第 1 讲内容提要

第1讲内容提要 • 启动、退出EXCEL • 认识EXCEL窗口 • 工作簿、工作表、单元格概念 • 工作表的输入、编辑 • 单元格和区域的编辑操作（移动、复制、删除、清除、插入） • 自动填充

启动、退出EXCEL • 启动 • 从[开始]菜单、[程序]、[Microsoft EXCEL] • 退出 • 从[文件]菜单、[退出] • 关闭应用程序窗口 • Alt+F4

认识EXCEL窗口 • 标题栏和菜单栏 • 工具栏：常用工具栏和格式工具栏 • 编辑栏：名称框、编辑栏、确认按钮 • 状态栏：就绪、输入、编辑 • 工作区：文档窗口 • 一个文档窗口就是EXCEL的一个工作簿

工作簿、工作表、单元格概念 • 工作簿 • 一个EXCEL文档即一个工作簿，启动EXCEL时建立的缺省工作簿文件名为book?.xls，工作簿文件的扩展名为 .xls • 新建、保存、另存工作簿文件从[文件]菜单开始 • 一个工作簿中可以包含多个工作表 • 一个工作表由若干单元格组成

工作簿、工作表、单元格概念 • 工作簿文档窗口的组成： • 标题栏、工作表标签、行号区、列号区 • 工作表的操作： • 选择工作表 • 重命名工作表 • 插入工作表 • 删除工作表 • 复制和移动工作表 • 多窗口操作

工作簿、工作表、单元格概念 • 单元格 • 单元格光标与当前单元格 • 256X65536个单元格 • 单元格地址：列号行号 • 相对地址：A1、C4、IV65636 • 绝对地址：$A$1 $C$4 • 混合地址：$A1 A$1 $C4 C$4 • 完整的单元格地址：[工作簿名]工作表名！单元格地址 • 如：[Sales.xls]Sheet1!C4, Sheet3!$A$5

单元格区域 • 区域表示：对角单元格地址之间加“：”,如：A1:C3, C6:A4, Sheet1!C5:E80 • 区域的选定 • 鼠标拖拽 • 用Shift键和Ctrl键 • 单击行号或列号区 • 在名称框中输入 • 单元格或区域的命名和使用名字

工作表的输入 • 单元格中的信息：内容、格式和批注 • 数据类型：文本、数字、逻辑值 • 数据的输入 • 数值： • 数值中允许出现的符号：表6-1 187页 • 数值的缺省对齐格式是：右对齐 • 日期或时间格式的数值 • 文本 • 除数值和逻辑值之外的其它内容 • 特殊文本：空格 • 逻辑值：True (1) False (0)

工作表的编辑 • 定位单元格 • 从编辑栏的名称框中定位 • 移动单元格光标：Ctrl+Home(End、定位键) • 编辑内容 • 从编辑栏中修改 • 直接在单元格中修改 • 查找与替换

工作表的编辑--区域操作 • 下面所指区域包括：单元格、整行、整列或矩形区域 • 区域的清除 • 区域的删除 • 区域的插入 • 区域的移动 • 区域的复制：粘贴与选择性粘贴

工作表的格式化 • 单元格格式的设置 • 选定单元格或区域，选择菜单[格式]、[单元格]…… • 自定义格式 • 格式刷 • 选择性粘贴复制格式 • 条件格式 • 调整行高和列宽 • 鼠标操作 • 菜单操作 • 样式（格式的组合） • 添加、修改、删除、应用样式。

自动填充 • 序列类型： • 等差：1 3 5 7 9 • 等比： 2 4 8 16 32 64 • 日期： 1999.7.1 1999.8.1 1999.9.1 1999.10.1 • 自动填充序列：第1课第3课第5课第7课 • 自定义序列：ABC XYZ JKL OPQ • 用菜单填充序列：等差、等比、日期、自动填充序列 • 用填充柄填充：等差、等比、日期、自动填充序列

第2讲内容提要 • 公式的输入 • 移动或复制公式时，公式的调整 • 函数向导 • 几种常用函数

公式的输入 • 公式的特点： • 单元格中的公式以“=”开始，公式的计算结果显示在单元格中，公式本身显示在编辑栏中。 • 如：=A1+B2+23 • =IF(and(A1>A2,B1>B2), 100*A1/A2, 100*B1/B2) • =SUM(A1:D5)/25 • =“ABC”&”XYZ” • =25+count(abc)

公式中的运算符 • 算术运算符：+ - * / ^ % • 字符运算符：& • 比较运算符：> >= < <= = <> • 逻辑函数：and or not • 优先级： • 算术运算、字符运算、比较运算、逻辑函数

逻辑运算 A B and(a,b) or(a,b) not(a) T T TT F T F FT F F T FT T F F FF T

公式中的运算符 • 输入公式要注意： • 公式中可以包括：函数、区域、区域名字、单元格地址、数值和字符 • 不能包含空格 • 字符要用引号“ ”括起来 • 运算符两边应可以转化成相同的数据类型

移动或复制公式时，公式的调整 • 公式的复制： • 公式中单元格的相对地址在公式复制时将自动调整，调整原则是： • 新的行地址=原来的行地址+行偏移量 • 新的列地址=原来的列地址+列偏移量 • 例如：将A2单元中的公式 =SUM(C1:D5) • 复制到B4后，B4中的公式=SUM(D3:E7)

移动或复制公式时，公式的调整 • 绝对地址在公式复制时不变。 • 混合地址在公式复制时绝对地址不变，相对地址按原则调整。 • 移动公式，相对和绝对地址都不调整。 • 被公式引用的单元格移动时，公式跟踪单元格 • 被公式引用的单元格复制时，公式不变 • 公式中的错误信息：表6-6 200页

函数的概念 • Excel函数共九大类。 • 数学与三角函数、统计函数、数据库函数、逻辑函数等 • 函数的引用格式： • 函数名(参数1，参数2，……) • 没有参数的函数括号不能省略

函数向导 • 函数的输入和编辑 • 直接在单元格或编辑栏输入或编辑（推荐） • 使用函数向导 • [插入]、[函数] • 常用工具栏中的“fx”工具 • 函数的错误信息：表6-7 202页

几种常用函数 • 数学函数： • int() trunc() round() mod() Pi( ) rand() sqrt() • 字符函数 • left() mid() right() search() find() • 日期函数 • date() day() month() year() now() time() • 统计函数： • average() count() counta() countif() countblank() sum() sumif() max() min()

几种常用函数 • 逻辑函数 • And() Or() Not() • And(a, b,c):只有当a b c都为.t.(1)时，才返回结果.t. • Or(a, b,c):只有当a b c都为.f.(0)时，才返回结果.f. • Not(a): 当A为.t.时，返回.f. • 条件函数 • IF(X, N1, N2) • 当X为.T.时，函数返回N1的值，当X为.F.时，函数返回N2的值。

第3讲内容提要 • 数据库的建立与编辑 • 记录的排序 • 记录的筛选 • 自动筛选、高级筛选 • 数据频度分析

数据库的建立和编辑 • 最好一个工作表中只建立一个数据库。 • 数据库与其它数据间至少空一行和一列。 • 不要在数据库中放置空行和空列。 • 数据库第一行为字段名行，字段名必须唯一。 • 同一列(字段)的数据类型要完全相同。 • 不要任意增加空格。

记录排序 • 排序指按某些字段的顺序重新排列整个数据库 • 数据库排序后只能使用“撤消排序”恢复原来的记录顺序 • 操作方法： • 活动单元格置于数据库中 • 选排序菜单 • 指定主、次关键字及顺序 • 观察有无标题行

数据的筛选 • 筛选是指从数据库中显示出满足某种条件的记录，其它记录暂时隐藏 • 筛选方法 • 自动筛选和高级筛选

自动筛选 • 步骤： • 选中条件字段名 • 选菜单[数据]、[筛选]、[自动筛选] • 恢复数据库原有显示方法 • 自动筛选的自定义条件

高级筛选 • 高级筛选可以实现对更复杂的条件进行筛选 • 要求三个区域： • 数据区域：数据库所在区域（整个数据库） • 条件区域：条件 • 输出区域：筛选结果复制到该区域

条件区域 • 必须包括条件名（字段名或辅助字段名）行 • 不能包含空行或空列 • 不能包含没有引号的空格 • 可以使用通配符* ?

条件区域 • 简单比较条件 • 用字段名与条件值直接比较的条件。这种比较包括：< ,>, <=, >=,<>,=(可以省略等号) • 同行的不同列之间 AND运算 • 行与行之间OR运算 • 计算条件 • 在条件区域中使用公式。（将字段名通过公式计算后与辅助字段进行比较） • 辅助条件字段名由用户自定，但不能与原数据库中的任何字段名相同 • 在计算条件的公式中可以使用各种函数。

条件示例 • 筛选语文与数学成绩之和大于160分的记录 • 筛选出生月份是7月或5月或10月的记录 • 筛选非姓张的男生记录 • 筛选出生日期在1977/6/1至1978/6/31之间的记录

条件区域的计算条件 • 当条件区域中的条件需要用到函数或进行其他计算时，需要在条件区域建立辅助字段，如要统计语文(D列)与数学(E列)两门成绩之和大于170分的人数，条件区域应写为： • FZZD -----辅助字段名 • =D2+E2>170 -----计算条件公式

条件区域的计算条件 • 要统计出生日期(C列)在1979年出生的女职工人数： • 性别FZZD • 女=year(c2)=1979

日期条件 • 简单比较条件的条件区域字段名一定用数据库中原来的日期字段名,年用四位表示,如: >date(1973,12,31) <=date(1978,10,1) • 有同学将小于或等于78年6月的条件写为: <=1978/6 是错误的,此处EXCEL将1978/6默认为1978/6/1.应为<=1978/5/30 • 计算条件区域字段名必须用辅助条件字段名,不能与原库中字段名相同.

判断空单元 • 试题中求缺考人数的条件写法：空单元与含空格的单元不同，空单元的判断要用计算条件，即在条件区域要使用辅助字段，如统计一门及以上缺考的人数条件区域应为：(设三门成绩分别在C，D，E列) • fzzd1 fzzd2 fzzd3 • =C2=“” • =D2=“” • =E2=“”

字符串的包含判定 • 字符串的匹配关系中可使用通配符*和? • *---代表任意长度的任意字符，如：*学*，只要在字符串中含有学的都被包括 • ?学* 找第二个字为学的记录 • ??学* 找第三个字为学的记录 • 如: 统计非汪姓人数的条件：<>汪* • 统计名字中不含杨的人数的条件：<>*杨* • 统计名字中第二个字是高的人数的条件：?高*

条件区域的计算条件 • 如要统计出生日期(C列)在8,9,10月分的人数，计算条件可写为： • FZZD1 FZZD2 • =MONTH(C2)>=8 =MONTH(C2)<=10

特殊筛选 • 无条件筛选 • 不包含重复记录的筛选 • 输出区域是部分字段

数据频度分析 • 频度分析指计算出一组数据在各数值区间内的个数，即出现的频率。 • 方法： • 数据分析工具、直方图 • 统计函数：FREQUENCY( )

使用数据分析工具 • 三个区域 • 输入区域：要进行分析的数值区域(纯数值) • 接收区域：数据间距上限值(<=上限) • 输出区域： • 步骤： • 准备接收区域 • 选菜单

FREQUENCY( ) • 准备接收区域 • 选定输出区域 • 输入函数（不要用粘贴函数） • =frequency(原数据区域, 接收区域) • 按 <Ctrl>+<Shift>+<Enter>结束输入

第4讲内容提要 • 分类汇总 • 数据透视表 • 数据库统计函数 • 使用图表向导创建图表 • 图标元素的修改

数据频度分析 • 频度分析指计算出一组数据在各数值区间内的个数，即出现的频率。 • 方法： • 数据分析工具、直方图 • 统计函数：FREQUENCY( )

使用数据分析工具 • 三个区域 • 输入区域：要进行分析的数值区域(纯数值) • 接收区域：数据间距上限值(<=上限) • 输出区域： • 步骤： • 准备接收区域 • 选菜单

FREQUENCY( ) • 准备接收区域 • 选定输出区域 • 输入函数（不要用粘贴函数） • =frequency(原数据区域, 接收区域) • 按 <Ctrl>+<Shift>+<Enter>结束输入

分类汇总 • 分类汇总指将数据库按某个已排序的字段分类进行某种计算，计算方式包括求和、求平均值、最大值或最小值等。 • 步骤： • 排序数据库 • 选菜单[数据]、[分类汇总] • 在对话框中指定分类字段、汇总方式 • 单击[确定]按钮

数据透视表 • 按用户自定义的要求对数据库进行分类汇总。 • 数据透视表向导 • 步骤1 • 步骤2 • 步骤3 • 步骤4

数据库统计函数 • 问题：求成绩表中男生语文成绩的平均成绩。 • 统计成绩表中有一门以上（含一门）不及格的人数 • 数据库统计函数： • DCOUNT按条件计算指定字段的数值记录数 • DCOUNTA 按条件计算指定字段的非空记录数 • DAVERAGE按条件计算指定字段的平均值 • DMAX 按条件计算指定字段的最大值 • DMIN按条件计算指定字段的最小值 • DSUM按条件计算指定字段的和

数据库统计函数的格式 函数名(数据库区域,要计算的字段,条件区域) • 数据库区域：要统计的整个数据库区域 • 要计算的字段：可以是字段名、字段的列序号、字段名所在单元格地址。如“语文”或6 或 F1 • 条件区域：与高级筛选条件区域的构造相同

第 1 讲内容提要