Pertemuan 8 & 9

1. Pertemuan 8 & 9 S T A N D A R D O P E R A T I O N A L P R O C E D U R E (S O P)

2. S O P • SOP (Standard Operational Procedure) • SOP merupakan pedoman kerja bagi setiap perusahaan dalam menjalankan operasionalnya.

3. Persiapan SOP • SOP disusun tim yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pekerjaan yang akan dilakukan tersebut • SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

4. Jenis SOP • Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan • Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten. • Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

5. Ketentuan / Aturan Kerja • Ketentuan Umum Diatur dengan SOP, mengatur ketentuan umum dalam unit kerja. • Ketentuan Khusus Diatur melalui Surat Edaran Direksi Perusahaan yang bersangkutan

6. Hal-hal yang terdapat di dalam SOP : • Struktur Organisasi • Tanggung jawab manajemen • SDM dan manajemennya • Bidang pekerjaan • Pengukuran • Analisis • Penyempurnaan

7. Materi SOP Secara umum materi SOP terdiri atas: • Kebijakan Umum yang terdiri dari : a. Tujuan b. Ruang Lingkup c. Penanggung Jawab

8. Materi SOP Secara umum materi SOP terdiri atas: • Prosedur terdiri dari : a. Petunjuk pelaksanaan operasional b. Urutan pekerjaan c. Flow Dokumen / Flow Chart d. Contoh format lampiran

9. SOP pada departemen Sistem Informasi, ketentuan-ketentuan yang diatur misalnya: • Penggunaan komputer • Pengiriman dan penerimaan email • Sistem Back-up • Kegiatan operasional

10. Contoh: • Kegiatan sehari-hari pada bagian operasional Sistem Informasi, tersedia SOP: • Proses awal • Kegiatan data entry • Kegiatan library • Kegiatan verifikasi • Proses akhir

11. Kegiatan pada proses awal hari: Prosedur : Proses Awal Tujuan : Mempersiapkan server agar dapat dioperasikan pada hari kerja. Ruang lingkup : Sampai server dan client dapat dioperasikan. Penanggung jawab : operator Prosedur : 1. Posisikan on pada panel listrik 2. Hidupkan server

12. Flowchart : diagram alir • menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain • Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis • Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi

13. Flowchart : diagram alir • Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah • Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit • Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir • Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

14. Simbol-simbol: diagram alir • Proses : • Pencabangan (keputusan): • Mulai/Terminator (start/hatl) • Penguhubung (Connector) Off-Page Connector

15. SOP Perpustakaan • Perpustakaan  integral dari suatu organisasi pendididikan • Bagian dari sistem informasi manajemen perpustakaan • untuk dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan

16. Contoh SOP Perpustakaan : pekerjaan rutin • Pengembangan koleksi • Pengolahan bahan pustaka • Menyimpan dan melestarikan bahan pustaka • Pelayanan informasi

17. SOP : bentuk • Dokumen tertulis • Diagram atau alur kerja (flow chart)

18. Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka • 1. Tujuan : Menyediakan koleksi buku terbaru di perpustakaan • 2. Ruang lingkup: Mahasiswa S1, S2, S3 dan staf sivitas akademika. • 3. Penanggung Jawab : Staf Perpustakaan • 5.Prosedur

19. Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka • Prosedur: : • Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru. • Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf pengajar. • Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi. • Data direkapitulasi, dan di cek di data base catalog on-line perpustakaan. Jika sudah ada di data base, data pesananan dibatalkan. • Lengkapi data bibliografi: pengarang, judul, impressum, kolasi, ISBN, harga satuan buku dalam satuan US $.Alat bantu toko buku www.amazon.com • Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk ditenderkan. • Infomasi dari rekanan, buku yang dipesan secara bertahap sudah dapat diadakan. Buku-kuku yang belum dapat diadakan karena berbagai alasan, diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.