Lederforum Torsdag den 23. oktober 2008

1. Lederforum • Torsdag den 23. oktober 2008 Dagsorden: • Ledelsestilsyn • Generel orientering • Ledernes arbejdsvilkår • Trivselsundersøgelse • Sygefravær I 3. kvartal • MUS og LUS-samtaler • Elektroniske lønsedler

2. v/Anders Gerner, Kommunernes Revision Ledelsestilsyn

3. PAUSE i 10 min.

4. v/Benny Balsgaard Generel orientering

5. v/Benny Balsgaard Tilbagemelding på ledernes arbejdsvilkår

6. Tilbagemelding fra Lederforum 24. april 2008vedr.ledernes eget arbejdsmiljø

7. Tilbagemeldingerne fra gruppearbejdetpå Lederforum 24. aprilgrupperet i 3 temaer: • 1. Tid og prioritering • 2. Ledelse • 3. Andre tilkendegivelser/efterlysninger

8. 1. Tid og prioritering • Bedre økonomisk langsigtet planlægning • 2-årige aftaler, hurtigere stillingtagen til evt. lukning af institutioner • Tid til kerneydelsen • Bedre administrativ planlægning • Koordinering og begrænsning af krav og skemaer • Reducer spørgeskemaerne og begræns krav om skriftlige tilbagemeldinger • Forenkling af ”dialogen” – aftalesystemet • Færre forstyrrelser i form af skemaer, indberetninger, stormøder • Udsend materialer, som SKAL besvares, i god tid • Lad administrationen ordne papirarbejdet

9. 2. Ledelse • Troværdighed: gensidig respekt for indgåede aftaler • Synlighed og struktur i forhold til mål og krav i koncernudviklingen • Sammenhæng mellem vision og virkelighed • Tid til dialog med direktion og ledelse • Tid til ledelse • Tid til strategitænkning, større indsigt i organisationens udvikling • Afsætte midler til lederudvikling • Prioritere lederudviklingssamtaler/MUS-samtaler for lederne • Konstant fokus på lederudvikling • Etablering af mentorordning eller netværksgrupper – evt. på tværs af fagområder • Uddannelse af souschefer – mellemeldere? • Afklare sin egen lederrolle og forholde sig til den • Blive bedre til selv at prioritere og uddelegere • Hvad kan jeg bruge min fagchef til?

10. 3. Andre tilkendegivelser/efterlysninger • Kollegial anerkendelse og blive bedre til at lære af hinanden • At skabe gode rammer for medarb. og turde inddrage dem og deres kreative forslag • Inddragelse i udvikling af evalueringsværktøjer (indhold/form/hyppighed) • Seniorpolitik • Samlet administration • IT der virker • Bedre mail-kultur • Bruge lederforum bedre • Fund-raising (forankret i EPO)

11. TRIVSELSUNDERSØGELSESeptember 2008

12. SVARPROCENT 70 (65)10 aft.omr. får ikke rapport pga lav svarprocent4 aft.omr. får ikke rapport pga under 5 ansatte52 frugtkurve (55)

13. SVARPROCENTER I • Veje og forsyning 85% (73%) • Stabene 83% (82%) • Sundhed og handicap 73% (79%) • Social- og arbejdsmarked 72% (63%) • Plan- og kultur 72% (68%)

14. SVARPROCENTER II • Undervisning 71% (57%) • Rådgivning børn 67% (58%) • Dagtilbud børn 50% (60%) • Pleje og omsorg 50% (62%)

15. Hvad er undersøgelsen • Måling på medarbejdernes opfattelse af trivsel • Værktøj til dialog om Hvad er trivsel Hvad er et sjovt og meningsfuldt arbejde Hvordan udvikles trivslen på arbejdspladsen

16. Hvad skal undersøgelsen bruges til • Dialog mellem leder og medarbejdere om: - Hvordan udvikles i fællesskab en god arbejdsplads - Prioritering af indsatsområdet Husk: Prøv ikke at ændre på noget, der ikke kan laves om og lad være med at acceptere forhold, som burde forbedres • Dialog/erfaringsudveksling mellem lederne internt - Det formelle (ledermøder) og uformelle niveau

17. Faaborg-Midtfyn kommunesom helhed69,88% (64,64)

18. Samarbejdet med kolleger • Gennemsnit: 0,60 (0,63) • Kommentarer: Selvom gennemsnittet er mindre end 0,7 er der elementer i blokken der bør give anledning til drøftelse.

19. Oplevelse af fælles kultur og værdier • Gennemsnit: 0,70 (0,83) • Kommentarer: Forventningerne til at kende til fælles kultur og værdier overstiger det oplevede.

20. Ledelsen • Gennemsnit: 0,63 (0,81) • Kommentarer: Selvom gennemsnittet er mindre end 0,7 er der elementer i blokken der bør give anledning til drøftelse

21. Fysiske forhold • Gennemsnit: 0,49 (0,50) • Kommentarer: Selvom gennemsnittet er mindre end 0,7 er der elementer i blokken der bør give anledning til drøftelse.

22. Arbejdet generelt • Gennemsnit: (0,45) (0,53) • Kommentarer: Selvom gennemsnittet er mindre end 0,7 er der elementer i blokken der bør give anledning til drøftelse.

23. Samlet vurdering • Generelt er trivslen rigtig god • Dog er der en række områder, der bør give anledning til drøftelse

24. Fælles udfordringer • Give hinanden feed-back • Feed-back fra ledelsen • Konflikthåndtering • Ledelsens evne til at skære igennem • Tydeliggøre meningen med forandringer • Fællesskabsfølelse • Informationsniveuaet

25. Det videre forløb • Planlægge og afholde personalemøder - inddrage medarb.repr./involver næstfmd. - dialog - sparre med kolleger fagchef HR - tilbagemelding til HR senest 31.-01.-09

26. Husk værdierne • Vi tager lederskabet på os! • Dialog er en forudsætning for at vi lykkes! • Det skal være sjovt og meningsfuldt at gå på arbejde! • Vi forenkler det komplicerede!

27. NÆSTE TRIVSELSUNDERSØGELSE Efterår 2009

28. Koncernindsats sundhed og sygefravær Status: Sygefravær 1. kvartal 2007 7,7 % Sygefravær 1. kvartal 2008 7,1 % Sygefravær 2. kvartal 2007 5,8 % Sygefravær 2. kvartal 2008 5,9 % Sygefravær 3. kvartal 2007 5,8 % Sygefravær 3. kvartal 2008 6,5 %

29. Koncernindsats sundhed og sygefravær Status: Sygefravær hele 2007 6,9 % Mål 2008 6,6 % Sygefravær 1. – 3. kvartal 2007 6,43 % Sygefravær 1. – 3. kvartal 2008 6,50 %

30. Koncernindsats sundhed og sygefravær Tilbagemeldinger fra de 4 årlige MED-møder vedr. sygefravær skal ske via intranettet HR-staben efterlyser referater

31. Personalegoder Næste nr. af ”Indblik” har temaet personalegoder udkommer i uge 44. Markedsføring: Plakater og go-card sendes til alle aftaleholdere ultimo uge 44. Hvis der ønskes flere plakater, henvendelse til Pia Schmidt psl@faaborgmidtfyn.dk Folder med fleksible lønpakker samt password til elektronisk bestillingssystem udsendes til alle medarbejdere i uge 46 Personalemesse 26. november 2008 kl. 13.00 -20.00 Sted: Midtfyns Fritidscenter, Søvej 34, Ringe

32. Valg af personalegoder Valg af personalegoder sker én gang årligt i november måned. For 2009 sker valget i perioden fra den 15. november 2008 til og med den 5. december 2008. Valget er bindende og gælder for perioden 1. februar 2009 til 31. januar 2010. (PC-ordning er dog 3 årig)

33. Hvem kan vælge en fleksibel lønpakke? • Alle fastansatte medarbejdere som sidder i uopsagt stilling hos Faaborg- Midtfyn Kommune og hvor HR-Staben forestår lønadministrationen, kan vælge en fleksibel lønpakke. • Vær dog opmærksom på, at der kun kan vælges skattebegunstigede goder, for den del af lønnen, der ligger ud over grundlønnen og som er lokalt aftalt. • Det betyder, at medarbejderen skal modtage lokalt aftalt tillæg i form af funktionsløn eller kvalifikationsløn.

34. Personalemesse • Faaborg-Midtfyn Kommune inviterer alle medarbejdere og familie til personalegodemesse, hvor man kan komme og høre nærmere om, hvordan Faaborg-Midtfyn Kommune som arbejdsgiver kan tilbyde lave priser/skattefordele på en række produkter: • Bredbånd og bredbåndstelefoni • Hjemme-PC ordning • Aviser • Rygestopprodukter • Sundhedsordninger (massage, kiropraktik, fysioterapi, zoneterapi) • Coaching • GPS De forskellige leverandører vil have en stand, hvor de informerer om produkterne. Der vil være praktisk information om tilmelding, betaling via løntræk, skattefordele og meget andet.

35. Forventninger og krav til MUS MedarbejderUdviklingsSamtale GRuppeUdviklingsSamtale LederUdviklingsSamtale TeamUdviklingsSamtale Hvorfor ? Hvem ? Hvad ? Hvornår ? Hvordan ?

36. Forventninger og krav til MUS Det handler om overenskomstfornyelse og trepartsaftalen. OE 08 : Aftale om kompetenceudvikling § 5 stk. 3 Alle medarbejdere skal have en årlig medarbejderudviklingssamtale ! Trepartsaftalen : Protokollat vedrørende udmøntning af treparts- midler til kompetenceudvikling pkt. 9Medarbejderudviklingssamtaler/udviklingsplaner er det naturlige udgangspunkt for ansøgninger om midler.

37. Forventninger og krav til MUS Aftale om kompetenceudvikling 2008 § 1 Udviklingsmål Løbende udvikling af kommunale medarbejderes, herunder lederes, kompetencer og kvalifikationer er en forudsætning for en effektiv opgavevaretagelse med høj kvalitet og en forsat udvikling af arbejdspladsen Parterne finder det afgørende, at medarbejderne på den enkelte arbejdsplads får mulighed for kompetenceudvikling både gennem det daglige arbejde og gennem efter- og videreuddannelse. Etablering af fælles læringsmiljøer og veltilrettelagte, dynamiske kompetenceprocesser er midler hertil og er et fælles anliggende for ledelse og medarbejdere.

38. Forventninger og krav til MUS Aftale om kompetenceudvikling 2008 § 3 Formål Formålet med aftalen er at forpligte ledelse og medarbejdere til at prioritere en øget kompetenceudvikling. Både ledelse og medarbejdere må tage et ansvar for at sikre en styrket kompetenceudvikling, der sikrer såvel arbejdspladsens behov som medarbejderens individuelle og faglige udvikling. § 4 Hovedudvalget Der afholdes en årlig drøftelse i det øverste MED-udvalg om kommunens politik på kompetenceudviklingsområdet. Det øverste MED-udvalg skal regelmæssigt evaluere anvendelsen af MUS samtaler i kommunen jf. § 5 stk. 3

39. Forventninger og krav til MUS Aftale om kompetenceudvikling 2008 § 5 Udviklingsmål Stk. 1 På den enkelte arbejdsplads foretages forankret og systematisk kompetenceudvikling af alle medarbejdere Stk. 2 Dette indebærer bl.a., at der på arbejdspladsen – i dialog mellem medarbejder og ledelse – opstilles udviklingsmål for den enkelte medarbejder eller for grupper af medarbejdere. Stk. 3 Alle medarbejdere skal have en årlig medarbejderudviklingssamtale

40. Forventninger og krav til MUS Aftale om kompetenceudvikling 2008 Medarbejderudviklingssamtalerne er som udgangspunkt individuelle. Samtalerne skal kortlægge medarbejdernes udviklingsbehov, planlægning af kompetenceudviklingsaktiviteter og opfølgning på gennemført kompetenceudvikling. Det er en gensidig forpligtelse, at medarbejderudviklingssamtalerne og planlagte kompetenceudviklingsaktiviteter gennemføres. Ledelsen skal sikre rammer og betingelser for kompetenceudviklingen og medarbejderen skal arbejde på at nå de beskrevne udviklingsmål og gennemførte planlagte udviklingsaktiviteter

41. Forventninger og krav til MUS Aftale om kompetenceudvikling 2008 § 6 SU/MED-udvalgets rolle SU/MED-udvalget skal med afsæt i arbejdspladsens mål og behov for kompetenceudvikling • drøfte de overordnede mål for kompetenceudviklingsindsatsen på arbejdspladsen, • drøfte sammenhængen mellem arbejdspladsens mål/strategier og kompetenceudvikling, • drøfte hvordan arbejdet med kompetenceudvikling evalueres.

42. Hvad skal MUS’en indeholde ? Udgangspunkt i Aftalen. Hvilke mål skal nås, og hvad kræver det af den enkelte medarbejder ? Har medarbejderen de fornødne kompetencer ?Hvilke udviklingstiltag er nødvendige ? Kurser eller sidemandsoplæring ? NB! Treparts minus sidemandsoplæring !Kompetenceafklaring ? Hvad er succeskriteriet for, at medarbejderen er kvalificeret ? = individuel udviklingsplan.

43. Hvad skal MUS’en indeholde ? Sygefravær: Hvor stort har medarbejderens sygefravær været? Hvad skyldes det ( evt. man kan ikke afkræve medarbejderen en diagnose; men det er rele-vant at spørge, om sygefraværet har været arbejdsbetinget) Hvad kan arbejdspladsen evt. gøre for at mini-mere medarbejderens fravær ? Hvad kan medarbejderen evt. selv gøre ?

44. Hvad skal MUS’en indeholde ? Trivsel: Hvordan trives medarbejderen ? Den faglige trivsel ? Den kollegiale trivsel ? Samarbejdet /dialogen med leder ?Lever leder op til ledelsesværdier ? Lever medarbejder op til personaleværdier ?

45. Hvad skal MUS’en indeholde ? APV : Er der fysiske arbejdsmiljøproblemer ? Behov for hjælpemidler ? skærmbriller m.v. Indeklima Arbejdspladsens indretning

46. Hvad skal MUS’en indeholde ? Løn: Har medarbejderen kommentarer til nuværende aflønning ? Vil lederen allerede nu stille evt. mulige forbedringer i sigte – evt. sammenholdt med et konkret resultat ? NB ! Det er IKKE en lønforhandling, men alene en oplysende drøftelse. Har som udgangspunkt INGEN retsvirkning !

47. Hvad skal MUS’en indeholde ? Senior: Når medarbejder er fyldt 52 år, anbefales det, at man tilbyder at inddrage seniorperspektivet i samtalen HVIS Medarbejderen ønsker det.

48. Hvad skal MUS’en indeholde ? Hvordan ser en MUS ud ? Den enkle på tomandshånd: MEDARBEJDER UDVIKLINGS SAMTALE Én leder og en gruppe medarbejdere: GRUPPE UDVIKLINGS SAMTALE TEAM UDVIKLINGS SAMTALE Leder til Leder : LEDER UDVIKLINGS SAMTALE

49. Hvad skal MUS’en indeholde ? Kan man trække en MUS i automaten ? JA

50. Sandwich20 min.