Schulung der Finanzverantwortlichen

1. Schulung der Finanzverantwortlichen 20. und 27. 10. 2012 Arnstadt Kohlenmarkt 20

2. Inhalt • 1. Vorstellung • 2. Rechnungslegung der Vereine • 3.Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschädigung / Sachzuwendungen • 4. Rücklagenbildung • 5. Buchhaltung • 5.1. Beispiel einer Vermögensübersicht • 6. Buchhaltungsprogramme • 7. Sonstiges

3. 2. Rechnungslegung der Vereine • Fehler bei Schreiben an die Mitglieder (Forderungen / Abmahnungen / Kündigungen / Einladungen u. Ä.) • Im Briefbogen ist der Absender (Verein) falsch bezeichnet -> vollständiger Name des Vereins sowie die Vereinsregisternummer sind notwendig! (siehe Anlage – Kopfbogen des Kreisverbandes) • Der Adressat (Vereinsmitglied) wird nicht korrekt bezeichnet. • Die Zeiträume sind nicht genau bestimmt (z.B. Ablesezeiträume). Das gilt auch für Pacht, Versicherungen und andere Forderungen.

4. 2. Rechnungslegung der Vereine • Genaue Angabe der Durchlaufkosten wie Energie- und Wasserverbrauch. Niemals hier die Kosten für Blindstrom oder Mehrverbrauch mit einrechnen!! Diese werden als Umlagen separat ausgewiesen. • Bei Erhebung von Umlagen muss die genaue Bezeichnung sowie der Bezug auf einen Mitgliederbeschluss oder die Satzung angegeben werden. • Nicht den Begriff „Rechnung“ verwenden, besser ist Forderungen, Umlagen o.Ä.

5. 2. Rechnungslegung der Vereine • Die Anforderung von finanziellen Leistungen, Abmahnungen, Kündigungen u.Ä. muss unbedingt von einem gesetzlichen Vertreter des Vereins unterzeichnet werden. • Es werden Mahnungen versandt, bevor die geforderten Beträge fällig sind, oder die Zahlungsfristen stimmen nicht mit den vertraglichen Vereinbarungen überein. • Bei einer eigenen Homepage ist es wichtig im Impressum die vollständigen Angaben zum Verein zu machen wie Vereinsname, Sitz des Vereins, Zuständiges Registergericht und Nummer, Vorstand und Anschrift des Vereins. Internetadresse des Kreisverbandes: • www.kv-kleingaertner-arnstadt-ilmenau.de

6. 3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschädigung Sachzuwendungen • Die Vorstände der Vereine arbeiten in der Regel ehrenamtlich also unentgeltlich. Diese Personen können aber nach § 670 BGB Ersatz für ihre Aufwendungen verlangen. Typischer Aufwand sind etwa Fahrt- und Übernachtungskosten oder Ausgaben für Porto, Büromaterial und die Nutzung des eigenen Telefons.

7. 3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschädigung Sachzuwendungen • Die Zahlung einer Ehrenamtspauschale nach §3 Nr. 26a EStG sieht keine Begrenzung auf bestimmte Tätigkeiten im steuerbegünstigten Bereich vor. Für Mitglieder des Vorstandes können bis zu 500 € pro Jahr steuerfrei gezahlt werden. Darüber hinaus gehende Beträge müssen von den Empfängern versteuert werden. Zwingende Voraussetzung ist aber, in der Satzung muss es verankert sein! Z.B. folgende Formulierung: „Der Vorstand kann für seine Tätigkeit eine Vergütung nach Maßgabe eines Beschlusses der Mitgliederversammlung erhalten.“

8. 3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschädigung Sachzuwendungen • Gutscheine und Aufmerksamkeiten • In ihrem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO, Ziffer 10 zu §55 Abs. 1 Nr. 1AO) lässt die Finanzverwaltung die Gewährung von Annehmlichkeiten zu. Dazu gehören z.B. Benzin- und Warengutscheine im Wert von maximal 40 € pro Jahr. Niemals Bargeld!!! • Zusätzlich dürfen Vereinsmitglieder aus Anlass persönlicher Ereignisse (runde Geburtstage, Hochzeit, Jubiläen u. dgl.) Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 40 € erhalten.

9. 3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschädigung Sachzuwendungen • Die Gewährung von Speisen und Getränke, anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, bei einer Vereinsveranstaltung oder bei einer Vereinsbesprechung ist möglich (R19.6 der Lohnsteuerrichtlinien – LStR).

10. 4. Rücklagenbildung • Die Rücklagenbildung nach §58 Nr. 7a AO ist grundsätzlich für alle steuerbegünstigten Körperschaften möglich. • Dabei unterscheiden wir • 1. Zweckgebundene Rücklagen für Baumaßnahmen, Reparaturen u. Ä. (keine Beschränkung der Höhe und zeitlichen Verwendung)

11. 4. Rücklagenbildung • 2. Betriebsmittelrücklagen für periodisch wiederkehrende ausgaben wie z.B. Mieten, Pachten, Beiträge o. Ä. (Diese Rücklagen sind zeitnah zu verwenden in der Regel innerhalb eines Jahres) • 3. Freie Rücklagen können jährlich gebildet werden aus: • - 1/3 des Überschusses aus Vermögensverwaltung (z.B. Zinserträge, Dividenden, Miet- und Pachteinnahmen).

12. 4. Rücklagenbildung • - 10 % der sonstigen nach §55 Abs. 1 Nr. 5 zeitnah zu verwendenden Mittel (Bruttoeinnahmen wie z.B. Beiträge, Umlagen) aus dem ideellen Bereich. • - Erbschaften, Spenden und Zuwendungen. • Die Gesamthöhe der freien Rücklage ist unbegrenzt. Währen der Dauer des Bestehens braucht die Körperschaft die freie Rücklage nicht auflösen. Die Rücklage ist aber auf Dauer für steuerbegünstigte Zwecke zu verwenden.

13. 4. Rücklagenbildung • Der Landesverband Thüringen der Gartenfreunde gibt folgende Empfehlung raus: • In jedem Kleingartenverein sollte mindestens eine Rücklage in Höhe eines finanziellen Jahresetats vorhanden sein.

14. 5. Buchhaltung • Dazu siehe auch „Grüne Schriftenreihe des BDG Nr. 198“. • Ein gemeinnütziger Verein, welcher die steuerliche Gemeinnützigkeit besitzt, muss die Vorgaben des Gemeinnützigkeitsrechts sowie die steuerliche Aufzeichnungspflicht erfüllen. Dazu gehören die Buchführung aller Einnahmen und Ausgaben, ein jährlicher Vereinsabschluss sowie eine Vermögensaufstellung mit Rechenschaftslegung vor den Mitgliedern sowie Buchprüfung.

15. 5. Buchhaltung • Der Gesetzgeber hat vorgeschrieben, dass die gewählten Vorstände in den Vereinen verpflichtet sind, den Mitgliedern gegenüber Rechenschaft über die Herkunft und Verwendung der Gelder abzulegen. • ( §§ 27 Abs. 3 i.V.m. 259-260, 264, 670 BGB )

16. 5. Buchhaltung • Das Erfordernis der ordnungsgemäßen Buchführung ist deshalb von großer Bedeutung, da damit erreicht werden kann, dass Fremde (z.B. Finanzbehörde, Kassenprüfer) sehr schnell und ohne großen Aufwand die Buchführung überprüfen können. • Neben dem BGB werden auch in den Steuergesetzen ausdrücklich Aufzeichnungen gefordert. • Nicht zuletzt fordert die Gewährung der steuerlichen Gemeinnützigkeit, alle Vorgänge aufzuzeichnen und nachprüfbar werden zu lassen.

17. 5. Buchhaltung • Die Prüfung der Anerkennung der steuerlichen Gemeinnützigkeit erfolgt durch das zuständige Finanzamt in der Regel für 3 Jahre. Die Finanzbehörde verschickt dazu Vordrucke, die auszufüllen sind. • Eine Nichtabgabe hat den Entzug der steuerlichen Gemeinnützigkeit zur Folge!

18. 5. Buchhaltung • Art der Buchführung • Man kann zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung unterscheiden. • Die einfache Buchführung wird dadurch gekennzeichnet, dass in der Regel alle Aufzeichnungen der Geschäftsvorgänge in einem Buch erfolgen ohne eine weitere Aufteilung. • Die doppelte Buchführung beinhaltet, dass bei der Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben zwei Buchungen erfolgen.

19. 5. Buchhaltung • Es gilt der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Dazu gehören: • Die Vollständigkeit • Die Richtigkeit • Zeitgerecht (zeitliche Reihenfolge) • Geordnet (Aufbewahrung) • Eine bestimmte Form der Buchführung schreibt der Gesetzgeber aber nicht vor. Es genügt eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dann ist aber eine Vermögensübersicht notwendig.

20. 5. Buchhaltung • Die Tätigkeit eines gemeinnützigen Vereins wird aus steuerlicher Sicht in 4 Bereiche aufgeteilt: • 1. Ideeller Bereich Dazu gehört die Verwaltung der Kleingartenanlage, der Pachtverträge und des Vereins, die Betreuung der Mitglieder, die Fortbildung und Fachberatung und Vereinsaktivitäten. • 2. Vermögensverwaltung Dazu gehört die Verwaltung der Erträge aus Geldanlagen, Verpachtungen (z.B. Vereinsheim), Inventar.

21. 5. Buchhaltung • 3. Wirtschaftliche Tätigkeit als Zweckbetrieb Freibetrag = 35000 € pro Jahr. Dazu zählen Erlöse aus z.B. Tag des Gartens, Erntedankfest, Fachvorträge, Tombolas, Verleih von Gartengeräten u.v.m. • 4. Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Freibetrag = 35000 € pro Jahr. Dazu gehört z.B. das selbst bewirtschaftete Vereinsheim, regelmäßiger Verkauf von Speisen und Getränken u.Ä.

22. 5.1 Beispiel einer Vermögensübersicht

23. 6. Buchhaltungsprogramme • 1. Muster für Buchhaltung (vorgestellt von Steuerberater Ralf Kießer bei zentr. Schulung) • 2. Beispiel einer Vereinsbuchführung über Excel (erarbeitet von Gartenfreund Klaus Große, Vorstandsmitglied im Regionalverband der Kleingärtner Jena, Tel.: 03641/422600), kostenlos • 3. Vereinsverwaltung 2005 (erarbeitet von WINNER Community GmbH Schellingstr. 75, 72622 Nürtingen) Installationspasswort: 6133, Benutzername : supervisor, Passwort: leer lassen. Homepage: www.winncomm.de , kostenlos

24. 6. Buchhaltungsprogramme • 4. Kleingartenvereinsverwaltung KGVV (erarbeitet von Vereins-Meyer-Software , Tonderstr. 21b, 22049 Hamburg Tel.: 040/69645811)Homepage: www.vereins-meyer-software.dePreis: 210,00 € • 5. Kleingartenverwaltung KGV (erstellt von EDV-Büro Lange, Eibenstocker Weg 6, 08326 Sosa) Homepage: www.csn-lange.de Preis: 1 Lizenz=164 € ab 4. Lizenz=60 €, Basis ist Office-Modul ACCESS

25. 6. Buchhaltungsprogramme • 6. Kleingärtner-Vereinsprogramm (erstellt von mp EDV-Systemberatung und Entwicklung) Homepage: www.paelmke.de Basis ist Office-Modul ACCESS , Preis nach Nachfrage

26. 7. Sonstiges • Literaturhinweise: • Grüne Schriftenreihe des BDG (z. B. Band 198) herausgegeben vom Bundesverband Deutscher Gartenfreunde • Broschüre des BDG „Finanzen im gemeinnützigen Kleingärtnerverein“ herausgegeben vom Bundesverband Deutscher Gartenfreunde • Internet-Adresse: www.kleingarten-bund.de -> hier kann man die Schriftenreihe als PDF-Datei herunterladen. • „Steuerwegweiser für Vereine“ vom Thüringer Finanzministerium

27. 7. Sonstiges • Homebanking • Homebanking ist auch für gemeinnützige Vereine möglich. Wenn zwei Unterschriften gefordert werden, sollte man nach jeder Online-Überweisung einen Ausdruck machen und diesen dann von den zwei eingetragenen Personen unterschreiben lassen. • Impressum • Gert Imme, Markt 11, 99310 Arnstadt, Tel.: 03628938635, E-Mail: mail@gert-imme.de