Gestão Documental

1. Gestão Documental

2. Documentos de Arquivo • Registro das funções e atividades de uma instituição • Produção natural e orgânica (invisível) • Diferentes suportes e formatos • Integra o patrimônio público

3. Informação – registro em diferentes suportes: • papel • filme • CD • fita magnética • ...

4. Documento – produção em diferentes formatos: • caderno • folha avulsa • livro • tira de microfilme • rolo de filme • cartaz • planta • projeto

5. Senso comum: Arquivos

6. Senso comum • Sobre os Arquivos: • “arquivomorto” • burocracia inútil • papel velho • trabalhoadministrativo sem visibilidade

7. Senso comum: O que é histórico?

8. Senso comum • Documento antigo • Corroído • Empoeirado • Amarelado • O documento não precisaenvelhecer para possuir valor histórico.

9. Gestão Documental

10. Gestão Documental • Porque é necessária? • produção documental volumosa, diversificada e inevitável; • controle sobre a massa documental produzidae acumulada.

11. Onde está o documento?

12. Gestão Documental • Sem a gestão documental: • a instituição tem o ônus da guarda e não tem o benefício do acesso.

13. Gestão Documental • Sem a gestão documental: • o documento não é localizadoe não tem como exercer sua função como fonte de informação e prova.

14. Gestão Documental • Por quanto tempo guardar o documento? • O que PODE ser eliminado? • O que DEVE ser preservado? • Como organizar os documentos?

15. A Gestão Documental responde a estas questões

16. Gestão Documental • cuida do ciclo de vida do documento; • controla o percurso que os documentos fazem desde a produção até sua destinação final.

17. Gestão Documental • Ação estratégica de Governo: • transparência e eficiênciaadministrativa; • economia de recursos; • agilidade e subsídio na tomada de decisão;

18. Gestão Documental • Ação estratégica de Governo: • modernizaçãoda máquina pública; • controle social.

19. Gestão Documental • É atividade técnica: • exige intervenção humana de natureza técnica; • padroniza normas e procedimentos que regulam o ciclo de vida do documento.

20. Gestão Documental • Traz benefícios: • Arquivos organizados; • Identificação dos valores dos documentos; • Prazos de guarda definidos;

21. Gestão Documental • Traz benefícios: • Decisão sobre preservar ou eliminar; • Facilidade em recuperar a informação.

22. Onde está a informação? Informação arquivística Documentos públicos Arquivos Acesso à informação pública Gestão Documental Tratamento da informação

23. A finalidade da gestão documental é garantir o acesso à informação

24. Gestão Documental • Define critérios que orientam a construção do patrimônio documental.

25. Gestão Documental É preciso: • Ação institucional – sensibilizar o alto escalão de governo – planejar recursos no PPA – capacitar os recursos humanos

26. Gestão Documental • Construção de conhecimento: – produção documental; – valor dos documentos; – prazos de guarda; – destinação; – restrição de acesso.

27. Cochicho • Que área ou setor de seu município está precisando mais de uma ação de gestão documental?

28. Interfaces entre a Gestão e o Acesso

29. Acesso: um dos aspectos mais importantes da política de gestão documental

30. Em qual dos cenários é possível se falar em acesso à informação?

31. Gestão Documental • “Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e …

32. Gestão Documental • … as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.” – Art. 216, §2º da CF, regulamentado pela Lei Federal nº 8.159/1991

33. Acesso à informação • “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesseparticular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sobpena de responsabilidade, …

34. Acesso à informação • … ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.” – Art. 5º, XXXIII, da CF,regulamentado pelaLei Federal nº 12.527/2011

35. Gestão & Acesso: legislação específica LF 8.159, de 09/01/1991 Gestão de documentos (Arts. 1º e 3º) LF 12.527, de 18/11/2011 Tratamento da informação(Art. 4º, V) Localização Recuperação

36. Responsabilidade dos agentes e da administração pública com o patrimônio documental

37. LF 8.159, de 09/01/1991 – Art. 25 • LF 9.605, de 12/02/ 1998 –Art. 62 • DF 3.179, de 21/09/1999 –Art. 49

38. Conceitos Fundamentais

39. Documentos de Arquivo • Registros de informação, em qualquer suporte, produzidos ou acumulados por um órgão público no exercício de suas funções e atividades.

40. Documentos de Arquivo Registram o exercício de funções e atividades Registram o exercício de funções e atividades Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos Subsidiam e comprovam as ações administrativas Subsidiam e comprovam as ações administrativas Valor de prova Valor informativo Valor de prova Valor informativo Asseguram direitos do cidadão e da instituição Asseguram direitos do cidadão e da instituição Preservam a memória institucional Preservam a memória institucional

41. Principais características • naturalidade (produção natural) • organicidade (contexto de produção

42. Principais características • autenticidade (valor de prova) • unicidade (cada documento é único)

43. Arquivo Público • Conjunto de documentos produzidos e recebidos por um órgão em decorrência de suas funções e atividades. • Edifício ou órgão de custódia de documentos.

44. Arquivo Público • Instituição responsável pela formulação e implementaçãode política pública de gestão,preservação e acesso – órgão normativo.

45. Gestão Documental É o efetivo controle de documentos em todas as fases do seu ciclo de vida PRODUÇÃO PRODUÇÃO ACESSO CLASSIFICAÇÃO ACESS0 CLASSIFICAÇÃO Gestão Documental ARQUIVAMENTO AVALIAÇÃO ARQUIVAMENTO AVALIAÇÃO USO TRAMITAÇÃO TRAMITAÇÃO USO

46. Gestão Documental • Assegura: • o acesso à informação, • a racionalização e a eficiência dos arquivos.

47. Gestão Documental 2ª idade – Arquivo Central e/ou Arquivo Intermediário • Ciclo de vida dos documentos 1ª idade – Arquivo Corrente • Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução • Raramente consultados • Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente • Documentos vigentes, frequentemente consultados 3ª idade – Arquivo Permanente 2ª idade – Arquivo Central e/ou Arquivo Intermediário 1ª idade – Arquivo Corrente 3ª idade – Arquivo Permanente • Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural. • Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução • Raramente consultados • Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente • Documentos vigentes, frequentemente consultados • Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural

48. Gestão Documental • Deve ser formulada como políticapública. • Depende da institucionalização do Arquivo Público (órgão normativo).

49. Arquivo Público • Formula e implementa a política de: – gestão, – preservação e – acesso aos documentos e informações.

50. Política de Gestão Documental • Exige um Sistema de Arquivos: – Articula os órgãos produtores; – Integra as fases: corrente, intermediária e permanente; – Articula as atividades de arquivo e protocolo;