos: • Data, tipologia, autor, destinatário, assunto. • Dados Esternos: • Medidas, fólios, conservação, material utilizado na con-fecção do documento. • Dados de Localização: • Arquivo, fundo, série ou sub-série, número de ordem, notação de localização. • Ex: 1000 - 1798, Outubro, 6, Lisboa Carta do proprietário de ofício de porteiro da Secretaria do Conselho Ultramarino, João Antônio Botelho, à rainha [D. Maria I], solicitando capachos para serem colocados nas janelas do Conselho. AHU_ACL_CU_0889, Cx. 11, D.1000