FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FOSE

1. FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOSFOSE Septiembre de 2014 Esperanza Gallego Parra Directora Financiera

2. GESTION FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

3. A la llegada de la Administración Temporal se encontró que los Fondos de Servicios Educativos en el Departamento del Chocó, no estaban organizados, ni creados y no existía un Manual para su direccionamiento, iniciandose la gestión para la formación de su estructura, distribución, clasificación y expedición de instructivos para el buen uso y manejo de los recursos de Gratuidad. • Hasta el 2011, los recursos de gratuidad para los E.E. de los municipios no certificados del Departamento del Chocó, eran girados a las Alcaldías para que desde allí fueran transferidos a los Fondos de Servicios Educativos

4. Las rendiciones de los E.E. se realizaban a las Alcaldías y algunos simultáneamente lo hacían al Ministerio de Educación y a la Secretaría de Educación. No había unidad de criterio liderado por el Ente Territorial frente a este tema. • En la Secretaría de Educación Departamental del Chocó, se contaba con dos profesionales para el seguimiento y control a los FSE, la Directora Financiera y un Profesional Universitario y posteriormente se organizó un equipo asesor para apoyo a los Directivos Docentes en el manejo de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, integrado por tres (03) Profesionales de dedicación exclusiva para prestar, capacitación, asesoría, asistencia técnica,seguimiento y control .

5. Se determinaron en su totalidad mediante las Resoluciones No. 2043 de 2011 y Resolución No. 4793 de 2012 expedidas por la Secretaría de Educación Departamental del Chocó, los Establecimientos Educativos Estatales de los municipios no certificados del departamento del Chocó, organizados con base en la aplicación del Artículo 9° de la Ley 715 de 2001, que dispondrían de Fondos de Servicio Educativos, los cuales serían administrados en los términos de los Artículos 11 al 14 de la Ley 715 de 2001; el Decreto 4791 de 2008, el Decreto 4807 de 2011 y demás normas reglamentarias. En estos dos Actos Administrativos, se crearon 116 FSE.

6. Igualmente se elaboró el Manual para la administración de los Fondos de Servicios Educativos. Documento que tiene como finalidad orientar a los Rectores, Directores Rurales, a los Consejos Directivos y al personal Administrativo con funcionarios financieras – FSE, sobre el funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos, el cual está contenido en la Resolución No. 2048 de Agosto de 2011, actualizado en la Resolución No. 757 de 2014 expedida por la Secretaría de Educación Departamental del Chocó.

7. En el año 2011, de acuerdo con lo reglamentado en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo en su artículo 40, se previó el GIRO DIRECTO de los recursos de Gratuidad a los Fondos de Servicios Educativos de los E.E., para lo cual el Ministerio de Educación Nacional expidió la Directiva Ministerial No. 23 del 09 de Noviembre de 2011 y el Decreto 4807 de 2011, con el fin de reglamentar el giro directo de los recursos. La Gratuidad Educativa se entiende como la exención del pago de derechos académicos y servicios complementarios. En consecuencia, las instituciones educativas estatales no podrán realizar ningún cobro por derechos académicos o servicios complementarios.

8. A la SEDCHOCO le fue requerida información necesaria de los FSE por parte de Ministerio de Educación Nacional para realizar el giro de los recursos de Gratuidad que se haría a través del primer CONPES de 2012 en la medida en que la remisión de información por parte de la I.E y del ente territorial se reportara al MEN, así sería igualmente el giro de los recursos y se postergaría hasta el cumplimiento de la presentación de la información solicitada. • La SEDCHOCO, brindó a los Directivos Docentes, acompañamiento en lo concerniente a asesoría, revisión y envío al Ministerio de los documentos exigidos por el MEN para la asignación y el giro de los recursos de Gratuidad y nombró distribuyendo en la planta a 27 funcionarios administrativos con funciones financieras para apoyar exclusivamente al Directivo en la administración financiera de los FSE.

9. ACCIONES DE LA SEDCHOCO FRENTE A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

10. CONTROL, ASESORIA Y APOYO Según el Decreto 4791 de 2008, artículo 18. CONTROL, ASESORIA Y APOYO, establece: “Respecto del Fondo de Servicios Educativos, corresponde a las entidades territoriales certificadas en educación ejercer el control interno, brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes. La entidad territorial certificada debe ejercer seguimiento en la administración y ejecución de los recursos de los fondos de servicios educativos, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le sea solicitada”

11. ENTIDAD TERRITORIAL ASITENCIA TECNICA, CAPACITACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL REPORTE DE INFORMACION FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS CONSEJO DIRECTIVO RECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO FSE

12. ACCIONES DE LA SECRETARIA DE EDUCACION FRENTE A LOS FSE • ASISTENCIA TECNICA: La SED ha desarrollado las siguientes acciones, • Definición de criterios y establecimientos que deben contar con Fondos de Servicios Educativos, mediante la expedición de normatividad y creación de 116 FSE • Establecimiento del proceso para el registro de la cuenta y determinar las condiciones y manejo de la misma: Solicitud de apertura de cuenta corriente para el manejo de los recursos de Gratuidad. • Ajuste del manual de funciones respecto de quien debe ejercer la función de tesorería o pagaduría del Fondo y asignar el personal requerido. • Asesoría permanente por parte de los profesionales idóneos de la SEDCHOCO. • Apoyo continúo del personal administrativo con funciones financieras FSE de dedicación exclusiva ubicados en las cabeceras municipales desde las cuales atienden los demás Fondos asignados para su apoyo. • Organización de los Fondos de Servicios Educativos

13. 1. CAPACITACION • Capacitación y acompañamiento permanente a los Rectores y funcionarios FSE por parte de la SEDCHOCO. 2. SEGUIMIENTO Y CONTROL • Ejercicio de seguimiento en la administración y ejecución de los recursos del fondo, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le sea solicitada. • Seguimiento mensual y trimestralmente a la información financiera enviada por las Instituciones y Centros Educativos, con el fin, de verificar el cumplimiento de las normas aplicadas a los Fondos de Servicios Educativos, que contribuyen a un mejoramiento continuo. • Realización de planes de mejoramiento a las Instituciones y Centros Educativos, derivadas de las visitas de auditorías con fines de control a los Fondos de Servicios Educativos para verificar el cumplimiento de los compromisos. • Mejora en los procesos administrativos y de rendición de cuentas. • La entidad territorial certificada ha procedido a iniciar los procesos de responsabilidad disciplinaria y fiscal a que dado lugar.

14. FUNCIONES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Presupuestal: Elaboración y ejecución del presupuesto de ingresos y gastos. Tesorería: Recaudo y pago. Contable: Registro e informe de las operaciones financieras. Contratación: Aplicación normas y procesos contractuales. Rendición de cuentas: Informes al Consejo Directivo, organismos de control y a la Secretaría de Educación certificada e Informe de Gestión a la comunidad educativa. Publicidad: Publicación de los informes de ejecución de ingresos y gastos, estados contables y rendición de cuentas.

15. Para el apoyo financiero a los Rectores y Directores en el ejercicio de las funciones de los Fondos de Servicios Educativos, la Secretaría de Educación Departamental del Chocó dispuso de 27 funcionarios de dedicación exclusiva a los cuales se les asignaron funciones financieras específicas contenidas en la Resolución No. 4410 de 2012. Su sitio de localización y de atención a los Fondos de Servicios Educativos es en la Institución Educativa ubicada en la cabecera municipal.

16. Funciones del funcionario administrativo FSE(Resolución No. No. 4410 del 29 de Octubre de 2012 y Manual de FSE) 1. En Presupuesto • Apoyar a Rector en la presentación y aprobación del Presupuesto y Flujo de Caja (P.A.C.) ante el Consejo Directivo. • Verificar la disponibilidad de recursos y tener enterado al Rector sobre la misma. • Expedir el Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal. • Llevar el libro de registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos. • Efectuar las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos y hacer seguimiento. • Realizar el cierre de Vigencia Fiscal.

17. Elaborar informes y rendir cuentas a la contraloría y al ente territorial. • Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato. 2. En Contratación • Solicitar documentación pertinente a la contratación y verificar la información. • Solicitar pólizas cuando sea necesario. • Elaborar contratos. • Participar en la liquidación de los contratos. • Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.

18. En Tesorería • Realizar apertura y registro de firmas y sellos de las cuentas bancarias. • Registrar el ingreso por fondos y demás transferencias que realice el ente territorial. • Conciliar el libro de bancos. • Recaudar y registrar los ingresos propios. • Elaborar los comprobantes de egresos. • Girar los cheques.

19. Constituir póliza de manejo junto con el Rector • Elaborar y hacer seguimiento al PAC. • Practicar las retenciones y descuentos pertinentes y efectuar los pagos correspondientes a las entidades. • Archivar toda la documentación de la oficina a cargo. • Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.

20. JURISDICCIÓN DE LOS ADMINISTRATIVOS FSE Septiembre 2014

21. ASESORES FSE

22. ACANDI

23. UNGUIA

24. RIOSUCIO

25. JURADÓ

26. CARMEN DEL DARIEN

27. BAHIA SOLANO

28. BOJAYA

29. NUQUÍ

30. MEDIO ATRATO

31. ALTO BAUDO

32. LLORO/ RIO QUITO

33. CARMEN DE ATRATO

34. ATRATO/CERTEGUI

35. BAGADO

36. BAJO BAUDO

37. CANTÓN DE SAN PABLO/ UNION PAN./ RIO IRO

38. TADO

39. SAN JOSE DEL PALMAR

40. ISTMINA

41. SIPÍ

42. MEDIO SAN JUAN

43. CONDOTO

44. MEDIO BAUDO

45. LITORAL DE SAN JUAN

46. Responsabilidad en el reporte de información

47. RECTOR FUNCIONARIO FSE Es el responsable de reportar la información financiera de los Establecimientos Educativos, Apoyar la administración financiera del FOSE, en cuanto a la ejecución de los recursos y rendición de cuentas y presentar la información financiera a la Secretaría de Educación Departamental, en los plazos establecidos para ello. Así mismo elaborar informes y rendir cuentas a la contraloría y al ente territorial. Es el responsablede suscribirjunto con el Contador los estadoscontables y la informaciónfinancierarequerida y entregada en los formatos y fechasfijadasparatal fin. Artículo 6 Dec 4791/2008 numeral 7 y en concordancia con el artículo 11º. Literal c del Decreto 4807 de 2011 “Reportartrimestralmente la ejecución de los recursos de Gratuidad a la Secretaría de Educación

48. PAPEL DEL Contador EN LOS FSE El Contador desarrolla las siguientes obligaciones: • Elaboración de comprobantes de diario por todo concepto de las operaciones contables y patrimoniales del colegio. • Impresión los libros auxiliares de contabilidad. • Preparación y firma de los Estados Financieros , tales como, Balance General, Estado de Actividad Económica y Social, Estado de Cambio en el Patrimonio, y Notas a los Estados Contables) • Presentación al consejo Directivo los Estados Financieros. • Presentación de información exógena a través de la plataforma del MUISCA. • Cierre contable de la vigencia

49. ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS CON MAYOR GASTOS EN HONORARIOS 2013 24% 9% 11% 8% 9%

50. EVOLUCION DE LOS RECURSOS DE GRATUIDAD Y CALIDAD