Microsoft Excel levelező tagozat

1. Microsoft Excellevelező tagozat Előadó: Jánosik Tamás

2. Bevezetés • A táblázatkezelő programok a mindennapi kalkulációs gondjaid automatizálásában segítenek. • A táblázatkezelő programok egy olyan számolótáblázatot biztosítanak, amelyek helyettesítik a papírt, a ceruzát és a számológépet. (A gondolatot nem!) A táblázatkezelő tehát nem oldja meg a problémáinkat, csak eszköz a megoldásban.

3. A táblázatok sorokból, oszlopokból és a metszéspontjukban levő cellákból állnak. • A cella a táblázat elemi egysége. • Minden cellába írhatunk • adatokat vagy • képletet, amely számításokat végez a cellákba írt adatokkal.

4. A táblázat oszlopait az ABC betűivel (oszlopcím), a sorokat pedig a sorszámokkal (sorcím) látták el, hogy a képletekben be lehessen azonosítani az adatot tartalmazó cellát. A cella azonosító címét cellahivatkozásnak is nevezik.

5. A képletek első karaktere mindig speciális karakter (most = jel, de lehet + jel is), hogy a táblázatkezelő meg tudja különböztetni az általános szövegtől. A képlet beírása vagy módosítása után a cellában egyből megjelenik a képlet helyén az eredmény. • Automatikus újraszámolás: ha egy adatot megváltoztatunk a táblázatban, akkor a módosítás után a képletek újra számolódnak.

6. Excel Alapok • Az Excel indítása • Office XP esetén: Start menü  Minden program  Microsoft Excel • Office 2003 esetén:Start menü  Minden program  Microsoft Office 2003  Microsoft Excel 2003

7. A nyitókép

8. Munkafüzet (mappa)Az Excelben a munkafüzet maga a fájl, tehát mentéskor az összes munkafüzet lap mentésre kerül. A munkafüzet mint egy iratgyűjtő foglalja magába a különféle munkafüzet lapokat. Olyan ez, mint egy regiszteres kapcsos dosszié. • Munkafüzet lapokEgy új munkafüzet általában néhány (pl. 3) táblázat lapot (Munkalapot) már eleve tartalmaz.

9. Lapozni a munkafüzetben: a lapfülekre való kattintással lehet (az aktív lap füle fehér). Lapozni nem látható lapra: Ha nem látszik a lap, akkor a munkafüzet-lapozó nyilak segítségével lehet a lapfüleket görgetni.

10. Cellák • A cellákba lehet az adatokat és képleteket írni. • Az aktív cella vastag szegéllyel van ellátva (a címe a „Cella cím” mezőben olvasható). 

11. Mozgások a cellák között • A kurzor mozgató billentyűkkel lehet mozogni a Munkalapon. De használhatók a következő billentyűk is: • PgUp  egy ablaknyival feljebb • PgDn egy ablaknyival lejjebb. • Home a sor elejére • Enda sor végére • Ctrl-Home a táblázat elejére • Ctrl-Enda táblázat végére • Egérrel használhatjuk a gördítősávokat (az aktív cella marad), és az új cella kijelöléséhez kattintsunk rá a cellára.

12. Beírás a cellába • Menjünk a cellára és egyszerűen gépeljük be az adatot. A cella előző tartalma eltűnik, és az aktuálisan beleírt adatok látszanak. • Begépeléskor az úgynevezett Beírás üzemmódra vált az EXCEL, melyet lezárni az ENTER (OK: beíródik a cellába a szöveg) vagyaz ESC (Mégsem:nem íródik be a cellába a szöveg) billentyűvel lehet.

13. Szerkesztéskor a szerkesztőléc aktívvá válik: megjelennek az OK és Mégse gombok.

14. Cella tartalmának módosítása • Jelöljük ki a cellát, kattintsunk a szerkesztőlécre, és módosítsuk át a szöveget, • ...vagy kattintsunk duplán a cellára (így a cellában is módosíthatjuk az adatot, viszont a szerkesztőlécen mindig több a hely!) Cella tartalmának törlése • Jelöljük ki a cellát, és nyomjuk meg a DELETE billentyűt!

15. Fájl műveletek • Munkafüzet mentéseA szerkesztés alatt álló táblázat csak a memóriájában helyezkedik el. Mivel a memória (RAM) tartalma elveszik a Munkafüzet bezárásakor (és az Excelből való kilépéskor, valamint a számítógép kikapcsolásakor), ezért a munkát ki kell menteni valamelyik háttértárra (ahonnan bármikor visszatölthető). Az Excel munkafüzetek kiterjesztése XLS. • Menteni: Fájl  Mentés menü paranccsal vagy a Mentés eszköztár gombbal lehetséges. • Első mentéskor: meg kell adni, hogy hova és milyen néven mentse a munkafüzetet az Excel. Ehhez egy tipikus fájlkezelő ablak áll segítségedre:

17. Adatok típusai • A cellába különféle adatokat írhatunk. Az előző fejezetből megtudhattuk, hogy vannak szám típusú adatok, amelyekkel számolni lehet, és vannak szöveg típusú adatok, amelyekkel nem lehet számolni. Most ezt a tudást bővítjük, hogy teljes képet kapjunk arról, hogy az Excelben milyen adattal milyen műveleteket lehet végezni.

18. Számok • Számokkal az Excel különféle számtani, statisztikai és egyéb műveleteket tud végezni (szövegekkel nem!). • Igazítás: A számokat az Excel alapértelmezés szerint jobbra igazítja a cellában. (Ha balra rendezi, akkor valamit elírtunk!) • Tizedes elválasztó: magyar Windowsnál általában a vessző.

19. Begépelési sajátosságok: • Formátum: csak a meghatározott számformátumot használhatjuk (amely az 1234567890 és a tizedes jelet tartalmazza) • Cellán túlnyúló számok: Ha a cellába írt szám nem fér el a cellában, akkor az Excel kerekíti, akkorára növeli az oszlop szélességet, hogy az egész rész kiférjen.

20. Ha egy kis szám esetén nem fér ki a cellába az első értékes számjegy, akkor az Excel tudományos (normál) alakban jelzi ki a számot.

21. A szám normál alakja: képzésekor a tizedes jel eltolódik úgy, hogy a szám 0..10 közé essen, és megszorzódik a 10 annyiadik hatványával, amelytől a szám értéke változatlan marad: pl. 256  2,56*102 vagy 0,0256  2,56*10-2 • A szám tudományos alakja: annyiban tér el a normál alaktól, hogy a 10 hatványaiból csak a kitevőt jelzi egy E betű után. Pl. 2,56*102 2,56E+02

22. Számkijelzési módok(számformátumok) • Az előzőekben láthattuk, hogy eltérhet egy cellában a beírt és a kijelzett érték. A szerkesztőlécen mindig a beírt értéket láthatjuk (ha ráállunk a cellára). • A beállított számformátum a kijelölt cellára lesz érvényes, más cellára más formátumot is állíthatunk. • Cellán túlnyúló formázott számok: ha a formázott szám nem fér bele a cellába, akkor helyette ###### hibaértéket fogunk látni. A ##### hibaérték azt jelzi, hogy a számszerű adat nem fér el a cellában. A szám megjelenítéséhez módosítsuk az oszlop szélességét:

23. Általános számformátum: ilyenkor a tárolt számot látod. Bármikor visszaválthatsz általános számformátumra, ha megnyomod a Ctrl+Alt+Szóköz billentyűkombinációt. • Tizedes helyek számának beállítása:

24. A tizedes helyek csökkentésénél a cellában lévő számot kerekítve láthatjuk (pl. 0,64  0,6 vagy 0,6  1). • Ilyenkor nem a cellában lévő szám lesz kerekítve, csak a kijelzési formája. (A szerkesztőlécen változatlanul az eredeti érték látszik). A kerekítés során előfordulhat, hogy az Excel furcsán számol. Pedig csak számol és kerekít kijelzéskor.

25. Pénznem • Mivel az Excelt sokszor használják pénzügyi számításokra, ezért ez egy fontos számformátum. A pénznem formátum kijelzést a gombbal lehet beállítani. Ilyenkor a Windowsnál meghatározott pénznem formátumban jelenik meg a cella tartalma, miközben a beírt szám marad egyszerű szám: A szerkesztő lécen az eredeti szám látható, míg a cellában a formázott szám.

26. Százalék • A százalékos kijelzéshez a gombot kell megnyomni. Ilyenkor az Excel át is számolja az adott számot %-ba. Ha a szám begépelésekor % jelet írunk a szám után, a cella automatikusan % formátumú lesz. • Dátum • Az Excel a napokat 1900.01.01-től sorszámozza. 1900.01.01  1, 1900.01.02  2... stb. Az Excel ezzel biztosítja hogy a dátumok számként viselkedjenek, hogy összeadási és kivonási műveletekben szerepelhessenek. • Igazítás cellán belül: jobbra (mert számszerű adat)

27. Formátum: Az Excel csak akkor képes dátumértékként kezelni a beírt dátumot, ha az megfelel a dátum megadási formátumnak. A formátum a windowsnál van beállítva: (Start menü  Beállítások  Vezérlőpult  Területi beállítások  Dátum lap) • A magyar Windowsnál általában az év.hó.nap. dátumforma van beállítva. A dátum beíráskor elfogadja az Excel a hónapok teljes nevét és rövidítését is. Az év elhagyható (ilyenkor az aktuális év megadott dátuma kerül a cellába).

28. Elfogadott dátumformák: 1998.1.1. vagy 98.1.1. vagy január 1. Vagy jan.1. vagy 1.1. • Cellán túlnyúló dátumok: ha a dátum nem fér bele a cellába, akkor a dátum helyett ###### hibaértéket fog megjelenni. A ##### hibaérték azt jelzi, hogy a számszerű adat nem fér el a cellában. A dátum megjelenítéséhez módosítsuk az oszlop szélességét! • A dátumoknál használható műveletek:+  összeadás, -  kivonás

29. SzövegSzövegeket is írhatunk a cellákba. (Magyarázó szöveg nélkül elég érdekesen nézne ki a táblázat!) • Igazítás: A szövegek normál esetben balra vannak igazítva a cellában. Ha bármelyik számszerű adatot vagy képletet (lásd később) elgépelünk, az Excel automatikusan szövegnek hiszi, és nem tud vele számolni. • Határadat: Egy cellába maximum 256 karaktert írhatunk, akár több sorba is (Alt+Enter az új sor billentyű). • Ha valamiért egy számot vagy képletet szövegként akarunk bevinni a cellába, akkor kezdjük ‘ (aposztróf) jellel a szöveget!

30. A hosszú szöveg átnyúlhat a szomszédos üres cellákba. • A túlnyúlás megszűnik, ha a szomszéd cellába írunk. (A tárolt szöveg változatlan!)

31. Kijelölések • Különféle táblázat tartományokat jelölhetünk ki a későbbi műveletek elvégzéséhez (pl. törléshez, másoláshoz stb.). Az aktív cella kivételével a kijelölt cellák inverz módon fognak látszani:

32. Cellakijelölés: kattintsunk rá! • Tartomány-kijelölés: • húzással: kattintsunk a kijelölendő tartomány bal felső cellájára, és húzzuk a kijelölést a jobb alsó celláig! • sarkokra kattintással: kattintsunk a kijelölendő terület bal felső cellájára, majd a Shift nyomvatartása mellett a jobb alsó cellájára.  • Oszlop(ok) kijelölése: kattintsunk az oszlop címére! (A több oszlop kijelölését húzással végezhetjük el az oszlop címsorán.) • Sor(ok) kijelölése: kattintsunk a sor címére. (A több sor kijelölését húzással végezhetjük el az sorcímen.)

33. Egész táblázat kijelölése: kattintsunk a mindent kijelöl gombra: • Táblázatrészek (nem összefüggő tartományok) kijelölése:Az előző kijelölés megtartásához a további kijelölések alatt nyomni kell a Ctrl billentyűt.

34. A kijelölt cellatartomány tartalmának törlése: • A DELETE billentyű segítségével törölhetjük a kijelölt cellatartomány celláinak tartalmát. • A kijelölt cellatartomány mozgatása: • Egyszerű módon: egértechnikával a kijelölt tartomány szélénél fogva lehet elvonszolni a kijelölt cellatartományt: A kijelölés szélénél az egérkurzor alakja kereszt helyett nyíl lesz. Ilyenkor lehet mozgatni a kijelölt területet:

35. Vágólap segítségével:  • A kijelölt területet ki kell vágni a Szerkesztés  Kivágás paranccsal… • A forráshely körül szaggatott vonal fog villogni. • Majd az aktív cellát a cél hely bal felső sarkához kell vinni... • Majd a vágólap tartalmát be kell illeszteni a Szerkesztés  Beillesztés paranccsal. • A cél hely cellái felülíródnak az új adatokkal!

36. A kijelölt cellatartomány másolása • Egyszerű módon: egértechnikával a kijelölt tartomány szélénél fogva lehet elvonszolni a kijelölt cellatartományt, de közben nyomni kell a Ctrl billentyűt. Az egérkurzor alakja: (a + jel a duplikációt jelzi)  • Vágólap segítségével  • A kijelölt területet ki kell másolni a Szerkesztés  Másolás paranccsal... • A forráshely körül szaggatott vonal fog villogni. • Majd az aktív cellát a cél hely bal felső sarkához kell vinni... • Majd a vágólap tartalmát be kell illeszteni a  Szerkesztés  Beillesztés paranccsal • A cél hely cellái felülíródnak az új adatokkal!

37. Kitöltések • Sokszor előfordul a munka során, hogy egy cellatartományt azonos adatokkal kellene feltölteni. Milyen jó lenne, ha a kitöltendő adatot csak az egyik cellába kellene beírni, és a többit ez alapján ki lehetne tölteni! • Egérrel (egyszerűen) • Írjuk be a kitöltendő cellatartomány egyik cellájába az adatot. • Jelöljük ki újra aktívnak. (Ez lesz a minta.) • Mutassunk rá az egérkurzorral a cella kitöltő négyszögére. Ilyenkor a kurzor alakú lesz. • Húzzuk el a kitöltő négyszöget, és akkor engedjük el, ha az utolsó olyan cellát is kijelöltük, amelyiket kitölteni szeretnénk.

38. A minta egyszerre egy irányban tölthető ki (fel, le, balra, jobbra). Több minta cella kijelölése esetén is használható a kitöltés. • Egyéni listák: vannak olyan felsorolt szövegek, amely egyszerű kitöltésekor egy szövegsorozat jön létre. Pl.: a napok és a hónapok nevei esetén nem a mintaszöveg jelenik meg a következő cellában, hanem a következő nap vagy hónap neve. Pl. Hétfő  Kedd  ... vagy Január  Február  ...

39. Kitöltés sorozattal Sokszor előfordul, hogy a táblázatban a cellákat sorszámmal kellene ellátni, vagy csak az adatok valamilyen szabályos sorozatot alkotnak. Ehhez is segítséget nyújt az Excel. • Egérrel (egyszerűen) • A sorozat első két tagját írjuk be a két egymás mellett (vagy alatt) lévő cellába. Az 1.cella értéke lesz a sorozat kezdő értéke, a két érték közötti különbség pedig a növekmény. • Jelöljük ki mindkét cellát, majd húzással (mint a kitöltésnél) jelöljük ki a sorozat tartományát.

40. Gyakorlás • Nyissuk meg a Dokumentumok\Excel mappából a Delta.xls fájlt! • Írjuk be a képleteket a B9..E9, F4..F8 és a G4..G8 cellákba! • Formázzuk meg pénznem formátumra a számokat és a képleteket tartalmazó cellákat is! • Mentsük el a munkafüzetet a Dokumentumok\[saját_név] mappába 1.feladat néven!

41. Gyakorlás • Nyissuk meg a Dokumentumok\Excel mappából a Számla.xls fájlt! • Írjuk be az adatokat! (Figyeljünk a százalék- és pénznemformátumra!) Lásd: következő dia!!! • Írjuk be a képleteket az E5..E9, F5..F10 cellákba, és formázzuk meg őket pénznem formátumra! • Mentsük el a munkafüzetet a Dokumentumok\[saját_név] mappába 2.feladat néven!

42. A Nettó érték egyenlő a mennyiség és az egységár szorzatával. • A Bruttó érték a Nettó szorozva (100%+ÁFA) értékkel.

43. Cellahivatkozások • A képletek hatékony használatához nézzük át az Excel cellahivatkozásokat:

44. Speciális cellahivatkozások • Egy sorra: pl. az 1 sorra > 1:1 • Egy oszlopra: pl. az A oszlopra > A:A • Több sorra: pl. 1-5 sorra > 1:5 • Több oszlopra: B-D oszlopra > B:D

45. Körkörös cellahivatkozás • Ezt a hibaüzenetet akkor kapod, ha egy cellába írt képletet saját magára hivatkozik. • Pl. ha a C3-ban levő képletben szerepel a C3 cellacím, vagy egy olyan tartománycím, amely magában foglalja a C3 cellát (pl. A1:D4).

46. Függvények • A függvény olyan művelet, amely a bemenő adatai alapján egy kimeneti értéket ad meg. A különböző nevű függvények azonos argumentum mellett a nevük által meghatározott értéket adnak vissza.Pl. Az alábbi ábrán látott 1. függvény az A1:E1 tartomány összegét, míg a 2. az A1:E1 átlagát adja eredményül. • Megjegyzés: A függvények elengedhetetlen része a zárójel! Az általa közrezárt adatok szolgálnak a függvény argumentumául.

47. Argumentumok • A függvények bemenő adatait paramétereknek vagy argumentumoknak nevezzük. Az argumentum elválasztó jele a magyar programoknál pontosvessző. (Mert a vessző a tizedes jel.) • Alapvető argumentum típusok • Szám kifejezés: olyan képletrész, melynek eredménye szám típusú lesz pl. A1+2 • Szöveg kifejezés: olyan képletrész, melynek eredménye szöveg típusú lesz pl. A1&"szöveg" • Logikai kifejezés: olyan képletrész, melynek eredménye logikai típusú lesz pl. A1>0 • Tartomány: cellatartomány pl. A1:D5;A11:D15

48. Néhány gyakran használt függvény • SZUM(tartomány): A paraméterében megadott cellák értékét összeadja. • ÁTLAG(tartomány): A paraméterében megadott cellák értékének átlagát adja eredményül.

49. MIN(tartomány): A paraméterében megadott cellák értékei közül a legkisebbet adja eredményül. • MAX(tartomány): A paraméterében megadott cellák értékei közül a legnagyobbat adja eredményül.

50. DARAB(tartomány): A paraméterében megadott számokat tartalmazó cellák számát adja értékül. • MA(): A mai nap dátumát adja eredményül.