Appel à projet « Evènements culturels » 2013

1. Appel à projet « Evènements culturels »2013 Pays de l’Auxois Morvan Côte d’Orien Contact : Christine BONHOMME 03 80 33 90 81/pah@pays-auxois.com Le site internet du Pays :www.pays-auxois.com

2. I. Présentation globale de l’appel à projet 1) L’appel à projet inscrit dans le Contrat de Pays 2) Quels projets souhaite-t-on voir émerger ?

3. I.1) L’appel à projet inscrit dans le Contrat de Pays • Au sein du Contrat de Pays, le Pays de l’Auxois Morvan a souhaité dédier une fiche pour soutenir des manifestations culturelles. • C’est le Conseil Régional de Bourgogne qui en est le partenaire financier.

4. I.2) Quels projets souhaite-t-on voir émerger ? • Des projets structurants pour le territoire (pérennité, dynamique territoriale, apport sur le long terme…) • En lien avec la population locale (participation des habitants, partenariat des institutions…) • Eco responsables (attention à l’impact environnemental, utilisation de papier recyclé, tri sélectif…)

5. II. Comment fonctionne l’appel à projet ? • Les fonds mobilisables • Les étapes • Les critères d’éligibilité des projets (indispensables à remplir pour répondre à l’appel à projet) • La sélection des projets • Les critères de sélection 6) Une fois la sélection opérée… 7)…les instances de décision et de validation 8) Comment percevoir votre subvention ?

6. II.1) Les fonds mobilisables • Au titre du Contrat de Pays, pour 2013 : 34 780 € Attention : le Conseil Régionala indiqué une baisse des crédits disponibles pour les fonds dédiés à la culture de 6% par rapport à l’enveloppe initiale prévue (37 000 €) En 2011 : 23 projets ont été déposés dans le cadre de l’appel à projet pour un montant total de subventions sollicité de plus de 95 000 € (pour un montant disponible de 37 000 €) 18 projets ont été soutenus par le Contrat de Pays avec des subventions allant de 1 500 € à 5 500 €. 4 projets n’ont pas été retenus. 2 projets ont fait l’objet de financement croisés Contrat de Pays/ Leader et 1 projet a été soutenu uniquement par des fonds Leader.

7. II.2) Les étapes • La date de lancement de l’appel à projet : le 15 novembre 2012 • La date butoir de réponse : le 15 janvier 2013 • La sélection des projets (du 15 janvier au 15 février) • La validation au sein des instances du Pays • Le vote de la subvention par le Conseil Régional de Bourgogne

8. La date de lancement : le 15 novembre 2012 A partir de cette date, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec les services du Paysafin de vérifier la compatibilité de votre projet avec la logique du territoire et de pouvoir éventuellement l’enrichir grâce aux discussions avec les agents territoriaux. Les services du Pays d’art et d’histoire sont là pour vous accompagner dans cet appel à projet : Christine Bonhomme / pah@pays-auxois.com / 03 80 33 90 81

9. La date butoir de réponse : le 15 janvier 2013 Vous devez avoir envoyé aux services du Pays, pour cette date, une dossier complet de demande de subvention accompagné de toutes les pièces complémentaires demandées. 2 exemplaires papier et 1 exemplaire électronique doivent être donnés au service du Pays.

10. II.3) Les critères d’éligibilité des projets 1/7 Rappel : soutien aux évènements et pas au fonctionnement associatif. • Le statut du porteur de projet • Les dépenses du projet • Les recettes du projet • La période et le périmètre de l’action • Le contenu de l’action

11. II.3) Les critères d’éligibilité des projets 2/7 • Le statut du porteur de projet (maître d’ouvrage indiqué sur le dossier de demande de subvention) : • Association culturelle ayant 3 ans d’existence en Bourgogne • Communauté de communes • Communes • Syndicat Mixte ou EPCI • Société coopérative

12. II.3) Les critères d’éligibilité des projets 3/7 Rappels concernant le Plan de Financement prévisionnel : Le PF doit faire apparaître l’ensemble des dépenses et des recettes TTC envisagées pour l’opération Il doit être présenté en équilibre : dépenses = recettes, le financement apporté étant dédié à la réalisation d’un évènement, il n’a pas pour but de faire générer des bénéfices pour la structure porteuse Ne gonflez pas artificiellement votre PF dans le but d’avoir une plus grande subvention, car la somme que vous demandez sera transformée en % sur le montant total prévisionnel du projet. Si vous présentez à la fin de l’action un montant réalisé inférieur à ce qui était prévu, votre subvention sera inférieure elle aussi, afin de respecter le % initial. L’inverse ne marche pas .

13. II.3) Les critères d’éligibilité des projets 4/7 • Les dépenses : • Les dépenses doivent être considérées comme « éligibles » par le Conseil Régional de Bourgogne (les frais de fonctionnement généraux d’une structure sont exclus ainsi que certains types de matériel) : cachets d’artistes, frais de communication : impression/graphisme, location de salle ou de matériel… • Total de dépenses éligibles minimum : 3 000 €

14. II.3) Les critères d’éligibilité des projets 5/7 • Les recettes : • Dans les recettes, le porteur de projet doit faire apparaître un autofinancement minimum de 20% • Tous les co-financeurs sollicités, ainsi que les montants doivent être inscrits au PF • Le montant minimal de subvention accordé via le Contrat de Pays est : 1 500 €

15. II.3) Les critères d’éligibilité des projets 6/7 • La période et le périmètre de l’action • l’action ne devra pas être engagée avant la réception de l’Accusé de Réception de dossier complet : soit aucun devis signé, aucune facture payée. Tout acte d’engagement des dépenses avant la date signifiée sur l’AR rend l’ensemble du projet inéligible. • L’action présentée doit se situer sur le périmètre du territoire de l’Auxois Morvan Côte d’Orien

16. II.3) Les critères d’éligibilité des projets 7/7 • Le contenu de l’action • Il s’agit de l’aide pour de l’évènementiel culturel, ainsi les projets évènementiels autres (rencontres sportives, foires, vides-greniers…) ne sont pas éligibles • les projets à destination des publics scolaires ne sont pas éligibles

17. II.4) La sélection des projets • La sélection des projets Une fois la date limite de remise des projets passée, les projets éligibles sont soumis à une sélection au vu des critères établis, des fonds mobilisables et des sommes demandées. Cette phase dure environ 1 mois. Lorsque les projets à soutenir sont sélectionnés et les montants de subvention pour chacun définis, le résultat de l’appel à projet doit être validé et accepté par les différentes instances du Pays de l’Auxois, puis par le Conseil Régional de Bourgogne.

18. II.5) Les critères de sélection • La médiation/le travail en direction des publics et avec le public (implication et diversité du public : action de médiation, rencontre avec l’œuvre, l’artiste, stage ou atelier pratique) • La conception territoriale de l’action(diffusion/rayonnement sur le territoire, partenariat avec différentes structures du territoire…) • L’insertion dans une politique territoriale • Un lien patrimonial (mise en valeur du patrimoine du Pays : utilisation de lieux décalés, thématique pertinente par rapport à l’histoire/traditions du territoire…) • La nouveauté • L’innovation • La plus value apportée par le projet au territoire (champ artistique peu représenté/effort particulier sur les publics…). • La pluridisciplinarité

19. II.6) Une fois la sélection opérée… • Une fois la sélection des projets réalisée, le dossier complet est transmis au service de la Région pour étude. Dans un délais d'environ 3 semaines la Région vous fera parvenir un Accusé de Réception de dossier complet (il vous permet d'engager les travaux, mais ne certifie pas qu'une aide vous sera attribuée). Attention : comme rappelé précédemment, ne commencez pas les travaux avant d'avoir reçu cet Accusé de Réception, sans quoi vous ne pourrez avoir de subvention.

20. II.7)…les instances de décision et de validation • Les instances du Pays : • COPIL (C’est là que les représentants des différentes commissions, socio-professionnels et société civile, se prononcent sur l'opportunité d'aider un projet au regard des orientations et priorités du Contrat de Pays) • CLEP (discussion avec les co-financeurs) • Comité Syndical (vote du montant de la subvention pour obtenir une délibération, pièce nécessaire à la complétude du dossier de demande) • Le vote du Conseil Régional de Bourgogne : Le montant inscrit dans la délibération du Pays de l’Auxois doit être voté par le Conseil Régional, qui enverra au porteur une lettre signifiant l’attribution de la subvention.

21. II.8) Comment percevoir votre subvention ? • Une fois que vous aurez reçu l'Accusé de Réception de dossier complet de la part des services du Conseil Régional, c'est à eux que vous devrez adresser les pièces justifiant vos dépenses de paiement. • Le Conseil Régional vous fera parvenir une lettre d’attribution de subvention, uniquement lorsque le montant de celle-ci aura été voté en session du Conseil (les dates des sessions sont visibles sur le site internet du Conseil Régional). Vous recevrez également une convention qui fera état de la marche à suivre afin de toucher votre subvention. • Une fois l’action passée, vous devez adresser au service du Conseil Régional compétent : l’intégralité des factures acquittées correspondant aux dépenses prévues ou, pour les collectivités : le bilan de l’action signé par le comptable public

22. III. Quels documents fournir pour répondre à l’appel à projet ? 1) Le dossier de demande de subvention 2) Les pièces complémentaires sur le projet 3) Les pièces complémentaires sur le porteur de projet

23. III.1) Le dossier de demande de subvention • En téléchargement sur le site du Pays de l’Auxois. Il doit être intégralement complété, daté et signé. Date, descriptif de l’opération, PF prévisionnel TTC… Explications : c’est le dossier type pour toutes les demandes de subvention via le Pays. Si vous le souhaitez, vous pouvez annexer votre dossier de demande de subvention personnalisé, l’important est de retrouver la réponse aux différentes questions demandées dans le dossier type : le descriptif détaillé de l’opération, le public visé… ainsi que le plan de financement prévisionnel et le calendrier prévisionnel de l’action.

24. III.2) Les pièces complémentaires sur le projet 1/4 • Lettre de demande de subvention Adressée au Président du Conseil Régional sollicitant explicitement le Conseil régional au titre du contrat, avec le montant demandé • Lettre de demande de subvention Adressée au Président du Pays de l’Auxois sollicitant explicitement une aide au titre du contrat de Pays, et le montant (voir les modèles de lettres sur le site du Pays ) Elles sont « normées» et doivent contenir : le montant de la subvention sollicitée, la fiche du contrat de Pays à laquelle l’action se rapporte et doit être adressée au Président du Pays et au Président du Conseil Régional.

25. III.2) Les pièces complémentaires sur le projet 2/4 • Devis estimatifs détaillés ou estimations par le maitre d’œuvre Il est impératif que chaque dépense / poste de dépense inscrit dans le dossier de demande de subvention soit justifié par un devis ou à défaut une fiche explicative des dépenses. Les devis sont nécessaires concernant des postes de dépenses techniques (impression d’affiches ou de flyers/location de matériel/buvette…). Pour les dépenses artistiques qui ne pourraient faire l’objet de devis, il faut expliquer la somme inscrite sur le plan de financement prévisionnel (exemple : heures de vacations x coût de la vacation = …..€). • Contrats d’embauche relatifs au projet • Documents permettant de juger de la prise en compte des critères d’éco-conditionnalités, Autres documents contractuels relatifs au projet (conventions…)

26. III.2) Les pièces complémentairessur le projet 3/4 • Attestation sur l’honneur précisant que le requérant est en situation régulière à l’égard de la réglementation en vigueur, notamment, sociale et fiscale Attestation à faire sur papier libre par la personne responsable de l’organisme en indiquant : Je soussigné(e) ………………, en qualité de ………………. déclare sur l’honneur que l’organisme suivant ……………………. est en situation régulière à l’égard de la réglementation en vigueur, notamment, sociale et fiscale (date + signature) • Attestation de récupération ou non de la TVA Attestation à faire sur papier libre par la personne responsable de l’organisme (date + signature). • Attestation de non commencement des travaux Attestation à faire sur papier libre par la personne responsable de l’organisme. Attestation sur l'honneur qu'aucun engagement n'a été contracté, (date + signature) • Formulaire Tiers

27. III.2) Les pièces complémentaires sur le projet 4/4 • Relevé d’identité bancaire ou postal ou coordonnées du comptable assignataire • Délibération du Pays Vous n’avez pas à fournir cette pièce qui sera remise par les services du Pays aux services du Conseil Régional, une fois le montant de la subvention accordée votée en Comité Syndical. • Copies des demandes de subvention faites aux autres partenaires

28. III.3) Les pièces complémentaires sur le porteur de projets 1/2 Association ou groupement d’intérêt public • Statuts de l'association / Convention constitutive du GIP/de la collectivité • Copie de la publication au J.O. ou du récépissé de déclaration à la Préfecture de l'association / Copie de la publication de l’arrêté approuvant la convention constitutive du GIP • Liste des responsables, membres en exercice du conseil d’administration ou du bureau • Décision ou délibération de l’organe dirigeant sollicitant l’aide du Conseil régional • Information sur les règles fiscales applicables • Deux derniers bilans et comptes de résultats

29. III.3)Les pièces complémentaires sur le porteur de projets 2/2 société ou entreprise privée • Statut juridique de l’entreprise • Preuve de l’existence légale (extrait K bis, inscription au registre ou répertoire concerné) • Code A.P.E. • Liste des dirigeants de l’entreprise  • Comptes de résultats prévisionnels sur 3 exercices, ainsi que les trois dernières liasses fiscales • Etat récapitulatif de l’ensemble des aides publiques obtenues les trois dernières années