1 / 24

Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen Komunikasi Proyek. Tujuan. • Memahami proses-proses yang dilakukan dalam Manajemen Komunikasi • Mengerti manfaat melakukan Manajemen Komunikasi dalam MPTI

gordy
Download Presentation

Manajemen Komunikasi Proyek

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. ManajemenKomunikasiProyek

  2. Tujuan • Memahami proses-proses yang dilakukan dalam Manajemen Komunikasi • Mengerti manfaat melakukan Manajemen Komunikasi dalam MPTI • Memahami dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam Manajemen Komunikasi Proyek & bagaimana cara membuat dokumen tersebut

  3. PentingnyaKomunikasi yang Baik • Ancamanterbesaruntukbanyakproyekmerupakankegagalanuntukberkomunikasi. • Budayakitatidakmenempatkanprofesional TI sebagaikomunikator yang baik. • Penelitianmenunjukkanbahwaprofesional TI harusdapatberkomunikasisecaraefektifuntukberhasildiposisimereka. • Keterampilanlisan yang kuatadalahkuncidalamkemajuankarirbagiprofesional TI.

  4. Definisi • Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula • Orang-orang teknologi informasi terkenal dengan memiliki kemampuan komunikasi yang rendah

  5. Tahapan Manajemen Komunikasi • Perencanaankomunikasi: Menentukaninformasidankomunikasikebutuhanparapemangkukepentingan. • DistribusiInformasi: Membuatinformasi yang diperlukantersediauntukparapemangkukepentinganproyektepatpadawaktunya. • PelaporanKinerja: Pengumpulandanpenyebaraninformasikinerja, termasuklaporan, prosespengukuran, danperencanaan. • Mengelola stakeholders : Mengelolakomunikasiuntukmemenuhikebutuhandanharapandaristakeholderproyekdanuntukmenyelesaikanmasalah.

  6. PerencanaanKomunikasi • Merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi • Membuatanalisisstakeholderuntukkomunikasiproyekjugamembantudalamperencanaankomunikasi

  7. IsiRencanaManajemenKomunikasi • Kebutuhankomunikasistakeholder. • Informasi yang akandikomunikasikan, termasuk format, konten, dantingkatrincian. • Orang-orang yang akanmenerimainformasidan yang akanmenghasilkanitu. • Metodeatauteknologi yang disarankanuntukmenyampaikaninformasi.

  8. IsiRencanaManajemenKomunikasi (lanjutan) • Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi, misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst • Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb • Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek • Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah • Daftar istilah/terminologi

  9. Contoh

  10. DistribusiInformasi • Mendapatkaninformasi yang tepatuntukorang yang tepatpadawaktu yang tepatdandalam format bergunaitusamapentingnyadenganmengembangkaninformasi. • Pertimbanganpentingtermasuk: • Menggunakanteknologiuntukmeningkatkandistribusiinformasi . • Metode formal dan informal untukmendistribusikaninformasi.

  11. Isu Penting dalam Distribusi Informasi • Penggunaan teknologi • Cara formal atau informal • Penanganan informasi yang sangat penting agar dapatdidistribusikan dengan efektif dan tepat waktu • Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi • Pemahaman akan teknik komunikasiindividual atauberkelompok • Teknik menyampaikan berita “buruk” • Pengaturan jumlah jalur komunikasi

  12. PelaporanKinerja • Pelaporankinerjamembuatstakeholder mendapatkaninformasitentangbagaimanasumberdayadigunakanuntukmencapaitujuanproyek. • Laporan status menjelaskandimanaproyekberdiridititiktertentudalamwaktu. • Laporankemajuanmenjelaskanapa yang telahmelakukantimproyekselamakurunwaktutertentu. • Prakiraanmemperkirakan status dankemajuanproyekmasadepanberdasarkaninformasiterakhirdantren.

  13. MengelolaStakeholder • ManajerProyekharusmemahamidanbekerjadenganberbagaipihak yang berkepentingan. • Perlumerancangsuatucarauntukmengidentifikasidanmenyelesaikanmasalah. Duaalatpentingtermasuk: • Matriksmanajemenharapan • Catatanisu

  14. MatriksManajemenHarapan

  15. CatatanIsu

  16. Saran PeningkatanKomunikasi • Kelolakonfliksecaraefektif. • Kembangkanketerampilankomunikasi yang lebihbaik. • Jalankanrapat yang efektif. • Gunakane-mailsecaraefektif. • Gunakantemplateuntukkomunikasiproyek.

  17. PenangananKonflik • Konfrontasi: langsungmenghadapikonflikdenganmenggunakanpendekatanpemecahanmasalah. • Kompromi: Gunakanpendekatanmemberikan-dan-mengambil. • Memperlancar: menekankanbidang-perbedaandanmenekankanbidang-kesepakatan. • Memaksa: pendekatanmenang-kalah. • Penarikan: menarikdariketidaksetujuanaktualataupotensial.

  18. MenjalankanRapatEfektif • Menentukanapakahrapatdapatdihindari. • Tetapkantujuandanhasil yang diharapkandarirapat . • Menentukansiapa yang akanmenghadirirapat . • Memberikan agenda untukpesertasebelumrapat. • Mempersiapkanmateridanbantuan visual, danmembuatpersiapanlogistiksebelumnya. • Jalankanrapatsecaraprofesional. • Membangunhubungan.

  19. MengembangkanInfrastrukturKomunikasi • Sebuahinfrastrukturkomunikasiadalahsatu set alat, teknik, danprinsip-prinsip yang menyediakansebuahdasar yang efektifuntuk transfer informasi. • Peralatantermasuke-mail, perangkatlunakmanajemenproyek, groupware, mesin fax, telepon, teleconferencing system, sistemmanajemendokumen, danpengolahkata. • Tekniktermasukpelaporanpanduandan template, peraturandanprosedurpertemuandasar, prosespengambilankeputusan, pendekatanpemecahanmasalah, danresolusikonflikdantekniknegosiasi. • Prinsip-prinsiptermasukmenggunakandanmembuka dialog yang telahdisepakatietikakerja.

  20. Saran dalamManajemen Komunikasi Proyek IT • Gunakan keterampilan berkomunikasi (khususnya dalam menangani konflik) • Selalu berusaha untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi • Lakukan rapat dengan efektif • Gunakan e-mail secara efektif • Gunakan template dalam komunikasi proyek • Bangun infrastruktur komunikasi

  21. Rangkuman • Tujuandarimanajemenkomunikasiproyekadalahuntukmemastikangenerasi, koleksi, sosialisasi, penyimpanan, dandisposisiinformasiproyek yang tepatwaktudansesuai. • Prosesutamatermasuk: • Perencanaankomunikasi • Distribusiinformasi • Pelaporankinerja • Pengelolaanstakeholder

  22. Tips Cara Menghadapi Konflik • Confrontation or problem-solving: hadapilangsung • Compromise: dengan pendekatan memberi dan menerima • Smoothing: menekankan kesepakatan dan mengabaikanperbedaan • Forcing: pendekatan win-lose • Withdrawal: menghindari potensi pertentangan

  23. Conflict Can Be Good • Pertentangan dapat menghasilkan sesuatu yang penting,misalnya ide bagus, alternatif yang lebih baik, dan motivasi untuk bekerja lebih baik dan kolaboratif

  24. TERIMA KASIH

More Related