dla rozwoju infrastruktury i środowiska

1. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dla rozwoju infrastruktury i środowiska Doświadczenia IZ FS oraz innych IZ na podstawie analizy nieprawidłowości - przykłady

2. Konferencja jest finansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnegooraz budżet państwa w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

3. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Dane ogólne dotyczące Funduszu Spójności Nieprawidłowości identyfikowane w Funduszu Spójności stanowiły 4 % zgłaszanych do KE przypadków wśród wszystkich programów operacyjnych za okres od 1.05.2004 r. – 31.12.2007 r. (wg danych MF). Od początku realizacji Funduszu Spójności do końca IV kwartału 2007 r. wykryto nieprawidłowości na kwotę ponad 1 043 000,00 EUR (suma kwot wykrytych przez i po płatności) z czego do odzyskania pozostało około 390 000,00 EUR. Trwa procedura odzyskiwania kwot nienależnie pobranych przez Beneficjentów. Zdecydowaną większość wykrywanych przypadków stanowią nieprawidłowości „po płatności” – około 90% Dotychczas nie stwierdzono przypadku, by kwota nieprawidłowo wypłacona została uznana za niemożliwą do odzyskania.

4. Specyfika Funduszu Spójności • Charakterystyka projektów (głównie duże projekty infrastrukturalne – rozliczenia oparte o standardowe dokumenty, nadzór; duże faktury); • Charakterystyka beneficjentów (doświadczenie (d. ISPA), ilość); • Stan zaawansowania projektów (termin zakończenia większości 2010); • Sposób rozliczania projektów (zaliczka na 20% wartości projektu). Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 30 sierpnia 2014 4

5. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Najczęściej występujące typy nieprawidłowości w programach operacyjnych • (325) - Wydatek niekwalifikowany • (614) - Naruszenie zasad dot. zamówień publicznych • (612) - Nieprzestrzeganie warunków kontraktu • (102) - Nieprawidłowości w księgowości/ błędne rozliczenie • (213) - Sfałszowane dokumenty uzupełniające/ potwierdzające • (602) - Operacja zakazana w działaniu/projekcie • (810) - Niewykonanie przedsięwzięcia • (851) - Nadużycie/oszustwo • Inne: • (101) - Brak księgowości/rozliczenia • (207) - Nieprawidłowy/niekompletny wniosek o dofinansowanie • (812) - Przedsięwzięcie wykonane niezgodnie z przepisami • (211) - Nieprawidłowe dokumenty uzupełniające/potwierdzające

6. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Najczęstsze metody wykrycia nieprawidłowości w programach operacyjnych • Kontrola na miejscu • Kontrola dokumentów • Wstępne czynności sprawdzające • Wizyty monitorujące • Kontrola skarbowa • Kontrola ex-post dokumentów • Inne: • Skarga • „Spontaniczne przyznanie się” • Informacja opublikowana w mediach • Dodatkowa kontrola na wniosek KE • Kontrola przeprowadzona przez krajowe służby ds. zwalczania nadużyć finansowych

7. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Przykłady najczęstszych naruszeń w zakresie PZP • Nieprawidłowe ogłoszenie (brak ogłoszenia w DZ.U.UE., brak informacji o współfinansowaniu z UE, różne ogłoszenia w prasie/UZP/siedzibie zamawiającego) • Nieprawidłowy wybór trybu • Nieprawidłowy wybór wykonawcy • Nierówne traktowanie wykonawców • Zatajenie związków kapitałowych i osobowych z wykonawcą • Wybór oferty z rażącym naruszeniem ustawy • Niedozwolona zmiana w SIWZ w trakcie postępowania • Zaniżenie wartości szacunkowej zamówienia w celu ominięcia przepisów PZP dot. zamówień powyżej 60 tys. EUR • Podzielenie zamówienia na kilka mniejszych w celu uniknięcia konieczności stosowania PZP (art. 32 PZP) • Roboty dodatkowe zlecane z pominięciem lub naruszeniem PZP • Roboty dodatkowe deklarowane jako zamienne

8. Problemy związane z systemem raportowania nieprawidłowości • Problemy z interpretacją definicji nieprawidłowości; • Długotrwałe wyjaśnianie poszczególnych przypadków • Nieznajomość procedur lub stosowanie nieaktualnych procedur oraz instrukcji wypełniania raportów oraz zestawień nieprawidłowości; • Nieterminowe przekazywanie informacji; • Brak informacji nt. możliwości współpracy z organami ścigania w zakresie zgłaszania nieprawidłowości; • Brak informacji (np. w treści procedur) nt. obowiązku zgłaszania organom ścigania przypadku, w momencie wystąpienia przesłanek wskazujących konieczność przekazania sprawy do tych organów; Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 30 sierpnia 2014 8

9. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Problemy identyfikowane w trakcie prowadzonych kontroli • Opóźnienia w identyfikowaniu nieprawidłowości wynikające z nieterminowego przekazywanie informacji pokontrolnychdo IZ; • Nadużywanie niewłaściwych terminów („poważne nieprawidłowości”) – wynikające z niewystarczającej znajomości procedur i wytycznych; • Nieaktualne procedury w zakresie nieprawidłowości instytucji kontrolowanej -niezgodne z instrukcjami informowanie o nieprawidłowościach; • Niewystarczająca liczba kadr, brak odpowiednich kwalifikacji oraz doświadczenia w kontroli projektów; • Nieprawidłowe stosowanie i interpretowanie ustawy PZP.

10. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Przykłady wykrytych nieprawidłowości w Funduszu Spójności (1/4) • (325) Wydatki niekwalifikowane: • Umowa zawarta z Wykonawcą określały terminy przekazania Zamawiającemu dokumentacji budowlanej i przetargowej. Wykonawca przekazał ww. dokumentację z czteromiesięcznym opóźnieniem. Beneficjent zaakceptował opóźnienie nie naliczając kar umownych (brak przesłanek miarkowania). • Beneficjent dokonał nieprawidłowej wypłaty na podstawie faktury, którą nieprawidłowo odczytał.

11. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Przykłady wykrytych nieprawidłowości w Funduszu Spójności (2/4) • Z części kwalifikowanej faktury VAT wystawionej w ramach kontraktu nie zostały wyłączone koszty niekwalifikowane. Niewydzielenie kosztów niekwalifikowanych spowodowało, że zostały one zapłacone częściowo ze środków FS. • Zakwestionowano wydatki poniesione w ramach jednego z kontraktów, na odbudowę nawierzchni drógw wymienionych w kontrakcie miejscowościach. Sfinansowano odbudowę całego pasa drogi, a nie tylko pasa zniszczonego w trakcie wykopów pod ułożenie kanalizacji (objętego zezwoleniem na zajęcie pasa drogowego).

12. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Przykłady wykrytych nieprawidłowości w Funduszu Spójności (3/4) • (614) Naruszenia zasad zamówień publicznych • Jeden z członków konsorcjum, z którym zawarto umowę na realizację zadania Inżyniera Kontraktu, zataił na etapie postępowania przetargowego informacje o swojej rzeczywistej sytuacji prawnej i ekonomicznej. Złożone zostało nieprawdziwe oświadczenie o braku przesłanek wykluczenia z ubiegania sięo udzielanie zamówienia w sytuacji, gdy członek konsorcjum objęty był postępowaniem układowym. Umożliwiło to uznanie oferty konsorcjum za najkorzystniejszą i zawarcie z nim umowy. • Instytucja Wdrażająca zakwestionowała poprawność aneksu do kontraktu. Kwestionowano zaistnienie przesłanek określonych w art. 144 ust. 1 ustawy PZP.

13. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Przykłady wykrytych nieprawidłowości w Funduszu Spójności (4/4) • „Niestandardowe” przypadki nieprawidłowości: • Przypadki niedeklarowania dochodów incydentalnych, w tym dochodów spółek zależnych; • Kwestionowanie wydatków ze względu na „złe” planowanie.

14. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Przykłady wykrytych nieprawidłowości w ramach SPO WKP (1/3) • Beneficjent dołączył sfałszowane dokumenty wystawione na firmę akredytowanego wykonawcy (213), wykryte naruszenie jest przedmiotem postępowania prokuratorskiego oraz dochodzenia policji. • Wykryto niekwalifikowalność wydatku poniesionego na roboty budowlane (325) - wydatek nie został ujęty na liście wydatków kwalifikowalnych. IW wszczęła postępowanie administracyjne, na podstawie którego wezwała beneficjenta do zwrotu środków będących przedmiotem niekwalifikowanego wydatku.

15. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Przykłady wykrytych nieprawidłowości w ramach SPO WKP (2/3) • Włączono do kosztów kwalifikowanych zakupy od firmy powiązanej osobowo i kapitałowo z beneficjentem (602). Podjęta została decyzjao rozliczeniu projektu przy jednoczesnym uznaniu za wydatki niekwalifikowane wszystkich zakupów dokonanych od spółki powiązanej. • Beneficjent dokonał nieprawidłowego wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego (614). Wydatki będące przedmiotem wadliwego postępowania uznano za niekwalifikowane. • Przedsiębiorca nie podjął żadnych działań związanych z realizacją projektu, mimo wypłacenia części środków (810). Brak możliwości ustalenia miejsca pobytu beneficjenta oraz aktualnej siedziby firmy. Złożono zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa oraz wniosek do sądu o ustanowienie kuratora sądowego dla przedsiębiorcy.

16. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Przykłady wykrytych nieprawidłowości w ramach SPO WKP (3/3) • Projekt został zrealizowany w niepełnym zakresie. Nie osiągnięto celów projektu (wskaźników produktu). Informacji tej celowo nie zamieszczono w sprawozdaniach z realizacji projektu (851). Konsekwencją tego zdarzenia było wypowiedzenie umowy o dofinansowanie oraz złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. • Rozpoczęto realizację projektu przed terminem oraz zmieniono lokalizację projektu - bez uprzedniego poinformowania o takim zamiarze (999). W konsekwencji tych działań, IW wypowiedziała umowę o dofinansowanie.

17. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Przykłady wykrytych nieprawidłowości w SPO RZL (1/3) • Naruszono następujące przepisy ustawy PZP (614), skutkujące koniecznością unieważnienia zawartych umów w wyniku prowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 60 tys. EUR na usługę szkoleniową: • art. 7 ust 1 – nierówne traktowanie wykonawców (skierowanie pism nie do wszystkich wykonawców z prośbą o wyjaśnienie oraz uzupełnienie złożonych ofert) • art. 29-30 – nieprecyzyjne określenie przedmiotu zamówienia (nie podano liczby osób które miały by być przeszkolone) Ponadto zamawiający zmienił warunki oceny ofert dzieląc jeden z zakresów zamówienia, w wyniku czego udzielono w tym zakresie zamówienia dwóm wykonawcom.

18. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Przykłady wykrytych nieprawidłowości w SPO RZL (2/3) • Zakwestionowano wydatki w przedstawionym przez Beneficjenta wniosku o płatność (104, 107). Podjęto również decyzję o przeprowadzeniu „kontroli na miejscu” dokumentacji załączonej do wniosku, która potwierdziła szereg nieprawidłowości m.in.: • w kilku przypadkach szkolenie nie odbyło się • stwierdzono rozbieżności pomiędzy przedstawionymi kartami pracy tej samej osoby (kilka kart pracy dla danej osoby za weryfikowany okres) oraz między kartą pracy załączoną do wniosku o płatność a wyjaśnieniem Beneficjenta • przedłożono dodatkowe karty pracy podpisane przez jedną osobę • przedstawiono do rozliczenia delegacje służbowe pracowników projektu, w przypadku których terminy, miejsce i cel podróży nie miały odzwierciedlenia w działaniach projektu • przedstawiono różne wersje (kopie) tego samego dokumentu (np. faktury)

19. Przykłady wykrytych nieprawidłowości w SPO RZL (3/3) • Wybór wykonawcy (Konsorcjum) z rażącym naruszeniem ustawy PZP (614). Zamówienia które ww. Konsorcjum wykazało w swojej ofercie jako wykonane - nie zostały ukończone przed dniem publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym UE. Nie zostały zatem spełnione wymogi dla wykonawców określone w SIWZ. Zamawiający musiał wykluczyć Wykonawcę. • Dokonano płatności za faktury na rzecz wykonawcy, bez potwierdzenia wykonania usługi (999). Stwierdzono brak przyjęcia wszystkich protokołów potwierdzających odbiór sprzętu komputerowego. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 30 sierpnia 2014 19

20. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Mechanizmy kontrolne ograniczające ryzyko nieprawidłowości • System kontroli • Weryfikacja ryzyk w systemach zarządzania i kontroli • Aktualizacja wytycznych oraz podręczników procedur obowiązujących w instytucjach raportujących • Uszczegółowienie zapisów dot. zgłaszania nieprawidłowości oraz dot. kontroli (zwiększenie liczby kontroli /uszczegółowienie list sprawdzających /podnoszenie jakości pracy kontrolerów poprzez szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne) • Prowadzenie szkoleń dot. potencjalnych nieprawidłowości • Kontrola projektów „wysokiego ryzyka” (analiza ryzyka oparta na wyborze reprezentatywnej grupy projektów) • Przeprowadzanie kontroli doraźnych (w przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości)

21. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Mechanizmy kontrolne ograniczające ryzyko nieprawidłowości • Interpretacja rozporządzeń, procedur raportowania oraz postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości lub podejrzenia wykrycia oszustwa • przeprowadzanie szkoleń cyklicznych z podaniem konkretnych przykładów nieprawidłowości wraz z omawianiem przepisów, których interpretacja sprawia problem raportującym (problem występujący ze wzg. na fluktuację kadr) • w przypadku braku procedury postępowania po wykryciu, należy zweryfikować/poprawić/uzupełnić obowiązujące procedury w tym zakresie • uzupełnienie treści procedur o obowiązek zgłaszania organom ścigania przypadków, w momencie wystąpienia przesłanek wskazujących konieczność przekazania sprawy do tych organów • przeprowadzanie szkoleń dot. przedmiotowego tematu, np. z udziałem przedstawicieli policji/prokuratury

22. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Mechanizmy kontrolne ograniczające ryzyko nieprawidłowości • Refundacja wydatków poniesionych niezgodnie z ustawą PZP • Przeprowadzanie kontroli ex-ante przed ogłoszeniem przetargu • Publikowanie na stronie www.funduszspojnosci.gov.pl informacji pn. „wykaz najczęściej popełnianych naruszeń w zakresie ustawy PZP” (realizowane dla perspektywy 2004-2006 w ramach FS) • Organizowanie przez IZ spotkań dla beneficjentów nt. występujących naruszeń

23. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Mechanizmy kontrolne ograniczające ryzyko nieprawidłowości • Refundacja wydatków • bardziej szczegółowa weryfikacja wniosków o dofinansowanie, wraz z załącznikami • częstsze kontrole doraźne w przypadku występowania wątpliwości • informowanie beneficjentów o skutkach prawnych i finansowych posługiwania się sfałszowanymi dokumentami lub nieprawdziwymi oświadczeniami • bardziej szczegółowa weryfikacja, ewentualnie zmiana zasad naboru uczestników w projektach ryzykownych (dot. tzw. projektów miękkich)

24. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Dziękuję za uwagę Ministerstwo Rozwoju Regionalnegoul. Wspólna 2/4www.mrr.gov.plwww.funduszspojnosci.gov.pl