Mokėjimo prašymų 2007 – 2013 m. laikotarpiu rengimas ir teikimas

1. Mokėjimo prašymų 2007 – 2013 m. laikotarpiu rengimas ir teikimas Vainorė Ambrazevičienė Mokėjimo prašymų vertinimo skyriaus finansų vadovė

2. Turinys • Bendroji dalis • Tinkamos išlaidos • Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai • Praktiniai pavyzdžiai • Mokėjimo prašymų teikimas

3. Apibrėžimas • Mokėjimo prašymas- projekto vykdytojo užpildytas ir Agentūrai pateiktas Finansų ministerijos patvirtintos formos prašymas apmokėti ir (ar) kompensuoti projekto išlaidas. • Elektroninis mokėjimo prašymas – tai individualiai kiekvienam projekto vykdytojui sugeneruota dokumento forma, kurioje dalis būtinų laukų užpildyti automatiškai (projekto identifikaciniai duomenys, veiklos ir jų įgyvendinimo grafikas ir kt.)

4. Reikalavimus mokėjimo prašymui nustatantys dokumentai (1) • Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės (2007-12-19, Nr.1443) (http://www.esparama.lt/2007-2013/lt/taklasifikatorius?taid=090bdd53800a2a8d) • Vykdomų pagal Lietuvos 2007-2013 metų Europos Sąjungos struktūrinės paramos panaudojimo strategiją ir ją įgyvendinančias veiksmų programas projektų išlaidų ir finansavimo reikalavimų atitikties taisyklės (2007-10-31, Nr.1179)(http://www.esparama.lt/2007-2013/lt/taklasifikatorius?taid=090bdd53800e0939); • Rekomendacijos dėl projektų išlaidų atitikties finansavimo reikalavimams (http://www.esparama.lt/es_parama_pletra/failai/fm/failai/Metodikos/REKOMENDACIJOS_ERPF_ir_SF.doc)

5. Reikalavimus mokėjimo prašymui nustatantys dokumentai (2) • Projekto finansavimo sąlygų aprašas pagal priemonę “Asistentas 1” (http://www.ukmin.lt/lt/veikla/veiklos_sritys/es_strukturiniai_fondai/2007-2013/PFSA/VP2-2.2-UM-01-K-20110708.pdf) • Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija (http://www.esparama.lt/es_parama_pletra/failai/fm/failai/El_mokejimo_prasymas/201107_MP_pildymo_instrukcija_aktuali_redakcija_201106_men.doc) • Dalinai užpildyto mokėjimo prašymo pildymo pavyzdys (http://www.esparama.lt/es_parama_pletra/failai/fm/failai/El_mokejimo_prasymas/MP_pildymo_pavyzdys(v2).pdf) • Kt. teisės aktai ir LVPA parengti metodiniai nurodymai (www.lvpa.lt)

6. Bendrieji išlaidų atitikties reikalavimai • Išlaidos yra būtinos projektui vykdyti ir numatytos projekto finansavimo ir administravimo sutartyje • Išlaidos yra patirtostiesiogiai projektų vykdytojų • Išlaidos buvo skirtos apmokėti už pateiktas prekes, suteiktas paslaugas, atliktus darbus • Išlaidos yra tinkamai dokumentuotos • Jeigu pagal projekto vykdytojo pateiktą pirkimų planą LVPA nustato, kad dalis pirkimų turės būti suderinti su LVPA, atitinkamos išlaidos deklaruojamos tik suderinus pirkimus

7. “Asistentas – 1” projektų tinkamos išlaidos turi atitikti: • priemonės aprašą • paraišką • projekto finansavimo ir administravimo sutartį ir jos priedus • pirkimus

8. Tinkamos išlaidos (1) Išlaidų kategorija “Nekilnojamasis turtas”: • Kita (2.2 biudžeto eil.) - renginiams ir verslo misijoms reikalingų patalpų nuoma; Išlaidų kategorija “Įranga, įrenginiai ir kitas turtas”: • Baldai (4.1 biudžeto eil.) - renginiams, tarptautinėms parodoms, verslo misijoms reikalingų baldų nuoma; • Kompiuterinė įranga (4.3 biudžeto eil.) – kompiuterinės įrangos, būtinos projekto veikloms įgyvendinti, įsigijimas; • Programinė įranga (4.4 biudžeto eil.) – rinkoje esančios standartinės programinės įrangos įsigijimas, įskaitant jos programavimą ir (ar) jos konfigūravimą pagal projekto vykdytojo poreikius; • Kita (4.6 biudžeto eil.) –įrangos, prietaisų, įrenginių, duomenų bazės ir pan. nuoma;

9. Tinkamos išlaidos (2) Išlaidų kategorija “Paslaugos”: • Studijos (5.3 biudžeto eil.) – galimybių studijų, būtinų projekto veikloms įgyvendinti, pirkimas; • Kita (5.4 biudžeto eil.) – kitų su projekto veikla susijusių paslaugų pirkimas, įskaitant specializuotų paslaugų pirkimą (lankstinukų ir kt. dalomosios medžiagos rengimas, vertimas, maketavimas, spausdinimas, vizualinės medžiagos (pavyzdžiui plakatai, tentai) rengimas ir gamyba), stendo vietos nuoma, stendo gamyba, narystės su veikla susijusiose tarptautinėse organizacijose ir dalyvavimu tarptautiniuose renginiuose, parodose, kontaktų mugėse susijusius mokesčius ir įmokas, ekspozicijos transportavimo paslaugų pirkimą, renginių organizavimo paslaugas, ekspertų samdymo išlaidas, jų kelionės ir apgyvendinimą, taip pat leidybos, tekstų parengimo, vertimo išlaidas.

10. Tinkamos išlaidos (3) Išlaidų kategorija “Projekto administravimas ir vykdymas” • Darbo užmokestis projektą administruojantiems asmenims ir komandiruočių išlaidos (6.1 biudžeto eil.); • Kita (6.3 biudžeto eil.) - biuro, komunalinės ir kt. išlaidos – pridėtinės išlaidos susijusios su projekto veiklomis,jeigu jos yra būtinos projekto tikslams siekti ir atitinka vidutines rinkos kainas, apskaičiuotos naudojant tinkamai pagrįstą metodą ir paskirstytos veiklai prorata principu; • Viešinimas (6.4 biudžeto eil.) – visos galimos viešinimo išlaidos; • Darbo užmokestis projektą vykdantiems asmenims ir komandiruočių išlaidos (6.7 biudžeto eil.).

11. Finansavimo ypatumai (1) Programinės įrangos finansavimo ypatumai: • Šios išlaidos gali sudaryti ne daugiau kaip 5 procentus projekto tinkamų finansuoti išlaidų; Paslaugųfinansavimoypatumai: • Stendo vietos nuoma tinkama finansuoti iki 50 kvadratiniųmetrų; Projekto administravimo ir vykdymo finansavimoypatumai: • Kitos projekto administravimo ir vykdymo išlaidos (6.3 biudžetoeilutė) gali sudaryti ne daugiau kaip 15 procentųprojektotinkamųfinansuotiišlaidų.

12. Finansavimo ypatumai (2) • Vadovaujantis projekto FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIES 4.6.2 punktu jeigu įgyvendinant Projektą bendra patirtų išlaidų, dėl kurių dar nepateiktas mokėjimo prašymas, suma yra mažesnė nei 70 000 Lt”, Projekto vykdytojas neteikia mokėjimo prašymo, o šias išlaidas deklaruoja su kitu tarpiniu mokėjimo prašymu, kai suma tampa lygi arba viršija 70 000 Lt. Šio punkto nuostatos netaikomos, teikiant galutinį mokėjimo prašymą ir negali prieštarauti finansavimo ir administravimo sutarties 5.1 punkto reikalavimui, gavus avansą deklaruoti patirtas išlaidas ne vėliau kaip po 90 dienų nuo avanso gavimo.

13. Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (1) Kartu su mokėjimo prašymu pateikiami dokumentai (patvirtintos kopijos): • (PVM) sąskaitos-faktūros; • sutartys su prekių tiekėju, paslaugų teikėju, jei nebuvo pateikta LVPA anksčiau; • pažymos bei įvykdytų darbų, paslaugų, prekių priėmimo-perdavimo aktai; • išmokėjimą pagrindžiantys dokumentai: banko sąskaitos išrašai, mokėjimo nurodymai, kasos išlaidų orderiai ar kt.; • kiti dokumentai (įsigyto turto draudimo dokumentai, įvedimo į eksploataciją aktai t.t.); • Lankstinukų ir kt. dalomosios medžiagos išplatinimo/nurašymo aktai.

14. Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (2) Kartu su mokėjimo prašymu pateikiami dokumentai (patvirtintos kopijos), kai deklaruojamos darbo užmokesčio išlaidos: • darbo sutarčių kopijos ar išrašai iš darbo sutarties; • įsakymai ar potvarkiai dėl darbuotojų priskyrimo dirbti projekte; • pažymos dėl projektui tenkančios darbo užmokesčio dalies apskaičiavimo; • atostoginių apskaičiavimo pažymos, jei taikoma; • darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščiai (tabeliai), kuriuose pažymėtos projekte dirbtos dienos. Jeigu šios dienos nėra pažymėtos, teikiami projekto darbuotojų laikaraščiai; • darbo užmokesčio išmokėjimą pagrindžiantys dokumentai: banko sąskaitos išrašai, kasos išlaidų orderiai ar kt.

15. Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (3) Kiti reikalavimai, kai deklaruojamos darbo užmokesčio išlaidos: • pateikti darbo sutarčių kopijas ar išrašus iš darbo sutarties (esant pasikeitimams); • deklaruojami darbo užmokesčio įkainiai neturi viršyti įkainių, numatytų ir patvirtintų vertinant paraišką (jeigu faktinis įkainis mažesnis, taikomas faktinis įkainis); • darbuotojų, dirbančių projekte, pasikeitimai turi būti suderinti su projektų vadovu; • kiti darbo užmokesčio išlaidas pagrindžiantys dokumentai.

17. Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (4) Kartu su mokėjimo prašymu pateikiami dokumentai (patvirtintos kopijos), kai deklaruojamos komandiruočių išlaidos: • projekto vykdytojo (partnerio) vadovo įsakymą ar potvarkį dėl darbuotojų komandiruočių, kuriame turėtų būti nurodytas komandiruojamas asmuo, komandiruotės tikslas, trukmė, vieta, numatomos apmokėti išlaidos ir jų apmokėjimo šaltinis; • avanso apyskaitas; • vykstančiųjų į užsienį kelionių draudimo dokumentus, vizas; • sąskaitas- faktūras ar lygiavertės įrodomosios vertės dokumentus pagrindžiančius kelionės ir nakvynės išlaidas; • keliaujant automobiliu (automobilio nuomos (panaudos) sutartį, vadovo įsakymą ar potvarkį dėl kuro sunaudojimo normų patvirtinimo, automobilio kelionės lapus ar kitą lygiavertės įrodomosios vertės dokumentą)

18. Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (5) Kiti reikalavimai, kai deklaruojamos komandiruočių išlaidos: • konkrečios komandiruotės išlaidas deklaruoti kartu (dienpinigiai, kelionės ir nakvynės išlaidos), parodos išlaidas (jei komandiruotė - dalyvauti parodoje); • ES valstybėse sumokėto PVM neįtraukti į deklaruojamas išlaidas (jei yra galimybė PVM susigrąžinti); • pateikti komandiruotės ataskaitas ir dalyvavimą parodoje pagrindžiančius dokumentus (jei komandiruotės tikslas - dalyvauti parodoje); • pateikti tinkamai už paslaugas užsienyje (pvz. nakvynę ar transporto išlaidas) išrašytų ir įskaitomų sąskaitų (kvitų) patvirtintas kopijas; • Pateikti apmokėjimo dokumentus (atsiskaitymą su atskaitingu asmeniu).

19. Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (6) Kai deklaruojamos kitos projekto administravimo ir vykdymo išlaidos (biuro, komunalinės, kanceliarinės ir pan. paslaugos): • (PVM) sąskaitos-faktūros; • sutartis su rangovu, prekių tiekėju, paslaugų teikėju, jei nebuvo pateikta LVPA anksčiau; • priėmimo-perdavimo aktai; • išmokėjimą pagrindžiantys dokumentai: banko sąskaitos išrašai, mokėjimo nurodymai, kasos išlaidų orderiai ar kt.; • taikomas pro rata principas (turi būti iš anksto apibrėžtas ir deklaruojamas skaičiavimo metodas, remiantis kuriuo apskaičiuojama konkrečiai veiklai tenkanti pridėtinių išlaidų dalis; ši dalis privalo būti aiškiai nurodyta ir patvirtinta įmonės (institucijos, įstaigos) vadovo įsakymu).

20. PRO RATA PRINCIPAS: • Projekte naudojamų patalpų nusidėvėjimo sąnaudų ar nuomos išlaidų dalies skaičiavimas- nuo patalpų ploto (projekto įgyvendinimo veikloms naudojamo ploto dalis nuo bendro patalpų ploto); • Telefoninių pokalbių išlaidų skaičiavimas nuo dirbto laiko (telefoninių pokalbių išlaidos taip pat gali būti išreikštos faktiniu dydžiu, nurodant telefono numerį(-ius)); • Biuro prekių ir paslaugų išlaidos gali būti paskirstytos pagal darbuotojų skaičių (projektą administruojančių darbuotojų ir vykdančio personalo skaičius nuo viso organizacijos (įmonės, įstaigos) darbuotojų skaičiaus), arba išreikštos faktiniais dydžiais.

21. Mokėjimo prašymo dalys Mokėjimo prašymas yra Excel formato dokumentas, kurį sudaro: 1. Bendroji dalis; 2. Projekto įgyvendinimas (MPD1. Veiklos); 3. Stebėsenos rodikliai (MPD1. Rodikliai); 4. Pateiktų ir (arba) patvirtintų bei planuojamų teikti mokėjimo prašymų duomenų dalis (MPD1. MP grafikas); 5. Sąskaitų apmokėjimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas (MPD2. SĄ); 6. Išlaidų kompensavimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas (MPD3. IK).

22. Išlaidų apmokėjimo būdai • Avansas –kartu su avanso mokėjimo prašymu reikia pateikti finansų įstaigos ar draudimo įmonės garantiją arba laidavimą dėl avanso sumos (http://www.lvpa.lt/Puslapiai/Video.aspx?vid=27). • Sąskaitų apmokėjimo būdas – deklaruojamos patirtos, bet dar neapmokėtos išlaidos. Projekto vykdytojas privalo per 5 d.d. išmokėti gautas lėšas ir nuosavą indėlį paslaugų teikėjui arba prekių tiekėjui ir pateikti įgyvendinančiajai institucijai pranešimą apie apmokėjimą kartu su visų išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų patvirtintomis kopijomis. • Išlaidų kompensavimo būdas – deklaruojamos patirtos ir apmokėtos išlaidos.

24. 5.Sąskaitų apmokėjimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas 5.Sąskaitų apmokėjimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas

25. 6.Kompensavimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas

26. Mokėjimo prašymo pateikimas (1) Pateikiama per DMS, vadovaujantis Bendrai finansuojamų iš Europos Sąjungos fondų lėšų projektų duomenų elektroninių mainų taisyklėmis (2009-02-17, Nr.1K-038): • Projekto vykdytojas gauna DMS naudotojo identifikavimo priemonių lapą iš LVPA; • Naudodamas nurodytą prisijungimo adresą ir slaptažodį, prisijungia prie svetainės; • Įkelia užpildytą elektroninę mokėjimo prašymo versiją; • Įkeltas mokėjimo prašymas automatiškai patikrinamas; • DMS nepateikus klaidų sąrašo ar ištaisius klaidas, mokėjimo prašymas spausdinamas ir per DMS teikiamas LVPA.

27. Mokėjimo prašymo pateikimas (2) • Jei dėl objektyvių priežasčių naudojimasis DMS neįmanomas elektroninė mokėjimo prašymo versija gali būti pateikiama elektroninėje laikmenoje kartu su popieriniu mokėjimo prašymu. • Mokėjimo prašymas laikomas pateiktu, kai yra atvežtas į LVPA arba atsiųstas paštu, adresu Savanorių pr. 28, LT-03116 Vilnius (pateikimu nelaikoma elektroninės versijos įkėlimas į DMS, pateikimas faksu ar elektroniniu paštu).

28. Kiti reikalavimai (1) • Elektroninėje ir popierinėje MP versijose duomenys turi sutapti (esant nesutapimui laikoma, kad teisingi yra popierinėje MP versijoje pateikti duomenys). • Popierinę mokėjimo prašymo versiją pasirašo projekto vykdytojo institucijos arba organizacijos vadovas arba jo įgaliotas asmuo ir vyr. finansininkas (finansininkas) ar kitas asmuo, atsakingas už institucijos apskaitą (Jei projekto vykdytojo institucijos ar organizacijos apskaitą tvarko apskaitos paslaugas teikianti įmonė, mokėjimo prašymą gali pasirašyti šios įmonės darbuotojas, atsakingas už apskaitą).

29. Kiti reikalavimai (2) • Išlaidų pagrindimo ir apmokėjimo įrodymo dokumentų kopijos tvirtinamos užrašu „kopija tikra“, vadovo ar jo įgalioto asmens parašo originalu, nurodant vardą, pavardę, pareigas bei datą. • Su pirmuoju mokėjimo prašymu projekto vykdytojas turi pateikti dokumentus (sąskaitų plano kopiją, ir (arba) kitus dokumentus), įrodančius, kad Projekto apskaita yra vedama bendroje Projekto vykdytojo apskaitoje atskirai nuo bendrosios apskaitos. • Su galutinio mokėjimo prašymu privaloma pateikti informaciją apie projekto sąskaitoje sukauptas palūkanas. • Projekto vykdytojas turi apdrausti ilgalaikį materialųjį turtą maksimaliu turto atkuriamosios vertės draudimu nuo visų galimų rizikos atvejų (nuo to momento, kai atsiranda draustinas turtas).

31. Ačiū už dėmesį!