Systemy WorkFlow

1. Systemy WorkFlow

2. Termin WorkFlow (WF) (przepływ dokumentów, przepływ pracy) określa grupę zaawansowanych aplikacji informatycznych wspomagających zarządzanie organizacjami w zakresie dostarczania użytkownikom potrzebnych im informacji oraz odwzorowywania i sterowania procesami.

3. Podział systemów WF • Aplikacje wyspecjalizowane • Aplikacje uniwersalne • Właściwe aplikacje WorkFlow • Rozwinięte aplikacje WorkFlow

4. Aplikacje wyspecjalizowane Aplikacje wyspecjalizowane są wykorzystywane w obsłudze procesu dokumentowania (gospodarowania dokumentami) w określonej dziedzinie przedmiotowej. Systemy wyspecjalizowane mogą wspomagać pracę z rysunkami i dokumentami technicznymi oraz produkcyjnymi, tworzyć centralną bazę dokumentów z mechanizmami zarządzania ich stanami i wersjami (np. informowanie o użyciu nieaktualnych wersji dokumentów).

5. Aplikacje uniwersalne Aplikacje uniwersalne służą do obsługi dowolnych obszarów dziedzinowych organizacji. Podstawowe zadania tego typu systemów: • konwertowanie dokumentów tradycyjnych do wersji elektronicznych, • tworzenie dokumentów w różnych środowiskach programowych, • archiwizowanie różnego typu dokumentów (rysunków, projektów, map, plików tekstowych) • wyszukiwanie, grupowanie i udostępnianie dokumentów upoważnionym użytkownikom

6. Typowe moduły systemów uniwersalnych: • Skanowanie • Archiwizowanie • Automatyczne rozpoznawanie treści dokumentów • Wyszukiwanie na podstawie złożonych zapytań • Prezentacja (w oparciu o własne lub zewnętrzne przeglądanie dokumentów różnych typów) • Dostęp do dokumentów przy użyciu sieci komputerowych • Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów.

7. Właściwe aplikacje WorkFlow Właściwe aplikacje WorkFlow realizują funkcje wcześniejszych typów, ale również realizują ideę sterowanie przepływem dokumentów dotyczących pracy. Plany przepływu dokumentów są wprowadzane (programowane) przez użytkowników lub są automatycznie rozpoznawane przez system (w oparciu o dotychczasową praktykę). Praktyka ukształtowała dwa rodzaje architektury aplikacji WF – Workflow Management Coalition (WfMC) i Object Management Group (OMG).

8. Cechy właściwych aplikacji WF • Nadzorowanie i raportowanie stanu realizacji zadań (w odniesieniu do zapisanych planów) • W przypadku wystąpienia zakłóceń w realizacji przebiegu dokumentów możliwe jest automatyczne uruchomienie dodatkowych aplikacji (np. ERP) • Odtwarzanie i analizowanie form i treści aktów komunikowania się użytkowników (zewnętrznych i wewnętrznych) wraz z historią dokumentów i procesów • Obsługa pracy grupowej współdziałających podmiotów bez względu na ich fizyczną lokalizację

9. Podstawowe funkcje aplikacji WF • Odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy, wraz z określeniem dla każdej komórki jej kompetencji i zasobów • Definiowanie modeli procesów (przebiegu pracy) • Rozdzielanie pracy z możliwością sekwencyjnej i współbieżnej realizacji zadań • Łączenie pracy i synchronizacja wykonywanych zadań • Warunkowe wykonywanie wyróżnionych etapów • Dołączanie informacji (dokumentów elektronicznych) do przebiegu procesów

10. Przypisywanie zasobów lub wyspecjalizowanych aplikacji oraz warunków wykonywania zadań do podprocesów • Wywoływanie aplikacji zewnętrznych • Możliwość elastycznej konfiguracji w celu przystosowania systemu do zmian zachodzących w organizacji • Otwarta architektura, zapewniająca możliwość integracji z dowolnymi bazami danych i aplikacjami.

11. Przykładowymi środowiskami narzędziowymi tego typu aplikacji są: Lotus Domino, Microsoft Exchange i Novell GroupWise. W przypadku implementacji tego typu systemów w aplikacjach ERP (np. SAP R/3, System 21, GEAC/JBA, BaanIV, MFG/PRO, IFS) często określa się je jako EDM (Electronic Document Management).

12. Rozwinięte aplikacje WorkFlow Do aplikacji tego typu (nazywanych również ECM – Enterprise Content Management) należą systemy najbardziej zaawansowane, o właściwościach użytkowych typów wcześniejszych oraz aplikacje mające właściwości autonomicznego sterowania złożonymi procesami. Są to pakiety o wysokim stopniu zintegrowania i umożliwiają operowanie na treści (zawartości informacyjnej) dokumentów, umożliwiające współdzielenie zasobów wiedzy z klientami i partnerami.

13. Systemy Business Inteligence

14. Grupa systemów, wspierających w różnym stopniu procesy informacyjne i decyzyjne, określana jest jako aplikacje BI (Business Intelligence). U ich podstaw leżą nowe technologie informatyczne, metody eksploracji danych i metody wizualizacji informacji. Zadaniem systemów BI jest stworzenie optymalnej platformy informacyjnej, dającej nowe możliwości analizy danych, do których dostęp w przeszłości był utrudniony, a kompleksowa analiza niemożliwa.

15. Rozwiązania BI wspierają planowanie i kontrolę procesów ekonomicznych, w tym analizę rentowności działalności, automatyzują sprawozdawczość i rozbudowaną analizę finansową oraz umożliwiają symulacyjne badanie różnych wariantów działań gospodarczych. Przedmiotem analiz mogą być dane opisujące procesy wewnętrzne i zewnętrzne, w zakresie m.in. technicznego przygotowania produkcji, marketingu, zaopatrzenia, produkcji, magazynowania, dystrybucji, finansów itd.

16. Cechy systemów BI • Gromadzenie i eksploracja danych • Szybszy, aniżeli w tradycyjnych systemach, dostęp do wiarygodnych danych, przedstawianych w różnych formach i pobieranych z różnych źródeł • Stosowanie rozbudowanych technik analizy (drążenie, agregacja, rzutowanie, przecinanie itd.) danych i różnych poziomów abstrakcji odwzorowania procesów w celu monitorowania na bieżąco zmieniającej się sytuacji gospodarczej, niezależnie od miejsca pobytu użytkownika

17. Wykorzystywanie wiedzy zawartej w zasobach informacyjnych przedsiębiorstwa oraz doświadczenia i wiedzy uczestników procesów w celu lepszego zrozumienia dynamiki i zachodzących zmian • Analiza trendów i relacji oraz ich zmienności, konsolidacja informacji oraz dystrybuowanie wiedzy o organizacji • Redukcja kosztów (poprzez zmniejszenie pracochłonności) tworzenia raportów i analiz • Umożliwienie szybszego i dokładniejszego adoptowania się organizacji do zachodzących zmian w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej

18. Odkrywanie szans i zagrożeń, identyfikowanie tendencji i wspieranie intuicyjnego wykrywania zdarzeń istotnych dla realizowanych procesów • Umożliwienie powiązania strategii organizacji z działaniami operacyjnymi, śledzenia realizacji planów i prognoz, wyliczania rzeczywistych kosztów działalności, dostarczania użytkownikom dokładnych i aktualnych informacji operacyjnych • Stworzenie możliwości definiowania procesów gospodarczych w aplikacji i automatyzacji procesów

19. Systemy CPM Najnowsze rozwiązania w ramach BI są określane mianem Corporate Performance Management (CPM) – kształtowanie efektywności organizacji. Systemy tego typu mają za zadanie zapewnić kadrze zarządzającej łatwy przegląd sytuacji w całej organizacji. Podstawowe cechy: ujęcie strategiczne i operacyjne procesów, rozbudowana analityka ewidencji gospodarczej, pomiar atrybutów niemierzalnych wprost, ocena i kształtowanie ryzyka, rozbudowane funkcje predykcji i optymalizacji.

20. Organizacje wirtualne

21. Pojęcie wirtualnej organizacji gospodarczejoznacza zbiór jednostek organizacyjnych przestrzenie rozproszonych (nawet w skali globalnej), realizujących wspólnie przedsięwzięcia gospodarcze, dobieranych dynamicznie - według kryterium procesowego - do realizacji i na czas realizacji określonych zadań. Podmioty takie mogą być samodzielnymi jednostkami gospodarczymi i być jednocześnie ogniwami wielu organizacji gospodarczych.

23. Cechy organizacji wirtualnych • zawieranie coraz częściej, szybciej i na coraz krótsze okresy, nowych umów strategicznych (również ponad granicami państwowymi, rynkowymi, branżowymi, technologicznymi i innymi), w celu uzyskania dostępu do rynków i zasobów, w wyniku których powstają organizacje-sieci, • wykorzystywanie zasobów firm bazowych poza nimi (np. w organizacji wirtualnej), gdy ich użycie jest tam bardziej efektywne aniżeli w firmach macierzystych,

24. komponowanie organizacji-sieci w oparciu o coraz mniejsze jednostki organizacyjne, reprezentujące proste, elementarne własności i umiejętności; organizacje bazowe są skupione na tych rodzajach działalności, które wykonują najlepiej;w procesie komponowania organizacji-sieci odrzucane są te jednostki, własności i zasoby, które nie podwyższają konkurencyjności i nie tworzą wartości dodanej w ogólnym łańcuchu wartości organizacji-sieci,

25. posiadanie i rozwijanie cech społeczności międzynarodowych, zintegrowanych wokół wspólnych wizji, wartości i celów, • rozwijanie zdolności działania w rozległych sieciach powiązań i w środowiskach różnych kultur i różnych systemów wartości, • posiadanie zdolności do ostrej walki konkurencyjnej i w efekcie posiadanie warunków do globalnego megawspółzawodnictwa.

26. Pojęcie organizacja wirtualna jest rozumiane głównie jako byt abstrakcyjny, odwzorowywany w systemie informacyjnym. Elementami takiej organizacji mogą być inne organizacje wirtualne lub organizacje bazowe. Organizacje bazowe są w pełni realne, jednakże posiadają zredukowane, w różnym stopniu, atrybuty fizyczne.

27. W organizacjach bazowych realizowane są wszystkie funkcje zarządzania oraz pewien podzbiór funkcji rzeczowych organizacji wirtualnych, do których dana organizacja bazowa w określonym okresie należy. Organizacja bazowa jest więc całością w sensie funkcji zarządzania oraz pewnych procesów realnych i częścią procesów zarządzania i procesów realnych organizacji wirtualnej.