Velkomin á kynningu á FOCAL Skjalakerfi 4.0 og öðrum nýjungum

1. Velkomin á kynningu á FOCAL Skjalakerfi 4.0og öðrum nýjungum 25. október 2006

2. Dagskráin í dag, kynningar á: • FOCAL Bókasafnskerfi, Samningakerfi og PhotoServer • FOCAL Skjalakerfi útg. 4.0 • Tengimöguleikum við Lotus Workplace • Kofax Accent Capture skannahugbúnaði • Tengimöguleikum Notes dagbókar, tölvupósts og GSM síma með OpenHand

3. FOCAL Samningakerfi • Heildarferli samninga • Skjalsnið fyrir samninga • Skönnun beint í kerfið • Samningayfirlit • Sjálfvirk vöktun á gildistíma • Uppfyllir ISO kröfur um rýni og rekjanleika

4. Yfirlit yfir samninga

5. Skráning samnings

6. FOCAL Bókasafnskerfi(bækur,tímarit, diskar, tímarit) • Heildarlausn fyrir gögn • Heildaryfirlit á gögn • Útlánasaga, pantanir á gögnum, staðsetning • Öflug leit, yfir 25 sjónarhorn

7. Ýtarlegt skráningaform

8. Útlánaskráning

9. Yfirlit yfir gögn

10. FOCAL PhotoServer • Einföld skráning í gegnum vefviðmót • Hægt að taka myndir út á margvíslegu formati • Nánast allt hægt að stilla í kerfinu

11. Hvers vegna PhotoServer? • Mikil aukning stafræns efnis • Gögn vistuð á mörgum drifum/stöðum • Lýsigögn ekki skráð • Möguleiki til miðlægrar leitar eða endurheimtar ekki til staðar • Tímafrekt að umbreyta myndefni í rétta stærð og gerð • Efni tekur mikið geymslupláss • Stór hluti efnis nýtist ekki í starfseminni

12. Landsvirkjun-Hvers vegna?Gunnhildur ManfreðsdóttirDeildarstjóri upplýsingamiðstöðvar LV: „Samkvæmt lögum um Þjóðskjalasafn Íslands teljast ljósmyndir til skjala og fylgja því reglum um skipulagða stýringu og lífsferli skjala frá myndun til varanlegrar vistunar eða eyðingar. Með notkun á einu miðlægu kerfi til skráningar, flokkunar og vistunar á rafrænu myndefni sparast gífurlegur tími og fjármunir við leit að gögnum ásamt því að aðgengi er tryggt að skjölum svo sem ljósmyndum og teikningum þegar á þarf að halda. FOCAL PhotoServer hentar mjög vel við skjalastjórn stafræns myndefnis hjá Landsvirkjun.”

13. Kerfið getur haldið utan um einstakar myndir og heilar myndaraðir Sérsníða má útlit og viðmót hugbúnaðarins eftir þörfum hverju sinni. Einfalt vefviðmót fyrir starfsmenn með hjálpartexta Nákvæm skráning og flokkun Val um innbyggt samþykktarferli (biðskrá). “Thumbnail” eða smámyndir með skráningarupplýsingum Einföld og ítarleg leit sem leitar íöllum skráningarupplýsingum Setja má upp tímabundin eða föstmyndaalbúm eftir fyrirframskilgreindri leit Hægt er að prenta hverja myndmeð upplýsingum úrskráningarskjali Hægt að tengja við heimasíðukerfi Megin virkni

14. Krækjur • http://www.focal.is/photo • https://postur.sigling.is/focal/photo/photosrv.nsf/Main?OpenForm • http://217.28.176.153/Customers/Vegagerdin/PhotoServer/photosrv.nsf • http://www.loftmyndir.is/heimili/LoftmKortDEMO.asp?xHnit=369820&yHnit=406129&staerd=1&x=

15. Hvað hefur ráðið þróun Skjalakerfisins? • Hugmyndir og tilkynningar frá notendum • Vöruþróunarstefna FOCAL • Ný tækni í Notes

16. Umfang breytinga • Heildarskráningar eru 259 • Þar af 97 nýjungar • 162 breytingar og lagfæringar • Þar að auki: • Nýtt útlit • Einföldun á viðmóti • Vefhæfni á margar aðgerðir

17. FOCAL Skjalakerfi • Þrjár lausnir í einu kerfi: • Samskiptastjórnun (CRM) • Verkefnastjórnun • Skjalastjórnun

18. Helstu nýjungar • Aukin samþætting við tölvupóst • Aukinn sveigjanleiki og einfaldleiki • Aukin samþætting við MS Office • Grafísk úrvinnsla • Vefhæfni á ýmsar aðgerðir

19. Samþætting við tölvupóst • Inboxið orðið hluti af skjalakerfinu • Fjölþættir vistunarmöguleikar með tengingum og aðgerðum úr inboxi • Kerfið veit ef póstur er til fyrir • Hak í tölvupósti – vista í skjalakerfi • Hægt að búa til skjöl og verkefni beint úr inboxinu

20. Aukinn sveigjanleiki og einfaldleiki • Nýtt útlit • Nýir uppsetningamöguleikar • Breyting á sjónarhornum • Endurröðun þeirra • Fækkun þeirra • Raðanleg sjónarhorn • Mín sjónarhorn eða hópasjónarhorn • Mitt upphafssjónarhorn • Færri aðgerðahnappar • Færri flipar í skjölum • Stoðskjöl raðanleg • Preview • Hjálp í kerfinu

21. FOCAL Samskiptastjórnun • Tengiliðaskrá • Samskiptaskjöl • Markhópar • Fjöldapóstur • Fundarstjórn

22. Samskiptastjórn-breytingar • Forward á tölvupóst • Yfirlit samskipta aðgengileg frá fyrirtæki og tengilið • Preview á skjöl • Samþætting við Office

23. FOCAL Skjalastjórn • Skjalaflokkun • Yfirlit yfir flokkuð og óflokkuð skjöl • Varðveisla • Geymsluáætlun • Grisjun og pökkun

24. FOCAL Verkefnastjórnun • Verkefni • Verkbeiðnir • Verkþættir • Sjálfvirkir vinnuferlar • Verkefnastýring

25. Verkefnastjórn-breytingar • Hægt að setja upp sjálfvirka vinnuferla • Hægt að láta vinnuferil sækja skjalsnið t.d. gátlista • Dagsetning skráningamanns dettur inn í verkefnum, þáttum og beiðnum • Grafísk tölfræðiúrvinnsla