Vietos projektų įgyvendinimas ir administravimas Ekonomikos ir vadybos fakultetas

1. Vietos projektų įgyvendinimasir administravimas Ekonomikos ir vadybos fakultetas Administravimo ir kaimo plėtros katedra Vytautas Pilipavičius 2010 – 06 -08-10

2. Mokymų paskirtis • Tikslas: formuoti žinias apie vietos projektų įgyvendinimo ir administravimo organizavimą ir valdymą, reikalavimus ir ypatumus, kaimo plėtros ir LEADER metodo įgyvendinimo kontekste • Rezultatas: vietos projektų įgyvendinimo organizavimo ir vykdymo administravimo valdymo planas

3. Mokymų struktūra • Kaimo plėtros projektų įgyvendinimo organizavimo ir vykdymo administravimo pagrindai • Vietos projektų įgyvendinimo organizavimo ir vykdymo administravimo plano rengimo ir pateikimo partneriams metodika • Praktinė užduotis: Vietos projektų įgyvendinimo organizavimo ir vykdymo administravimo plano rengimas • Mokymo kurso aptarimas ir vertinimas

4. Dokumentai kuriais būtina vadovautis įgyvendinant ir vietos projektus • LR Nacionalinė bendroji strategija • LR Kaimo plėtros programa • Vietos plėtros strategijų, įgyvendinamų pagal Lietuvos kaimo plėtros 2007–2013 metų programos krypties „leader metodo įgyvendinimas“ priemonę „vietos plėtros strategijų įgyvendinimas“, administravimo taisyklės • Šiaulių rajono VVG vietos plėtros strategija • Bendrosios taisyklės pareiškėjams, teikiantiems vietos projektų paraiškas pagal vietos plėtros strategiją • Specialiosios taisyklės pareiškėjams, teikiantiems vietos projektų paraiškas pagal vietos plėtros strategijos

5. Vietos projekto paraiškos teikėjas VVG atlieka vietos projekto paraiškos vertinimą ir priima sprendimą dėl paramos skyrimo vietos projektui įgyvendinti VVG informuoja vietos projekto paraiškos teikėją apie sprendimą skirti arba neskirti paramą Vietos projekto paraiška teikiama VVG Agentūra patvirtina (nepatvirtina) VVG sprendimą skirti paramą vietos projektui įgyvendinti Vietos projektų paraiškų administravimo modelio schema

6. Įgyvendinamų projektų valdymo struktūra • Projektų valdymo procesai • Projektų rizikos valdymas • Projektų kokybės valdymas • Projektų žmogiškųjų išteklių valdymas • Projektų finansavimo šaltinių valdymas

7. Projekto valdymo procesų sistema • Projektavimo procesai, susiję su projekto valdymo objektu arba pačiu projektu, kuriuos realizuoja projekto darbų vykdytojai, kurdami produktą arba paslaugą • Projekto įgyvendinimo valdymo procesai, susiję su projekto valdymo subjektu arba projekto valdymo komanda ir apimantys projekto planavimo, organizavimo ir koordinavimo darbų, reikalingų projekto sėkmingam įgyvendinimui, aprašo sudarymą

8. Projekto įgyvendinimo valdymo procesai • Inicijavimo procesai – tai projekto įgyvendinimo formalus pradžios pripažinimas • Planavimo procesai – tai projekto įgyvendinimo plano, kuris leistų sėkmingai pasiekti projekto tikslus, parengimas • Vykdymo procesai – tai žmigiškųjų ir kitų išteklių koordinavimas įgyvendinant projektą • Kontrolės procesai – tai projekto įgyvendinimo eigos stebėjimas, vertinimas, koreguojančių veiksmų nustatymas bei nepalankių veiksnių šalinimas • Užbaigimo procesai – tai projekto užbaigimo administravimas, apimantis sutarimų ir kontraktų uždarymą, formalų projekto rezultatų priėmimą, bendrą galutinį įvertinimą

9. Įgyvendinamų projektų rizikos valdymas. Rizikos rūšys (1) • Išorinė nenuspėjama rizika: nenumatyti vyriausybiniai reguliavimo sprendimai; gamtos reiškiniai, netikėti išoriniai ekologiniai ar socialiniai efektai ir pan. • Išorinė nuspėjama, bet nenumatyta rizika: rinkos pasikeitimai; neigiamos socialinės pasekmės; valiutų kursų pasikeitimai; neapskaičiuota infliacija; mokesčių sistemos pasikeitimai ir pan. • Vidinė netechninė rizika: nukrypimai nuo planinių užduočių; išaiškėjęs išteklių trūkumas; lėšų limito viršijimas ir pan.

10. Įgyvendinamų projektų rizikos valdymas. Rizikos rūšys (2) • Vidinė techninė rizika: technologijų pasikeitimas; gamybos kokybės pablogėjimas ir pan. • Vidinė teisinė rizika: licencijos ir patentai; sutarimų nevykdymas; teisiniai nesklandumai su išorės partneriais ir pan. • Vidinė draudžiama rizika: tiesioginis kenkimas; netiesioginiai nuostoliai; rizika draudžiama pagal normatyvinius dokumentus; draudimas ir pan.

11. Rizikos valdymo procesas • Rizikos identifikavimas • Rizikos analizė – kiekybinio galimos rizikos poveikio nustatymas • Atsakomųjų veiksmų nustatymas • Atsakomųjų veiksmų kontrolė

12. Projektų kokybės valdymas Projektų kokybės valdymas – tai metodų, priemonių ir veiklos rūšių sistema, užtikrinanti įgyvendinamo projekto reikalavimus pačiam projektui ir gaminiui ar paslaugai, kurią sudaro: • Kokybės planavimas – tai sąnaudų ir rezultatų analizė; kokybės lygių nustatymas; kontrolės procedūros; eksperimentai; • Kokybės užtikrinimas – tai planiniai ir neplaniniai patikrinimai, kokybės įvertinimas • Kokybės kontrolė – tai patikrinimai, kontrolės lapai, diagramos, statistiniai metodai, histogramos

13. Projekto kokybės valdymo principai užtikrinantys įgyvendinamo projekto kokybę • Kokybė – neatskiriamas projekto charakteristikos visumos elementas • Kokybė – tai, apie ką kalba užsakovas, o ne vykdytojas • Turi būti konkretus atstovas už projekto kokybę • Užtikrinti kokybę galima tik visos projekto komandos pastangomis • Lengviau kontroliuoti projekto įgyvendinimo procesą, o ne galutinį rezultatą • Kokybės siekis turi būti organizacijos filosofijos ir veiklos politikos sudedamoji dalis

14. Projektų žmogiškųjų išteklių valdymas • Suinteresuotųjų šalių valdymas • Organizacinės struktūros parinkimas • Projekto vadovo parinkimas • Projekto komandos suformavimas ir valdymas

15. Vietos projektų įgyvendinimo ir administravimo organizavimo ciklo fazės • Konceptualioji fazė, apimanti projekto įgyvendinimu numatytų rezultatų panaudą vystant gyvenamosios vietovės perspektyvas • Projekto plėtojimo (vystymo) fazė, apimanti projekto įgyvendinimo ir administravimo organizavimo darbų aprašo parengimą • Projekto vykdymo organizavimo fazė, apima įgyvendinimo darbų realizavimą ir priežiūrą • Projekto užbaigimo fazė, apima ataskaitų rengimą, projekto rezultatų viešinimą, dokumentų archyvavimą

16. Konceptualioji fazė. Įgyvendinto projekto prospektinė galimybių inventorizacija • Projekte numatytų įgyvendinti rezultatų panaudos paskirtis • Numatomos veiklos ir siekiniai • Žmogiškųjų išteklių numatytiems siekiniams įgyvendinti analizė

17. Konceptualioji fazė. Reikalavimai įgyvendinamiems vietos projektams • Konkurencingumas • Strategiškumas • Rezultatyvumas

18. Konceptualioji fazė. Konkurencingumo sritys • socialinis konkurencingumas – į bendruomeninę veiklą įtrauktų veikėjų gebėjimas susitelkti efektyviai bendrai veiklai, kuri grindžiama bendrais požiūriais ir bendradarbiavimu; • ekonominis konkurencingumas - į bendruomeninę veiklą įtrauktų veikėjų gebėjimas sukurti ir išlaikyti vietovėje maksimalią pridėtinę vertę, stiprinant ryšius tarp sektorių ir tuo pačiu didinant vietos produktų ir paslaugų vertę bei savitumą; • aplinkosaugos konkurencingumas - į bendruomeninę veiklą įtrauktų veikėjų gebėjimas maksimaliai panaudoti aplinką, paverčiant ją skiriamuoju vietovės elementu ir kartu užtikrinant, kad gamtiniai ištekliai bei paveldas būtų tausojami ir atkuriami; • vieta pasaulyje - į bendruomeninę veiklą įtrauktų veikėjų gebėjimas atrasti ir išskirti vietovės reikšmingumą iš kitų vietovių, kartu pilnai plėtojant savo teritorinį planavimą bei užtikrinant jo gyvybingumą.

19. Konceptualioji fazė. Strateginės kryptys • pagerinimo, su reproduktyviąja raidos užtikrinimo orientacija, kai bendruomenine veikla nuolat siekiama išsaugoti gamtos ir etnokultūros paveldą, pragyvenimo lygį ir vertybines nuostatas, o veiklos rezultatai užtikrina gyvenamosios vietovės gyvybingumą. • reformavimo, su pažangos orientacija, kai užtikrinamas gyvenamosios vietovės gyvybingumas ir bendruomenine veikla siekiama gyvensenos kokybės gyvenamojoje vietovėje, o veiklos rezultatai formuoja galimybių visumą, kurios tampa tęstinumo garantais pradėtoms arba pradais kitoms, tolimesnėms veikloms. • projektine-programine, su tvermės orientacija, kai bendruomenine veikla formuojama gyvenamosios vietovės būsimybė, kurios rezultatai tarnauja pagerinimo ir reformavimo strateginių krypčių funkcionalumui aprūpinti.

20. Poveikis Poveikis Poveikis Poveikis Sumanymas Investicinė programa Gaminys Prekė Pajamos Pridėtinė vertė Pridėtinė vertė Pridėtinė vertė Pridėtinė vertė Konceptualioji fazė. Rezultatyvumo principas

21. Sąmoningumo tablo Tikslai Interiorizuotos priemonės ir gebėjimai Žinios Priemonės Produktas Pradinė medžiaga Veiksmai ... i x Konceptualioji fazė. Įgyvendinamų projektų poveikio tolimesnei veiklai akto schema

22. Projekto plėtojimo fazė. Struktūra • Projekto dalyvių struktūros nustatymas • Darbų kalendorinio grafiko parengimas • Projektinės-sąmatinės dokumentacijos sudarymas • Kontaktų su partneriais, rangovais ir tiekėjais nustatymas

23. Projekto plėtojimo fazė. Projekto įgyvendinimo dalyviai • Užsakovas • Investuotojas • Projektuotojai • Tiekėjai ir rangovai • Konsultantai • Projekto vadovas • Projekto vykdymo komanda • Bankas • Licenzorius

24. Projekto plėtojimo fazė. Kalendorinis planavimas Kalendorinis planavimas – tai projekto darbų pradžios ir pabaigos momentų nustatymas apimantis šiuos etapus: • Darbų sąrašo sudarymas • Darbų eiliškumo ir tarpusavio priklausomybės nustatymas • Atlikimo trukmės, darbų pradžios ir pabaigos momentų nustatymas • Išteklių planavimas ir atsakomybės pasiskirstymas • Gairių plano kūrimas • Projekto grafiko kūrimas

25. Projekto plėtojimo fazė. Projekto vertės planavimas • Projekto išteklių planavimas – tai sėkmingam projekto įgyvendinimui būtinų išteklių ir jų kiekių nustatymas, kurį sudaro: išteklių poreikio planai, techninės specifikacijos, išteklių poreikio panaudojimo grafikai • Projekto vertės nustatymas – tai projekte numatytų išlaidų sąmatos tikslinimas, apimantis projekto įgyvendinimo kaimų alternatyvų svarstymą ir kainų sumažinimo galimybių analizę bei įvertinimą • Projekto įgyvendinimo biudžeto parengimas – sudaromas numatomų išlaidų planas, atsižvelgiant į projekto įgyvendinimo terminus

26. Projekto vykdymo organizavimo fazė. Struktūra • Projekto eigos kontrolė • Projekto pakeitimų kontrolė • Projekto kaštų kontrolė

27. Projekto vykdymo organizavimo fazė. Projekto eigos kontrolė Pagrindiniai projekto eigos kontrolės procesai: • Bendroji pakeitimų kontrolė – viso projekto pakeitimų koordinavimas • Projekto apskaitos vedimas – informacijos apie projekto eigą rinkimas ir perdavimas, įskaitant ir tolimesnės eigos numatymą Pagalbiniai projekto eigos kontrolės procesai: • Projekto turinio pakeitimų kontrolė • Projekto tvarkaraščių pakeitimų kontrolė • Projekto darbų sąnaudų ir biudžeto sąmatos pakeitimų kontrolė • Įgyvendinamo projekto kokybės kontrolė • Rizikos kontrolė

28. Projekto vykdymo organizavimo fazė. Projekto pakeitimų kontrolė • Būsimų, potencialių pakeitimų prognozavimas, planavimas ir registravimas, siekiant smulkiau išnagrinėti ir įvertinti galimas jų pasekmes • Vykdytojų, susijusių su pakeitimais, priežiūros (monitoringo) organizavimas • Dokumentų apie pakeitimus rinkimas, analizė ir įvertinimas

29. Projekto vykdymo organizavimo fazė. Projekto kaštų kontrolė • Biudžeto priežiūra (monitoringas), siekiant identifikuoti nukrypimus nuo plano • Teisingas pasikeitimų įtraukimas į projekto biudžetą • Atitinkamų projekto dalyvių informavimas apie sankcionuotus pakeitimus

30. Projekto užbaigimo fazė. Projekto auditas ir uždarymas (1) Projekto įgyvendinimo baigimas – tai sutartų įsipareigojimų tarp užsakovo ir rangovo įvykdymas baigiamaisiais etapais: I etapas – užsakovo bei rangovo finansinių atsiskaitymų tikrinimas II etapas – dokumentacijos tikrinimas, siekiant nustatyti ar projekto dokumentacija atitinka reikiamas normas, standartus bei technines sąlygas; ar įvykdyti kokybiniai ir kiekybiniai reikalavimai III etapas – neįvykdytų įsipareigojimų išaiškinimas

31. Projekto užbaigimo fazė. Projekto auditas ir uždarymas (2) IV etapas – neįvykdytų įsipareigojimų įvykdymas sutarimu arba taikant teisines priemones V etapas – garantinio aptarnavimo numatymas VI etapas – galutiniai atsiskaitymai VII etapas – galutinės ataskaitos parengimas VIII etapas – demobilizacija: organizacinės struktūros išformavimas ir darbo komandos perskirstymas; turto, įrangos, techninių priemonių ir kitų materialinių vertybių grąžinimas arba perdavimas naujiems vartotojams; projekto komandos darbo įvertinimas

32. Įgyvendinto vietos projekto sėkmės kriterijai • Projekto užbaigimas nustatytais terminais • Projekto užbaigimas neperžengiant biudžeto rėmų • Rezultatų kokybės rodiklių užtikrinimas • Minimalūs ( suderinti) projekto objektinės srities pokyčiai • Funkcionuojančios organizacijos veiklos nenutrūkstamumas • Organizacijos kultūros ir vertybių išsaugojimas, ugdymas ir pagausinimas

33. Darbų paskirstymas komandos nariams Projekto plano sudarymo žingsniai Gairių nustatymas Konsultavimo ar kitos pagalbos iš šalies poreikio nustatymas Darbo pradžios ir pabaigos momento, atlikimo trukmių nustatymas Projekto etapų ir bendros trukmės nustatymas Veiklų išskaidymas į lengvai valdomus darbus Eiliškumo ir priklausomybės nustatymas Pagrindinių veiklų nustatymas

34. SĖKMĖS ĮGYVENDINANT VIETOS PROJEKTUS