Kirjastojärjestelmät nyt – yritys hahmotukseksi

1. Kirjastojärjestelmät nyt – yritys hahmotukseksi Keskuskirjastokokous 12.3.2008 Tuula Haavisto kirjastoimenjohtaja, Tampere

2. Muistakaamme perusasiat • Kirjastojärjestelmä on kirjaston ydinasia kokoelman, osaamisen ja tilojen lisäksi  oltava hyvä ja suorituskykyinen • Mm. tietosuojakysymykset tärkeitä • Järjestelmän kylkeen voidaan rakentaa myös muita palveluita, joissa sen tietovarantoja hyödynnetään • Suomen yleisissä kirjastoissa vuosittain yli 100 milj. lainaa, rekisteröityjä lainaajia oli v. 2006 2 266 000 • Olennainen kirjastojen työkalu: esim. Tampereella ylivoimainen osa kaikista tiedonhauista tehdään PIKI-tietokannasta

3. Suuria muutoksia • kansainvälinen tiedontallennusformaatti muuttumassa MARC21:ksi, iso ja pakollinen muutos, vetäjänä Suomessa Kansalliskirjasto, laskettu aika yleisissä kirjastoissa 2011 • kirjastojärjestelmiin tulossa vuorovaikutuksellisia palveluita (web 2.0, library 2.0); edellyttävät järjestelmiltä nykyistä avoimempia rajapintoja eli yhteistyökykyä muiden verkkopalvelujen kanssa • suunta kohti (yleisten) kirjastojen yhteistä, kansallista aineistohakujärjestelmää (Suomi on tässä jälkijunassa)

4. Järjestelmän omistajamuutos • tammikuusta 2008 kaksi isointa suomalaista järjestelmätoimittajaa yhdistettiin ruotsalaisomistukseen – Axiell AB:n tytäryhtiöksi Ab Axiell Kirjastot Oy:ksi • PallasPro-ohjelma toimiva mutta elinkaarensa loppupäässä, toinen suomalainen Origo modernimpi mutta ’pieni’ • Suomessa nyt kolme merkittävää järjestelmä-toimittajaa: Axiell, pääkaupunkiseudun Innovative, tieteellisten kirjastojen Ex Libris (Voyager ja Aleph); näillä yhteensä seitsemän järjestelmää • tieteellisissä kirjastoissa edelleen eri vaateet

5. Axiellista vielä • Axiell tähtää yhteispohjoismaisiin järjestelmäratkaisuihin • maailman kuudenneksi isoin kirjastojärj.toimittaja, hakee laajentumista Pohjoismaiden ulkopuolelle • yhtiöllä eri maissa yht. 5 järjestelmää, Suomessa nyt PallasPro, Origo ja Libra (lisäksi DDE Libra, BookIT) • Sulautuminen sujunut Suomessa positiivisesti, nyt kotimainen osaaminen on yhdessä korissa • Axiellin ainoa tuotekehitysosasto tulee Suomeen • Axiellin markkinaosuudet yleisissä kirjastoissa, arvio: ·Suomessa laskutavasta riippuen 80%-95% ·Tanskassa väh. 70 % ·Ruotsissa arviolta 70-80 %

6. Markkinoista ja kilpailusta • Markkinat kansainväliset, kattavat kaikki kirjasto-tyypit (esim. kilpailuasiamiehen näkökulmasta) • Mielenkiintoista: myös oppilaitosten järjestel-missä hyvin identtinen tilanne; nykyjärjestelmät elinkaaren lopussa, ei uutta ostettavaa • hyvä juttu kuntien päättäjien mukaan saamiseksi • Suomella toiveita, jotka eivät ole kv. toimijoille mielenkiintoista bisnestä: kieli, isot volyymit, kehittyneet vaatimukset, (oma koulujärjestelmä) • Laadukkaan järjestelmän laatiminen ja ylläpito nykyaikana todella vaativaa

7.  nykyisellään ei voi jatkaa montaa vuotta, kirjastojärjestelmä muuttuu joka tapauksessa, …mutta milloin? …ja mitä kaikkea voisimme siinä samalla saavuttaa?

8. Vaihtoehtoja ei juuri nyt ole liiaksi asti… • Axiellilta menee vuosia ennen kuin tarjolla on ’uusi’ kokonaispaketti • pyrkiikin myymään sen pala palalta, se on järjestelmätuottajan intressissä • suomalaisilla MERKITTÄVÄT mahdollisuudet vaikuttaa siihen, mitä Axiell tarjoaa Suomeen • Innovativen Millennium (Helmet) on toimiva, ’valmis’ järjestelmä • Ongelmat ratkaistaan aina heti ja hyvin • Uutta ei kuitenkaan kehitetä, ei varsinkaan jos se kiinnosta amerikkalaisia käyttäjiä (verkkomaksut) • israelilainen Aleph on mainittu, suuntautunut yliopistokirjastoi´hin (saman toimittajan kuin Voyager) • … ja aivan uutta, suomalaista järjestelmääkin on esitetty

9. Ratkaisuja hidastavia tekijöitä • tällä hetkellä ei siis ole mitä kilpailuttaa (Axiellin sortimentti sekalainen, kansainvälisissä ei tarpeeksi valikoimaa) • puuttuvat kirjastokentän strategiset päätökset ja kuntien tuki sille, mihin valtakunnallisesti tähdätään (esim. yhteisluettelo), eivät synny ihan heti • Axiell tänä vuonna työllistetty kuntaliitosten aiheuttamien konvertointien ja toimintojen yhdistämisen kanssa • Helmet-järjestelmä parhaassa tuotantovaiheessaan, pääkaupunkiseudulla ei ole uusintatarvetta vuosiin • Vaikuttaa mahdollisiin valtakunnallisiin hankkeisiin kuten yhteisluetteloon  3-5 vuotta selvittää, mitä ITSE haluamme ja pohjustaa sen hankinta

10. Yksittäisen kunnan tai kimpan kannalta • nykysysteemi toimii, uuttakin kehitetään (Axiellilla lähinnä ’järjestelmäriippumattomia’ vuorovaikut. palveluita / Arena) • pääkaupunkiseudulla rauha maassa, mutta uusi tilanne virittää mietintää sielläkin • ratkaisua ei voi tehdä kukaan toimija yksin • Tampereella kirjaston johtoryhmä on asettanut tavoitteeksi: • kansallinen / mahdollisimman monen yleisen kirjaston yhteinen aineistotietokanta / hakumahdollisuus • haetaan aktiivisesti vaihtoehtoa kirjastojärjestelmän toimittajan monopoliasemalle • käyttäjien eli kirjastojen liiketaloudellista ymmärrystä ja ostajaosaamista on parannettava • pyritään turvaamaan kehittämisyhteistyö järjestelmän toimittajan ja käyttäjien välillä nykyisten mallien mukaisesti

11. Kohti yhden luukun palvelua eli yhteisluettelosta • Ainakin kaksi tapaa toteuttaa (Maija Kanervan mukaan, ks. lisää Kansalliskirjasto 4/2007*): 1) eri kirjastojen omista tietokannoista eräajoilla tms. koottava tietokanta/nimekerekisteri • hiukan Mandan tyyppinen kanta, vain saatavuustietojen tarkistuksiin • mahdollisesti tietueiden poimintaa omaan kirjaston tietokantaan 2) tieteellisten ja/tai yleisten kirjastojen yhteinen tosiaikainen aineistotietokanta • Paljon ratkaistavia kysymyksiä, mutta päämäärän saavuttaminen olisi kaiken sen vaivan arvoinen! *www.kansalliskirjasto.fi/yleistieto/kklehti/42007/minullaonunelma.html

12. Pyrstö irtos, nokka tarttui… eli monopoliaseman välttämisestä • Monopolit pakkaavat rahastamaan, se on talouselämän peruslainalaisuuksia • Hankala tapaus, mitä oikeasti voi tehdä? • Jos meillä olisi yksi yhteinen luettelo yhdellä kirjastojärjestelmällä toteutettuna, vain ajoittainen kilpailutus pitäisi monopoliaseman kurissa • Oltava mitä kilpailuttaa, tässä kohden tulevaisuus on tietymättömissä

13. Ostajaosaamisen lisäämisestä • kirjastoilla tapana kysyä järjestelmäasioissa liian herkästi neuvoa järjestelmätoimittajilta, joilla – med all respekt – on markkinointiketunhäntä kainalossa; sekin on markkinatalouden lainalaisuus • oma järjestelmäosaaminen puutteellista politiikkatasolla – mitä oikein haluamme, miten aiomme sen saada • esimerkki: onko työn alla oleviin kirjailija- ja kaunokirjallisuus-tietokantojen laatimiseen liitetty tarpeeksi selvästi ehto, että niillä pitää ehdottomasti olla kytkentä KAIKKIIN nykyisiin kirjastojärjestelmiin (vältytään moninkertaiselta ylläpidolta) • jatkossa tarvittaneen kuntien suostumus varsin isoihin yhteishankkeisiin, siinäkin politiikkaosaaminen tarpeen

14. Muuta huomattavaa • joissain kirjastoissa vielä järjestelmiä, jotka eivät noudata standardeja • pienet, yksin toimivat kirjastot pahimmassa pulassa? • Jos luetteloita yhdistellään, jokianen osallistuja sekä menettää että voittaa jotain • Pienet, hyvin avatut aineistot jossain yksittäisluettelossa (kuinka hyvin ovat nyt hyödynnettävissä)? • Tekemisen tapa voi olla muualla erilainen…

15. Samaan aikaan toisaalla • Kansalliskirjasto (Kansalliskirjaston tietohallintostrategia 2008 – 2012, päivätty 18.1.2008) esittää kansallista yhteisluetteloa • edellytys: ”Uusien järjestelmien rakentaminen ja kirjastojen muu tietohallinnon alan yhteistyö voidaan organisoida tehokkaasti vain jos yhteisten IT-asioiden nykyinen, ohjelmisto- ja kirjastosektorikohtaisiin konsortioihin perustuva päätöksentekojärjestelmä yhtenäistetään. Tavoitteeksi tulee asettaa yksi yhteinen konsortio, jonka avulla kirjastojen verkostomaisen yhteistyön tehokkuus voidaan maksimoida.” (s. 3) • ohjelmahankintaa tätä varten esitetään jo vuodelle 2008 • asiasta ei kuitenkaan ole käyty keskustelua yl.kirjastojen kanssa

16. Samaan aikaan toisaalla 2 • www.bibliotek.se (tiet. LIBRIS ja yleisten BURK) • www.bibliotek.dk (yleiset ja tieteelliset) • www.bibliotheek.nl (yleiset) • www.cobiss.si, Slovenia (yleiset ja tieteelliset, sama järjestelmä) • on se siis mahdollista… • ja kaipaa lisäksi tuekseen vahvan logistiikan, yhteisluettelo panee materiaalin vinhaan kiertoon

17. Keillä on asiassa intressejä • kirjastoilla, jotka haluavat tarjota hyvät palvelut • Helsingin kaupunginkirjastolla yleisten kirjastojen keskuskirjastona • Kansalliskirjastolla, joka on tehnyt tilannetta sivuavia esityksiä, ennen kaikkea kansallisesta yhteisluettelosta • kunnilla, jotka joutuvat maksamaan koko lystin  Kuntaliitolla • OPM:lla, joka suosii ajatusta yhdestä hakujärjestelmästä ja joka maksaa suuren osan MARC21-siirtymästä ja mahdollisesti muistakin muutoksista • järjestelmätoimittajilla, jotka haluavat myydä tuotteitaan

18. Kunnon järjestelmä Kirjastot tarvitsevat kirjastojärjestelmän, joka • hoitaa perustoiminnot asiallisesti • osaa vuorovaikutuksellisuuden (library 2.0) • toteuttaa uskottavasti siirtymän MARC21-formaattiin • hoitaa hankinnan edellyttämät liittymät kuntien omiin esim. järjestelmiin (esim. reskontra) • on rajapinnoiltaan avoin eli yhdistettävissä muihin verkon palveluihin ja tietysti muiden kirjastojen/kirjastoryhmien tuottamiin palveluihin

19. Ne 3-5 vuotta eli mitä seuraavaksi? • keskitytään selvittämään, mitä itse haluamme ja tarvitsemme • Järjestelmäominaisuudet – pohjustusta on niin PallasPro kuin myös Origo -käyttäjäryhmistä ja Helmet-kokemuksista • Yhteisluettelo – kuinka laajasti? Tämä vaikuttaa järjestelmähankintaan olennaisesti • Jos haetaan maanlaajuista ratkaisua, on toimittava maanlaajuisesti suhteessa kuntiin ja järjestelmätoimittajiin • Jos toimitaan pienemmissä kimpoissa, millainen jako? Miten silloin rakennetaan yhteinen hakujärjestelmä? • sitten selvitetään, mikä järjestelmä vastaa vaatimuksiin • työkaluiksi tähän käyvät aluksi Yleisten kirjastojen neuvoston tekeillä oleva strategia ja sen pohjalta päivitettävä yleisten kirjastojen verkkostrategia, sittemmin kilpailutus / kilpailutukset (tai muu hankintatapa?)

20. keskustelua?