PROCESO DE INVENTARIO

1. PROCESO DE INVENTARIO AVIANCA

2. INVENTARIO FISICO DE MATERIALES AERONAUTICOS Y NO AERONAUTICOS • OBJETIVO Y ALCANCE • OBJETIVO • Garantizar el desarrollo rotativo del inventario en los almacenes de material aeronáutico con el fin de detectar discrepancias positivas y/o negativas para realizar los ajustes necesarios y mantener la confiabilidad en el sistema. • ALCANCE • Este procedimiento inicia con el desarrollo rotativo del inventario (previo cronograma) en todos los almacenes de material aeronáutico, bases nacionales e internacionales, detectando discrepancias positivas y/o negativas realizando los ajustes necesarios hasta que las cantidades físicas están correspondientes con el sistema.

3. INVENTARIO FISICO DE MATERIALES AERONAUTICOS Y NO AERONAUTICOS • 3. LISTA DE DISTRIBUCION • DIVISION DE AUDITORIA INTERNA • VICEPRESINDECIA DE INGENIERIA & MANTENIMIENTO • DIVISION DE CONTABILIDAD • DIVISION DE MATERIALES • REVISORIA FISCAL • DIVISION DE MANTENIMIENTO • BASES NACIONALES DE AVIANCA • BASES INTERNACIONALES DE AVIANCA

4. INVENTARIO FISICO DE MATERIALES AERONAUTICOS Y NO AERONAUTICOS • INSUMOS • Documento de Inventario de materiales, formato manual de inventario de materiales, stickers de Inventario REF:1170, • Documento diligenciado completamente, ingresado al sistema. • Revisión de cuentas con discrepancias, (segundo conteo). • Revisión de cuentas en que persista discrepancia, (tercer conteo), analizar en todos los escenarios posibles si persiste descuadre. • Reporte de Inventario.

5. INVENTARIO FISICO DE MATERIALES AERONAUTICOS Y NO AERONAUTICOS • 5.2.2 SALIDAS • Documento de Inventario de materiales, formato manual de inventario de materiales, stickers de Inventario REF:1170, • Documento diligenciado completamente, ingresado al sistema. • Revisión de cuentas con discrepancias, (segundo conteo). • Revisión de cuentas en que persista discrepancia, (tercer conteo), analizar en todos los escenarios posibles si persiste descuadre.

6. INVENTARIO FISICO DE MATERIALES AERONAUTICOS Y NO AERONAUTICOS . • PASOS • 1. Ubicar el área a inventariar en el almacén respectivo, determinando los diferentes centros y almacenes del sistema. (Ver Formatos) • 2. Alistamiento de la documentación donde se determina la cantidad de cuentas a inventariar, ZU05 (Biblia de materiales) en SAP y en Excel, documento de Inventario generado por SAP y formatos manuales de Inventario. • 3. Realizar el inventario de materiales en el almacén respectivo, se realizara por los almacenistas, revisando:

7. INVENTARIO FISICO DE MATERIALES AERONAUTICOS Y NO AERONAUTICOS • • Parte número de la cuenta de material. • • Lote SAP • • Cantidad • • Ubicación Correspondiente • • Fecha de Vencimiento • • Orden de compra (que tenga) • • Estado del material • • Unidad de medida

8. INVENTARIO FISICO DE MATERIALES AERONAUTICOS Y NO AERONAUTICOS • 4.Al finalizar el documento de inventario se entregara al Analista quien lo deberá ingresar al sistema (transacción MI04 en SAP), luego con la transacción MI07 (Eliminar diferencias), se demarcara con resaltador verde las cuentas que deben ser revisadas nuevamente. • 5.Se revisaran las cuentas que arrojaron diferencias, lo realizara un almacenista distinto al que realizo el primer conteo, revisando los ítems mencionados en el punto 3; al finalizar se entregara nuevamente al analista quien ingresara las modificaciones (si las hubo, transacción MI05 en SAP). • 6.Si persiste la diferencia en la cuenta que ha sido señalada, se debe realizar un tercer conteo que será realizado por el analista de Inventarios, quien revisara cantidades, y analizara en todos los posibles escenarios. • 7.Si la cuenta deja de tener diferencia se modificara igual que en el punto 5, si no se modifica y persiste la diferencia, en ambos casos se cerrara el documento con la transacción MI07 y se apuntara el documento generado por SAP.

9. .El Analista bajara el reporte del Inventario desde el SAP por la transacción MI20, y generara el informe basándose en información recopilada con los Almacenistas, con el posible error que genere las diferencias. • El informe debe incluir el cuadro comparativo histórico (si tiene) del inventario en el año anterior del almacén que se haya inventariado, junto con los valores tanto en libros como valores en el SAP. • 9.El coordinador de Inventarios revisara el Informe y dará su aprobación antes de ser presentado al Jefe de Departamento. • 6. CONSIDERACIONES GENERALES • El encargado de realizar ajustes por inventario será el Analista, quien determinara el ajuste cuando este no sea de un valor significativo. • En Coordinador de Inventarios tomara la decisión de realizar el ajuste cuando este tenga un valor significativamente alto y en ningún de los escenarios posibles se haya podido determinar su error.

10. INVENTARIO FISICO DE MATERIALES AERONAUTICOS Y NO AERONAUTICOS • 7. REFERENCIAS • Informes de Inventario. • 8. MEDIDAS EN CASO DE NO-CONFORMIDAD • Se utilizaran mensajes por medio del correo electrónico al área responsable del error, cuando se determine que la falencia encontrada afecta el inventario y que debe realizarse alguna modificación. • 9. DURACIÓN DE LA ACCIÓN (S.A) • N/A  • Indicadores • Objetivo del Indicador • Desviación en cantidades del Inventario  • Responsable de los resultados del Indicador • Responsable del Calculo • Almacén materiales aeronáuticos  Analista de Inventarios • Frecuencia de reporte • Frecuencia de Revisión del indicador

11. INVENTARIO FISICO DE MATERIALES AERONAUTICOS Y NO AERONAUTICOS • 10.Indicadores • formatos • 11.1. DOCUMENTO DE INVENTARIO DE MATERIALES AERONAUTICOS Y NO AERONAUTICOS. • anexos • 12.1 STICKER DE INVENTARIO REF=1170