CURSO PARA AUTOCAPACITACION EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS

1. CURSO PARA AUTOCAPACITACION EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS Monroy Asesores, S.C. www.monroyasesores.com.mx

2. DATOS ACERCA DEL AUTOR • Lic. Agustín Monroy Enríquez. • Estudios profesionales en Derecho y Ciencias Sociales, así como en Psicología Industrial. • Estudios de posgrado en Finanzas, Calidad Total, Docencia y Psicoterapia de Grupo en diversas instituciones de enseñanza superior. • Egresado del IPADE, en el cual cursó estudios de Alta Dirección de Empresas. • Certificado por el CONOCER en la Norma Técnica de Competencia Laboral de Diseño e Impartición de Cursos de Capacitación y en la de Evaluación de Competencias Laborales. • Agente Capacitador Externo número de registro MOEA – 440423 – 0005 en la STy PS. • Ha ocupado cargos directivos y de consejero en CANACO Guadalajara, ARIOAC y COPARMEX Jalisco, de la cual es actualmente miembro de la Comisión de Capacitación. • Ha sido Director de Recursos Humanos en diversos grupos empresariales como Grupo Gas Licuado, CONESA, Consorcio Canadá. • Fue Director General de varias empresas como la División Inmobiliaria del Consorcio Canadá, Guadalajara World Trade Center y Expo Guadalajara. • Es Socio Director de Monroy Asesores S. C., empresa dedicada a la asesoría y capacitación empresariales desde hace más de 20 años, habiendo atendido a más de 100 empresas clientes en diversas entidades federativas de la República Mexicana. www.monroyasesores.com.mx

3. CONTENIDO GENERAL www.monroyasesores.com.mx

4. JUSTIFICACION CONCEPTUAL La Administración de Proyectos no consiste meramente en repartir los trabajos entre varias personas y después confiar en que de alguna manera éstos logren el resultado deseado. De hecho, creerlo así, es la principal razón por la que fracasan los proyectos. La Administración de Proyectos se ha ido consolidando a través del tiempo como una técnica con metodología definida para lograr un objetivo que se considera necesario, mediante la realización de un plan y un programa que implica una serie de actividades interrelacionadas, optimizando la utilización de recursos, supervisando su avance real contra el planeado y aplicando las medidas correctivas pertinentes. www.monroyasesores.com.mx

5. OBJETIVO TERMINAL DEL CURSO TALLER Al término del presente curso – taller, los participantes habrán desarrollado sus competencias ( conocimientos, habilidades y actitudes) adecuadas para elaborar y administrar proyectos en la práctica en forma eficiente y cumpliendo los requisitos de calidad establecidos. www.monroyasesores.com.mx

6. CONCEPTOS GENERALES ACERCA DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS. • Concepto de proyecto. • El objetivo de un proyecto. • El ciclo de vida de un proyecto. • Los atributos de un proyecto. • El plan para administrar un proyecto. • Los factores decisivos para éxito. • Resumen del capítulo • Ejercicio para fijación de conocimientos. • Caso práctico. www.monroyasesores.com.mx

7. CONCEPTO DE PROYECTO • El concepto de PROYECTO en Administración de Proyectos se explica como sigue: • Proyecto es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivo específico. • Que satisface una necesidad del cliente. • Utilizando una metodología definida. • Que permite administrar una serie de actividades interrelacionadas. • Así como la administración y utilización eficiente de los recursos. • Bajo la responsabilidad de un EQUIPO DE PROYECTO, encabezado por un LIDER o COORDINADOR DEL PROYECTO. www.monroyasesores.com.mx

8. EL OBJETIVO DE UN PROYECTO • Un proyecto debe tener un OBJETIVO definido, en el que debe quedar establecido el resultado o producto que se espera a su término • Por lo general, el objetivo de un proyecto se define a partir de: • Alcance ( de qué se trata ). • Programa de actividades ( tiempos ). • Costos. Por ejemplo: el objetivo de un proyecto podría ser : • Ampliar la mezcla de productos que la empresa ofrece cliente por medio de la introducción un nuevo producto en el mercado de la zona metropolitana. • En un plazo máximo de 10 meses. • Y sin rebasar un presupuesto de $ 700, 000.00 pesos. • Con determinadas especificaciones de calidad. • Que aseguren la plena satisfacción del cliente. www.monroyasesores.com.mx

9. EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO En términos generales el CICLO DE VIDA de un proyecto, se desarrolla en las siguientes fases: Identificación de una necesidad. Desarrollo de una propuesta de solución ( proyecto ). Realización del proyecto. Término del proyecto. TERMINACION DEL PROYECTO IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SOLUCION REALIZACION DEL PROYECTO www.monroyasesores.com.mx

10. LOS ATRIBUTOS DE UN PROYECTO www.monroyasesores.com.mx

11. EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO www.monroyasesores.com.mx

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13. LOS FACTORES DECISIVOS PARA EL EXITO DE UN PROYECTO • Que tenga un objetivo bien definido en términos de alcance, programa y costo, acordado con el cliente. • Desarrollar el proyecto completo antes de iniciarlo. • La Planeación y comunicación del proyecto son fundamentales. Previenen la ocurrencia de problemas. • Involucrar al cliente como parte del resultado exitoso, mediante su participación activa en el proyecto. • La clave del control eficaz del proyecto es comparar el avance real del proyecto contra el que se planeó y programó, implantando de inmediato las medidas correctivas. • A la conclusión de un proyecto, debe ser evaluado su desarrollo y resultados, a fin de aprender qué podría mejorarse en proyectos similares. www.monroyasesores.com.mx

14. RESUMEN DEL CAPITULO Un proyecto es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivo específico que satisface la necesidad del cliente, utilizando una metodología definida que permite administrar una serie de actividades interrelacionadas, así como la administración y utilización eficiente de los recursos a utilizar. La responsabilidad del equipo de proyecto y específicamente del coordinador del proyecto asegurar que se logre el objetivo en alcance, tiempo y costo, con los niveles de calidad que darán satisfacción al cliente. La primera fase del ciclo de vida del proyecto incluye la identificación de una necesidad, problema u oportunidad, que da lugar a que el cliente solicite propuestas de solución a personas o equipos de proyecto. La segunda fase, es el desarrollo de una propuesta de solución o propuestas de solución. La tercera es la puesta en práctica de la solución elegida ( desarrollo del proyecto ) bajo controles metodológicos de alcance, tiempo, costo y calidad. La fase final es la terminación del proyecto, seguida de su evaluación en proceso y resultados obtenidos, documentando las mejores prácticas para mejorar futuros proyectos. www.monroyasesores.com.mx

15. En la administración de proyectos, primero se establece un plan completo y luego se pone en práctica. El plan consiste en definir con claridad los objetivos, dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas o paquetes de trabajo; definir las actividades específicas que incluirá cada paquete de trabajo calculando sus tiempos y presentándolas en forma gráfica ; definir los recursos que se utilizarán, presupuestando su costo. Comunicar el proyecto a todos los afectados es conveniente para lograr comprensión y colaboración. Es necesario involucrar al cliente en el diseño y en la ejecución del proyecto para asegurar su éxito. La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planeado, de manera oportuna y periódica, y si es necesario, implantar de inmediato las medidas correctivas. La mayor utilidad de utilizar la ADMINISTRACION DE PROYECTOS es lograr la satisfacción del cliente y para el ejecutor, adquirir cada vez mejores prácticas en la ejecución de proyectos. www.monroyasesores.com.mx

16. EJERCICIO PARA FIJACION DEL CONOCIMIENTO www.monroyasesores.com.mx

17. CASO PARA ESTUDIO Al finalizar un año, el Consejo de Dirección de una organización no lucrativa local que recolecta o compra alimentos y los distribuye a personas necesitadas, en su última reunión de resultados, dieron a conocer que la demanda de alimentos y la cocina de beneficencia habían estado aumentando, por lo que era urgente pensar en cómo obtener más fondos. Una Consejera, expresó que era necesario tener a la brevedad posible un proyecto para obtener fondos. Otro Consejero mencionó la imposibilidad de obtener más fondos oficiales o gubernamentales , pues habían agotado presupuestos e incluso estaban en una reducción de gastos. No se hizo esperar la pregunta de otro Consejero, preguntando acerca de cual era la cantidad necesaria para pasar el siguiente año satisfactoriamente. La respuesta fue que se calculaba la cantidad en alrededor de 10 millones de pesos y que se necesitaría empezar a utilizar parte de esa cantidad en unos dos meses. Otro Consejero mencionó que no se debería olvidar que se requerían muchas otras cosas además de dinero, como más voluntarios, más espacio para operar y almacenar, así como otras instalaciones adicionales. La Presidenta del Consejo comentó que todo ello podría ser parte del proyecto. Sin embargo, una vez más otro Consejero mencionó que a lo mejor no se necesitaba www.monroyasesores.com.mx

18. un proyecto, sino encontrar la manera de operar con menos fondos y ahorrar en algunos gastos no necesarios. La Presidenta le contestó que era muy buena su idea, que le pedía que trabajara en ella, mientras otros trabajaban en ideas para conseguir fondos. La junta terminó dentro de un ambiente de incertidumbre pues las opiniones se dividieron y no estaba claro lo que debía hacerse en el futuro. • Preguntas a resolver acerca del caso: • ¿ Qué necesidades se han identificado ? • ¿ Debe hacerse un proyecto ? • ¿ Cuáles supone usted que deberían ser en términos generales los alcances del proyecto, tiempo y costo ? • Tiempo para trabajar en el caso 20 minutos. www.monroyasesores.com.mx

19. LA IDENTIFICACION DE NECESIDADES. • Identificación de las necesidades. • Procedimiento para la identificación de una necesidad. • La preparación de una Solicitud de Propuesta. • Los factores decisivos para el éxito de una Solicitud de Propuesta. • Licitar o no licitar por parte del contratista. • La preparación de la Propuesta. • Evaluación de las propuestas por parte del cliente. www.monroyasesores.com.mx

20. IDENTIFICACION DE NECESIDADES • La IDENTIFICACION DE NECESIDADES es la fase inicial del ciclo de vida de un proyecto, el cual inicia con el reconocimiento de: • UNA NECESIDAD. • UN PROBLEMA. • UNA OPORTUNIDAD. Y termina con la emisión de una SOLICITU D DE PROPUESTA (SDP). www.monroyasesores.com.mx

21. EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO En términos generales el CICLO DE VIDA de un proyecto, se desarrolla en las siguientes fases: Identificación de una necesidad. Desarrollo de una propuesta de solución ( proyecto ). Realización del proyecto. Término del proyecto. TERMINACION DEL PROYECTO IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SOLUCION REALIZACION DEL PROYECTO www.monroyasesores.com.mx

22. PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD • Recopilar toda la información necesaria para definir con claridad en qué consiste la necesidad, problema u oportunidad: • En qué consiste. • Qué dimensión tiene ( dónde, cuándo, en qué circunstancias…). • Qué efectos está produciendo y cómo han ido evolucionando en el tiempo. • Qué beneficios podría aportar su solución. • Para quienes. • De qué cuantía. • Cómo se medirán. www.monroyasesores.com.mx

23. 3. Qué características y límites debe tener la solución que se proponga, los cuáles funcionarán como bases para la SDP. • COSTO. • TIEMPO. • BENEFICIOS. • TANGIBLES O CUANTIFICABLES. • INTANGIBLES O CUALITATIVOS. • FACILIDAD PARA APROVECHAR LO QUE YA SE TIENE. • AUTONOMIA PARA DARLE SEGUIMIENTO SIN AYUDA EXTERNA. Una vez determinado lo anterior, por cada necesidad, problema u oportunidad detectada, se podrán evaluar y decidir cuál o cuáles deberán CONVERTIRSE EN PROYECTOS. www.monroyasesores.com.mx

24. LA PROPUESTA DE SOLUCION DENTRO DEL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO En términos generales el CICLO DE VIDA de un proyecto, se desarrolla en las siguientes fases: Identificación de una necesidad. Desarrollo de una propuesta de solución ( proyecto ). Realización del proyecto. Término del proyecto. TERMINACION DEL PROYECTO IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SOLUCION REALIZACION DEL PROYECTO www.monroyasesores.com.mx

25. LA PREPARACION DE UNA SOLICITUD DE PROPUESTA El propósito de una SOLICITUD DE PROPUESTA es describir en forma amplia y detallada lo que desea obtener el cliente con el proyecto. Una buena SDP permite a los equipos de proyecto, a los contratistas o prestadores de servicios en su caso, qué espera el cliente, de modo que con base en ello, puedan éstos elaborar una buena propuesta, trabajando todos con las mismas bases, con lo que se facilitará su evaluación, es decir, comparar peras con peras. Una solicitud de propuesta debe incluir: 1. OBJETIVOS DEL PROYECTO: Resultados o productos que deben alcanzar con el proyecto. 2. DESCRIPCION DEL TRABAJO (DDT): Alcance del proyecto, exponiendo en forma muy general las tareas que el cliente desea que realice ell contratista o el equipo de proyecto, para alcanzar el objetivo. 3. REQUISITOS DEL CLIENTE: Se refieren a las especificaciones de calidad del trabajo que se exigirán en el proyecto. www.monroyasesores.com.mx

26. 4. ESPECIFICACION DE LAS ENTREGAS QUE DEBEN HACER EL CONTRATISTA O EL EQUIPO DE PROYECTO: Elementos o contenidos que deberá entregar el contratista o equipo de proyecto al cliente: reportes, folletos, carpetas, discos para computadora… • 5. INFORMACION QUE EL CLIENTE ENTREGARA AL CONTRATISTA O AL EQUIPO DE PROYECTO, BAJO EL COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD. • 6. APROBACIONES QUE DEBERA OTORGAR EL CLIENTE. Por ejemplo, aprobación de programas, metodologías, presupuestos… • 7. TIPO DE CONTRATO QUE SE DEBERA ENTREGAR AL CLIENTE, HACIENDO CONSTAR LAS OBLIGACIONES CONTRATADAS. • 8. PRECIO MAXIMO QUE DEBERA TENER EL PROYECTO Y FORMA DE PAGO QUE SE PREFIERE POR PARTE DEL CLIENTE. Por ejemplo, 25 % al aceptarse el contrato y 75 % contra la entrega total del trabajo. • 9. FECHA MAXIMA DE ENTREGA DEL TRABAJO. • 10. CRITERIOS DE EVALUACION: • Experiencia en proyectos similares. • Metodología y enfoque técnico. • Programa de trabajo y fecha de entrega. • Precio y forma de pago. www.monroyasesores.com.mx

27. FACTORES DECISIVOS PARA EL EXITO DE UNA SDP • Definir claramente la necesidad antes de preparar una solicitud de propuesta. • Se elegirá la necesidad, problema u oportunidad que aporte mayores beneficios en relación con el costo y consecuencias. • Definir un proceso y factores de evaluación de necesidades, así como un Comité Evaluador. • Una buena SDP permite a los contratistas o equipo de proyecto, preparar propuestas ajustadas a la necesidad del cliente en forma completa y ajustada a presupuesto. • La SDP debe incluir una descripción del trabajo, de las exigencias del cliente, de las entregas previstas y los criterios con los que se evaluarán las propuestas presentadas. • La empresa deberá elaborar sus formatos de SDP, para que las propuestas puedan ser evaluadas con criterios uniformes y justos. • Los contratistas o equipos de proyecto deben recibir la misma información por parte del cliente. www.monroyasesores.com.mx

28. LICITAR O NO LICITAR POR PARTE DEL CONTRATISTA www.monroyasesores.com.mx

29. LA PREPARACION DE LA PROPUESTA SECCION TECNICA CONTENIDO DE LA PROPUESTA SECCION ADMINISTRATIVA SECCION DE COSTOS www.monroyasesores.com.mx

30. LA SECCION TECNICA OBJETIVO: Convencer al cliente de que el contratista o equipo de proyecto comprende la necesidad o el problema y que puede proporcionarle la solución menos riesgosa y más benéfica. www.monroyasesores.com.mx

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32. LA SECCION ADMINISTRATIVA OBJETIVO: Convencer al cliente de que puede hacer trabajo propuesto ( el proyecto) y lograr los resultados deseados. www.monroyasesores.com.mx

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34. LA SECCION DE COSTOS OBJETIVO: Convencer al cliente de que el precio o costo del proyecto para el cliente es realista y razonable. www.monroyasesores.com.mx

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36. LA EVALUACION DE LA PROPUESTA POR PARTE DEL CLIENTE • Los clientes evalúan las propuestas en diferentes formas: • Algunos, observan primero los precios de las diversas propuestas y seleccionan por ejemplo, sólo las tres de precios más bajos, para proceder después a una evaluación técnica. • Otros, eliminan inicialmente las propuestas con precios que exceden a sus presupuestos o aquellas otras, cuya sección técnica no cumpla con todos los requisitos establecidos en la SDP., para proceder luego a evaluarlas en base a factores de evaluación bien definidos. • En otras ocasiones se evalúan las propuestas técnicas y administrativas, sin tomar en cuenta el costo. Después, las que alcancen mayor puntuación en la revisión técnico / administrativa, se evalúan ya nada más en cuanto a sus costos. www.monroyasesores.com.mx

37. CRITERIOS MAS USUALES USADOS POR LOS CLIENTES PARA EVALUAR PROPUESTAS Muchas veces es conveniente pedir a las personas que presentaron propuestas, el que hagan, además de la presentación escrita del proyecto, una presentación oral de las mismas, para que el cliente tenga oportunidad de ampliar información www.monroyasesores.com.mx

38. EJEMPLO DE TABLA PARA LA EVALUACION DE PROPUESTAS Proyecto: Fecha de recibido: Presentado por: Fecha de evaluación: www.monroyasesores.com.mx

39. www.monroyasesores.com.mx

40. FACTORES DECISIVOS PARA EXITO DE UNA PROPUESTA • Estudiar a fondo la SDP y ampliarla en una entrevista personal con los clientes principales del proyecto. • La propuesta deberá responder punto por punto a todos los requisitos de la SDP. ( calidad es el grado en que se satisfacen las necesidades y expectativas del cliente al primer intento y siempre ). • Es importante que la propuesta resalte los factores únicos que la diferencian de las de los competidores. • Las propuestas deben ser realistas. No ofrecer o prometer lo que no se podrá cumplir. • Deberá redactarse de manera sencilla, sin utilizar complicaciones técnicas que obscurezcan su comprensión para el cliente, el cual puede no ser un técnico en la materia. • Deberá acompañarse de testimonios de calidad y experiencia que avalen la competencia del proyectista. www.monroyasesores.com.mx

41. FACTORES A PREVER EN EL CONTRATO CON UN PROYECTISTA EXTERNO www.monroyasesores.com.mx

42. RESUMEN DEL CAPITULO El desarrollo de las soluciones propuestas por los proyectistas ( contratistas o equipos de proyecto ), es la segunda fase del ciclo de vida de un proyecto. Esta fase se inicia cuando se recibe una SDP y se contesta, precisamente con la PROPUESTA. El proyectista debe valuar la decisión de licitar o no hacerlo , en base a la competencia, el riesgo, su misión de negocio, la posibilidad de ampliar sus capacidades, su reputación con el cliente, la disponibilidad de fondos del cliente y su propia disponibilidad de recursos. Las propuestas se organizan en tres secciones: TECNICA, ADMINISTRATIVA y DE COSTOS. La técnica tiene como propósito convencer al cliente de que se tiene una cabal comprensión de su necesidad o problema y de que se le puede proporcionar la solución menos riesgosa y más benéfica. El objetivo de la administrativa es convencer al cliente de que el proyectista puede realizar el trabajo expuesto y lograr los resultados deseados, a través de ofrecerle una descripción de las tareas importantes del trabajo, las entregas que se le harán, el programa del proyecto, la organización que se www.monroyasesores.com.mx

43. utilizará para el proyecto, la experiencia con que cuenta el proyectista y su equipo y finalmente un informe de las instalaciones y equipo de que dispone el proyectista para lograr los resultados. El objetivo de la sección de costos es convencer al cliente de que el precio que se ofrece al cliente es realista y razonable. Incluye costos de mano de obra, materiales, subcontratistas y asesores, alquiler de quipos e instalaciones, viáticos, documentación, gastos indirectos, aumentos previstos, contingencias y honorarios o utilidad. Los clientes evalúan las propuestas de los proyectistas en diferentes formas, combinando la propuesta técnica con la administrativa y buscando obtener la mejor desde el punto de vista técnico al mejor precio posible. En los contratos con externos deberán preverse una serie de cláusulas de seguridad que prevean y eviten el surgimiento de problemas y conflictos legales. www.monroyasesores.com.mx

44. EJERCICIO PARA FIJACION DEL CONOCIMIENTO www.monroyasesores.com.mx

45. LA EJECUCION DEL PROYECTO • El ciclo de vida del proyecto. • La Planeación del Proyecto. • Qué incluye la planeación del proyecto. • El Objetivo del proyecto. • La estructura de la División del Trabajo. • Ejemplo de Organigrama de división del trabajo. • Ejemplo de Matriz de Responsabilidades. • La definición de actividades. • La gráfica: Gantt y Redes. www.monroyasesores.com.mx

46. LA REALIZACION DEL PROYECTO DENTRO DEL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO En términos generales el CICLO DE VIDA de un proyecto, se desarrolla en las siguientes fases: Identificación de una necesidad. Desarrollo de una propuesta de solución ( proyecto ). Realización del proyecto. Término del proyecto. TERMINACION DEL PROYECTO IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SOLUCION REALIZACION DEL PROYECTO www.monroyasesores.com.mx

47. LA PLANEACION DEL PROYECTO QUE SE NECESITA HACER QUIEN LO HARA PLANEACION DEL PROYECTO CUANTO TIEMPO SE NECESITARA CUANTO COSTARA La responsabilidad de la PLANEACION del proyecto es del equipo de proyecto, bajo la coordinación del Líder del mismo. www.monroyasesores.com.mx

48. QUE INCLUYE LA PLANEACION DEL PROYECTO • La tercera fase del Ciclo de Vida del proyecto tiene dos partes: • Hacer su planeación detallada. • Poner en práctica el plan elaborado. • La parte de la planeación incluye: www.monroyasesores.com.mx

49. www.monroyasesores.com.mx

50. EL OBJETIVO DEL PROYECTO • Es el primer paso del proceso de planeación. • Tiene que definirse en términos de alcance, programa y costo. • El objetivo tiene que ser claro, específico, medible y alcanzable. • Ejemplo: Introducir el mercado en diez meses, con un presupuesto máximo total de $ 800.000.00 de pesos un nuevo producto eléctrico para cocinar en el hogar, que cumpla las siguientes especificaciones de desempeño… • Ejemplo: Producir un catálogo línea blanca, a cuatro colores, de dieciocho páginas máximo y enviarlo por correo a todos los posibles clientes seleccionados del banco de datos interno de la empresa, a más tardar el 31 de julio del presente año, sin rebasar un presupuesto máximo de $ 400,000.00 pesos. • Un objetivo como terminar la casa “ lo más pronto que se pueda “ no sirve para la elaboración de un proyecto. No sirve de base para determinar alcances, tiempos, ni costos. www.monroyasesores.com.mx