BENCHMARKING

1. BENCHMARKING บัลลังก์แห่งความสำเร็จ

2. คำที่เกี่ยวข้อง • Benchmarkหมายถึง Best-in-class คือ ผู้ที่เก่งที่สุด ดีที่สุด ผู้ที่เก่งที่สุด คือ ต้นแบบที่ผู้อื่นจะใช้วัดเพื่อเปรียบเทียบความสามารถของตน • Benchmarkingคือ วิธีการในการวัดและเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ บริการและวิธีการปฏิบัติกับองค์การที่มีประสิทธิภาพสูงกว่า เพื่อนำผลของการเปรียบเทียบมาใช้ในการปรับปรุงของตนเพื่อมุ่งสู่ความเป็นเลิศ • Best Practicesคือ วิธีการปฏิบัติที่ทำให้องค์การประสบความสำเร็จ หรือการปฏิบัติทั้งหลายที่สามารถก่อให้เกิดผลที่ดีเลิศ

3. หลักการที่สำคัญในการทำ Benchmarking • คือ การค้นหา Benchmark และวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด หรือ Best Practices นั่นเอง แล้วจึงศึกษาเปรียบเทียบและนำมาประยุกต์ใช้เพื่อทำให้ตนเองดีกว่า Benchmarking Benchmark Best Practices

4. หลักการพื้นฐาน • BM ไม่ใช่การลอกเลียนแบบจากผู้อื่น หรือการไปดูตัวเลขเปรียบเทียบคู่แข่ง แต่ BM เป็นกระบวนการเรียนรู้วิธีการปฏิบัติจากผู้อื่นซึ่งเป็นการกระทำอย่างเปิดเผย เป็นระบบ และมีจุดประสงค์ไม่ใช่การลอกเลียนแบบ แต่เป็นการนำวิธีการปฏิบัติที่เป็นเลิศที่เรียนรู้มาประยุกต์ให้เหมาะสมกับองค์การของตน

5. ขอบเขตของการทำ Benchmarking • ทำได้ทุกระดับและทั่วทั้งองค์การ ทั้งระดับกลยุทธ์ และระดับปฏิบัติการ Input Process Output Benchmarking

6. ประเภทของ Benchmarking • วิธีการแบ่งตามวัตถุประสงค์ • วิธีการแบ่งผู้ที่เราเปรียบเทียบ

7. แบ่งตามวัตถุประสงค์ของการทำ BMเป็น 4 ประเภท • เปรียบเทียบเฉพาะผลของการปฏิบัติงาน เช่น ผลกำไร ยอดขาย ส่วนแบ่งตลาด ร้อยละของการเติบโต เป็นต้น • เปรียบเทียบกระบวนการทำงานหรือวิธีปฏิบัติงาน เช่น การรับคำสั่งซื้อ การจัดคิวผู้รับบริการ การฝึกอบรม เป็นต้น • เปรียบเทียบความพึงพอใจของลูกค้า เช่น รูปแบบของผลิตภัณฑ์การบริการเป็นต้น • เปรียบเทียบด้านกลยุทธ์ขององค์การ

8. การแบ่งตามผู้ที่เราไปเปรียบเทียบการแบ่งตามผู้ที่เราไปเปรียบเทียบ • เปรียบเทียบภายในองค์การ • เปรียบเทียบกับคู่แข่ง • เปรียบเทียบกับผู้อยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกัน • เปรียบเทียบระหว่างธุรกิจต่างประเภท

9. แนวทางการทำ BM • การทำ BM แบบกลุ่ม คือ การรวมกลุ่มองค์การที่ต้องการทำเหมือนๆ กัน อาจจะต้องมีผู้ประสานงานและดำเนินการเก็บข้อมูลให้ มีการวางแผนและปฏิบัติการร่วมกัน กำหนดหัวข้อ หาคู่เปรียบเทียบ เก็บข้อมูล พัฒนาแบบสอบถาม วิเคราะห์ข้อมูล และสรุปผลการศึกษาร่วมกัน • การทำ BM แบบเดี่ยว คือ ทำเฉพาะองค์การเดียว ทุกอย่างต้องทำด้วยตนเอง มีอิสระเลือกทำได้ ข้อเสียคือ อาจต้องการใช้เวลานานกว่าแบบกลุ่ม

10. การเตรียมความพร้อมในการทำ BM • ความมุ่งมั่น จริงจังของฝ่ายบริหาร • สนับสนุนทรัพยากร • มอบหมายหน้าที่ผู้รับผิดชอบระดับสูง กำกับ ช่วยเหลือและประสานงาน • ฝึกอบรมผู้เกี่ยวข้อง • เลือกแนวทาง (กลุ่ม/เดี่ยว) ที่เหมาะสม • ความพร้อมของทีมงานทั้งความรู้และทักษะ • ประชาสัมพันธ์ภายในหน่วยงาน

11. การสร้างทีม BM • ควรเป็นทีมงานแบบ Cross Function Team • มีสมาชิกที่มากจากกระบวนการที่ทำ BM หรือ เจ้าของ • สมาชิกมีความรู้ความเข้าใจเรื่องการวิเคราะห์กระบวนการและพัฒนา • สมาชิกควรมีความรู้หรือเคยทำ BM มาก่อน • มีการประสานงานที่ดี ทุกทิศทาง • หัวหน้าทีมต้องมีความรู้ BM เป็นอย่างดี

12. กระบวนการและรูปแบบการทำ BM ขั้นตอนย่อย ขั้นตอนใหญ่ 1. การวางแผน การกำหนดหัวข้อ การกำหนดคู่เปรียบเทียบ การกำหนดวิธีการ 2. วิเคราะห์ การหาช่วงห่าง การหาช่วงห่างในอนาคต 3. บูรณาการ การสื่อให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ การตั้งเป้าหมาย การทำแผนปฏิบัติการ การนำแผนไปปฏิบัติ การทบทวนผล 4. การปฏิบัติ รูปแบบของ บริษัท ซีรอกซ์ 4 ขั้นตอนใหญ่ 10 ขั้นตอนย่อย

13. ขั้นตอนและกระบวนการทำ BM • ขั้นตอนที่ 1 การวางแผน (Planning) • การกำหนดหัวข้อที่จะทำ BM (วิเคราะห์จากมุมมองภายในและภายนอก) • การกำหนดองค์การที่จะเปรียบเทียบ • การกำหนดวิธีการเก็บข้อมูลและการเก็บข้อมูล

14. ขั้นตอนและกระบวนการทำ BM • ขั้นตอนที่ 2 การวิเคราะห์ข้อมูล (Analysis Stage) • การหาช่วงห่างระหว่างตัวเรากับองค์การที่เปรียบเทียบ

15. สูตรการหาช่วงห่าง (GAP) ช่วงห่าง (GAP)= ผู้ที่เราเปรียบเทียบ – ตัวเรา ผู้ที่เราเปรียบเทียบ X 100 EX เงินตัวของผู้จัดการของบริษัท B เท่ากับ 40,000 บาท บริษัทของเราเท่ากับ 22,000 บาท ช่วงห่าง (GAP) = 40,000 – 22,000 X 100 40,000 ดังนั้นช่วงห่าง (GAP)= 45 %

16. ตัวอย่างตารางการเปรียบเทียบตัวอย่างตารางการเปรียบเทียบ

17. การวิเคราะห์ความแตกต่างการวิเคราะห์ความแตกต่าง • การวิเคราะห์ความแตกต่างระหว่างเรากับผู้ที่เราเปรียบเทียบสามารถประยุกต์เครื่องมือด้านการควบคุมคุณภาพต่าง ๆ มาช่วย เครื่องมือที่สำคัญ ได้แก่ • 7 QC tools • PDCA • Brainstorming • แผนภูมิแนวโน้ม (Trend chart) • แผนภูมิ Z (Z chart) • ฯลฯ

18. ขั้นตอนและกระบวนการทำ BM • การคาดคะเนช่วงห่างที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประสิทธิภาพ ตัวเรา คู่เปรียบเทียบ ตัวอย่าง แผนภูมิ Z เวลา ปัจจุบัน อนาคต ระยะเวลา(ปี)

19. ขั้นตอนและกระบวนการทำ BM • ขั้นที่ 3 การบูรณาการ (Integration stage)คือขั้นตอนนำผลที่ได้จากการวิเคราะห์ข้อมูลมาประชาสัมพันธ์ให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและตั้งเป้าหมายร่วมกัน ประกอบด้วยขั้นตอนย่อยดังนี้ • สื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ • การตั้งเป้าหมายการดำเนินงานขององค์การ

20. ขั้นตอนและกระบวนการทำ BM • ขั้นตอนที่ 4 การปฏิบัติ (Action stage) • การจัดทำแผนปฏิบัติการ • การนำแผนปฏิบัติและการควบคุม • การทบทวนผลการดำเนินงานเทียบกับคู่เปรียบเทียบ • บรรลุเป้าหมายหรือยัง • Benchmark พัฒนาไปอีกหรือไม่ • ต้องทบทวนเป้าหมายใหม่หรือไม่ • สิ่งที่เรียนรู้จาก Benchmarking ครั้งนี้คืออะไร • จุดอ่อนที่ต้องปรับปรุงคืออะไร

21. บทสรุป • Benchmarking เป็นแนวคิดในการปรับปรุงองค์การโดยการใช้ตัวเปรียบเทียบนั่นคือเป็นการศึกษาดูว่าองค์การที่ประสบความสำเร็จที่สุดที่เลือกไว้เป็นตัวเทียบนั้นเขาทำอย่างไร แล้วนำวิธีการของเขามาปรับใช้ในองค์การของตนเพื่อให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายหรือดีกว่าตัวเทียบนั้น ดังนั้นการศึกษาดูงานจึงเป็นส่วนหนึ่งของ Benchmarking เท่านั้น

22. ขงจื๊อ (551-479 ปีก่อนปีคริสตกาล) • หากเจ้าวางแผนไว้ 1 ปี .............. จงปลูกข้าว • หากเจ้าวางแผนไว้ 10 ปี .............. จงปลูกต้นไม้ • หากเจ้าวางแผนไว้ 100 ปี .................................... ...............จงให้การศึกษา แก่บุตรหลาน