pmportal: Case Study

1. pmportal: Case Study Veröffentlicht unter creativecommonsby-nd solutions direkt GmbH www.direkt-gruppe.de / www.dg-pmportal.de Hamburg, 21.08.2009

2. Abstract • Das pmportal der direkt gruppe • Der Erfolg von Projekten hängt stark davon ab, wie effektiv Informationen verwaltet und verteilt werden können. Besonders komplexe Projekte können dabei von einem umfassenden Projektmanagement-Portal profitieren, das bei der Planung und Durchführung sowie bei Controlling und Reporting unterstützt. • Das pmportal der direkt gruppe basiert auf Microsoft SharePoint-Technologie und ist vollständig in Microsoft Office integriert. Das Projektmanagement-Portal trägt dazu bei, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Einzelprojekten oder im Multiprojektmanagement zu optimieren und Entscheidungen auf Basis fundierter Informationen zu treffen. • Autor: • Markus Breilmann, Geschäftsführer • direkt gruppesolutions direkt GmbH • Griegstraße 75, 22763 HamburgFon: +49 40 88155-0 • Fax: +49 40 88155-5200Mail: info@direkt-gruppe.de | pmportal: Case Study

3. Die Aufgabe • Das pmportal wurde entwickelt, um die Projektmanagement-Anforderungen von Großprojekten umzusetzen. Die Lösung unterstützt den kompletten Projektlebenszyklus von der Projekt-Idee bis zum -Abschluss und lässt sich individuell an etablierte Projektmanagement-Prozesse und -Vorlagen anpassen. Wichtige Funktionen: • Kommunikation • Projektbegleitende, aktive Informationsverteilung an alle Projektbeteiligten • Personalisierbare Ansichten und frei definierbare E-Mail-Benachrichtigungen • Offline-Fähigkeit durch Outlook-Synchronisation (Dokumente, Vorgänge und Aufgaben) • Projekt-Verwaltung • Dokumentenmanagement • Kombination von projektübergreifender Zeiterfassung und Ressourcenmanagement • Controlling und Reporting • Automatisierbare Statusberichterstellung • Multiprojektsteuerung durch Score-Card-Ansatz im Management-Cockpit (BI-Komponente) | pmportal: Case Study

4. Die Lösung • Das pmportal der direkt gruppe basiert auf Microsoft SharePoint-Technologie und ist vollständig in Microsoft Office integriert. • Die Microsoft Project Standard Edition ist als Planungstool eingebunden. Das pmportal synchronisiert bidirektional Informationen aus Microsoft Project und stellt diese für die Planung und Aufgabenverteilung bereit. • Die frei zugänglichen Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) für Windows Server 2003 wurden ebenfalls eingesetzt. • Weitere eingesetzte Ressourcen und Entwicklungsleistungen: • Microsoft SharePoint 2007 • Microsoft .NET 3.5 • AJAX • Erweiterung der Standard-SharePoint-Datenstrukturen • Entwicklung zahlreicher Web-Parts • Projektstart Januar 2008, Laufzeit 18 Monate | pmportal: Case Study

5. Das Erreichte • Mehrwert • Einsparung von rund 66.000 Euro pro Jahr durch die Optimierung der Projektabläufe und -kommunikation (s. Beispielrechnung im Appendix für ein einzelnes Projekt ) • Das pmportal trägt zum Gesamterfolg von Projekten bei mit einem einheitlichen und strukturierten Dokumenten- und Informationsangebot für alle Projektbeteiligten. • Jedes Projekt verfügt über einen eigenen Projektraum mit rollenbasierenden Berechtigungen. • Innerhalb eines Projektraumes werden die Dokumentenverwaltung (einschließlich Versionierung), Ressourcenplanung, Aufgabenverteilung und Zeiterfassung der Projektmitarbeiter unterstützt. • Jeder Mitarbeiter sieht auf der Einstiegsseite seine Aufgaben, Termine und Arbeitspakete auf der Multiprojektebene. • Projektleiter haben Zugang zu einer Jour-Fixe-Seite, auf der sämtliche Aufgaben der Mitarbeiter eines oder mehrerer Projekte dargestellt werden. • Key Performance Indicators (KPIs) stellen den Projektstatus in unterschiedlichen Perspektiven dar und ermöglichen eine konsolidierte Berichterstattung und Steuerung. • Es stehen eine zentrale Suche mit Dokumenten-Indexierung (Inhalt, Themen etc.) sowie Standard-Dokumentenmanagement-Funktionen bereit. • Das pmportal lässt sich einfach in bestehende Intranet-Lösungen einbinden. | pmportal: Case Study

6. Der Ausblick • Das pmportal wurde seit der Version 1.0 kontinuierlich weiterentwickelt und ist derzeit in der Version 3.0 produktiv im Einsatz. Die nächsten Ausbaustufen sind geplant: • Die Planungsfunktionen zur Unterstützung des Multiprojektmanagements werden weiter ausgebaut. • Tools zum Ideenmanagement (Innovation Management Center), Ressourcenmanagement (Ressourcen Manager) und Skillmanagement werden mit jeweils eigenen Sites eingebunden. • Das bestehende Risikomanagement wird weiter ausgebaut. • Die Funktionen zur Projektauswertung werden erweitert. | pmportal: Case Study

7. Appendix • Übersicht über das pmportal | pmportal: Case Study

8. Mehrwert – Beispielrechnung 1 • Wesentliche projektbezogene Probleme sind oft ein mangelnder Kommunikationsfluss. Diesen Kommunikationsfluss verbessert das pmportal. Zusätzlich vereinfacht das pmportal kosten- und zeitintensive Verwaltungsaufgaben. • Der Nutzen von pmportal für den Mitarbeiter besteht hauptsächlich in Zeitersparnis, Qualitätsverbesserung und Transparenz. Suchzeiten nach Informationen und aktuellen Dokumentenversionen verkürzen sich. Die effiziente Kommunikation und Transparenz spart Zeit bei Meetings und deren Vorbereitung. • pmportal ermöglicht den Projektbeteiligten webbasiert den Zugriff auf alle notwendigen und aktuellen Informationen und fördert somit die Zusammenarbeit aller Beteiligten. Die klare Darstellung der Verantwortlichkeiten in den Projektphasen und die Zusammenfassung in Phasen verkürzt die Anlaufphase für jedes neue Projekt. | pmportal: Case Study

9. Mehrwert – Beispielrechnung 2 • Der Mehrwert wurde auf Basis eines einzelnen Beispielprojektes ermittelt und kann je nach Projekt variieren. Bei einem Einsatz im Multiprojektmanagement nimmt das Einsparpotenzial entsprechend zu. | pmportal: Case Study

10. solutions direkt Unternehmensdarstellung Hamburg, 2009

11. Hamburg Köln Die Unternehmensgruppe 1 Die direkt gruppe Die direkt gruppe ... • ... bietet IT- und Marketing-Services aus einer Hand 6,8 Mio. € • ... verbindet die umfassende Beratung eines Gesamtdienstleisters mit der Flexibilität, Kundennähe und Qualität eines Spezialanbieters 80 Mitarbeiter 2009* Umsatz 2008 2009 80 Mitarbeiter 2 Standorte 2012 > 120 Mitarbeiter 3 Standorte 1998Gründung 7 Mitarbeiter Sitz bei Hamburg 1998 2009 2012 * 1/2009 | pmportal: Case Study

12. Die Unternehmensgruppe 2 Drei Dienstleister – eine Einheit Drei Dienstleister – eine Einheit marketing solutions direkt networks direkt • Beratung, Implementierung und Betrieb komplexer IT-Infrastrukturen • Full-Service für Online-Marketing und -kommunikation • Statistische Auswertung • Marketingberatung • Online-Schulungssysteme • Anwendungsentwicklung direkt gruppe solutions direkt • Entwicklung kundenspezifischer Anwendungslösungen • Neuentwicklung, Redesign und Portierung von Anwendungen für IT-Prozesse und Geschäftsabläufe • Alle Unternehmenseinheitenarbeiten als Spezialisten oder als vernetzte Gesamtdienstleister • Die individuelle Abstimmung der Service-Komponenten für jede Aufgabe sichert die Qualität und den Erfolg der Leistungen ! | pmportal: Case Study

13. solutions direkt – Leistungsangebot 5 Portfolio Lösungsbeispiele pmportal NEXUSe2e Server / Desktop Storage Information Center Innovation Management Center Leistungen Portal / Web Applikationen B2B Integration EAI Business Intelligence DB-Anwendungen Workflow / Prozess- Automation Web-Technologien Java .Net / Microsoft Datenbanken | pmportal: Case Study

14. solutions direkt – Leistungsangebot Leistungen Lösungen Know-how Java .NET / Microsoft pmportal • JSE/JEE • Spring Framework • Hibernate • Struts, JSF • Eclipse RCP • Hudson, CruiseControl • Maven, ANT • SharePoint • InfoPath • Windows Forms • WPF, WF, WCF • ASP.NET, C#, C++ • Office Integration Development Portal / Web Applikationen NEXUSe2e Server / Desktop B2B Integration EAI Storage Information Center Web Technologien Datenbanken Business Intelligence DB-Anwendungen • MS SQL Server, T-SQL • MS Reporting Services • Oracle, P-SQL • MySQL • PostgreSQL • DB2 • Web Services/WSDL • (X)HTML • CSS • AJAX • XML, XSLT • HTTP/SSL, JSON, SOAP Workflow / Prozess- Automation Innovation Management Center | pmportal: Case Study

15. solutions direkt – Portfolio 5 Portfolio Benutzerfreundliche und skalierbare eBusiness-Lösungen für Internet, Intranet, Extranet und Online-Shops 2 1 4 3 Portal-/Web-Applikationen Der Bereich Portal- und Web-Applikationen setzt Anforderungen und Geschäftsprozesse für die einfache und einheitliche Bedienung über Web-Browser um. Ziel ist eine hohe Akzeptanz durch die Anwender bei größtmöglicher Skalierbarkeit und Reduzierung des Aufwands für Software-Verwaltung und -Verteilung. Bei der Umsetzung kommen moderne und bewährte Technologien zu Einsatz. Der Schwerpunkt der Entwicklung liegt in der Integration mit bestehenden Systemen, um den Datenaustausch innerhalb der Organisation zu erleichtern. Der Nutzer profitiert von leicht bedienbaren, durchgängig gestalteten Oberflächen ohne Medienbrüche. Integrationheterogener Systeme Gängige Frameworks Multi-Tier-Architekturen Skalierbarkeit/Clustering | pmportal: Case Study

16. solutions direkt – Portfolio 5 Portfolio Automation des Datenaustauschs mit anderen Unternehmen sowie Integration interner Systeme und Lösungen 2 1 4 3 B2B-Integration / EAI Die Verbindung heterogener Systeme im Sinne einer Enterprise Application Integration (EAI) oder Business-to-Business (B2B)-Integration beschleunigt Prozesse und senkt Kosten, indem manuelle Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse ersetzt werden. Die Integration umfasst die Analyse der auszu-tauschenden Informationen, der verfügbaren Schnittstellen und Datenformate. Darüber hinaus werden Sicherheitskonzepte und ggf. Netzwerk-strukturen entworfen, die den Zugriff auf sensible Daten regulieren und kritische Systeme vor direktem Zugriff schützen. Die Implementierung umfasst verschiedene Betriebssysteme, Programmiersprachen und Technologien. Gesamtarchitektur Datenformate / Protokolle Standardisierung Implementierung | pmportal: Case Study

17. solutions direkt – Portfolio 5 Portfolio Effiziente datenintensive Anwendungen und performante Auswertung großer Datenmengen 2 1 4 3 BI- / DB-Anwendungen • Im Bereich Business Intelligence und Datenbank-Anwendungen unterstützt solutions direkt bei der • zielorientierten Definition und Beschreibung von Kennzahlen • effizienten und effektiven Datenermittlung, -speicherung und -aufbereitung • Dokumentation und Bereitstellung der Daten • Analyse, Implementierung und Anbindung von Informationssystemen. • Zum Einsatz kommen innovative Technologien und Dienste, damit Unternehmen ihre Geschäftsabläufe optimieren, Kunden- und Lieferantenbeziehungen profitabel gestalten sowie Kosten und Risiken minimieren können. Datenmodellierung DB-Programmierung BI-Architektur Reporting | pmportal: Case Study

18. solutions direkt – Portfolio 5 Portfolio Flexible Modellierung und Implementierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen 2 1 4 3 Ausgehend von kundenspezifischen Anwendungsfällen werden die unterschiedlichen Szenarien analysiert, bewertet und anschließend modelliert. Dabei kommen zeitgemäße Werkzeuge wie UML-Editoren, Workflow-Designer und -Templates zum Einsatz. Die Grundlage der Implementierung bilden Konzepte wie Service-orientierte Architektur (SOA) und Business Prozess Management (BPM). Workflow / Prozess-Automation Analyse Modellierung Innovation Management Center(IMC) IMC unterstützt das innerbetriebliche Ideen- und Innovations-management in Unternehmen. Über ein Innovationsportal unter SharePoint 2007 können Mitarbeiter rollenbezogen Ideen einreichen, begutachten und bewerten. Das System bietet einfach anpassbare Browser-fähige InfoPath-Formulare für die unterschiedlichen Prozessschritte an. Die Workflows sowie das Rollensystem können individuell angepasst werden. Über Metadaten ist ein umfassendes Reporting möglich. Implementierung SOA / BPM | pmportal: Case Study

19. Referenzen – solutions direkt 3 Referenzen AG Data agile 42 Agrium ARI Networks AstraZeneca AXA Technology Bayer Beiersdorf Shared Services Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) CF Industries Cordial Versicherung CoreMedia AG Covansys Davison Transport ExecuTime Software Fort Transfer Freie und Hansestadt Hamburg Growmark Hamburger Sparkasse HDI Gerling Hennes & Mauritz (H&M) HVB Group Interone International Raw Materials Karstadt.de Land’oLakes Microsoft Monsanto Mosaic Myby GmbH & Co. KG Newsham Southern States Cooperative Stadt Hamburg Stadt Herne Syngenta TDC Terra Industries Tessenderlo Kerley Timehouse GmbH United Agri Products Van Diest VTGVopak WIBU Wirtschaftsbund sozialer Einrichtungen Wilbur Ellis Wincor Nixdorf | pmportal: Case Study

20. Vielen Dank. direkt gruppe Hauptsitz Griegstraße 75, 22763 Hamburg Geschäftsstelle West Am Holzmarkt 2, 50676 KölnFon: +49 40 88155-0Fax: +49 40 88155-5200Mail: info@direkt-gruppe.de | pmportal: Case Study