Monitoraggio dei progetti presentati in risposta al piano nazionale di e-Government

1. Monitoraggio dei progetti presentati in risposta al piano nazionale di e-Government Marco Gentili 85 264 304 – marco.gentili@cnipa.it Ufficio monitoraggio e gestione progetti delle Regioni e degli Enti Locali Centro Nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

2. Argomenti • Ufficio Monitoraggio • Obiettivi, Servizi, Organizzazione • Monitoraggio dei progetti di e-Government Fase I • Caratteristiche, Obiettivi, Dimensioni, Prodotti • Attori e ruoli • Pianificazione 2004 • Pianificazione progetti • Pianificazione di dettaglio (B1 esecutivo) • Varianti progettuali • Pianificazione degli assessment • Priorità Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

3. Ufficio Monitoraggio Obiettivo • Ufficio monitoraggio e gestione progetti delle Regioni e degli Enti Locali • Cura • l’avanzamento dei progetti di e-Governement cofinanziati dal MIT e i rapporti amministrativi con i responsabili di progetto ed i referenti istituzionali delle rispettive amministrazioni • Offre • servizi di monitoraggio • consulenza sul governo dei progetti ICT Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

4. Ufficio Monitoraggio Servizi • Servizi di monitoraggio • progetti relativi al I e II Avviso del Piano di e-Gov • altri progetti che prevedono un cofinanziamento • creazione di scenari sull’attuazione dei progetti • indicatori di benchmark per i progetti • Consulenza sul governo dei progetti ICT • appalto pubblico di servizi e contrattualistica ICT • project management e quality assurance • sistemi di monitoraggio di progetti • customer satisfaction e verifica dei risultati Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

5. Ufficio Monitoraggio Organizzazione • Referenti per il monitoraggio ripartiti territorialmente per ciascuna Regione • Regione e relativo CRC • Progetti afferenti ad Enti coordinatori collocati sul territorio regionale • In aggiunta ai Referenti tecnicidell’Ufficio Sistemi e Tecnologie • Portali, Servizi al cittadino, Servizi alle imprese • Sistemi di pagamento • Infrastrutture , Sicurezza • Cooperazione Applicativa,Protocollo informatico • Sanità, Lavoro • Carte, Firma digitale, Autenticazione Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

6. Piero Flamini . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0685264467 - flamini@cnipa.it Claudio Distefano . . . . . . . . . . . . . . 0685264496 - distefano@cnipa.it Abruzzo Basilicata Calabria Campania Emilia Marche Puglia Sardegna Umbria Friuli Venezia Giulia Trentino Alto Adige Veneto Lazio Molise Sicilia Toscana Liguria Lombardia Piemonte Ufficio Monitoraggio Persone Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

7. Leonardo D’Amico . . . . . . . . . . . . 0685264419 - damico@cnipa.it Elena Tabet . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0685264485 - tabet@cnipa.it Alessandro Casacchia . . . . . . . . . 0685264450 - casacchia@cnipa.it Carlo Galli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 068526436 - galli@cnipa.it Roberto Pizzicannella . . . . . . . . . 06852641 - pizzicannella@cnipa.it Responsabile ufficio Servizi al cittadino Portali Sistemi di pagamento Infrastrutture Sicurezza Cooperazione Applicativa Sanità Lavoro Servizi alle imprese Ufficio Sistemi e Tecnologie Persone Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

8. Guido Pera . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0685264488 - pera@cnipa.it Giovanni Manca . . . . . . . . . . . . . . 0685264431 - manca@cnipa.it Federico Leone . . . . . . . . . . . . . . . 06852641 - f.leone@ctrupa.it Piero Flamini . . . . . . . . . . . . . . . . . 0685264467 - flamini@cnipa Carte Firma digitale Auteticazione Carte Firma digitale Auteticazione Comunicazione Comunicazione Protocollo informatico Ufficio Sistemi e Tecnologie Persone Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

9. Monitoraggio Comunicazione • E’ auspicabile attuare una comunicazione tempestiva tra il CNIPA, gli Enti coordinatori dei progetti, i CRC • Aiutateci a comunicare con voi • Comunicate all’Ufficio ogni variazione • del Coordinatore (firmatario della convenzione) • dei Referenti tecnici del progetto • delle loro coordinate atte ad assicurarne la reperibilità • Nominativo, Organizzazione di appartenenza, Ruolo • Telefono, Fax, Indirizzo e-mail Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

10. Monitoraggio Comunicare l’e-Government • Art. 3 convenzione • L’Ente coordinatore si impegna a rendere pubblico che il progetto è stato realizzato nell’ambito dei progetti di e-Government promossi dal MIT • Realizzare per tutti i progetti attività di comunicazione omogenee a livello sia nazionale che locale • Promuovere in modo coerente e riconoscibile agli occhi dell’utente finale, il vasto programma di innovazione in corso di realizzazione • Prevedere la presenza del logo MIT in ogni forma di comunicazione • Brochure, Depliant, Mailing, Internet, cd-rom, ecc. • Inviare copia della comunicazione al CNIPA Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

11. Monitoraggio Comunicare l’e-Government • circolare 11/12/2003 Comunicare l’e-government • inserire sempre il logo MIT completo • simbolo della chiocciola con stemma • Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie • Piano Nazionale di e-Government • posizionare il logo • sul frontespizio, in basso a destra • tra i loghi istituzionali Regione, provincia, altri ministeri, unione europea, ecc. • rispettare le indicazioni cromatiche e di formato Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

12. Monitoraggio Caratteristiche • Configura un modello di cooperazione • DIT e CNIPA • Regioni e CRC • Enti coordinatori e Enti aggregati • Definisce un approccio innovativo • permette di imparare insieme sul campo • Adotta un approccio il meno invasivo possibile • si documenta quanto dichiarato con evidenze oggettive già in possesso del progetto • Evidenzia le best practices Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

13. Monitoraggio Caratteristiche • Garantisce l’erogazione dei cofinanziamenti DIT • coerentemente ai risultati raggiunti • nell’ambito delle convenzioni stipulate • Non è un monitoraggio finanziario • si concentra sul raggiungimento dei risultati • piuttosto che sulla rendicontazione delle spese • è complementare ai monitoraggi finanziari • Monitoraggio Comunitario Regioni Obiettivo 1, ecc. • Non rappresenta un fatto transitorio • sistemi di monitoraggio regionali • altre fonti di cofinanziamento (Fondi CIPE, ecc.) Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

14. Monitoraggio Obiettivi • Offre servizi ai progetti • Sensibilizza e stimola • la pianificazione ed il governo dei propri progetti • il contenimento dei possibili ritardi • il raggiungimento degli obiettivi prefissati • Consente il confronto e l’autodiagnosi • fornisce una rappresentazione standard del progetto • produce indicatori di benchmark • Supporta la comunicazione dei risultati raggiunti • Ministro per l’Innovazione e le tecnologie e CNIPA • Regioni e CRC • Enti coordinatori e progetti Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

15. Monitoraggio Dimensioni • Attività previste per la fase I del piano di e-Gov • 134 progetti monitorati • 400 assessment in corso d’opera • 130 verifiche successive all’andata in esercizio • 1.500 interventi di assistenza telefono/e-mail del CNIPA • 450 giornate di consulenza del Monitore • 6 rapporti di sintesi prodotti a cadenza semestrale Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

16. Monitoraggio Attori e Ruoli • Il Monitore è un RTI composto da tre società AMBROSETTI, BETWEEN, PRS • Opera per conto dell’Ufficio Monitoraggio del CNIPA • adotta le metodiche concordate con l’Ufficio • attua le indicazioni dell’Ufficio, le riporta ai progetti • recepisce le istanze dei progetti, le rappresenta all’Ufficio • avanza proposte/suggerimenti ai progetti e/o all’Ufficio • non prende decisioni in autonomia, si consulta con l’Ufficio • Qualunque contenzioso emerga con il Monitore va segnalato all’Ufficio Monitoraggio Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

17. Monitoraggio Comunicazione • Per quanto concerne il monitoraggio dei progetti • pianificazioni, varianti, assessment, ecc. • NON SCRIVETE • al Ministro, Lucio Stanca • al Presidente del CNIPA, Livio Zoffoli • al Direttore del DIT, Mario Pelosi • SCRIVETE • all’Area Innovazione, Giulio De Petra • all’Ufficio Monitoraggio, Marco Gentili Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

18. Monitoraggio Pianificazione 2004 • Definizione della metodologia gen – feb 2004 • Firma del contratto con il Monitore feb 2004 • Fine supporto alla pianificazione feb 2004 • Kickoff di avvio monitoraggio mar 2004 • 80 Assessment apr - giu 2004 • Prima relazione di sintesi lug 2004 • 70 Assessment set - dic 2004 • Seconda relazione di sintesi dic 2004 Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

19. Pianificazione Progetti B1 esecutivo • Per 9 mesi il CNIPA ha supportato i progetti • nell’elaborazione della pianificazione di dettaglio assegnando a ciascun progetto un Tutor • giugno 2003 - febbraio 2004 • 29 febbraio 2004 • termine per l’invio di una prima bozza di B1 esecutivo • 19 marzo 2004 • termine per l’approvazione del B1 esecutivo da parte del Tutor per quei progetti che hanno inviato una bozza di B1 esecutivo prima del 29/2 • I Tutor non ci sono più Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

20. Pianificazione Progetti B1 esecutivo • Situazione delle pianificazioni • 2 da non aggiornare (progetti finiti, ecc.) • 14 da effettuare • 10 da completare • 108 completate (approvate) Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

21. Pianificazione Progetti B1 esecutivo • Progetti che non hanno pianificato • B1 esecutivo mancante • Il progetto potrà esplicitare le motivazioni • si comunicano per il tramite di un apposito documento • comunicazione formale (con firma digitale) al CNIPA del Coordinatore di progetto propedeutica agli assessment • esposizione dettagliata delle motivazioni • si esamineranno caso per caso le motivazioni addotte • In funzione delle motivazioni addotte si verificherà la possibilità di • far pianificare il progetto al Monitore a costi CNIPA • procedere all’assessment Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

22. Varianti Progettuali art. 7 convenzione • Ripianificazione dei tempi • debbono collocarsi all’interno della durata prevista per la convenzione • si comunicano per il tramite del sistema informativo di monitoraggio • comunicazione al Monitore del Coordinatore di progetto o del Referente Tecnico propedeutica agli assessment • comunicazione al Monitore in sede di assessment • non viene più utilizzata l’applicazione usata dai Tutor • il CNIPA non deve approvare formalmente la variante • un assessment con esito positivo approva la variante • la variante è rappresentata come ritardo (anticipo) Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

23. Varianti Progettuali art. 7 convenzione • Modifica obiettivi progettuali e/o Enti aggregati • devono essere coerenti con quanto dichiarato in sede di firma della convenzione (B1) • si comunicano per il tramite di un apposito documento • comunicazione formale (con firma digitale) al CNIPA del Coordinatore di progetto propedeutica agli assessment • esposizione dettagliata delle motivazioni • analisi dell’impatto su costi, tempi, obiettivi del progetto • il CNIPA deve approvare formalmente la variante • un assessment con esito positivo non approva la variante • il CNIPA dà comunicazione sia al progetto che al DIT Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

24. Assessment Progetti Pianificazione Tipo • Evento Tempo Cofinanz. • Firma convenzione marzo 2003 30% • Avvio progetto marzo 2003, firma ottobre 2003, accordo • I assessment dopo 8 mesi dall’avvio 25% • II assessment dopo 16 mesi dall’avvio 25% • Fine progetto dopo 24 mesi dall’avvio • Verifica finale dopo 3 mesi dalla fine 20% • Fine convenzione dopo 36 mesi dalla firma Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

25. Assessment Progetti Priorità • Secondo le indicazioni fornite nei B1 esecutivi dovremmo effettuare • 100 assessment entro aprile 2004 + • 40 assessment entro luglio 2004 + • 42 assessment entro novembre 2004 = • 182 assessment entro 2004 • Sarà data priorità ai progetti che • si dichiarano completati • hanno un B1 esecutivo approvato • hanno inviato il B1 esecutivo approvato per primi Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

26. Assessment Progetti Comunicazione • E’ necessario che il progetto si dichiari pronto all’assessment • comunicazione formale (con firma digitale) al CNIPA del Coordinatore di progetto • Potranno essere fatti gli assessment 1 e 2 assieme • solo nel caso in cui nel B1 esecutivo siano state indicate per gli assessment previsti due date distinte antecedenti alla data in cui si tiene effettivamente l’unico assessment • La verifica finale deve sempre essere fatta a parte • successivamente ai 2 assessment Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

27. Conclusioni • La parabola del monitoraggio • per riderci sopra assieme … • per ricordarci i punti di vista dell’altro … • per non scordarci mai di dialogare realmente … Un uomo in una mongolfiera si rende conto di essersi perso. Riducendo l'altitudine scorge in basso un altro uomo. Scende ancora un po' e gli grida … Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

28. Mi scusi, mi può aiutare? Ho promesso ad un amico d'incontrarlo un'ora fa, ma non so dove sono. Beh…Lei non sa dov’è, ne dove sta andando. E’ salito lassù grazie ad una enorme quantità d'aria gonfiata. Ha fatto una promessa che non aveva idea di come mantenere e si aspetta che la gente che la circonda sia in grado di risolvere i suoi problemi. Sta di fatto che lei si trova ancora esattamente dov'era prima che c’incontrassimo ma, adesso, per qualche strana ragione è diventata colpa mia. Uomo della MongolfieraAltro Uomo Lei e' in una mongolfiera fluttuante a circa 10m da terra e si trova a 40° di latitudine Nord e 60° di longitudine Ovest. Lei deve essere un MONITORE. Sì è vero sono un Monitore! Ma come lo sa? Beh … tutto quello che mi ha detto è corretto ma non ho idea di cosa farci con le sue informazioni, sta di fatto che resto perso. Francamente non mi è stato di grande aiuto finora. Lei deve essere un COORDINATORE DI PROGETTO. Si è vero! Sono un Coordinatore di progetto, ma come l'ha capito? Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione

29. Conclusioni Buon lavoro a tutti noi Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione