Palais de justice Formation multimédia distribuée (FMD) Projet Pilote

1. Palais de justice Formation multimédia distribuée (FMD)Projet Pilote Version: juillet 2000

2. Bénéficiaires du projet • Le Pouvoir judiciaire : • L ’ensemble des tribunaux genevois, soit 20 juridictions qui s ’occupent de la justice pénale, civile et administrative, • 71 magistrats de carrière, • 116 magistrats - non de carrière - (juges cour de cassation, suppléants et assesseurs) et 434 juges Prud’hommes, • 215 collaborateurs des greffes et des services centraux. • Soit une population à former aux outils bureautiques (WinNT, Office, etc..) d’environ 300 utilisateurs.

3. Le constat • La formation bureautique standard proposée par le centre de formation de l’Etat ne répond pas aux besoins du Palais en raison notamment : • du contenu trop généraliste et pas assez ciblé sur les besoins du métier et l’environnement bureautique «Palais», • d’une grande difficulté de former des groupes homogènes en fonction des niveaux individuels des connaissances, • du peu de disponibilité des personnes, rendant très difficile la planification de la formation et augmentant l’absentéisme aux cours, • du manque de suivi de l’appropriation des connaissances par les formateurs et la hiérarchie. • La formation distribuée permettrait-elle de pallier ces lacunes ?

4. Les attentes du Palais • Une formation adaptée et ciblée sur nos besoins métier, soit : • axée sur l’utilisation des outils bureautiques et informatiques dans l’environnement du métier (organisation des modèles de documents et de l’archivage), • modulable en fonction du degré de connaissance et d’aptitude des personnes à former (à la carte, dans le respect du rythme d’appropriation des connaissances de l’apprenant), • privilégiant une formation de type auto-formation avec tutorat à une formation classique, • prenant en charge un nombre important de personnes dans un temps relativement court, • proposant des cours à des personnes peu disponibles, en tout temps et en tout lieux, • offrant un référentiel et «un point d’ancrage» électronique de l’activité de formation, • capable de capitaliser notre «savoir et savoir-faire» en disposant d’une base de connaissance pour la formation sur le métier (aide, FAQ, documentation, directives, etc), • basée sur un concept de formation extensible aux processus et pratiques des métiers judiciaires.

5. Les attentes du centre de formation • Explorer une piste d’action pour la réforme de la bureautique qui devrait tenir compte de l’environnement étatique, soit: • individualiser la formation tout en satisfaisant une demande de masse, • responsabiliser l’apprenant sans le contraindre, • responsabiliser la hiérarchie, • offrir un outil fiable (et accepté) de diagnostic des connaissances préalables, • offrir un outil fiable de diagnostic des besoins de l’apprenant en relation avec son activité professionnelle, • offrir un outil fiable (et accepté) d’évaluation des acquis, • atteindre des objectifs pédagogiques prédéfinis, • simplifier la logistique de la gestion de la formation, • respecter les contraintes budgétaires, • promouvoir la généralisation des NTIC dans la formation (première étape)

6. Les attentes d ’une solution FMD • flexibilité et modernité en recourant aux nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), • pouvant “englober” les supports de formation et didacticiels existants, • adaptable à des populations diverses d’apprenants, • permettant un rafraîchissement des connaissances, • simple d’utilisation et capable d’apporter un soutien supplémentaire aux apprenants, • capable d’aider les formateurs dans le suivi de l’appropriation des connaissances, la planification des formations et l’évolution des cursus.

7. Les objectifs du projet « pilote » • Le projet sera basé sur la plate-forme LearningSpace qui illustrera un contenu de formation concernant la bureautique Office 97. Il mettra en évidence : • le(s) mode(s) d’organisation potentiel(s), • les fonctionnalités et l’ergonomie à disposition sur le poste de travail de l’apprenant, • les fonctionnalités et l’ergonomie à disposition sur le poste de travail du formateur, • un scénario complet d’apprentissage (table des matières, planning de formation, notations), intégrant une formation face-à-face, • une médiathèque composée de documents fournis, • les modes d’apprentissages possibles (lecture, exercice, auto-évaluation, forum, étude de cas,...), • la supervision par le formateur des résultats d’exercices, • l’accès au contenu de formation à distance par l’apprenant (soit à partir de l'intranet du Palais de Justice et un navigateur sur le poste de travail d’un collaborateur du Palais de Justice), • l’intégration de supports de formation existants (documents Word, Powerpoint, image, séquence vidéo), et le didacticiel choisi (Solution Formation Afogec ou autre).

8. Le périmètre du projet • Former 30 personnes sur 300 potentielles à un contenu de formation : Word 97+sensibilisation Windows • Les contraintes : • culture terminal et non PC • Faible disponibilité des participants

9. Objectifs du projetsi déploiement • Généralisation de la formation Word 97 à l’ensemble de la population du Palais • Mise au point de contenus métier • Généralisation de l’expérience Palais de Justice à d’autres institutions de l’état

10. Les instances du projet • Le comite de pilotage • M. Mahler (Administrateur du Palais de justice) • Mme Vimic (Greffière-juriste de l ’assistance juridique et du Tribunal de police) • M. Quennoz(Chef de projet MOA) • M. Pravato (Centre de formation) • Mme Le Bourdoulous et M Della Peruta (Innovatica) • Le groupe de projet • M. Quennoz • Mmes Freitag, Cambi / MM. Tschalèr et Benoît (Formateurs) • Mme Le Bourdoulous (Innovatica) • Un stagiaire de l ’équipe Tecfa du Prof. Mendelsohn de la Fapse

11. Les grandes phases du projet • Phase préparatoire et découverte de LearningSpace par le groupe projet • Juillet/ Août 2000 • Mise au point d ’un contenu de formation LearningSpace avec infrastructure : • Septembre 2000 • Formation de la population pilote : • Octobre / Novembre 2000 • Evaluation du projet pilote de formation distribuée : • Novembre / Décembre 2000 • Succès du projet => Généralisation

12. Les étapes Juin Juillet Aout Septembre Octobre/Novembre Novembre/Décembre Phase préparatoire Mise au pointdu contenu Distribution des formations Evaluation Suite à donner Formation des formateurs Information Enquête Bilan Comité de pilotage Groupe de projet Plan d’actions Plans de formation Comparatif Les attentes Personnalisation solution formation Dépouillement La cible/Les besoins Formation/Tutorat Création d’un contenu : sensibilisation PC Les modes de distribution Support La communication Accompagnement Les modalités d’évaluation La planification Mise en place infrastructure Les livrables du projet

13. La population cible • 30 personnes • Plusieurs niveaux de personnes : • Vrais débutants : Sensibilisation PC + Word 97 • Faux débutant : Word 97 • Utilisateurs avancés (Super-U) : Word 97

14. Modalités d ’évaluation • Il s’agit dévaluer : • La réponse d ’une formation multimédia distribué par rapport aux attentes du Palais et du Centre de formation de l ’Etat • L ’outil LearningSpace en fonction des objectifs pédagogiques • les conditions de mise en oeuvre au Palais de justice en vue d ’un élargissement à d ’autres services de l ’Etat • les ressources pédagogiques nécessaires • les connaissances acquises par l ’apprenant • Piège à éviter : • distinguer l ’évaluation d ’un processus d ’apprentissage recourant à une Formation de type Multimédia Distribué du produit « leaningSpace » comme outil de formation possible

15. Le mode d’évaluation • Enquêtes • orientés Formateurs : Conformité par rapport aux attentes / Potentialités produit • orientés Utilisateurs : Perception d ’une formation FMD • Evaluation des connaissances : • A travers l’outil de formation • Auto-évaluation • Test standard d ’aptitude à la bureautique • Par comparaison avec un formation classique en Institut

16. Problèmatique à résoudre • Comment établir un diagnostic des connaissances préalables acquises par l ’apprenant ? • Définition des objectifs pédagogiques à atteindre par la formation sur la base des besoins du métier (objectifs du management). • Le mode de distribution de la formation (scénario, organisation, etc..)

17. Les livrables du Projet • Un contenu de formation personnalisé en fonction des besoins du Palais en matière de bureautique • Une méthode d’évaluation des connaissances acquises en matière de bureautique • Un processus et une organisation de la formation multimédia distribuée • Un rapport finale sur le projet Pilote et des recommandations pour une généralisation de ce type de formation

18. La planification du projet pilote

19. Les modes de distribution Temps Help-desk Présentiel Auto-formation Points de rencontre Outil fédérateur : La solution formation