نظم المعلومات المحاسبية

نظمالمعلوماتالمحاسبية

مقـدمة: لقد وجد الدارسون لعلم المحاسبة تعار يف كثيرة تطورت مع مرور الزمن وباختلاف البيئة المحيطة لهذا العلم . ففي البداية كانت المحاسبة فــن ثم أصبحت علم اجتماعي وأخيراً اعتبرت المحاسبة نـظام للمعلومات.

إذاً أصبحت المحاسبة بمفهومها الأخير تسمى (نظم المعلومات المحاسبية) وهي تشمل مجموعة من المبادئ والأساليب والأسس والقواعد التي تستعمل في تحليل العمليات المالية عند حدوثها، وتسجيلها من واقع مستندات مؤيدة لها، ثم تبويب وتصنيف هذه العمليات، وتلخيصها بحيث تمكن الوحدة الاقتصادية (المشروع) من تحديد إيراداتها وتكلفة الحصول على هذه الإيرادات، ومن ثم استخراج نتيجة أعمالها من ربح أو خسارة عن فترة مالية معينة، وبيان مركزها المالي في نهاية هذه الفترة.

المحاسبة كنظام للمعلومات: اعتبر الباحثون المحاسبة لغة الأعمال الأساسية، حيث أن المنشأة مهما كان نوعها تجارية أو صناعية أو زراعية أو خدمية تستخدم المعلومات المحاسبية في إدارة نشاطها واتخاذ قراراتها فالمحاسبة كما شبهها أحد الباحثون بمركز تجمع الأعصاب بالنسبة للجسد، وهي العقل المفكر المسيطر على الجهاز العصبي للمشروع وذلك بسبب تقديمها للمعلومات السليمة والكافية في الوقت المناسب للإدارة حتى تتمكن من اتخاذ القرارات المختلفة بصورة علمية وسليمة وملائمة. • لذلك يمكن توضيح النظام المحاسبي على الشـكل التالي:

المحاسبة تشغيل البيانات تجميع و تصنيف و إعداد البيانات متخذي القرارات الاتصال ‘عداد التقارير القياس تسجيل البيانات معلومات أنشطة الأعمال بيانات

ومن خلال هذا الشكل نجد أن المحاسبة تقوم بثلاث خطوات: • الخطـوة الأولى : القياس المحاسبي لأنشطة الأعمال وذلك بتسجيل هذه الأنشطة وفق الأساليب المحاسبية المستخدمة. • الخطـوة الثانية : تشغيل البيانات أي تجميعها وتبويبها وتصنيفها وتخزينها لحين الحاجة إليها لكي تكون مفيدة. • الخطـوة الثالثة: هي توصيل المعلومات من خلال تقارير مناسبة إلى متخذي القرارات. أي أن هذا النظام يأخذ البيانات عن أنشطة الأعمال كمدخلات ويقوم بتشغيلها بطرق علمية لتحويلها إلى مخرجات مفيدة لمتخذي القرارات.

استخدامات نظم المعلومات المحاسبية: إن المحاسبة تقدم خدمة حيوية هامة لعدة جهات والصعوبة في عمل المحاسبة أن المستخدمون لبياناتها مختلفون، وبالتالي كان على المحاسبة إعداد تقارير ملائمة تتناسب مع احتياجات المستخدمون ويوضح الشكل التالي أهم استخدامات النظام المحاسبي.

إن هذا النظام يمكن متخذي القرارات من المفاضلة بين البدائل المتاحة واختيار البديل الذي يحقق الاستخدام الأمثل للموارد النادرة عند إدارة الأعمال.

أهداف منشآت الأعمال: تهدف منشآت الأعمال على اختلاف أنواعها وأشكالها إلى تحقيق هدفين رئيسيين: • الربحـية و السيولة ويتمثل الهدف الأول (الربحية) في تحقيق دخل مرضي يكون حافزاً لاستمرار رؤوس الأموال المستثمرة وجذب مزيداً من الاستثمارات ويتطلب هذا المبدأ توظيف كل قرش موجود في المشروع لرفع معدل الربحية. أما الهدف الثاني (السـيولة) فيعني الاحتفاظ بقدر كافٍ من الأموال لتسديد الالتزامات المستحقة بتاريخ استحقاقها. وكما هو ملاحظ فإنه يوجد تناقض بين الهدفين والإدارة الجيدة هي التي تستطيع أن تحقق التوازن الملائم بين الهدفين.

الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر المحاسبية: لا يميز الكثيرون بين المحاسبة ومسك الدفاتر المحاسبية Book Keeping فإمساك الدفاتر المحاسبية هو تسجيل العمليات المالية سواء في دفاتر أو في حاسب إلكتروني وهي خطوة أو جزء صغير جداً من المحاسبة بينما تقوم المحاسبة بتصميم نظام للمعلومات يوفر احتياجات متخذي القرارات. ويعتبر الحاسب أداة إلكترونية تستخدم في تسجيل وتبويب المعلومات وتوصيل قدر كبير من المعلومات بسرعة كبيرة. ويعتقد البعض خطأ أن الحاسب الإلكتروني يقوم بوظيفة المحاسب بينما هو مجرد أداة تستخدم وفقاً للبرامج المعدة من قبل مختصين في مجال المحاسبة، ومع التوسع في استخدام الحاسبات الإلكترونية في مجال الأعمال أصبح هنالك نظام للمعلومات الإدارية Management Information System (MIS) ويتضمن العديد من نظم المعلومات الفرعية المتداخلة التي توفر المعلومات اللازمة لإدارة منظمات الأعمال. ويعتبر نظام المعلومات المحاسبية من أهم نظم المعلومات الفرعية التي يتضمنها نظام المعلومات الإدارية.

أهـداف النظام المحاسـبي: يهدف النظام المحاسبي إلى تحقيق الأهداف التالية: • تسجيل كافة العمليات المحاسبية التي يقوم بها المشروع من واقع المستندات المؤيدة لها مع مراعاة التسلسل التاريخي لحدوثها ويمكن أن يتم ذلك يدوياً أو آلياً. • تبويب وتصنيف العمليات المحاسبية في حسابات مستقلة بشكل يمكن من تحديد أصول المنشأة وخصومها ومصروفاتها وإيراداتها. • استخراج نتيجة أعمال المنشأة من ربح أو خسارة عن فترة مالية محددة (دورة مالية) وبيان مركزها المالي بنهاية الدورة المالية. • تزويد إدارة المنشأة على مختلف مستوياتها بالمعلومات التي تساعدها على اتخاذ قراراتها الإدارية بشكل علمي صحيح. • وضع نظام يضمن حماية ممتلكات المنشأة والمحافظة عليها من التلاعب والسرقة والضياع ومنع وقوع الأخطاء.

خصائص النظام المحاسبي: لابد لأي نظام محاسبي من تحقيق بعض الخصائص لكي يكون ناجحاً وهي: • أن يكون واضحاً ومصحوباً بالتعليمات التوضيحية. • السهولة في التطبيق. • يجب أن يحقق الدقة التامة في تنفيذ العمليات المحاسبية. • يجب أن يحقق السرعة في إنجاز العمليات المحاسبية ليكون بالإمكان تزويد الإدارة بحاجتها من البيانات في الوقت المناسب. • يجب أن يكون النظام مرناً وقابلاً للتعديل وفق ظروف أعمال المنشأة. • يجب أن يكون النظام ذو تكلفة اقتصادية ملائمة بحيث تتناسب تكلفة النظام مع الفائدة المرجوة منه.

الخلاصـة: بما أن وظيفة المحاسبة الأساسية هي تزويد مستخدميها بمعلومات كمية ذات طبيعة مالية حول أداء الوحدات الاقتصادية في ضوء أهدافها المحددة بما يساعد جميع الأطراف الداخلية والخارجية على اتخاذ قراراتها بشكل صحيح فكان لابد من إيجاد إطار تعمل ضمنه لتحقيق أهدافها والقيام بوظائفها، وهذا الإطار هو النظام المحاســبي. ويختلف النظام المحاسبي من منشأة لأخرى بحسب طبيعة نشاطها، وحجمها وبيئتها المحيطة. إذاً النظام المحاسبي هو الإطار العام الذي يحتوي على القواعد والمبادئ التي تحدد المستندات والدفاتر والسجلات وجميع الإجراءات التي يجب اتباعها لإحكام عملية القياس وعرض البيانات بشكل ملائم.

نسبة الإقتراض إلى حقوق الملكية مثال: لدينا أرصدة الحسابات التالية: أراضي 50000 موردون 20000 رأس المال 200000 قروض 50000 مباني 100000 أرباح محتجزة 25000 والنسبة تكون ( موردون + قروض ) / ( رأس المال + أرباح محتجزة ) 225000 / 70000 = (25000 + 200000 ) / ( 50000 + 20000 ) = %31.11

نسبة الإقتراض إلى حقوق الملكية فكلما كانت هذه النسبة أصغر، كلما كانت قدرة الأعمال على الإيفاء بالتزاماتها أكبر. أما عندما تكون هذه النسبة مساوي ً للرقم (1) فهذا يعني أن الخصوم تساوي حقوق الملكية. وهذه النسبة لا يمكن تفسيرها إلا من خلال المقارنة سواء مع السجلات التاريخية و/أو المنافسين و/أو الأعمال كلها، ومنه يمكن الاستنتاج ما هو عليه الوضع والأداء الاقتصادي.

الربـــــــح ما هو الربح؟ هو الفرق بين إجمالي المبالغ المقبوضة وغير المقبوضة من الزبائن و/أو المستهلكين وذلك مقابل المخرجات (السلع و/أو الخدمات) التي تقوم المنظمة بتزويدها، مطروحًا منها كافة التكاليف المتعلقة بالمدخلات اللازمة للحصول على هذه المخرجات من مواد أولية وأجور للعمال وغيرها من تكاليف. بالإضافة إلى ما ذكر سابقًا، هناك نوع آخر من المنظمات التي تسعى إلى تقديم المنفعة الاجتماعية دون أن تسعى بالضرورة إلى الربحية.

أنواع منظمات الأعمال مؤسسة الملكية الفردية: وهي التي تعود ملكيتها إلى شخص واحد فقط، وهي كثيرة الانتشار نسبة إلى حجم الأعمال وتمتازبسهولة وصغر تكاليف التنظيم، ولا تكون فيها الإدارة منفصلة عن الملكية، كما لا تكون مسؤوليتها محددة تجاه التزاماتها، وُتعاب بقلة الموارد المالية المتاحة. شركة الأشخاص: والتي تعود ملكيتها إلى شخصين أو أكثر، وتتشابه عيوبها وميزاتها مع تلك الخاصة بشركات الملكية الفردية ولكن مع الأخذ بعين الاعتبار درجة المخاطرة. شركة الأموال: والتي تعود ملكيتها الى عدد كبير جدًا من الأفراد وذلك عن طريق تقسيم الملكية إلى أسهم ويجري إصدار هذه الأسهم إما للعموم أو للخصوص، ويمتاز هذا النوع من الشركات بالقدرة في الحصول على كميات كبيرة من الموارد المالية، وهناك نوع آخر من هذه الشركات وهو شركات الأموال ذات المسؤولية المحدودة وتمتاز بأن حامل أسهمها يكون مسؤلا ً فقط بمقدار ما ساهم به اتجاه التزامات شركته.

أصحاب منفعة الأعمال المالكون: وهم الذين استثمروا الموارد في الأعمال، ويكون لهم اهتمام كبير وواضح في أداء وربحية واستمرارية هذه الأعمال. • المدراء: وهم الذين جرى تفويضهم من قبل المالكين بإدارة هذه الأعمال كونهم أصحاب معرفة وخبرة وقدرة على التأثير والتغيير في أداء الأعمال. • الموظفون والعمال: وهم الذين يقدمون خدمات لهذه لأعمال مقابل راتب أو أجر، وهم يعملون تحت إشراف وتوجيه المشرفين والمدراء. • الزبائن: وهم الذين يشترون المنتجات ،ولهم اهتمام كبير في نجاح الأعمال وخاصًة في حالة الأعمال التي تقدم خدمات ما بعد الشراء. • الدائنون: وهم الذين يقومون باستثمار الموارد في هذه الأعمال وذلك عن طريق إطالة فترة الدين والائتمان التجاري، بمعنى آخر، هم الذين يمدون الأعمال بمدخلاتها مع تقديم تسهيلات في الدفع. • الحكومات: وهي الجهات المتخصصة بالضرائب وحماية البيئة وحماية المستهلك. ..، وتتمحور مسؤوليتها في ضبط الإطار العام الذي تعمل فيه الأعمال مع حماية كافة الأطراف من الأضرار التي قد تنتج من تفاعلها مع بعضها وتحقيق مستوى الرفاهية والعدالة الممكن.

دفتر اليومية يعد دفترًا إلزاميًا يوفر وسيلة أولية أساسية لتسجيل فعاليات المنظمة، ويعتبر الخطوة الأولى في عملية التسجيل تلك. لذا لابد لدفتر اليومية أن يكون صحيحًا، فهو يلعب دورًا أساسيًا في عملية تقييم أداء المنظمة، ويستخدم كوثيقةٍ ثبوتيةٍ في المحاكم - عند حدوث أي نزاعٍ ماليٍ . لذا، يتوجب على المنظمة المعنية ختم دفتر اليومية من قبل السلطات المختصة، كما يتوجب عليها المحافظة عليه سليمًا ونظيفًا دون أية عمليات شطبٍ أو محيٍ، وإلا فقد مصداقيته كدليل إثبات لصالح المنظمة ولصالح المتعاملين الخارجيين معها.

دفتر اليومية

دفتر الأستاذ يعتبر دفتر الأستاذ، الدفتر الأساسي الثاني الواجب توفره لفتح حسابات خاصة لكل عنصر من عناصر الحساب، ويهدف دفتر الأستاذ إلى تسهيل العملية المحاسبية. ويجري إدخال كافة القيود اليومية إلى هذه الحسابا ت. كما يكون شكل حرف T . حساب طرفين: الأيمن مدين والآخر دائن.

دفتر الأستاذ حساب الصندوق أو ح/الصندوق

مثال لنفرض أن محمد قد اشترى بضاعة من المورد ياسر بقيمة 250000 ، تصبح المعادلة بالنسبة لمحمد كما يلي: • تعتبر البضاعة من الأصول. • ُتعبر عملية شراء كمية إضافية من بضاعة بمبلغ 250000 عن قيمة توضع على أساس أنها مدين. • يعتبر ياسر بالنسبة لمحمد كخصوم، لذا تجري زيادة الخصوم بمبلغ 250000 (ما قدمه ياسر من دين) ويتم اعتباره دائن. ومنه يتم تسجيل ما يلي في دفتر يومية محمد: من ح/ مدين إلى ح/ دائن 250000 من ح/ بضاعة 250000 إلى ح/ موردون (ياسر) يجب الانتباه عند تسجيل المبلغ في القيد، إلى ضرورة تساوي طرفي القيد، أي تساوي مجموع الطرف المدين مع مجموع الطرف الدائن.

العمليات المحاسبية Transactions: تقوم المحاسبة بقياس النتائج المالية للعمليات التي يقوم بها المشروع، والعملية هي الحادثة أو النشاط الاقتصادي الذي يمكن تحديده وقياسه بوحدات نقدية، ومن ثم تسجيله بالدفاتر المحاسبية. ويقوم المشروع يومياً بعدد كبير من العمليات تؤثر على قيم ومكونات الأصول (الموجودات) والالتزامات وحقوق الملكية. وتقسم العمليات إلى مجموعتين على النحو التالي: تسجيل العمليات المحاسبيةومعادلة المركز المالي (الميزانية)

معادلة الميزانية Balance Sheet Equation: الميزانية هي قائمة تبين الوضع المالي للمشروع في لحظة معينة. وعند دراسة قائمة المركز المالي (الميزانية) نلاحظ بأنها تظهر على النحو التالي:

وتظهر بالطرف الأيمن (المدين) الموجودات أو الأصول, وهي العناصر التي يملكها المشروع, وغالباً ما يتم ترتيبها بحسب السيولة من الأضعف للأقوى, علماً بأن السيولة هي امكانية تحويل العنصر إلى نقدية. • وتظهر بالطرف الأيسر (الدائن) الخصوم أو الالتزامات, وهي الديون المترتبة على الشركة للغير, وغالباً ما يتم ترتيبها بحسب الاستحقاق من الأبعد للأقرب. • ويمكن توضيح ذلك بالمثالين التاليين :

وتشكل هذه القائمة معادلة يطلق عليها معادلة المركز المالي أو معادلة الميزانية: الأصول = حقوق الملكية + الخصوم وتبقى هذه المعادلة متوازنة دوماً بعد كل عملية، وقد يكون للعمليات تأثير على أحد أطراف المعادلة أو على الطرفين معاً لذلك يمكن تقسيم العمليات إلى مجموعات:

آ- مجموعات تؤثر على الأصول فقط: في هذه الحالة يبقى مجموع الأصول ثابتاً لكن تتغير قيم عناصر الأصول فيزيد أحدها وينقص الآخر وبنفس القيمة. أمثلة: • شراء بضاعة نقداً بمبلغ 10000 ليرة سورية (زيادة البضاعة بمبلغ 10000 ونقص الصندوق بمبلغ 10000 • سحب مبلغ 5000 من البنك وإيداعه في الصندوق (زيادة الصندوق بمبلغ 5000 ونقص البنك بمبلغ 5000) • تحصيل مبلغ 20000 من أحد المدينون نقدا زيادة النقدية الصندوق 20000 ونقص المدينون 20000)

ب- عمليات تؤثر على قيم الأصول والالتزامات: في هذه الحالة يحدث تغير في طرفي المعادلة ولكي تبقى المعادلة متوازنة فإن تأثير العمليات يكون إما بزيادة الطرفين معاً أو انخفاض الطرفين معاً. * مثال على عمليات تؤدي إلى زيادة الطرفين معاً: شراء بضاعة بمبلغ 15000 ل.س على الحساب [زيادة الأصول (البضاعة) بمبلغ 15000 وبالمقابل زيادة الالتزامات (الدائنون) بمبلغ 15000].

* مثال على عمليات تؤدي إلى انخفاض الطرفين معاً: قام التاجر بسداد مبلغ 10000 بشيك إلى أحد الدائنون [نقص في الأصول (البنك) بمبلغ 10000 وبالمقابل نقص في الالتزامات (الدائنون) بمبلغ 10000].

جـ- عمليات تؤثر فقط على الالتزامات: في هذه الحالة يكون تأثير العمليات على عناصر الالتزامات لكن مجموعها يبقى ثابت وذلك للمحافظة على توازن معادلة الميزانية ويظهر التأثير بزيادة قيمة أحد الالتزامات وانخفاض قيمة التزام آخر. مثال: تم سحب كمبيالة على المورد خليل بقيمة 3000 ل.س في هذه الحالة زادت أوراق الدفع بمبلغ 3000 وانخفض رصيد الدائنون بمبلغ 3000.

د- عمليات تؤثر على حقوق الملكية: يوجد أربعة أنواع من العمليات التي تؤثر على حقوق الملكية. 1- قيام صاحب المشروع باستثمار أموال جديدة: عندما يقوم صاحب المشروع باستثمار أموال جديدة (نقداً أو عيناً) في المشروع فإن هذا يؤدي إلى زيادة الأصول من جهة وبالمقابل زيادة رأس المال الذي يعتبر عنصراً أساسياً في حقوق الملكية. ونلاحظ أن أطراف العلاقة في جهتين مختلفتين لذلك يزداد الطرفين بنفس القيمة لكي تبقى المعادلة متوازنة.

2 - مسحوبات صاحب المشروع: قد يقوم صاحب المشروع بسحب أصول نقدية أو عينية في المشروع لاستعماله الشخصي، وفي هذه الحالة فإن كلاً من الأصول وحقوق الملكية تنقص بالقيمة نفسها. وبما أن المسحوبات الشخصية تؤدي إلى تخفيض حقوق الملكية لذلك يمكن تسجيلها في حساب رأس المال لكن يفضل تسجيلها في حساب مستقل هو حساب المسحوبات الذي تسجل فيه كل المبالغ التي سحبها صاحب المشروع لاستعماله الخاص.

3- الإيرادات والأرباح: عندما تحقق المنشأة الحديثة إيرادات (حصل صاحب مكتب محاماة على 50000 أتعاب محاماة) أو تحقق المنشأة التجارية أرباح (باعت شركة الهلال بضاعة تكلفتها 30000 بمبلغ 50000) فإن هذه العمليات تؤدي إلى زيادة الأصول وبالمقابل إلى زيادة حقوق الملكية.

4 - المصروفات والخسائر: المصروفات هي المبالغ التي تحملتها المنشأة في سبيل الحصول على الإيرادات (دفع إيجار المحل، دفع رواتب العمال، مصروف الكهرباء) أما الخسائر فتقع لعدة أسباب منها بيع بضاعة بخسارة (سعر البيع أقل من التكلفة) وتؤدي هذه العمليات إلى إنقاص في قيمة الأصول وبالمقابل إلى انخفاض في حقوق الملكية. فعندما يقوم صاحب المشروع بدفع مصروف الكهرباء نقداً فإن ذلك يؤدي إلى انخفاض النقدية في الصندوق وبالمقابل انخفاض حقوق الملكية وبنفس المبلغ.

لكن قد تؤدي المصروفات في بعض الحالات إلى انخفاض في حقوق الملكية وزيادة في الالتزامات وهذا طبيعي لأن طرفي العلاقة في جهة واحدة، فإذا تأخر صاحب المشروع في تسديد رواتب وأجور العمال سجلت مع الالتزامات مما يؤدي إلى زيادتها وبالمقابل تنخفض حقوق الملكية. ولا بد لنا هنا من التمييز بين المصروفات الرأسمالية والمصروفات الإيرادية لكي لا نقع في أخطاء محاسبية.

مثال على معادلة الميزانية: • العملية الأولى: ابتدأ عبد السلام أعماله التجارية في 1/1/2000 بأن أودع في البنك مبلغ 1000000 ليرة سورية من أمواله الخاصة لاستثمارها في المشروع. تؤدي هذه العملية إلى زيادة الأصول (البنك) وزيادة حقوق الملكية (رأس المال) بالقيمة نفسها وعليه تظهر الميزانية كما يلي:

العملية الثانية: في 3/1/2000 سحب عبد السلام مبلغ 200000 من البنك وأودعها في الصندوق. تؤثر هذه العملية فقط على الأصول فيزيد أصل (الصندوق) وينقص أصل (البنك) وبنفس القيمة لتظهر الميزانية على النحو التالي:

العملية الثالثة: في 2/1 اشترى عبد السلام أثاث بمبلغ 100000 وسدد قيمته بشيك. أيضاً تؤدي هذه العملية إلى زيادة أصل (الأثاث) وانخفاض أصل (البنك) وبنفس القيمة لتصبح الميزانية:

العملية الرابعة: في 7/1 اشترى عبد السلام بضاعة على الحساب من المورد خالد بمبلغ 300000. تؤثر هذه العملية على الأصول (البضاعة) وعلى الالتزامات (الدائنون) وتؤدي إلى زيادة الطرفين بنفس القيمة:

العملية الخامسة: في 10/1 دفع عبد السلام إيجار المحل عن عام 2000 بمبلغ 40000 سددت نقداً. تؤدي هذه العملية إلى انخفاض في الأصول (الصندوق) وانخفاض في حقوق الملكية وبنفس القيمة.

نظم المعلومات المحاسبية