Atelier à l’intention des responsables de concours

1. Atelier à l’intention des responsables de concours Toastmasters, District 61

2. Plan de l’atelier • Introduction • Devoirs du président de concours • Devoirs du juge en chef • Devoirs des huissiers, scrutateurs et chronométreurs • Concurrents • Période d’échange avec les participants

3. Au fait, pour qui organise-t-on ce concours ?

4. Président du concours

5. Planification des concours • Préparer le budget du concours (avec le huissier et le VP relations publiques) • Choisir le lieu, la date et l’heure du concours • Faire de la publicité au moins trois (3) semaines à l’avance • Préparer les entrevues avec les concurrents • Planifier le matériel nécessaire pour les concours :

6. Avant le début des concours • Connaître au préalable les besoins, en terme d’accessoires, de l’orateur cible ou des concurrents au concours de discours

7. Au début des concours • Rappeler la salle à l’ordre • Faire une brève entrée en matière • Revoir les règlements • Rappeler que l’ordre des concurrents a été déterminé au hasard • Rappeler qu’une (1) minute de silence devra être respectée entre chaque concurrent • Bien indiquer aux concurrents où sont situés les chronométreurs • Bien maîtriser la prononciation du nom des concurrents

8. Pendant les concours Concours de discours humoristique : Concours de discours (international) : • Présenter le concurrent : “Nom du concurrent, Titre du discours, Titre du discours, Nom du concurrent” • Avoir sous la main le titre du discours écrit lisiblement et l’annoncer correctement

9. Pendant les concours (suite) Concours d’évaluation : • Connaître au préalable les besoins de l’orateur cible en terme d’accessoires • Présenter l’orateur cible : “Nom du concurrent, Titre du discours, Titre du discours, Nom du concurrent” • Avoir sous la main le titre du discours écrit lisiblement et l’annoncer correctement • Informer l’orateur cible de se tenir debout lors de l’entrée du concurrent au concours d’évaluation

10. Pendant les concours (suite) Concours des improvisations : • Remettre au huissier assigné à la porte, une copie écrite du sujet de l’improvisation • Présenter le concurrent : “Nom du concurrent, Sujet de l’improvisation, Sujet de l’improvisation, Nom du concurrent” • Le président du concours doit annoncer clairement et de manière audible le sujet de l’improvisation • Faire respecter les règles strictes d’entrée et de sortie lorsque le concours est commencé

11. À la fin des concours Les juges complètent leur bulletin de vote en : • y écrivant clairement le nom des gagnants ; • y inscrivant également leur nom en lettres moulées • le signant • Ils remettent ensuite leur bulletin de vote à un scrutateur

12. À la fin des concours (suite) L’entrevue des concurrents : • Utiliser les cinq (5) minutes allouées • Utiliser les notes biographiques comme source de questions • Poser le même nombre de questions à chacun des concurrents • Informer les concurrents de ces détails lors de la séance d’instruction Dévoilement des résultats : • Annoncer les disqualifications en raison du temps • Taire le nom du (des) concurrents disqualifié(s) • Si cinq (5) concurrents et plus, annoncer les gagnants des 3e, 2e et 1re places • Si quatre (4) concurrents, annoncer les 2e et 1re places • Si trois (3) concurrents ou moins, annoncer tous les gagnants

13. À la fin des concours (suite) Remarques finales : • Remercier : • tous les officiels du concours ; • les concurrents ; • les commanditaires ; • et l’auditoire • Statuer que les résultats sont finaux • Annoncer que le concours est officiellement terminé

14. Après les concours • Préserver le nom, courriel et numéro de téléphone de tous les gagnants • Remettre aux gouverneurs de secteurs, de division concernés ou au lieutenant-gouverneur à la formation (District 61), la notification des gagnants, leurs formulaires d’éligibilité et d’originalité et leurs notes biographiques • Faire parvenir un courriel aux clubs, secteurs et divisions annonçant le nom des gagnants • Faire compléter, pour le compte du concurrent, son manuel du Leader Compétent (CL)

15. Devoirs du juge en chef Avant le concours : • Revoir les règlements du concours • Vérifier l’éligibilité des concurrents • Discuter de la séance “Instructions aux concurrents” avec le président du concours • Nommer un juge de bris d’égalité • Instruire les juges, les scrutateurs et les chronométreurs et distribuer les formulaires pertinents qui auront été préparés à l’avance • Revoir le code d’éthique des juges

16. Devoirs du juge en chef (suite) Pendant le concours : • Informer l’auditoire des règles du concours • Demeurer dans la salle pour superviser le concours • Recueillir le bulletin de vote du juge de bris d’égalité • S’assurer que les bulletins de votes sont bien complétés • Superviser le décompte des bulletins de vote • Vérifier les feuilles de temps pour tout dépassement du temps alloué

17. Devoirs du juge en chef (suite) Après le concours : • Présenter les résultats au président du concours • Préparer les documents de notification des gagnants • S’assurer de l’exactitude des résultats annoncés • Détruire les bulletins de vote, les feuilles de temps et de comptage de votes • Avec le président du concours, transmettre la documentation pertinente au niveau supérieur

18. Devoirs du huissier Avant le concours : • ARRIVER TÔT!!! • Préparer la salle • Préparer la signalisation • Barrer toutes les portes, sauf une (1) • Obtenir une copie écrite du sujet de l’improvisation • Assister à la séance “Instructions aux concurrents” • Obtenir des concurrents, leurs besoins en termes de matériel et d’installation

19. Devoirs du huissier (suite) Pendant le concours : • Rappeler la salle à l’ordre • Contrôler la circulation à la porte • Assister le concurrent dans la préparation de l’aire de discours • Concours d’improvisations et d’évaluations : Un (1) huissier pour superviser les concurrents regroupés dans une salle retirée

20. Devoirs du huissier (suite) Après le concours : • Replacer les salles • Ranger l’équipement • S’assurer de ne rien oublier dans les salles

21. Devoirs des scrutateurs Avant le concours : • ARRIVER TÔT!!! • Assister à la séance “Instructions aux juges” • Identifier les juges du concours • Obtenir le formulaire de comptage des votes du juge en chef • Répartir la salle parmi l’ensemble des scrutateurs

22. Devoirs des scrutateurs (suite) Pendant le concours : • Recueillir les bulletins de vote des juges à la fin du concours • Confirmer avec le juge en chef que tous les bulletins de vote ont été recueillis • Vérifier que les bulletins de vote sont bien complétés • Comptabiliser les résultats • Écouter l’annonce des résultats et corriger s’il y a lieu

23. Devoirs des chronométreurs Avant le concours : • ARRIVER TÔT!!! • Assister à la séance “Instructions aux juges” • Confirmer que l’équipement est fonctionnel et que vous savez l’utiliser

24. Devoirs des chronométreurs (suite) Pendant le concours : • Faire la démonstration lors des explications relatives au fonctionnement des appareils de chronométrage • Éviter les mouvements exagérés avec les cartons • Tenir le temps de manière indépendante en utilisant deux feuilles de temps • Indiquer en surbrillance les temps hors limites • Donner les feuilles de temps au juge en chef à la fin du concours

25. Concurrent Avant le concours : • Préparer un discours de 5 à 7 minutes • ARRIVER TÔT!!! • Compléter les notes biographiques • Signifier sa présence au président du concours et au huissier • Ne pas porter sa cocarde ni ne discuter de son rôle • S’asseoir à l’avant de la salle

26. Concurrent (suite) Pendant le concours : • Livrer son discours • Remettre la parole au président du concours • Se prêter à l’entrevue des concurrents • Se tenir debout à l’arrivée de chacun des autres concurrents • Être attentif aux autres concurrents

27. Concurrent (suite) Après le concours : • Remercier chacun des autres concurrents (si possible)

28. Avez-vous des questions ?