Contraloría Delegada para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad Abril 2 de 2003

1. Contraloría Delegada para el Sector Defensa, Justicia y SeguridadAbril 2 de 2003 PLAN MEJORAMIENTO SECTORIAL MINISTERIO DE DEFENSA (Suscrito en Julio 15 de 2002)

2. CONTENIDO DE LA PRESENTACION • LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y EL CONTROL FISCAL. • PLANES DE MEJORAMIENTO Y EL PROGRAMA PARA EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PUBLICOS. • PLANES DE MEJORAMIENTO DE LAS ENTIDADES Y SECTORIAL DEFENSA. • PLAN GENERAL DE AUDITORÍA DEFENSA- 2003.

3. 1. LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Y EL CONTROL FISCAL

4. MISION PROCURAR EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS. Vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares que manejen fondos o bienes de la Nación en representación de la comunidad, mediante los controles: financiero y legalidad, de gestión y resultados, fundamentados en principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales.

5. VISIÓN SER PARTE ACTIVA EN EL PROCESO DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN PÚBLICA. En el ámbito interno, mediante el fortalecimiento de los planes de mejoramiento. En el ámbito externo, la presentación de informes ante el Congreso. La vinculación de la ciudadanía al ejercicio de la vigilancia fiscal.

6. INSTRUMENTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA MISION CONTROL MACRO Y SECTORIAL. Estudios globales y sectoriales, dirigidos a determinar amenazas y oportunidades en el diseño y puesta en marcha de las políticas públicas. CONTROL MICRO Examina los resultados de la gestión misional, además del control financiero y legal. FUNCION DE ADVERTENCIA La formulación de advertencias oportunas que prevengan laposibilidad de detrimento patrimonial. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL Para resarcir al estado del detrimento al patrimonio público provocado por la acción de los funcionarios

7. CLIENTES DEL CONTROL FISCAL CONGRESO NACIONAL La CGR presta el apoyo técnico y analítico que requiere el Congreso para ejercer el control político y la evaluación de la gestión de la política global del Estado. LA CIUDADANÍA Mediante la participación de los ciudadanos a través de sus organizaciones, o de manera individual, a las actividades de vigilancia de los recursos y bienes de la Nación.

8. RESULTADOS DEL CONTROL MICRO FENECIMIENTO DE LA CUENTA FISCAL Con base en el concepto emitido sobre la gestión y la opinión sobre la razonabilidad de los estados contables, la CGR, fenece o no la cuenta de la vigencia fiscal auditada.

9. CRITERIOS PARA EL FENECIMIENTO

10. PRODUCTOS DEL CONTROL FISCAL Pronunciamientos consolidados por sector con el fin de coadyuvar a la toma de decisiones de la Administración Pública. (Direcciones de Estudios Sectoriales) Informes integrales de control fiscal, donde se sustentan los resultados alcanzados en desarrollo de las auditorías (Dirección de Vigilancia Fiscal)

11. 2. LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Y EL PROGRAMA POR EL BUEN USO DE LSO RECURSOS PUBLICOS

12. El Plan de Mejoramiento recoge las acciones que el Representante Legal de la entidad vigilada se compromete adelantar con el fin de resolver el conjunto de debilidades y fallas administrativas en sus procedimientos y operaciones, mencionadas en los informes de auditoria. PLANES DE MEJORAMIENTO

13. PLANES DE MEJORAMIENTO CONFORMIDAD Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su presentación, la Contraloría Delegada deberá comunicar a la entidad su conformidad o reparos al mismo. SEGUIMIENTO Le permite a la CGR verificar si la entidad auditada ha corregido las deficiencias detectadas y le ha dado cumplimiento al Plan.

14. PLANES DE MEJORAMIENTO El Contralor General de la República, sostuvo reuniones con cada uno de los Ministros y los altos dignatarios de las Ramas del Poder Público con el fin de validar los Planes de Mejoramiento Subsectoriales, a los cuales se realiza un seguimiento permanente.

15. PLANES DE MEJORAMIENTO Los principales criterios, con los cuales la CGR califica “EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS” son: • Estricto cumplimiento de las labores misionales. • Respeto a la legalidad. • Eficiencia y economía en los procesos. • Distribución equitativa de los bienes y servicios. • Eficacia de la acción. • Sostenibilidad ambiental. • Garantía de transparencia. • Adecuado Sistema de Control Interno

16. PROGRAMA POR EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS Programa bandera del Contralor General, busca que los responsables del manejo del erario, hagan un compromiso verificable para que se cumplan los Planes de Mejoramiento. El reto de la CGR es el mismo del Estado: Utilizar los recursos públicos sin privilegios para desarrollar una sociedad próspera, eficiente, equitativa y sin exclusiones. El Contralor General ha hecho realidad el compromiso al subrayar la necesidad ineludible de que el Estado colombiano haga buen uso de los recursos que la ciudadanía ha puesto a su disposición.

17. PROGRAMA POR EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS En el presente año, la CGR publicó el libro “POR EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS”, en el que se dan a conocer los principales aspectos de los diagnósticos y los planes de mejoramiento, con el fin de exigir a las entidades una más oportuna y completa rendición de cuentas. Ilustra al Congreso, al Ejecutivo y a la Rama Judicial sobre las principales fallas de la administración pública, para que sean consideradas en la Reforma del Estado que se propone adelantar el Gobierno Nacional.

18. 3. PLANES DE MEJORAMIENTO DE ENTIDADES Y SECTORIAL DEFENSA

19. PLANES DE MEJORAMIENTO ENTIDADES SECTOR DEFENSA La CGR ha suscrito Planes con las siguientes unidades ejecutoras y entidades adscritas y vinculadas que se encuentran en ejecución: • Gestión General- 2002 • Comando General de las Fuerzas Militares- 1999 • Comando Ejército Nacional- 2000 • Comando Fuerza Aérea- 2001 • Comando Armada Nacional- 2001 • Dirección Marítima- DIMAR- 2000 • FONDELIBERTAD-2001 (pendiente de aprobación) • Caja de Retiro de las Fuerzas Militares- 2000 • Dirección de Sanidad de las Fuerzas Militares- 2001 • Industria Militar- INDUMIL- 2000 • Hospital Militar- 2001 • Dirección de Inteligencia del Ejército- DINTE- 2000 • Club Militar de Oficiales- 2000 • Policía Nacional- 2001

20. PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL DEFENSA Además de los Planes de Mejoramiento de cada Unidad, el Ministerio de Defensa presentó, en julio 15 de 2002, el Plan de Mejoramiento Sectorial, en el cual suscribió los compromisos para subsanar las debilidades de los procesos y actividades generales presentadas en las distintas unidades ejecutoras y entidades.

21. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN* • No cuenta con un sistema de información que garantice la confiabilidad, integridad y razonabilidad de las cifras financieras, presupuestales y estadísticas. • El proceso de consolidación de la información financiera, no ofrece confiabilidad. */ Secciones VIII y IX Plan de Mejoramiento Sectorial

22. ACCIONES PROPUESTAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL SISTEMA CONTABLE FINANCIERO * • Diseño y presentación del proyecto de modernización de gestión y tecnologías de información para el Sector Defensa. • Coordinar un equipo de trabajo interfuerzas, con el fin de solucionar las debilidades contable financieras. */ Secciones IX Plan de Mejoramiento Sectorial

23. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 2. PROCESO DE CONTRATACIÓN CRÉDITO EXTERNO • No se aplican a cabalidad las normas presupuestales y reglamentarias. • Excesiva reglamentación de los pliegos de contratación. • Confusión en el uso del Manual de Contratación de Crédito Externo. • No ha sido utilizado en forma oportuna, eficiente y eficaz, se requieren entre uno y dos años para adjudicación.

24. ACCIONES PROPUESTAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL CREDITO EXTERNO * • Modificar el Manual de Contratación con Crédito Externo. • Emitir políticas de de estudios previos para la elaboración de pliegos de condiciones, para adquisición de bienes con recursos de crédito externo. */ Sección II Plan de Mejoramiento Sectorial

25. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 2. PROCESO DE CONTRATACIÓN CONTRATACIÓN DIRECTA • Es la practica general y no la excepcional como lo contempla la Ley 80/93 y el decreto reglamentario 855/94. • Los bienes y servicios se adquieren indiscriminadamente bajo los criterios de seguridad y defensa nacional. • Los procedimientos aplicados en la contratación directa no son uniformes para los mismos casos, desconociéndose el principio de igualdad.

26. ACCIONES PROPUESTAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL CONTRATACION DIRECTA * • Emitir políticas claras en materia de Contratación Directa. • Diseñar y desarrollar programas de capacitación a todo nivel sobre el Estatuto de contratación Pública. */ Sección III Plan de Mejoramiento Sectorial

27. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 2. PROCESO DE CONTRATACIÓN FONDOS ROTATORIOS • El concepto de apoyo logístico a las Fuerzas, incluye el desarrollo de múltiples actividades, algunas no se justifican o son deficientes. • Las Oficinas de Contratación de las Fuerzas cumplen las mismas funciones, existiendo una duplicidad de actividades. • Las Fuerzas comisionan personal activo para desempeñar funciones administrativas en los Fondos asumiendo el costo de la nómina.

28. ACCIONES PROPUESTAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL FONDOS ROTATORIOS * • Evaluar las actividades que adelantan los Fondos Rotatorios, estableciendo criterios de valor agregado, rentabilidad y oportunidad. • Estudiar la autosostenibilidad y racionalización de los Fondos Rotatorios. • Control y seguimiento a los contratos interadministrativos. */ Sección I Plan de Mejoramiento Sectorial

29. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 2. PROCESO DE CONTRATACION AGENCIA DE COMPRAS FUERZA A É REA - ACOFA AGENCIA DE COMPRAS FUERZA A É REA - • No es significativa su participaci ó n en el proceso por cuanto las decisiones y el manejo administrativo son efectuados desde el Comando General en Bogot á . La normatividad para la contrataci ó n es inequitativa para los • intereses de la Fuerza contratante. No se aplica la ley colombiana, a pesar de que la ejecuci ó n administrativa y presupuestal se realiza en Colombia. Para el a ñ o 2000, esta oficina gener ó gastos de • funcionamiento por $ 4.061 millones.

30. ACCIONES PROPUESTAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL AGENCIA DE COMPRAS * • Análisis del esquema logístico y funcional de la Agencia de Compras. • Definir el presupuesto a ejecutar a través de la Agencia de Compras. */ Sección V Plan de Mejoramiento Sectorial

31. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 2. PROCESO DE CONTRATACIÓN CUENTAS HOLDING ACCOUNT Ausencia de procedimientos y mecanismos claros de seguimiento para el manejo de los saldos en los fondos de la cuenta Holding Account que resultan de las negociaciones realizadas con el gobierno de los Estados Unidos.

32. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 3. SENTENCIAS Y CONCILIACIONES • El Ministerio de Defensa, ha incurrido en falta de gestión en la provisión de los recursos necesarios para el pago oportuno de las condenas y conciliaciones. • El monto por este concepto ascendió a $271.654 millones, en el período 1996-2002 (a precios de 2002). • Los pagos se efectúan entre 7 y 34 meses después de ejecutoriada la sentencia o de la aprobación de los términos de conciliación.

33. ACCIONES PROPUESTAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL SENTENCIAS Y CONCILIACIONES • Agilizar procedimientos de pagos sentencias y conciliaciones. • Consolidar los procesos en curso y fallados en contra de la primera instancia. */ Sección VII Plan de Mejoramiento Sectorial

34. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 4. SISTEMA DE CONTROL INTERNO • El Sistema de Control Interno no ofrece confiabilidad en las acciones que conlleven a una gestión eficiente y eficaz de la Administración. • Se identificaron debilidades en cada uno de sus elementos: • Ineficientes canales de comunicación • Manuales de funciones y procedimientos desactualizados • Ausencia de indicadores de gestión • Inadecuados sistemas de procesamiento y manejo de información.

35. ACCIONES PROPUESTAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO * • Emitir políticas para el funcionamiento de oficinas de control interno. • Fortalecer el sistema de control interno. • Fomentar cultura del autocontrol, autoevaluación y autogestión. */ Sección X Plan de Mejoramiento Sectorial

36. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 5. DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA - DIMAR • No existe claridad en su entorno jurídico, sobre las competencias de esta Dirección y el Ministerio de Transporte, el Ministerio del Medio Ambiente y la Armada Nacional. • Ausencia de políticas para el manejo del patrimonio subacuático.

37. ACCIONES PROPUESTAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA – DIMAR * • Elaborar un proyecto de ley que modifique la naturaleza jurídica de DIMAR que le permita tener la autonomía que requiere. • Reglamentación de la normatividad ambiental y marítima. */ Sección VII Plan de Mejoramiento Sectorial

38. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 6. SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL SISTEMA DE SALUD (1) • El principio sobre el cual se fundamenta la  existencia del régimen especial está dado por el carácter de la actividad militar y de policía. Sin embargo, el sistema incluye personal civil que desempeña funciones administrativas dentro de cada una de las fuerzas.

39. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 6. SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL SISTEMA DE SALUD (2) • La Dirección General de cada uno de los subsistemas administra independientemente su infraestructura, sus recursos humanos, técnicos y financieros. • No existe una base de datos confiable sobre la población afiliada y beneficiaria del sistema.

40. ACCIONES PROPUESTAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL * • Estudiar y fortalecer la estructura orgánica y funcional del sistema de salud. • Analizar el financiamiento y sostenibilidad del sistema de salud. SISTEMA DE SALUD */ Sección IV Plan de Mejoramiento Sectorial

41. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 6. SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL SISTEMA PENSIONAL • Existen condiciones que financieramente no lo hacen viable en un futuro inmediato. El último cálculo actuarial Subsector Defensa, a 31/12/99, ascendía a $28.9 billones, representando el 57% del PGN, hecho, que a corto plazo, genera riesgo en las finanzas públicas. Su revisión hace parte del acuerdo con el FMI.

42. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 9. FONDELIBERTAD • En la actualidad Fondelibertad administra 305 vehículos, 24 bienes inmuebles, y 35 muebles y enseres recibidos por incautaciones, por $3.672.1 millones. Estos bienes no son adecuadamente descritos en el inventario. • Los únicos funcionarios de planta son el Director y el Contador. Los demás 40 cargos administrativos se proveen a través de la contratación de servicios. • De existir una política coherente y unificada en la lucha antisecuestro y de bienes incautados, estas funciones podrían ser asumidas directamente por cada una de las fuerzas.

43. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 11. COMISIONADO NACIONAL PARA LA POLICIA Su estructura legal y administrativa, como órgano adscrito a la oficina del Ministro de Defensa, ha limitado la independencia administrativa y la autonomía presupuestal que requiere, lo que ha obstaculizado el cumplimiento de su función como ente de control de carácter civil.

44. FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA 11. INDUMIL • Se han detectado deficiencias en los controles de la entidad para determinar el uso que las empresas dan a los productos vendidos. Actualmente se adelantan investigaciones a empresas mineras, que han desviado, hacia los grupos ilegales, explosivos adquiridos. • Para afrontar con éxito el actual conflicto armado, la entidad debe aumentar su producción a niveles considerables para entregar los elementos de guerra que las Fuerzas Armadas y la Policía demanden y que vienen adquiriendo en el exterior con algunos perjuicios económicos.

45. PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL DEFENSA ACCIONES ADELANTADAS Se observa que se han iniciado algunas acciones incluidas en el plan de mejoramiento subsectorial, que evidencian la voluntad de mejoramiento, entre las que tenemos: • Centralización de compras • Disminución de delegaciones de gasto. • Disminución del número de uniformados en actividades administrativas.

46. 4. PLAN GENERAL DE AUDITORIA DEFENSA- 2003

47. PLAN GENERAL DE AUDITORÍA 2003 PLAN DE TRANSICION La CGR, durante el periodo abril 1 a mayo 31 de 2003, efectuará control fiscal a las Unidades que no fueron auditadas durante las 2 fases programadas en el 2002, con el fin de dar mayor cobertura al subsector y complementar la información sobre las entidades, para el informe que se debe rendir en Julio al Congreso Nacional.

48. PLAN GENERAL DE AUDITORÍA 2003 PLAN DE TRANSICION OBJETIVOS • Verificar la legalidad del proceso contractual. • Evaluar el manejo presupuestal de los recursos. • Opinar sobre la razonabilidad de la Información Financiera. • Evaluar el cumplimiento de la gestión institucional. • Evaluar el Sistema de Control Interno. • Evaluar el impacto ambiental.

49. PLAN GENERAL DE AUDITORÍA 2003 PLAN DE TRANSICION UNIDADES EJECUTORAS DEFENSA • Gestión General • Ejército Nacional • Fuerza Aérea • Fondo Rotatorio Policía • Fondo Rotatorio Armada. • Caja de Sueldos de las Fuerzas Militares • Caja Sueldos Policía

50. PROBLEMAS DE LAS AUDITORIASEN EL SECTOR DEFENSA • Falta de oportunidad en la entrega de información requerida, afectando el cumplimiento del Programa General de Auditoría de la CGR. • Baja confiabilidad y suministro parcial de la información, dificultando el ágil desarrollo del proceso auditor. • Escasa privacidad en la ubicación física del equipo de trabajo, que no permite la debida seguridad y custodia de archivos y documentos propios del proceso auditor, generalmente de carácter reservado.