ELABORACIÓN DE ACTAS

1. ELABORACIÓN DE ACTAS

2. Juntas de Socios Asambleas de Accionistas Juntas Directivas

3. Marco normativo

4. Definición • “Es un textoescrito en el cual se presenta, en forma objetiva, todo lo sucedido, tratado y acordado en unareunión. En ella se relacionanhechossucedidos en forma enunciativa y dacuenta de acuerdos o decisionesquetomaron los participantes en desarrollo de lasnegociacionessociales”. • (Gil Echeverry – 2008)

5. Requisitosgenerales para la elaboración de Actas • Número (consecutivo) del acta. • Nombre de la sociedad. • Órgano social que se reúne. • Naturaleza de la reunión (Ordinaria; Extraordinaria; Por Derecho Propio; De Segunda Convocatoria; Universal). • Fecha, hora y lugar de la reunión. • Datos de convocatoria: forma o medioutilizado, antelación y órganoqueconvoca • Verificación del quórum. • Decisiones adoptadas con su correspondiente aprobación. • Aprobación del acta. Ya sea por el órgano que se reúne, por la comisión designada para el efecto o en acta de fecha posterior.

6. Requisitosgenerales para la elaboración de Actas • Firmas de las personas que fueron designadas y actuaron como presidente y secretario de la reunión. • Firmas de todos los comisionados* cuando el acta se aprueba por esta vía. • Nota de Autorización del acta*, suscrita por el secretario o un representante legal de la sociedad.

7. Aprobación de las Actas Aprobación en la misma reunión o sistema general: ocurre cuando terminada la reunión de la asamblea o junta de socios, se elabora inmediatamente el documento para que sea el mismo órgano social el que imparta la aprobación correspondiente (Oficio 220-80762, 30 agosto de 1999. Supersociedades). Dicha constancia deberá quedar consignada en el acta de que se trate. Aprobación en reunión posterior: ocurre cuando la Asamblea o Junta de socios defiere en el tiempo la aprobación del acta de que se trate para ser abordada en una reunión posterior. En este caso la aprobación del acta anterior deberá adoptarse como una decisión social y documentarse en el cuerpo de la nueva acta.

8. Aprobación de las Actas • Aprobación mediante delegados: Ocurre cuando la Asamblea o Junta de socios defiere en una comisión o comité la aprobación final del acta. • Dicha delegación debe entenderse hecha en cada una de las personas que conforman la comisión, de suerte que para la aprobación del acta de que se trate, se requerirá de la anuencia de todos los designados (Oficio 220-49438 del 21 de agosto de 1998. Supersociedades). • “En consecuencia, las firmas de todos los comisionados deben constar en el acta en señal de que su contenido es fiel relación escrita de lo sucedido en la respectiva sesión” (Oficio 220-80762. Ibídem).

9. Copias de actas Copia del acta original, suscrita (o con constancia de firmado) por el presidente y secretario de la reunión y autorizada por el secretario o por algún representante legal de la sociedad. • Fotocopia “autenticada” del acta original, directamente tomada del Libro de Actas de la compañía (siempre que el mismo se encuentre registrado). • Copia extractada (resumida) del acta, suscrita (o con constancia de firmado) por el presidente y secretario de la reunión y autorizada por el secretario o por algún representante legal de la sociedad.

10. Actas de reuniones no presenciales • Comunicación simultánea o sucesiva de todos los asociados (artículo 19, Ley 222 de 1995). • No es indispensable la convocatoria. • Actas firmadas por el “representante legal” y el “secretario” de la compañía (a falta de éste por algún asociado). • Debe utilizarse un medio que sirva de prueba. • Las sociedades VIGILADAS deben citar a un delegado de la superintendencia de sociedades. • Actas firmadas por el “representante legal” y el “secretario” de la compañía (a falta de éste por algún asociado). • Decisiones serán ineficaces cuando alguno de los socios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva.

11. Mecanismo especial para toma de decisiones • Expresión escrita del voto de todos los asociados en el término de un mes (artículo 20, Ley 222/95). • Si los socios expresaron su voto en documentos separados, estos deben recibirse en el término de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida. • Actas firmadas por el “representante legal” y el “secretario” de la compañía (a falta de éste por algún asociado). • Decisiones serán ineficaces cuando alguno de los miembros no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes.

12. Indivisibilidad de los Requisitos Formales del Acta • Según se desprende del régimen legal de las Actas (Arts. 189 y 431 C. de Co; Art. 131 Dcto 2649 de 1993; Circular Externa D-001 de 1991 Supersociedades), todos los elementos formales que hacen parte integrante de las mismas deben quedar insertos dentro del acta original y de sus copias, debido a que esas formalidades inciden directamente en el valor probatorio del documento.

13. Actas Adicionales o Aclaratorias – dos Hipótesis Previstas en el Inc. 2º del Artículo 131 del Decreto 2649 de 1993.

14. Requisitos del Acta adicional o aclaratoria • Deberá estar suscrita por las personas que actuaron como Presidente y Secretario de la reunión. • Deberá señalar con exactitud el acta a la cual adiciona o aclara, insertando el requisito formal inicialmente omitido o defectuosamente consagrado en el acta adicionada o aclarada. • Deberá exhibir nota de autorización, salvo que se trate de fotocopia auténtica de la originalmente asentada en el libro de actas registrado en la Cámara de Comercio.

15. Otrosaspectosrelacionados con el Registro Ley 1429 de 2010: acta que declara la disolución (Art. 24); acta para enervar la disolución (Art. 24); acta de adjudicación adicional en el marco de una liquidación voluntaria (Art. 27); acta que contiene la determinación de reactivar una sociedad disuelta (Art. 29). Actas y documentos privados de personas jurídicas con órganos unipersonales. Acta de liquidación. Aceptación y Posesión de los designados. Derechos económicos de inscripción e impuesto de registro y anotación.

16. Para descargar esta presentación ingrese a • José David Martínez Cuervo • Jose.Martinez@camaramedellin.com.co • 576 62 25 • Av. Oriental 52-82. Piso 3. • Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia