COPA 2014

1. COPA 2014

2. PORTO ALEGRE E SUA INFRAESTRUTURA E SISTEMA VIÁRIO PORTO ALEGRE E SUACIRCULAÇÃO E TRANSPORTE PORTO ALEGRE E SUA CULTURA E DIVULGAÇÃO PORTO ALEGRE E SEU ESPORTE E TURISMO PORTO ALEGRE E SUA SEGURANÇA E SAÚDE PORTO ALEGRE E SUA PAISAGEM URBANA E MEIO AMBIENTE EIXOS TEMÁTICOS Diante do volume de ações previstas para se receber um evento dessa magnitude, organizamo-las em 6 eixos temáticos:

3. P.E. com BSC e Future Search ModeloGestãoDinâmica de Portfolio de Projetos Elaboração de PMOs isolados e Gestão de Projetos Gestão do Portfolio de Projetos e Programas GestãoIsolada dos Projetos e Programas Planejamento de Resultados e Ações ESTRUTURA DE GOVERNANÇA E TRANSPARÊNCIA BSC , Gestão de Mudança e ComunicaçãoEstratégica

4. Por que os projetos fracassam? Principais causas • Os objetivos não foram bem estabelecidos ou não foram compreendidos pela equipe do projeto; • O projeto possui muitas atividades e pouco tempo para realizá-las; • O orçamento previsto não foi suficiente para cobrir as despesas do projeto; • Não foram considerados eventuais imprevistos que impactaram no projeto; • Não foi destinado tempo suficiente para a etapa de planejamento do projeto.

5. Como obter sucesso nos projetos? Boas práticas • Definir de forma clara os objetivos do projeto; • Desenvolver um senso de comprometimento em toda a equipe do projeto; • Desenvolver estimativas de prazo e custo realistas; • Prever situações de risco e definir ações preventivas; • Manter o andamento do projeto sob controle.

6. Definição de Gerenciamento de Projetos Gerenciar Projetos é planejar ou desenhar a forma para atingir determinados objetivos, definidos por metas, bem como acompanhar todos os passos sempre verificando se há desvios tanto do objetivo principal como do todo determinado em tal planejamento.

7. Gerenciar Projetos é... Primeiramente precisamos deixar claro que o Gerenciamento de Projetos inclui não apenas o “controle” de um projeto já elaborado mas sim o “planejamento, a elaboração, a execução e o controle”. É necessário compreender que o gerenciamento começa bem antes da criação de um projeto. “Não se gerencia apenas um Projeto previamente elaborado e sim um Projeto totalmente planejado descrevendo as possíveis etapas, fases e atividades para o atingimento de seu objetivo maior”

8. O QUE TEM EM UM PROJETO?

9. 5 Grupos de Processos: • Iniciação (2 processos) : define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. • Planejamento (22 processos) : define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo do projeto. • Monitoramento e Controle (12 processos) : mede e monitora regularmente o progresso do projeto, identificando e corrigindo desvios dos seus objetivos. • Execução (6 processos) : integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto. • Encerramento (2 processos) : formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase deste a um final ordenado. Figura - Mapeamento entre os grupos de processos de gerenciamento de projetos e o ciclo PDCA

10. O QUE FAZER? - Desenvolver o termo de abertura do projeto – este termo autoriza formalmente um projeto ou uma fase do projeto - Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto – Pré-projeto, descrição de alto nível do escopo. - Desenvolver um plano de gerenciamento do projeto – documentação das ações necessárias para a preparação, integração e coordenação de todos os planos do projeto, gerando um documento coerente e consistente. - Orientar e gerenciar a execução do plano de gerenciamento do projeto – execução do trabalho para atingir os resultados - Monitorar e controlar o trabalho do projeto - Controle Integrado de Mudanças – revisão de todos os pedidos, aprovação e controle das mudanças nas entregas e nos ativos de processos organizacionais (diretrizes, normas, procedimentos, políticas processos definidos, informações históricas, lições aprendidas)

11. Integração Custo $$ Comunicação Escopo Qualidade Riscos Tempo RH Contrato Processos de Gerenciamento da Integração Ativos de Processos Organizacionais Desenvolver Termo de Abertura Iniciador ou Patrocinador Projeto Fatores Ambientais da Empresa Desenvolver Declaração Escopo Preliminar Definição do Escopo Desenvolver Plano de Gerenciamento Desenvolvimento Plano de Gerenciamento Orientar e Gerenciar e execução Monitorar e controlar o trabalho do Projeto Administração do Contrato Controle Integrado de mudanças Encerramento do Contrato Encerrar o Projeto Cliente

12. PGQP auxiliando no Gerenciamento de um Projeto Externo previamente elaborado

13. Definição de Papéis Tratamos aqui de um projeto em andamento e consequentemente com definições das partes bem como suas respectivas tarefas/papéis. A proposta de atuação do PGQP seria de “auxiliar” com ferramentas básicas de Gestão de Projetos, no Processo de gerenciamento do Projeto Porto Alegre 2014 (Copa).

14. Conhecendo o projeto Para o correto Gerenciamento do Projeto é necessário que ao PGQP sejam apresentados: Projeto – com definição de escopo e entregáveis Partes envolvidas – conhecer as partes envolvidas e os seus respectivos papéis. Pontos críticos – detalhes/atividade/pontos críticos que tenham sido identificados e que venham a interferir no resultado final do projeto

15. Metodologia Estaremos aplicando nossa metodologia de Gerenciamento de Projetos, utilizando ferramentas básicas na fase denominada EXECUÇÃO.

16. Metodologia - Ferramentas Considerando o Projeto existente estaremos auxiliando na EXECUÇÃO com as seguintes ferramentas que consideramos os 4 elementos chaves: Cronograma Plano de Ação Indicadores – Acompanhamento Avaliação – Gerenciamento

17. Metodologia - Cronograma • Cronograma com descrição das principais atividades definindo: • porque de sua realização, • como, quem e onde realizar, • Definição de tempo e custo

18. Metodologia – Plano de Ação Definição das Ações Estratégicas do projeto. Estas ações serão gerenciadas de forma mais detalhada e acompanhadas de maneira mais efetiva.

19. Metodologia – Indicadores Definição de alguns indicadores que permitam o acompanhamento e gerenciamento do Projeto como um todo. Estes indicadores (anuais, mensais, diários, bimestrais, trimestrais) podem ser acompanhados individualmente ou cruzado com outros indicadores, além da possibilidade de avaliação diante de um Benchmark.

20. Metodologia – Avaliação • Calendário de Reuniões de Avaliação – Definir calendário mensal ou quinzenal para reuniões de acompanhamento e avaliação • Participantes – integrantes do Comitê Gestor do Projeto e equipe do PGQP. Durante o processo poderão ser convocados novos participantes de acordo com a necessidade e demanda do projeto. Obs. Estas reuniões estarão realinhando fases ou alinhando novas etapas e redefinindo se necessário, novas atividades e metas para o grupo. Servirão também para comunicação entre as partes, integrando as atividades objetivando melhor desempenho de cada atividade do projeto focalizando no resultado final

21. A Copa 2014 Além disso, há diversas instituições públicas e privadas envolvidas no projeto...

22. A Copa 2014 ... e os investimentos declarados superam os R$ 5 bilhões. Linha 2 do Metrô R$ 2,5 BI Rodovia do Parque R$ 850 MM Revitalização do Cais do Porto R$ 500 MM Portais da Cidade R$ 400 MM Ampliação do Aeroporto e Reassentamento R$ 355 MM Duplicação e Corredor Tronco/Cruzeiro R$ 129 MM R$ 81 MM Sistema Viário (Beira Rio – Padre Cacique) Prolongamento da 3ª Perimetral - Zona Sul R$ 79 MM Sistema Viário da 3ª Perimetral R$ 75 MM Duplicação da avenida João de Oliveira Remião R$ 67 MM Acesso Norte (Plínio Kroeff - Assis Brasil) R$ 27 MM Duplicação da avenida Vicente Monteggia R$ 24 MM Plano Cicloviário R$ 10 MM

23. A Copa 2014 O Governo Federal pede aos Municípios e Estados rigor e praticidade. Ou seja, quem estiver mais bem preparado receberá mais rápido os recursos. Fonte: http://www.estado.rs.gov.br/portoalegre2014/

24. A Copa 2014 Segundo o Termo de Compromisso, a FIFA pode trocar uma das Cidades-sede caso não sejam respeitados os itens de prazo e organização. O termo recomenda: Fonte: Termo de Compromisso

25. A Copa 2014 Cabe ao Comitê Executivo:    Fonte: Decreto n° 45.868/08

26. Gestão de Projetos Um projeto de dimensões da Copa 2014 demanda uma gestão adequada dos esforços.

27. Gestão de Projetos ... através de uma metodologia consistente, testada e focada em resultados. GP Estrutura Organizacional Alinhamento Estratégico Metodologia Informatização Competências Apoio da Alta Administração

28. Vantagens Os benefícios da implantação de uma estrutura de gestão são grandes:

29. www.portalqualidade.com/pgqp