Informe Entidades del Sector Defensa

1. Informe Entidades del Sector Defensa Contraloría General de la República Bogotá D.C – 19 de Diciembre de 2003

2. Agenda de la Reunión • La CGR y el control fiscal • Resultados proceso auditor • Gestión • Manejo contable y financiero • Contratación • Control interno • Cumplimiento de los Planes de Mejoramiento

3. 1. LA CGR Y EL CONTROL FISCAL

4. Misión Procurar el buen uso de los recursos públicos Ser parte activa en el proceso de mejoramiento de la gestión pública Visión

5. Instrumentos para el cumplimiento de la misión • CONTROL MACRO Y SECTORIAL • Estudios globales y sectoriales, dirigidos a determinar amenazas y oportunidades en el diseño y puesta en marcha de las políticas públicas. • CONTROL MICRO • Examina los resultados de la gestión misional, además del control financiero y legal. • FUNCION DE ADVERTENCIA • La formulación de advertencias oportunas que prevengan laposibilidad de detrimento patrimonial. • PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL • Para resarcir al Estado del detrimento al patrimonio público provocado por la acción de los funcionarios

6. Productos del control fiscal • Pronunciamientos sectorialessobre políticas públicas (Direcciones de Estudios Sectoriales) • Informes de auditoría gubernamental con enfoque integral (Dirección de Vigilancia Fiscal) • Hallazgos fiscales, penales o disciplinarios • Hallazgos administrativos ---> Plan de Mejoramiento

7. Clientes del control fiscal • Congreso de la República • La CGR presta el apoyo técnico y analítico que requiere el Congreso para ejercer el control político y la evaluación de la gestión de la política global del Estado. • Ciudadanía • Mediante la participación de los ciudadanos a través de sus organizaciones, o de manera individual, en las actividades de vigilancia de los recursos y bienes de la nación.

8. Criterios para el fenecimiento Concepto (gestión) Opinión (estados contables) Favorable Favorable con Observaciones Desfavorable Fenecimiento Limpia Fenecimiento No Fenece Fenecimiento Con Salvedades Fenecimiento No Fenece Negación Abstención No Fenece No Fenece No Fenece No Fenece No Fenece No Fenece

9. ¿Qué es un Plan de Mejoramiento? El Plan de Mejoramiento es el resultado de las acciones que el Representante Legal de la entidad vigilada está dispuesto a emprender con el fin de adoptar correctivos para subsanar las deficiencias administrativas y de gestión encontradas por la CGR en el proceso auditor.

10. Programa por el Buen Uso de los Recursos Públicos Programa bandera de la CGR en la lucha contra la corrupción que busca que los responsables del manejo del erario, hagan un compromiso verificable para que se cumplan los Planes de Mejoramiento. El reto de la CGR es el mismo del Estado: “Utilizar los recursos públicos sin privilegios para desarrollar una sociedad próspera, eficiente, equitativa y sin exclusiones”.

11. Criterios para calificar el Buen Uso de los Recursos Públicos • Estricto cumplimiento de las labores misionales • Respeto a la legalidad • Eficiencia y economía en los procesos • Distribución equitativa de los bienes y servicios • Eficacia de la acción • Sostenibilidad ambiental • Garantía de transparencia • Adecuado Sistema de Control Interno

12. 2. RESULTADOS DEL PROCESO AUDITOR

13. ENTIDADES DEL SECTOR DEFENSAMinisterio de Defensa Nacional (Vigencia fiscal 2002) • Gestión General • Ejército Nacional • Fuerza Aérea Colombiana • Caja de Retiro de las Fuerzas Militares • Fondo Rotatorio Ejército • Fondo Rotatorio Armada • Fondo Rotatorio Fuerza Aérea • Auditoría Especial a Crédito Externo • Auditoría Especial a Plan Colombia

14. ENTIDADES DEL SECTOR DEFENSAMinisterio de Defensa Nacional (Vigencia fiscal 2002) • Policía Nacional • Fondo Rotatorio de la Policía Nacional • Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional • Servicio Aéreo a Territorios Nacionales – SATENA • Caja Promotora de Vivienda Militar • Instituto de Casas Fiscales del Ejército • Defensa Civil Colombiana

15. Resumen Fenecimiento Cuentas Vigencia 2002

16. Resumen Fenecimientos

17. Resumen Fenecimientos

18. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

19. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

20. En términos generales las entidades poseen sistemas de control interno que generan un nivel de riesgo alto, de tal forma que la mayoría de los procesos evaluados se desarrollan en las entidades con algunas deficiencias que no garantizan totalmente la calidad y control sobre los mismos. Si se analiza por entidades se destaca en manera los casos de Gestión General, Ejército Nacional, Comando Fuerza Aérea, Caja de Retiro de las Fuerzas Militares, Defensa Civil , Fondo Rotatorio de la Armada Nacional. CONTROL INTERNO

21. HALLAZGOS SECTOR DEFENSA

22. HALLAZGOS DE CARÁCTER FISCAL, DISCIPLINARIO Y PENAL Fuerza Aérea • Presunta Falsificación y pago irregular de treinta cheques por parte del Banco Cafetero y Cargados a la cuenta de la FAC. • Presuntas Irregularidades en la ejecución de los contratos 288 y 129 de 2002. • Presuntas irregularidades adquisición de combustible.

23. HALLAZGOS DE CARÁCTER FISCAL, DISCIPLINARIO Y PENAL CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES • 27 casos de sustitución de asignación mensual de retiro reconocido por la Caja de Sueldos de Retiro de las Fuerzas Militares , teniendo impedimento legal para su recibo (Se trasladaron a la Contraloría Delegada de Investigaciones y a la Fiscalía General de la Nación). • Presuntas irregularidades con ocasión del no pago de la prima de actualización.

24. HALLAZGOS DE CARÁCTER FISCAL, DISCIPLINARIO Y PENAL FONDO ROTATORIO DE LA FUERZA AEREA • Irregularidades contrato de obra 018 del 2001 FORFA-F&B para la contrucción del sistema de acueducto y alcantarillado de la base GASUR al contratar por encima del valor presupuestado. (Se trasladó a Investigaciones Fiscales). • Irregularidades celebración de contrato compra de combustible con Transportes Hernández (Se trasladó al Procuraduría General de la Nación). • Adición de contrato de combustible sin el cumplimiento previo de requisitos legales (Se trasladó a laFiscalía General de la Nación).

25. HALLAZGOS DE CARÁCTER FISCAL, DISCIPLINARIO Y PENAL MINISTERIO DE DEFENSA • Presunto sobrecosto en la suscripción del contrato 02/01 MDN-ARC y Eads Construcciones Aeronauticas por US$3.1 millones por diferencia entre lo contratado. (Se trasladó a Investigaciones Fiscales). • Irregularidades suscripción del Contrato 08 de 2001, la contratación no esta de acorde con las normas presupuestales. • Irregularidades en adquisición de armamento, visores nocturnos con destino a las Fuerzas Militares (Se trasladó a la Procuraduría General de la Nación). • Adjudicación del contrato incumpliendo algunas clausulas (Se trasladó a la Fiscalía General de la Nación).

26. HALLAZGOS DE CARÁCTER FISCAL, DISCIPLINARIO Y PENAL FONDELIBERTAD • Presuntas Irregularidades en el cumplimiento de los contratos de prestación de servicios números 25 y 33 de 2001. • Presunto detrimento por perdida de diferencia en cambio del Encargo Fiduciario con la Previsora S.A. Se encuentran enIndagación Preliminar. • Los actos administrativos en donde se asigna la partida correspondiente a Gastos Reservados, contravienen lo estipulado en el Artículo 345 de la Constitución Nacional. • Violación del principio de especialización al incluir partida de $1.400 millones para gastos reservados. (Se trasladaron a la Procuraduría General de la Nación). • Se adquirieron bienes sin la celebración del respectivo contrato y sin el cumplimiento de los requisitos previos establecidos en el Artículo 29 de la Ley 80, para la selección objetiva del proveedor (Se trasladó ala Fiscalía General de la Nación).

27. HALLAZGOS DE CARÁCTER FISCAL, DISCIPLINARIO Y PENAL FONDO ROTATORIO DE LA ARMADA NACIONAL • Presuntas irregularidades por préstamo de vivienda sin tener respaldo hipotecario. • Presuntas irregularidades en el contrato celebrado con el grupo portuario (Se trasladaron a Investigaciones y a la Procuraduría General).

28. HALLAZGOS DE CARÁCTER FISCAL, DISCIPLINARIO Y PENAL FONDO ROTATORIO DEL EJERCITO • Presuntas irregularidades en la ejecución de los contratos 132 del 01 y 113 del 02 por diferencias presentadas en las obras facturadas y no ejecutadas (Se trasladó a Investigaciones Fiscales y a la Procuraduría General de la Nación). • Omisiones en la construcción de mejoras Hacienda Mesa Baja (Se trasladó a la Procuraduría General de la Nación.

29. HALLAZGOS DE CARÁCTER FISCAL, DISCIPLINARIO Y PENAL EJERCITO NACIONAL • Falta Disciplinaria por el Plan de Manejo Ambiental, Licencias y Permiso Ambiental. • Giro de $109 millones al Fondo Rotatorio del Ejército antes de perfeccionar el contrato interadministrativo (Se trasladaron a la Procuraduría General de la Nación).

30. OBSERVACIONES GENERALES DE AUDITORIA GESTION • La Cuenta Fiscal no es rendida en la debida forma. • Se cumplen actividades diferentes a las de la misión institucional. • Debilidades en el manejo de Información y base de datos de las entidades que conforman el Sector Defensa. • Falta de segregación de funciones entre areas misionales y de apoyo que generan duplicidad de esfuerzos y desgaste administrativo. • Los compromisos y reservas presupuestales no se registran oportunamente. • Se expiden certificados de disponibilidad globales.

31. OBSERVACIONES GENERALES DE AUDITORÍA CONTABLE Y FINANCIERA • El manejo de las cuentas principal y subalterna presentan saldos por depurar • En la Cuenta Bancos y Corporaciones persisten partidas conciliatorias, antiguas que no han sido depuradas ni aclaradas. • Cuenta de Responsabilidades en proceso sin determinar su validez. • Avances y Anticipos sin depurar • Duplicidad de actividades generadas por el paralelo entre los Sistemas SIIF, CNT y otros Subsistemas. • Las Notas a los Estados Contables no revelan ampliamente los hechos económicos. • Cuentas con saldos contrarios a la naturaleza de las cuentas, en especial en el grupo Propiedad, Planta y Equipó y Acreedores. • Diferencias de los saldos en Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. • Los Fondos Rotatorio no cuentan con un sistema de Costos acondicionados a sus necesidades y negocios misionales. • Inadecuado registro contable

32. OBSERVACIONES GENERALES DE AUDITORIA CONTRATACION • Inexistencia de controles para la ejecución de los contratos en cada una de las Fuerzas, • Ausencia de registros actualizados que reflejen el ingreso o recibo a satisfacción de los bienes o servicios adquiridos. • Inadecuada planeación para los procesos de compra. • Incumplimiento en los procesos contractuales de las normas presupuestales y legales Situaciones que dieron origen a la inclusión de acciones correctivas en los Planes de mejoramiento de cada una de las Fuerzas y en el Plan Estratégico Sectorial.

33. MDN Gestión General • La Cuenta Fiscal consolidada de Gestión General no fue rendida en debida forma. • Gestión General no forma parte de la estructura orgánica actual del Ministerio de Defensa Nacional. • El Ministerio no ha seleccionado el Fondo de Pensiones para administrar los aportes de los Soldados Profesionales.

34. Ministerio de Defensa NacionalURGENCIA MANIFIESTA RACIONES DE CAMPAÑA Declarada para la adquisición de raciones de campaña para las tres Fuerzas y remitida a la CGR el 22 de septiembre de 2003. El Contralor Delegado para Defensa, Justicia y Seguridad, conceptuó el 21 de noviembre de 2003 que la declaratoria se ajustaba plenamente a los presupuestos normativos señalados en el Artículo 42 de la Ley 80 de 1993.

35. Fuerza Aérea Colombiana Gestión • La Cuenta Fiscal no fue rendida en debida forma. • El equipo aeronáutico es obsoleto.

36. Fuerza Aérea Colombiana Contratación • Deficiencias de contratación en las Unidades Aéreas, por concentración en pocos proveedores, no exigencia de garantías, no oportunidad de la evaluación del Comité Económico • Contrato para adquisición de combustible no cumple con principios de economía y responsabilidad. Firmas proveedoras no están registradas ante el Ministerio de Minas y Energía

37. Caja de Retiro de las Fuerzas Militares Gestión • Su gestión se ve afectada porque cumplen actividades diferentes a las de su misión. • Fallas en la información de novedades para el reconocimiento y liquidación de las asignaciones de retiro y sustituciones pensionales. • Pagos en exceso a beneficiarios de sustituciones pensionales, por falta de mecanismos internos de control.

38. Caja de Retiro de las Fuerzas Militares Gestión • Prima de Actualización El pago de la prima a través de mecanismos de sentencias judiciales condenatorias, generaron un impacto negativo de $2.335 millones en el patrimonio público. • No cuenta con un plan de compras adecuado. Tampoco registra las modificaciones al plan de acuerdo con la evolución presupuestal

39. Fondo Rotatorio Armada Gestión • Arrendamiento Muelle 13 Terminal Marítimo de Buenaventura • No presentaron estudios técnicos y jurídicos • Se dejó de percibir ingresos por US$350 mil, por suspensión del contrato por 140 días • Incumplimiento del arrendatario de ejecutar dos obras civiles por US$780 mil, plazo que expiró en julio de 2002 • Incumplimiento del pago de la contraprestación al Municipio de Buenaventura por $112 millones, retroactivos a 1996

40. Fondo Rotatorio Armada Gestión • Convenios de adquisición de cupos para compra de vehículos - No se soportó presupuestal, contractual y legalmente la adquisición de 181 vehículos a AUTOFINANCIERA S.A. • Contrato celebrado con Electroplan para compra de 200 motos por $727.9 millones Estos convenios afectarón negativamente en $1.363 millones el resultado del ejercicio del Fondo, por la vigencia 2002.

41. Fondo Rotatorio Fuerza Aérea Gestión • No se cumplieron las metas de crecimiento establecidas para cada uno de los negocios, los cuales mostraron variaciones de –3.1% para 2001 y -11.1% para 2002 • Debilidades de tipo funcional Falta de segregación de funciones entre área misional y de apoyo, que genera duplicidad de esfuerzos y desgaste administrativo, afectando la operación comercial y la contratación.

42. Fondo Rotatorio Fuerza Aérea Contratación • Adquisición de combustible En los procesos de selección de algunos contratistas, la entidad no exige las condiciones y requisitos legales que los oferentes deben acreditar, cuando el bien o servicio se encuentra regulado de manera especial. • Contrato de construcción del sistema de acueducto y alcantarillado de la Base GASUR en Tres Esquinas (Caquetá) por $867 millones Se presenta una gestión fiscal antieconómica por $150.1 millones, originada en claúsula penal pecuniaria y multas no aplicadas y modificaciones al contrato sin justificación legal

43. MDN Crédito Externo • Contrato 02/01 suscrito con EADS CONSTRUCCIONES AERONAUTICAS - CASA DE ESPAÑA por valor de US$10.70 millones, para la adquisición de dos (2) Aeronaves de Patrullaje Naval Presunto detrimento fiscal por: - Aeronaves adquiridas con un posible sobrecosto de US$3.1millones por diferencia entre lo contratado y la información de la firma LASERTEK (US$7.9 millones) -Menor valor recibido en equipos por US$287 mil . -Equipo en tierra por $177 millones que no suministró el contratista.

44. MDN Crédito Externo • Contrato 02/01 suscrito con EADS CONSTRUCCIONES AERONAUTICAS - CASA DE ESPAÑA por valor de US$10.70 millones, para la adquisición de dos (2) Aeronaves de Patrullaje Naval - La reserva presupuestal no se constituyó por el total del compromiso ($12.514 millones) - Incumplimiento de la Ley 80 de 1993, en lo referente a transparencia y selección objetiva - No se exigió al contratista ampliar la garantía de seriedad de la propuesta.

45. MDN Crédito Externo Gestión presupuestal en la contratación • Los compromisos y reservas presupuestales no se registraron oportunamente • Se expiden certificados de disponibilidad globales • Se solicitan traslados de apropiaciones, vigencias futuras y levantamiento de conceptos previos sin justificación amplia y suficiente.

46. MDN Crédito Externo Gestión presupuestal en la contratación • No existe programación previa para la utilización del crédito externo • No se cumplen algunos procedimientos para la aprobación, tales como concepto de la Comisión Interparlamentaria, aceptación de cartas de crédito y compromiso de financiación por parte de entidades bancarias.

47. MDN Crédito Externo Contratación a través del Sistema FMS (Foreing Military Sales) • Debilidad de controles en cada una de las fuerzas • Registros desactualizados de ingreso a satisfacción de los bienesadquiridos. • No se planean las adquisiciones de acuerdo con los requerimientos • Pagos en forma anticipada y demora en la entrega de los bienes • Modalidad que no está acorde con las normas presupuestales y de contratación.

48. MDN Plan Colombia • Cooperación de los EE.UU. Los actuales Convenios, Apéndices y Subapéndices no permiten a la CGR evaluar la eficiencia y eficacia de la ayuda. • Mantenimiento a futuro de la Infraestructura Se carece de estudios sobre el costo de sostenimiento y mantenimiento futuro de la infraestructura y equipos recibidos de la ayuda bilateral.

49. MDN Plan Colombia • Falta de Informes Las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa, sólo tieneninformación parcial de los recursos asignados en los diferentes proyectos sobre avance y objetivos logrados. • Información Ambiental No se cuenta con estudios ambientales de las obras de infraestructura que adelanta el Cuerpo de Ingenieros del Grupo Militar de los Estados Unidos.

50. MDN Plan Colombia • Informes con destino al Congreso de la República Los informes que presenta el Ministerio de Defensa, no cumple con los detalles exigidos por la Ley 424 de 1998. • Demora en la Modernización de Aeronaves Los equipos aeronáuticos OV-10 y C-26 de propiedad de la Fuerza Aérea, fueron enviados desde el primer semestre de 2001 a los Estados Unidos para su modernización, sin estar disponibles a la fecha.