MERKANTIL SAMLING 28.03.19

1. MERKANTIL SAMLING 28.03.19

2. DIGITALE SYKMELDINGER • Nærmeste leder får: • oversikt over sykmeldinger • oversikt over søknader om sykepenger – både de som er sendt og de som ikke er sendt • oversikt over digitale møteinnkallinger • digitale oppfølgingsplaner • oversikt over oppgaver i sykefraværsoppfølgingen

3. DIGITALE SYKMELDINGER • Leder skal ikke inn i Altinn – de skal logge inn på nav.no/dine sykmeldte.

4. Den sykmeldte får melding fra NAV om at det ligger en sykmelding til godkjenning. Sjekke at sykmeldingsgrad, periode og nærmeste leder stemmer. Dette må følges opp. • Nærmeste leder får varsel om sykmelding etter at den ansatte har sendt inn. • Den sykmeldte sender krav om sykepenger etter at perioden er over, eller når melding fra NAV kommer. • Nærmeste leder får varsel hvis den ansatte ikke har sendt inn krav om sykepenger. Viktig at de følger opp disse varslene. Går det over 3 måneder taper vi refusjon. • LEGG INN EGENMELDINGER FORTLØPENDE. Skal ligge i tillegg til den egenmeldingen som kommer fra Digisyfo.

5. DIGITALE SYKMELDINGER • Fra midten av desember vil alle digitale sykmeldinger bli lest daglig inn i HRM. • Ny rolle i Altinn som heter Digital oppfølging av sykmeldte. Alle rektorer har fått denne rollen • Hvis enhetsleder eller ansatt har startet med å fylle ut digital fraværsoppfølging så vil denne bli overført til Altinn slik at den er tilgjengelig for andre enn enhetsleder og den ansatte.

6. VARSEL I HRM • Det er lagt inn forskjellige varsel i HRM i forbindelse med fravær og fraværsoppfølging. • Ment som et hjelpemiddel/påminning om at det forventes en aktivitet. • Varsel blir sendt til den som ligger i systemet som enhetsleder og den som har rolle som fraværsoppfølger. • Enhetsleder haker av for at oppgaven er utført og oppgaven forsvinner fra oppgavelista til fraværsoppfølger.

7. VARSEL DIGITALE SYKMELDINGER • Kommer varsel når digital sykmelding er kommet over i HRM • Varsel der den ansatte har haket av for at det er brukt egenmelding i forkant av SM. Her må det sjekkes ut at den ansatte har lagt inn egenmelding i fraværsmodulen. • Varsel der den ansatte har lagt inn avvikling av ferie på søknaden om sykmelding. Sjekk ut at det virkelig skal være ferie eller om den ansatte ønsker erstatningsferie.

8. Sykmeldinger /egenmeldinger • Ikke anledning til å bruke egenmelding når en er delvis sykmeldt. • Må har arbeidet to måneder før en kan bruke egenmelding. • Egenmelding kan bare brukes i arbeidsgiverperioden. Det vil si de første 16 dagene av et sykefravær. • Hvis en ansatt har vært sykmeldt en hel arbeidsgiverperiode, kan det ikke leveres egenmelding før det har gått 16 dager etter siste sykedag.

9. Sykmeldinger /egenmeldinger • For arbeidstakere som fortsetter i sin vanlige stilling etter 67 får vi refusjon fra NAV ved sykdom i 60 dager hvis de har startet uttak av pensjon. Etter utløpet av stønadsdagene skal arbeidsgiver betale ut differansen mellom full lønn og pensjon. Arbeidstaker må dokumentere pensjonens størrelse.

10. VEDTAK FRA NAV • Send inn alle vedtak fra NAV når det gjelder arbeidstaker som er kronisk syk. • Når det er vedtak om utvidet omsorg for barn. • Send inn kopi av søknad på foreldrepermisjon og vedtaket den ansatte får fra NAV.

11. PÅRØRENDE • Alle som har barn under 12 år må legge navn på barn og fødselsdato inn i fanen pårørende inne på Visma enterprise. • Sykt barn: Rett på inntil 10 fraværsdager pr kalenderår. Fravær utover 10 dager må en bruke avspasering/ferie etc. • De som har utvidet rett til omsorgsdager. Velg koden for sykt barn u/10 dager de første 10 dagene, deretter sykt barn over 10 dager. • Vi får refusjon fra NAV fra 11. fraværsdag for de som har vedtak om ekstra omsorgsdager.

12. VARSEL • For midlertidig ansatte, blir det sendt varsel til 3 uker før avtalt sluttdato. • Send stoppmelding hvis forholdet skal avsluttes og ny tilvisning hvis det skal forlenges. • Husk ny arbeidsavtale.

13. KOMPENSASJON FOR REISETID • NB: Gjelder ikke for ledere eller andre som er unntatt fra arbeidstid- og overtidsreglene jfr Arbeidsmiljøloven § 10-12 og HTA § 6 pkt 6.3 • Gjelder for tjenestereiser. • Reisen må være pålagt og bli gjennomført som ledd i ordinært arbeid. • Hovedregel er at deltakelse på kurs/opplæringstiltak ikke er omfattet kompensasjonsreglene for reisetid. • Unntak hvis en utfører ordinært arbeid i forbindelse med deltakelsen, f.eks foredragsholder, teknisk arrangør e.l.

14. REFUSJON AV UTLEGG VIA EXPENSE • Refusjon av utlegg: • I unntakstilfeller der det ikke er mulig eller hensiktsmessig å få selger til å sende faktura kan ansatte legge ut og be om refusjon. Vi presiserer imidlertid at dette kun skal benyttes i unntakstilfeller. Kjøp av varer og tjenester skal i størst mulig grad gå via faktura. • Eventuell refusjon skal fra nå leveres gjennom Expense og vil bli betalt ut på neste lønn. Den ansatte går selv inn i systemet og legger inn refusjonskrav på samme måte som ved levering av reiseregning, bare at man velger Utlegg i stedet for Reiseregning. Vedlegg skal legges ved refusjonskravet (kan hentes via Visma Attach-appen på samme måte som for reiseregning). • I «Type utlegg» velges en av artene som begynner med «U»: • U – Kontorutstyr/rekvisita 25% mva-komp          - knyttet til art 11001 • U – Matvarer ingen mva-komp                                 - knyttet til art 11151 • U – Undervisningsmateriell 15% mva                     - knyttet til art 11051 • U – Undervisningsmateriell 25% mva                     - knyttet til art 11051 • U – Ymse andre driftsutgifter 25 mva                     - knyttet til art 11291 • U – Ymse andre driftsutgifter ingen mva               - knyttet til art 11291 • U – Ymse transportutgifter 12% mva                      - knyttet til art 11799 • U – Undervisningsmateriell ingen mva                    - knyttet til art 11051 NY

15. REFUSJON AV UTLEGG VIA EXPENSE • Viktig at det brukes riktig valg av utleggstype • Databriller to satser • REFUSJON AV UTLEGG TIL TELEFON SKAL IKKE FØRES PÅ DISSE UTLEGGSTYPENE.

16. Stillingskode 6675 Miljøterapeut har særaldersgrense. Skal ikke brukes på elevassistenter • På elevassistenter bruk stillingskode 6684 Miljøveileder/ - konsulent. Denne følger lønn som fagarbeider/tilsvarende fagarbeiderstilling. Miljøveileder med krav om 3 årig U/H – utdanning: Følger Lærer og Stilling med krav om 3 årig U/H – utdanning (min 180 studiepoeng)

17. ELEKTRONISKE PERSONALMELDINGER • De aller fleste er i gang. • Nytilsatte og endringer: • LEGG ALDRI INN KONTOART PÅ STILLINGEN • Eventuelle endringer på kontoart gjøres på fastlønnsslinjen er det ikke endring la feltet stå tomt. • HUSK PROSENT PÅ FASTLØNNSLINJEN (BARE PÅ 100,104 og 109) • I feltet Ans% legger vi inn den ansettelsesprosenten en er ansatt i. dvs Vikar = 0%.

18. ELEKTRONISKE PERSONALMELDINGER • Enheten eksamensvakt/sensor skal være opprettet på alle skolene. Hvis noen mangler gi beskjed til saksbehandler. • Ikke legg inn stoppdato fram i tid på disse, de vil da vises i oversikten over ansatte. • Vent med stoppdato til etter at dere ikke lenger skal bruke disse.

19. Permisjon uten lønn fra fraværsmodulen. • Legg inn trekket i IST/Extense. • Vi tar i tillegg ut rapporter slik at vi legger inn trekk i de tilfeller det ikke er lagt inn.

20. REISER • Husk at på reiser under 15 km er det ikke krav på kost. Den som skriver regning må velge fanen ikke diett.

21. SATSER REISEREGULATIVET

22. SATSER REISEREGULATIVET

23. TREKK MÅLTID • Trekk for måltid skal fra 22/6 -2018 alltid beregnes av høyeste satsbeløpet Diett med overnatting. (780,-) • Trekk frokost 20% 156,- • Trekk lunsj 30% 234,- • Trekk middag 50% 390,-

25. Trekk 1 frokost, 1 lunsj og 1 middag = samla trekk på kr 780,- • Måltid dekket: • Frokost 8/1 trekkes på linje 1 der døgnet varer fra 7/1 klokka 16 og varer til 8/1 klokka 16 • Frokost 9/1 trekkes på linje 2 • Lunsj 8/1 trekkes på linje 1 • Lunsj 9/1 trekkes på linje 2 • Middag 7/1 trekkes på linje 1 • Middag 8/1 trekkes på linje 2 • Samla måltidsfradrag er kr 1560

27. Systemet finner ikke nok å trekke da det trekker pr kostdøgn og aldri over beregnet kost pr døgn. Korrekt trekk 1560,- reelt trekk blir 1477,- Kr 83,- for lite trekk.

28. Kan endre utgiftstype + sette hake ved utenlandsreiser

30. REISE • Ved reiser med overnatting. Viktig at riktig overnattingstype er valgt. Må være hotellstatus for at hotell skal velges.

31. Reiseutlegg • Dokumentasjon av utlegg. • Utskrift fra betalingsterminal er ikke gyldig dokumentasjon. Det gjelder både på drosje og ved overnatting. Det må bes om kvittering når de betaler drosjen. Skal være spesifisert med moms.

32. REISE • Program/innkalling skal alltid legges ved som vedlegg på reiseregninga. • Alle reiseutlegg skal dokumenteres med bilag. • Bruk Visma attach for å ta bilder av kvitteringer. • Bruk Visma Manager hvis dere ønsker å tilvise reiser på telefonen. • Logg på med ekstern bruker • Bestill passord på https://signin.visma.net

33. Reise • Reiseregningsmodulen • For den som har rollen attesterer og tilviser: • Det er mulig å endre på konteringen • Det er mulig å endre på organisasjonsenhet • Mulig å korrigere til utlegg utenlands. • Mulig å endre utleggstype, men ikke beløp • VIKTIG: • Pass på at alle reiseutlegg er dokumentert. Navnet på regningsutsteder skal vises i tillegg til detaljene på hva regningen gjelder med mva.

34. Reise • Når det gjelder hotell: • Husk å føre på totalbeløpet i beløpsfeltet og mat i feltet herav frokost. • Skal være utskrift av hotellkvitteringen – ikke utskrift av betalingen med bankkort.

35. Ny lenke til reiseregningsmodulen: https://signin.visma.net https://connect.visma.com • Husk fanen som heter REDIGERINGSPROGRAMMET.

36. REISEFORSIKRING • Hvis bestilte reiser ikke er foretatt på grunn av f.eks sykdom skal det meldes som en forsikringssak. • Se intranettet • http://mrfylke.no/Intranett/Arbeidsgivar-HR/Pensjon-Forsikring/Personforsikringar2/Tenestereise

38. Ymse lønn • Husk å sjekke maksdato – send melding til oss 3 måneder før for å søke midlertidig uførepensjon. • Send melding om stopp i lønn ved nådd maksdato

39. Rapport maksdato

40. Kjøre denne rapporten med jevne mellomrom for å sjekke hvem som har maksdato. Gi beskjed hvis noen ligger med maksdato som ikke lenger er sykmeldt.

42. Visma enterprise – medarbeidere – kalender- vis fravær.