Le Management de Programme

1. applicatif Changement Technique Processus Organisation Architecture des moyens Infrastructure Le Management de Programme VISION ET STRATEGIE ARCHITECTURE MANAGEMENT DE PROJET Orienté Projet DEVELOPPEMENT INTEGRATION DEVELOPPEMENT & COORDINATION MANAGEMENT DE PROGRAMME DEPLOIEMENT OPERATIONAL SERVICES SERVICE MANAGEMENT Orienté Service

2. Flux de la valeur Performances ENJEUX ET RISQUES EX : Qualité de Service Levier Enjeux Productivité Conditions financier Pilotage Clients & Clients Interne Tutelle/règle (KF par an) de travail (KF par an) fonctionnalités Act a Evaluation Risques / Enjeux Act b Matrice fonc/enjeux S t r a t é g i e ........ Mise en cohérence autres clients Programme Gérer par les enjeux Mettre en œuvre un pilotage par les enjeux pour toute décision d'évolution et de gestion des projets (long, moyen et court terme) • Faciliter le dialogue entre les acteurs du système Direction, Utilisateurs, Fonctioninformatique • Fonder la décision / les arbitrages tout au long des processus sur des critères objectifs (définir des indicateurs pertinents de mesure de succès du projet) • Assurer la mise en oeuvre des besoins prioritaires (hiérarchisation des actions, mesure du rapport coût / avantages attendus) • Définir la trajectoire optimum de mise en oeuvre • Identifier les conditions d'obtention des gains • Suivre la mise en oeuvre et permettre un pilotage global du système par la DG

3. Concrétiser les bénéfices attendus Une approche globale dirigée par les objectifs et tendue par les résultats pour garantir la réussite et la rentabilité du projet. Les exigences du succès • Enjeux explicités • Rendre les résultats tangibles rapidement • Engagement au-delà de la mise en œuvre sur l'atteinte des performances identifiées en début de projet • Concevoir et promouvoir les fonctionnalités porteuses de changements visibles et opérationnels : • création d’une dynamique de changement en s’appuyant sur le SI • mettre en avant les fonctionnalités clés et à réelle valeur ajoutée • Profiter du projet pour améliorer la performance d'ensemble Management Programme Plan global Résultats & Dates critiques business Réconciliation et Cohérence Réconciliation et Cohérence Activités Projets Management Projet Coordination Développement Architecture Trajectoire Plan Management Projet Qualité • Délais • Budget Assurance Produit / Projet /Changement Réconciliation et Cohérence • une mise en œuvre efficace du management, • une anticipation et gestion permanente des risques, • la mise en place et l'animation de l'assurance projet / produit / changement.

4. Direction Initiatives Budget Priorités Intégration Analyses d'options Synchronisation Résolution de problèmes Focus sur résultats Business Planification de projet Contrôle de projet Standards Les activités clés du management Une distribution des activités de management garante de l'exhaustivité et des engagements business, qualité, coûts et délais. Management du Programme Points clés : • Alignement permanent du Programme avec la stratégie business STRATEGIQUE • Alignement des Projets avec les objectifs du programme • Définition et gestion de la trajectoire et des étapes • Résolution des conflits d'objectifs entre les projets • Résolution des conflits ressources entre les projets • Gestion des risques et dates critiques pour le business • Gestion des changements dans l'environnement du business Coordination du Développement Points clés : • Maintenance et enrichissement de l'architecture • Coordination réutilisation, interfaces et modèles de données Coordination • Gestion changements techniques • Définition démarche, méthodes, techniques et livrables • Elaboration charte qualité • Plan de développement, d'intégration et de déploiement • Evaluation des Changements • Résolution des conflits techniques entre les projets Management de Projet Points clés : TACTIQUE • Création et Gestion PBS (Produit) et WBS (Tâches) • Gestion des ressources • Production des livrables du projet • Suivi qualité • Contrôle délais et ressources

5. Programme à haut risque Programme + complexité - incertitude + incertitude Projet à haut risque - complexité Projet Management et coordination uneactivité transversale CATALYST intègre des activités transversales ayant pour but de piloter et d'assurer la cohésion au niveau du programme d'ensemble, du développement et des projets. Un Programme est un ensemble de projets ayant un objectif stratégique commun et identifiés via l'évaluation des domaines de changement. Le management du programme est responsable de la coordination d'ensemble, de la gestion des risques et de la promotion des projets via leur sponsor. La Conduite de Projet assure la planification, l'affectation des ressources, l'animation et le contrôle des travaux réalisés dans les différents projets. La Coordination du Développement est garante de la cohérence d'ensemble. Elle évalue et traite les changements, planifie les intégrations, recettes et déploiement et s'assure que les modèles des projets reflètent la stratégie définie. Elle couvre donc l'assurance projet, l'assurance produit et l'assurance changement.

6. Démarche de pilotage La démarche de pilotage de CATALYST couvre tout le cycle de vie d'un programme. Pour valider précisément le dimensionnement du programme et permettre de mieux organiser le pilotage opérationnel, la démarche isole deux premières étapes qui ont pour objet de mettre en œuvre le pilotage d'un programme. Mise en œuvre du pilotage Pilotage opérationnel Organisation et Plan du Programme Direction et Assurance du Programme Besoins du Programme Clôture du Programme Produits finis Produits finis Points de décisionet/ou validation Dossier enjeux et risques Dossier de définition Programme Dossier de définition Programme • Trajectoire • Plans programme, projets • Tableaux de bord • Communication Cadre méthodo- logique Plan Programme et support

7. Besoins du Programme Le management du Programme repose sur quatre domaines d'activité, couvrant la totalité du cycle de vie de l'opération. Organisation et Plan du Programme Direction et Assurance du Programme Besoins du Programme Clôture du Programme • Identification équipe programme- manager, sponsor, membres. • Définition des besoins- revue stratégie du Groupe, projets et besoins. • Définition du programme- direction majeure et priorités,- changements et critères de performances,- nature et périmètre des projets et "quick-hits",- enjeux et risques. • Evaluation faisabilité- culture et capacité du Groupe, investissement- définition typologie du programme et risques associés • Validation des résultats- cas pour l'action, décision du comité exécutif, - lancement communication programme.

8. Organisation du Programme Le management du Programme repose sur quatre domaines d'activité, couvrant la totalité du cycle de vie de l'opération. Organisation et Plan du Programme Direction et Assurance du Programme Besoins du Programme Clôture du Programme • Mise en place organisation- culture organisationnelle du Groupe,- structure du programme et mode de fonctionnement,- acteurs, objectifs et missions. • Préparation du programme- direction majeure et priorités,- changements et critères de performances,- nature et périmètre des projets et "quick-hits",- jalonnement, modèle enjeux et risques. • Etablissement directives- périmètre et étapes du programme,- projets, ordonnancement et dépendances,- stratégie ressources. • Enjeux et Risques- plan du payback • Plans du Programme- plan des étapes et des projets- calendrier et budget, besoins en ressources • Plans support du Programme- plan gestion des changements,- plan qualité (règles, critères,processus),- plan gestion des risques (direct, indirect, préventif),- plan validation,- plan conduite du changement (processus, orga). • Règles programme / projets- principes, contraintes et hypothèses- modèles trajectoire (PBS), plan (WBS) et suivi projets • Cadre méthodologique- méthodes et outils- standards et métriques du programme

9. Direction et assurance du Programme Le management du Programme repose sur quatre domaines d'activité, couvrant la totalité du cycle de vie de l'opération. Organisation et Plan du Programme Direction et Assurance du Programme Besoins du Programme Clôture du Programme • Gestion communication programme- support communication et messages- évaluation efficacité • Gestion du programme de formation • Gestion des évolutions d'organisation • Mesure des performances • Evaluation et maintien des baselines • Gestion des décisions et résultats- problèmes -> analyse -> résolution • Cadrage et coordination des projets- recadrage projets avec programme- lancement / synchronisation projets • Intégration avec le business- gestion trajectoire / exigences des banques- surveillance intégration/déploiement • Gestion qualité- plan, processus et surveillance • Gestion du risque- inventaire, analyse et contrôle • Gestion changements- demande, évaluation, proposition, coordination • Gestion ressources- suivi, projection, allocation, changement • Gestion enjeux- mesure performances et gains • Suivi progression et résultats- suivi projets (reporting standard)- suivi coûts et avancement du programme- suivi scores, performances et validations

10. Clôture du Programme Le management du Programme repose sur quatre domaines d'activité, couvrant la totalité du cycle de vie de l'opération. Organisation et Plan du Programme Direction et Assurance du Programme Besoins du Programme Clôture du Programme • Initialisation clôture • Plan de clôture du Programme- dispositions projets, ressources- dispositions contractuelles- calendrier et communication- engagement nouveau programme • Clôture du programme • Consolidation et synthèse- coûts, performances, enjeux/gains • Revue post programme • Dissolution infrastructure de management

11. VISION ET STRATEGIE ARCHITECTURE applicatif Changement Technique Processus Organisation Architecture des moyens Infrastructure MANAGEMENT DE PROJET Orienté Projet DEVELOPPEMENT INTEGRATION DEVELOPPEMENT & COORDINATION MANAGEMENT DE PROGRAMME DEPLOIEMENT OPERATIONAL SERVICES SERVICE MANAGEMENT Orienté Service La Gestion de Projet

12. Les principes fondamentaux de la Gestion de Projet I. Respecter le contrat II. Conduire au succès III. Représenter la société auprès du client IV. Faire preuve de professionnalisme et d'honnêteté

13. Institute for Project Management Development Project Management Release 3.1, Version 1.0 October 1995 L'intérêt de la Gestion de projet • La gestion de projet est fondamentale • Les directeurs de projet ont besoin d’une démarche robuste et adaptable • Les enjeux doivent être compris par tous • Ce qui a pour conséquence de : • Respecter les délais • Partager les leçons acquises • Améliorer la qualité et diminuer les erreurs • Améliorer la productivité • Uniformiser et améliorer les pratiques • Assurer le remplacement des Chefs de Projets Un directeur de projet qui assure efficacement son rôle, c’est diminuer les risques d’échec d’un projet

14. Xxxx xxxx JAN FEV MAR AVR MAI JUN Exemple A temps ! La Gestion de Projet, c'est Piloter de façon rigoureuse • Anticiper, coordonner et suivre l'avancement opérationnel des travaux • reporting : planning, rapport flash, réunions d'avancement, ... • Assurer une communication efficace au sein et à l'extérieur du projet • Responsabiliser les différents échelons • Donner aux instances de Pilotage et aux responsables les moyens de décider et de se juger par rapport à leurs engagements • S'appuyer sur des outils adaptés qui ont déjà fait leurs preuves et sur CATALYST • S'assurer tout au long du projet du respect des objectifs fixés : • Suivre et analyser les données significatives • Contrôler les livrables et les efforts engagés • Suivre et analyser l'avancement • Repositionner le projet

15. Créer une dynamique d'amélioration... • Donner au projet les moyens d'être efficace • les ressources sont organisées, présentes et ont les compétences requises • les circuits de communication fonctionnent et la coordination entre les équipes est efficace • Piloter par anticipation • les exigences en matière de produits finis sont précisément définies et intégrées aux processus de production • les actions sont planifiées • les normes de travail sont adoptées • Privilégier les actionsconcrètes d’amélioration • identifier et traiter au plus tôt les non conformités • ajuster en permanence l'organisation aux résultats attendus • faire prendre les décisions dans les temps requis • suivre les problèmes et les actions correctives décidées ...

16. ...à travers un Système Qualité adapté • Conduire les revues de projet en collaboration étroite avec les équipes : • les objectifs seront atteints • la documentation est maîtrisée et des enregistrements retracent les décisions • la Qualité soit l'affaire de tous • S'appuyer sur des référentiels issus... • de notre expérience en conduite de projets et en gestion de la qualité • de notre savoir-faire dans la mise en oeuvre des normes relatives aux systèmes qualité • ISO 9001, ISO 12207 • de l’état de l’art • CMM/Spice • Qualimétrie ISO 9123

17. Définitiondu projet Plan de Gestion des Sous-traitants Plan de Gestion des Risques Outils de Gestion de Projet Planificationdu projet Plan de recette Plan de Formation Procédures de Résolution des Problèmes Plan de lancement Plan de Gestion Communication Plan de Fermeture du Projet Procédures de Gestion des Documents Plan de Gestion du Changement Plan Qualité Contrôles du projet AutresProcédures Le Plan de Management de Projet La gestion des projets est construite à partir du Plan de Management de Projet, base du pilotage opérationnel Plan de Management de Projet

18. Les processus de la Gestion de Projet Gérer le projet Planifier Diriger Contrôler Informer • Processus itératif de définition du chemin • Définir : • les produits • les ressources • les délais • Diriger l'équipe de façon à ce qu'elle réalise ce qui est planifié • Diriger et coordonner le travail • Résoudre les écarts et les conflits • Entretenir la communication • Gérer les ressources humaines • Gérer le budget du projet • Mesurer et contrôler les progrès • Identifier et analyser les problèmes • Communiquer l'état du projet (résultats, problèmes, recommandations)

19. Planifier Phase à planifier Changement de périmètre approuvé Nécessité de réajuster le plan Moment de présenter le plan Prêt à démarrer le projet Diriger Informer Nouveaux travaux à intégrer Temps de communiquer la situation Ecart trouvé Moment de vérifier le statut Nécessité de résoudre les problèmes Contrôler Un risque est identifiée La dynamique des processus de Gestion de Projet La gestion de projet et ses principaux événements

20. Gérer le projet Planifier Diriger Contrôler Informer Le processus Planifier • Créer un plan qui permet une mesure quantitative des performances • Utiliser les meilleures pratiques : Réutiliser plutôt qu'inventer • Établir une organisation fournissant au Directeur de Projet des vues indépendantes permettant d'évaluer la santé et l'état du projet • Définir les rôles et responsabilités du client • Maintenir le plan de projet comme la définition du chemin vers le succès • Affecter clairement les responsabilités et spécifier les procédures et standards que l'équipe doit respecter

21. Gérer le projet Planifier Diriger Contrôler Informer Le processus Diriger • Utiliser et maintenir les plans • Utiliser la méthodologie et les leçons apprises pour maintenir un environnement ordonné, productif et proactif • Respecter les attentes du management du projet, du client et de l'équipe • Réduire pro activement les risques en gardant à l'esprit les objectifs du projet • Reconnaître que le changement est inévitable ; Accepter une position bénéficiaire pour l'ensemble des parties • Résoudre rapidement et de façon décisive les écarts de fonctionnement

22. Gérer le projet Planifier Diriger Contrôler Informer Le processus Contrôler • Déterminer les écarts de performance (différence entre travail accompli et restant à faire) avec comme hypothèses des valeurs de productivité fixées dans le Plan • Vérifier le respect des procédures, pratiques et standards

23. Gérer le projet Planifier Diriger Contrôler Informer Le processus Informer • Communiquer avec les acteurs de manière ouverte • Communiquer promptement pour éviter les surprises (surtout si elles sont désagréables) • En cas de problème, impliquer le client en lui fournissant des recommandations et des alternatives • Adapter la communication à l'auditoire

24. Des plannings type A ces plannings qui constituent des listes de tâches, que l'on adapte aux besoins de chaque projet, sont associés des outils d'évaluation des charges

25. Pour la communication Des budgets et des reprévisions Des rapports Flash hebdomadaires Rapport hebdomadaire N° 01 De : A: MM. 1 - ACTIONS MENEES (pour information) 2 – DECISIONS IMPORTANTES (pour information) 3 – DECISIONS A PRENDRE (pour action) & NOUVEAUX 4 - PROCHAINES ACTIONS (pour information) POINTS (pour discussion) 5 – PROBLEMES RENCONTRES (pour information) 6 - DIVERS (pour information) Mais aussi, des plans d'action, des indicateurs ... L'information et la communication sont des éléments importants de la réussite d'un projet. Judicieuses et ciblées, elles doivent permettre la prise de décision

26. Un suivi des risques • Discerner à temps les causes de dépassement • Donner des priorités à l'action préventive Initialiser Un outil d'évaluation des risques Cibler l’étude Hiérarchiser les évènements Un tableau de bord Définition d’un plan d’actions correctives Une visibilité de la progression à travers un reporting Suivi/Mesures

27. La gestion de la communication et de la documentation • Une utilisation guidée et automatisée des procédures du Plan de Management du Projet sur les aspects : • Gestion de la documentation (validation, distribution, configuration, classement,...) • Formalisation des échanges (Demandes de modifications, Questions/réponses, Livraisons, ...) • Une base de données unique et structurée de la documentation projet • La mise à disposition en temps réel de cette documentation • La traçabilité du cycle de vie de chaque document LOGO du Client

28. L'aide au Pilotage de Projet • Suivre et capitaliser les résultats liés aux activités du projet : • Analyse organisationnelle des processus clients : analyse d’impact, transactions système utilisées • Recette applicative • Formation des utilisateurs • Outils complémentaires : Questions/ Réponses, Evolutions logicielles

29. La gestion des incidents, des questions et des changements Une gestion des événements (incidents, anomalies, changement du périmètre du projet, …) du projet structurée accompagnée d'un outil et de modèlesde reporting automatique